以數(shù)據(jù)資源共享服務平臺建設促進高職管理創(chuàng)新新局面

李文強+辛憲章

摘 要：隨著信息技術的高速發(fā)展，信息化管理技術無疑是高校工作日程中的常用手段。2002年起，清華大學、中山大學等國內(nèi)知名高校相繼啟動數(shù)字校園建設，歷經(jīng)十多年的建設，取得了一定的成績。作為高校一部分的高職院校，在近些年高職政策利好的發(fā)展中，已開發(fā)建立眾多系統(tǒng)（包括人事系統(tǒng)、學生系統(tǒng)、招生管理、OA管理、資產(chǎn)系統(tǒng)等），為高職數(shù)字化發(fā)展奠定了一定的基礎，但在一定時期的使用過程中，逐步出現(xiàn)數(shù)據(jù)不銜接、數(shù)據(jù)交換困難、無法進行全盤數(shù)據(jù)統(tǒng)計等“信息孤島”現(xiàn)象。建立高職院校數(shù)據(jù)資源共享服務平臺將成為解決“信息孤島”現(xiàn)象的良方。

關鍵詞：數(shù)據(jù)資源；共享服務平臺；創(chuàng)新

中圖分類號：TP393 文獻標識碼：A

一、高職院校平臺建設現(xiàn)狀

1.各自運行，數(shù)據(jù)片面

按照國家、省市相關要求，大連職業(yè)技術學院（以下簡稱“我院”）需要報送的數(shù)據(jù)較多，如辦公室負責的遼寧省高等教育基層統(tǒng)計報表、日常校內(nèi)外需求的各類數(shù)據(jù)等；人事處負責的遼寧省高等學校教職工管理信息系統(tǒng)、人事年度報表、工資年度報表等；教務處負責的高等職業(yè)院校人才培養(yǎng)工作狀態(tài)數(shù)據(jù)采集等以及其他部門報送的或需求的各類數(shù)據(jù)。

這些數(shù)據(jù)大多需要在人工幫助下進行匯總統(tǒng)計，然后由各部門（單位）報送，不考慮其他部門所報送的相關數(shù)據(jù)信息，出現(xiàn)統(tǒng)計口徑不一、數(shù)據(jù)出口不一的現(xiàn)象，最終導致學校統(tǒng)一的數(shù)據(jù)失去了唯一性，存在數(shù)據(jù)片面性。

2.查詢復雜，難以為決策提供依據(jù)

我校各平臺建設較早，平臺內(nèi)的統(tǒng)計功能并不完善，在數(shù)據(jù)需求中，經(jīng)常需要人工統(tǒng)計，而統(tǒng)計過程中難免出現(xiàn)統(tǒng)計失誤，導致提供的數(shù)據(jù)存在問題。在全盤多方位涉及部門較多的決策中，通常出現(xiàn)各家數(shù)據(jù)各家統(tǒng)計，然后手工匯總的情況，這樣在準確性、時效性上就會產(chǎn)生較大的問題。

3.電子數(shù)據(jù)過少

信息化高速發(fā)展的今天，電子數(shù)據(jù)已必不可少。但各系統(tǒng)均以數(shù)字或文字體現(xiàn)，這樣的數(shù)據(jù)難以在當下成為主流，電子數(shù)據(jù)將成為信息收集的重點。

4.材料報送，佐證反復提交

我校在教學、科研、職稱評審等工作中，需要教師提供相應的報名表及佐證，反復提交相關佐證，產(chǎn)生了極大的浪費。

二、高職院校平臺建設研究意義

1.信息整合，保證數(shù)據(jù)唯一

建立高職院校數(shù)據(jù)資源共享服務平臺已成為數(shù)字化校園建設必不可少的一部分，通過數(shù)據(jù)資源共享服務平臺，整合各數(shù)據(jù)平臺中的相關數(shù)據(jù)，收集平臺以外的學校相關信息，統(tǒng)一整理后再進行數(shù)據(jù)的使用，可以大幅度提高數(shù)據(jù)的準確性，保證相關數(shù)據(jù)的唯一性。

2.全盤統(tǒng)籌，電子分析

信息化進展到如今，電子分析已日趨明顯。將全校的相關信息收集在一起后，進行有效的數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析，可以大大提高工作效率，保證數(shù)據(jù)的準確性，為學校的發(fā)展、領導的決策提供了依據(jù)。

3.電子佐證，利用廣泛

電子數(shù)據(jù)的收集，是對學校發(fā)展歷史的記載，是學校各類評審的有力證明。將學校的電子圖片信息（如各級各類獲獎證書、合作企業(yè)信息、學位等證書、社會實踐等材料）予以收集，今后建立學校校史館、學校各類課件制作、評審等均將以電子信息的形式予以提供，十分便捷。

4.綠色環(huán)保，減少浪費

各獨立平臺是相關職能部門在調(diào)研的基礎上，通過招標等方式予以建立，所以各平臺間在技術層面不一致，在后期的技術服務等方面尚未統(tǒng)一，技術服務費用較高。

在學校各類評審中，通過授權的形式，給出相應的查閱權限，可以完成電子評審的相關環(huán)節(jié)，減少佐證材料的復印次數(shù)，避免浪費，且提高了環(huán)保的效果。

三、高職院校平臺建設解決途徑

1.架構模式

大多數(shù)學校將數(shù)據(jù)資源共享服務平臺建設放在學校信息技術服務中心，通過信息服務中心完成相關業(yè)務的交換、管理、信息報送工作。但筆者認為，數(shù)據(jù)資源共享服務平臺建設應重在后期數(shù)據(jù)的使用，信息服務中心應負責完成技術支持工作，數(shù)據(jù)的收集、整理、使用與管理應由相應的管理職能部門來負責。

隨著時間的推移，數(shù)據(jù)資源共享服務平臺中的數(shù)據(jù)將成為學校發(fā)展的歷史數(shù)據(jù)，而這些歷史數(shù)據(jù)恰恰與學校檔案館相關的職能吻合，如將數(shù)據(jù)資源共享服務平臺與學校檔案館相關數(shù)據(jù)相接軌，形成數(shù)據(jù)（檔案）中心，這樣既完成了數(shù)據(jù)資源共享服務平臺的使用，又突顯了日常的使用效果，也形成了電子檔案，對學校檔案發(fā)展起到了重要作用。

2.路徑設計

數(shù)據(jù)資源共享服務平臺的建設，將本著整合數(shù)據(jù)資源，使數(shù)據(jù)準確、簡單易用的思路進行前期的建設，各分平臺將由各職能業(yè)務處（室）進行管理，平臺以外的數(shù)據(jù)信息將統(tǒng)一進行收集、整理，以期達到使數(shù)據(jù)的涵蓋面較寬廣的目的。數(shù)據(jù)收集后，通過相關數(shù)據(jù)庫軟件進行整理、匯總，根據(jù)業(yè)務，經(jīng)申請后，通過授權的方式進行使用，減少浪費，輕易實現(xiàn)最終查閱的目的。

3.維護管理

數(shù)據(jù)資源共享服務平臺的建設，是學校層面數(shù)字化校園建設得一部分，只有充分地利用與嚴格地管理學校數(shù)據(jù)資源才能為學校的發(fā)展提供有效的基礎保證。

（1）提高認識，加大數(shù)據(jù)維護力度。數(shù)據(jù)資源共享服務平臺的前期建設難度較大，平臺的開發(fā)建設需要大量的基礎數(shù)據(jù)，而這些基礎數(shù)據(jù)來源于每一位教職員工、每一位學生、各部門掌握的信息數(shù)據(jù)，在數(shù)據(jù)的收集中，可能會導致數(shù)據(jù)源擁有者產(chǎn)生抵觸情緒，但此項工作前難后易，建成后將大大提高使用人員的便利。只有學校高度重視，工作人員耐心講解，才能將數(shù)據(jù)有效地收集，為平臺的投入使用奠定基礎。

（2）改變方式，提升教師數(shù)據(jù)報送主動性。在原管理模式下，當教師學歷、學位、科研信息等出現(xiàn)變化時，教師缺乏主動性，通常由相關業(yè)務處（室）的人員收集相關紙質材料進行保存。數(shù)據(jù)資源共享服務平臺建成后，各類申報、評審等均將以平臺中數(shù)據(jù)為準，不予更改。因涉及人員切身利益，教師對此的重視程度會增強，被動收集轉變?yōu)橹鲃犹峤?，長此以往，數(shù)據(jù)平臺中的相關信息必將成為最準確的。

（3）重視數(shù)據(jù)管理，保證網(wǎng)絡安全。數(shù)據(jù)資源共享服務平臺是學校各項業(yè)務發(fā)展中數(shù)據(jù)的集中營，龐大的數(shù)據(jù)將為學校的發(fā)展決策做出依據(jù)和保證。但隨之而來的數(shù)據(jù)安全問題將成為數(shù)字化校園建設的重中之重，這就要求學校加大網(wǎng)絡安全保證，提高管理人員素質，避免數(shù)據(jù)的外流。

數(shù)據(jù)資源共享服務平臺建設不是一朝一夕的工作，要做好打持久戰(zhàn)的準備，前期的建設需要各類數(shù)據(jù)的收集、整理；后期平臺的使用是一個長久性的、不間斷的更新與管理工作。如果數(shù)據(jù)資源共享服務平臺建而不用，那么建成的平臺只是流于形式，沒有任何的意義；如果數(shù)據(jù)資源共享服務平臺管理不到位，那么將出現(xiàn)嚴重的數(shù)據(jù)安全問題。如果將數(shù)據(jù)平臺建設好、利用好、管理好，數(shù)據(jù)資源共享服務平臺將記錄高等職業(yè)教育的發(fā)展史，對高等職業(yè)教育學校的發(fā)展有著重要的意義。

參考文獻：

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