信息化環(huán)境下檔案管理工作的瓶頸與創(chuàng)新

麥麗瑩

摘 要：21世紀(jì)是信息化的時(shí)代，其中信息技術(shù)的應(yīng)用為檔案管理工作帶來(lái)的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。因此，為了適應(yīng)信息社會(huì)的發(fā)展，應(yīng)明確檔案管理工作的瓶頸，并據(jù)此創(chuàng)新檔案管理模式。檔案管理是一項(xiàng)收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)檔案及提供利用的活動(dòng)。在信息化環(huán)境下，檔案管理急需轉(zhuǎn)型來(lái)適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展。但在這一轉(zhuǎn)型過(guò)程中，卻遭遇瓶頸。對(duì)此，筆者針對(duì)檔案管理工作在信息化環(huán)境下遭遇的瓶頸，淺析其創(chuàng)新機(jī)制。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；瓶頸；創(chuàng)新

中圖分類號(hào)：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1671-2064（2017）02-0245-01

1 檔案管理工作的瓶頸

在信息化環(huán)境下，傳統(tǒng)的檔案管理模式顯然無(wú)法適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，其中遭遇的瓶頸主要表現(xiàn)在如下方面：一是管理方法落后，即目前，檔案管理仍采用傳統(tǒng)的管理模式，但在信息化環(huán)境下，信息的處理量尤其大，因此采用人工編寫(xiě)檔案的方式將無(wú)法保證信息的真實(shí)性；二是專業(yè)人才匱乏，即目前，事業(yè)單位普遍缺乏專業(yè)的管理人才，特別是在職人員的計(jì)算機(jī)操作能力明顯不足，這將無(wú)法保證檔案信息的真實(shí)性；三是檔案管理制度不健全，即目前，事業(yè)單位仍未看清檔案管理工作在信息化環(huán)境下的轉(zhuǎn)型需要，也未建立起與其匹配的管理制度，這導(dǎo)致了不同部門(mén)各自為政，從而阻礙了信息的流通及檔案管理工作的高效落實(shí)；四是認(rèn)識(shí)不夠，即目前，事業(yè)單位仍將工作的重心放在創(chuàng)造更大的利潤(rùn)上，而未完全認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，因此也未在其中投入足夠的資金，這將不利于檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。可見(jiàn)，為了提高檔案管理對(duì)社會(huì)發(fā)展的適應(yīng)能力，應(yīng)從信息化環(huán)境的特征出發(fā)，創(chuàng)新檔案管理工作[1]。

2 檔案管理工作的創(chuàng)新機(jī)制

針對(duì)檔案管理工作在信息化環(huán)境下遭遇的瓶頸，筆者提出如下創(chuàng)新建議[2]：

2.1 創(chuàng)新管理方法

檔案管理工作是事業(yè)單位得以健康發(fā)展的重要內(nèi)容，因此在信息化環(huán)境下，應(yīng)不斷創(chuàng)新檔案管理方法，具體如下：一是在錄入檔案信息時(shí)，引入信息化技術(shù)；二是在整理檔案信息時(shí)，應(yīng)用信息化技術(shù)來(lái)按年份、日期和類別等分類存儲(chǔ)檔案信息，以方便調(diào)用和查閱檔案信息。

2.2 重視人才培養(yǎng)

在信息化環(huán)境下，人才決定了檔案管理的質(zhì)量和效率，因此應(yīng)培養(yǎng)一批專業(yè)的管理人才，具體如下：一是組織檔案管理人員參與專業(yè)培訓(xùn)及思想教育，以提高其專業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)，其中尤其要重點(diǎn)培養(yǎng)管理人員的計(jì)算機(jī)操作能力；二是招聘經(jīng)驗(yàn)豐富的專業(yè)人才；三是選派優(yōu)秀的管理人員外出深造，深入學(xué)習(xí)別國(guó)或其他單位的成功經(jīng)驗(yàn)。

2.3 創(chuàng)新管理制度

制度是工作得以高效執(zhí)行的準(zhǔn)則。因此，在信息化環(huán)境下，應(yīng)進(jìn)一步創(chuàng)新和完善制度來(lái)保證檔案管理工作的開(kāi)展。對(duì)此，可從如下方面做出努力：一是將檔案管理工作歸入日常管理工作中，并進(jìn)一步完善管理制度來(lái)約束檔案管理人員的行為；二是健全監(jiān)督機(jī)制，即在檔案管理中，指派多人負(fù)責(zé)，并跟蹤監(jiān)督檔案管理人員的行為，以保證檔案信息的真實(shí)性；三是建立責(zé)任制，即明確每一名檔案管理人員的職責(zé)，以約束其行為及增強(qiáng)其責(zé)任心，從而保證檔案管理工作的質(zhì)量；四是事業(yè)單位應(yīng)密切不同部門(mén)的聯(lián)系，并建立基于信息化技術(shù)的管理系統(tǒng)，以簡(jiǎn)化管理的流程及提高其效率[3]。

2.4 轉(zhuǎn)變觀念

信息化時(shí)代的到來(lái)對(duì)檔案管理工作提出了更高的要求，因此領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)充分認(rèn)清這一發(fā)展形勢(shì)，并開(kāi)展好如下工作：一是重視檔案管理工作的開(kāi)展，以確保檔案信息的錄入、分類存儲(chǔ)等都滿足要求，同時(shí)加大宣傳教育，以保證每一位檔案管理人員都能正確看待檔案管理工作；二是加大投入，即投入足夠的資金來(lái)購(gòu)買先進(jìn)的設(shè)備，因?yàn)樵谛畔⒒h(huán)境下，事業(yè)單位處理的信息量非常大，唯有借助先進(jìn)的設(shè)備，才能保證檔案管理工作的質(zhì)量和效率，同時(shí)還應(yīng)加大在技術(shù)研發(fā)上的投入[4]。

2.5 重視安全管理

在信息化環(huán)境下，信息網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用一方面方便了檔案管理工作的開(kāi)展，另一方面也滋生了一系列安全問(wèn)題，即不法分子借助網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)來(lái)竊取別人的檔案信息，且這一現(xiàn)象在當(dāng)前的社會(huì)非常普遍，從而嚴(yán)重?fù)p壞了人們合法利益。對(duì)此，在檔案管理工作中，應(yīng)將安全問(wèn)題考慮其中，如應(yīng)用防火墻、身份認(rèn)證技術(shù)等網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)來(lái)維護(hù)檔案管理信息化系統(tǒng)免受攻擊。

2.6 推行現(xiàn)代化管理理念

檔案信息是一種精神財(cái)富和物質(zhì)財(cái)富，其對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展起引導(dǎo)作用。但在信息化環(huán)境下，應(yīng)采用現(xiàn)代化的管理手段來(lái)管理檔案，以保證檔案管理的高效率。此外，為了更好地將現(xiàn)代化管理理念引入檔案管理中，應(yīng)保證每一位檔案管理人員都具備現(xiàn)代化的管理意識(shí)[5]。

3 結(jié)語(yǔ)

在信息化環(huán)境下，檔案內(nèi)容數(shù)字化及管理手段現(xiàn)代化已是一種大勢(shì)所趨。因此，為了攻破檔案管理工作的瓶頸，應(yīng)從如下方面來(lái)創(chuàng)新檔案管理工作：一是創(chuàng)新管理方法，即在檔案信息錄入、整理和存儲(chǔ)等中引入信息化技術(shù)；二是創(chuàng)新管理制度，即在檔案管理工作中推行完善的監(jiān)督機(jī)制和責(zé)任制等；三是重視人才培養(yǎng)，其中包括對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)和思想教育，注意每一位檔案管理人員都應(yīng)具備一定的計(jì)算機(jī)操作能力；四是重視安全管理，這是整個(gè)信息化時(shí)代都普遍關(guān)注的焦點(diǎn)，具體可采用網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)來(lái)保證檔案管理信息化系統(tǒng)的安全；五是加大宣傳，以轉(zhuǎn)變檔案管理全體人員的觀念及提高其現(xiàn)代化管理意識(shí)?？傊?，為了適應(yīng)信息社會(huì)的發(fā)展，必須進(jìn)一步創(chuàng)新檔案管理工作，以提高其對(duì)整個(gè)社會(huì)的服務(wù)能力。

參考文獻(xiàn)：

[1]王翀.基于信息化環(huán)境的高校檔案管理策略[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（03）：35-36.

[2]張蕾.信息化環(huán)境中事業(yè)單位檔案管理的科學(xué)化路徑[J].黑龍江科技信息，2016（09）：181.

[3]鄭博熙，程達(dá)王.信息化時(shí)代下檔案管理的創(chuàng)新及發(fā)展[J].管理觀察，2016（11）：29-30+33.

[4]付曉洲.論信息環(huán)境下檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展[J].甘肅科技縱橫，2016（06）：12-14.

[5]汪萃.信息化環(huán)境中的檔案管理創(chuàng)新機(jī)制[J].讀與寫(xiě)（教育教學(xué)刊），2016（07）：292-293.