民營企業(yè)該如何構(gòu)建行政管理體系

尚國干+閆遠鳳

【摘要】民營企業(yè)行政管理體系存在照搬政府行政管理模式的現(xiàn)象，其創(chuàng)新之路應(yīng)樹立四種創(chuàng)新意識：效益意識、制度意識、全局意識、人才意識，以有利于我國民營企業(yè)的健康發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】民營企業(yè) 行政管理 創(chuàng)新 【中圖分類號】C93 【文獻標(biāo)識碼】A

我國民營企業(yè)在行政部門的管理模式上存在突出的問題

民營企業(yè)是拉動中國經(jīng)濟增長的重要力量和生力軍，在推動市場化、增加社會就業(yè)、參與技術(shù)創(chuàng)新、創(chuàng)造并引領(lǐng)消費方面，表現(xiàn)出了強大的能力。然而在行政機構(gòu)設(shè)置、行政部門自我定位、行政部門的管理模式上還存在突出的問題。

從現(xiàn)有民營企業(yè)行政管理部門的機構(gòu)設(shè)置來看，一是一部分民營企業(yè)老板喜歡聘請從政府機構(gòu)退下來的人員掌管行政或一些務(wù)虛部門，聘請他們處理企業(yè)對外對內(nèi)關(guān)系，并期待他們在此方面有超出職業(yè)經(jīng)理人的卓越表現(xiàn)。二是在部門及職能劃分上一般有兩種不同的做法，一種是讓行政管理部門成為第一大部，另一種選擇將行政（主管后勤、辦會）和辦公室（辦文、綜合辦事、政策分析、規(guī)劃發(fā)展等）的職能進行拆分，但無論如何進行拆分，其綜合職能和地位都是首要的。三是很大部分民營企業(yè)生搬現(xiàn)行政府體制的辦文、辦會、辦事規(guī)則，如沿用政府機構(gòu)的公文處理系統(tǒng)，紅頭文件、通知、紀(jì)要等使用與政府部門類似的規(guī)范格式，在會議組織形式和內(nèi)容方面借鑒政府部門的方式，但花費大量的時間和精力開會，卻大多是光開會不解決問題。

從現(xiàn)有民營企業(yè)行政管理部門的自我定位來看，自我定位本來應(yīng)該是通過對企業(yè)經(jīng)營相關(guān)的內(nèi)部事務(wù)和活動進行有效的計劃、組織、控制、協(xié)調(diào)和監(jiān)督，從而實現(xiàn)企業(yè)組織效能和管理效率提升的目的。然而，在實際工作中，無論是對企業(yè)行政管理部門負(fù)責(zé)人，還是對企業(yè)管理者，屢次提到的關(guān)鍵詞卻是“服務(wù)”。很多行政管理者擁有自己的“服務(wù)圣經(jīng)”，即優(yōu)先服務(wù)一把手，其次服務(wù)客戶，再次服務(wù)其他領(lǐng)導(dǎo)。能夠為企業(yè)高層管理者和外部賓客提供細致、周全的會議和后勤服務(wù)，輔以圓融地開展部分事務(wù)性、協(xié)調(diào)性工作的行政管理部門及其負(fù)責(zé)人，通常會被企業(yè)管理者認(rèn)為是合格的，在360度績效考核中也會得到一個中間甚至偏上位置的分?jǐn)?shù)。對于一個需要追求組織更高效率的企業(yè)來說，行政管理部門這樣的角色定位，很難說是準(zhǔn)確而經(jīng)濟的。

企業(yè)行政管理部門是企業(yè)管理費用的主要產(chǎn)生部門，民營企業(yè)中經(jīng)行政管理部門列支的各項業(yè)務(wù)招待、會議支出、后勤費用支出、福利經(jīng)費等行政開支，就占到企業(yè)管理費用的很大一部分；而行政部門又因為不直接產(chǎn)生或帶來經(jīng)濟效益，相反卻消耗掉企業(yè)大量的人力、財力資源，受到其他部門的詬病。相較于行政管理中的計劃、組織、控制、協(xié)調(diào)和監(jiān)督等職能，服務(wù)僅僅體現(xiàn)了自身的協(xié)調(diào)和組織職能，而真正能夠通過科學(xué)管理產(chǎn)生組織效益提升的計劃、控制和監(jiān)督職能基本缺失。

從現(xiàn)有民營企業(yè)行政管理部門的管理模式來看，其內(nèi)涵一般包括理念、結(jié)構(gòu)和方法三個部分。從理念上來看，大多數(shù)民營企業(yè)的行政管理被企業(yè)負(fù)責(zé)人當(dāng)作是一種事無巨細的行為管理，很少要求（或不寄希望）行政管理部門能夠為企業(yè)負(fù)責(zé)人的經(jīng)營決策提供輔助、支持、咨詢和參考作用。

從結(jié)構(gòu)上來看，傳統(tǒng)實行所謂集團化管理的民營企業(yè)，其行政管理機構(gòu)大多采用金字塔型的組織結(jié)構(gòu)，由部門負(fù)責(zé)人管理行政會務(wù)（會務(wù)、前臺）、綜合文秘（文字秘書、領(lǐng)導(dǎo)秘書）、行政內(nèi)勤（車輛、檔案、食堂等）等幾個科室，通過具體科室團隊實行對“辦文、辦會、辦事”基本職能的履行。

從方法上來看，因傳統(tǒng)思想認(rèn)為行政管理是一項執(zhí)行性和綜合性很高的工作，其管理成效很大程度上取決于管理人員的性格、才能、閱歷和綜合素質(zhì)，故企業(yè)十分重視選拔一位成熟、老練、四平八穩(wěn)、圓融通達的部門負(fù)責(zé)人，即便這名負(fù)責(zé)人不具備政府或事業(yè)單位從業(yè)經(jīng)驗，但如果能有成熟穩(wěn)重或圓融老練的性格特征，也是很重要的加分項，因為這種性格的人更容易同領(lǐng)導(dǎo)、客戶、平行部門和下屬部門建立信任關(guān)系。

構(gòu)建創(chuàng)新型民營企業(yè)行政管理體系要樹立四種意識

一是“效益意識”。效益是民營企業(yè)的生命，“效益意識”應(yīng)該成為行政管理工作的生命。行政計劃、行政組織、行政控制、行政協(xié)調(diào)和監(jiān)督，是行政管理行為的應(yīng)有內(nèi)涵，是追求效益的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。具體到實際工作中，要對行政管理支出的各種費用進行科學(xué)分析，將效益意識貫穿到行政計劃、組織、協(xié)調(diào)和監(jiān)督等全部環(huán)節(jié)。如一般民營企業(yè)的行政采購費用由行政管理部門發(fā)起采購申請，領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行，中間的優(yōu)化分析、監(jiān)督環(huán)節(jié)容易缺失，也容易成為企業(yè)內(nèi)部貪腐的源頭。而如果從效益意識出發(fā)，行政采購的一大部分可以使用公共平臺進行，實現(xiàn)降低采購成本、透明采購、降低庫存等效果，對行政采購效率的提升幫助甚大。

二是“制度意識”。民營企業(yè)行政管理者雖然非常需要考慮企業(yè)管理者個人的意志，并以此調(diào)整行政管理工作的重點和目標(biāo)，但面對企業(yè)存在的“家長制”、“一言堂”等現(xiàn)象時，仍需全盤考慮，建立行政管理的長效監(jiān)督和制約機制。沒有制度意識，僅靠人治意識，完全看領(lǐng)導(dǎo)眼色行事，只會損害企業(yè)內(nèi)部員工的積極性，極大地降低企業(yè)行政的效率和活力，從而影響企業(yè)的正常、健康、有序發(fā)展。只有制度建設(shè)才能夠持久地正本清源，成為企業(yè)核心競爭力和企業(yè)文化的重要基石。所以，行政管理要強化制度管理對于企業(yè)規(guī)范化管理的重要性，要樹立“正”的意識，而不是在企業(yè)內(nèi)部深化和強化“官僚意志”、繁文縟節(jié)和文山會海。

三是“全局意識”。民營企業(yè)的行政管理部門作為窗口部門，有更多的機會直接面向客戶、面向領(lǐng)導(dǎo)、面向全體員工；同時，作為綜合行政部門，還經(jīng)常承擔(dān)黨支部、工會等工作，因此，部門負(fù)責(zé)人要從企業(yè)經(jīng)營的全局考慮，確保行政機構(gòu)的各個管理環(huán)節(jié)運轉(zhuǎn)靈敏，從而降低整個企業(yè)的行政協(xié)調(diào)和溝通成本，更高水平地為經(jīng)營服務(wù)。比如，行政管理部門有更多機會接觸到企業(yè)負(fù)責(zé)人，也相對更了解管理團隊的經(jīng)營理念和目標(biāo)決策，所以行政管理要在深刻認(rèn)識企業(yè)全局的基礎(chǔ)上，更加集約、合理地安排需要直接面向其他部門的會議、接待、溝通協(xié)調(diào)工作，更加準(zhǔn)確地為內(nèi)外宣傳、企業(yè)文化的建設(shè)出謀劃策，體現(xiàn)行政管理的深層次價值。

四是“人才意識”。民營企業(yè)的行政管理者，乃至民營企業(yè)負(fù)責(zé)人，很容易認(rèn)為行政管理重在事務(wù)執(zhí)行、重在溝通協(xié)調(diào)，不需要專業(yè)化管理人才，所以在很多企業(yè)的行政人員招聘中，人員素質(zhì)同崗位的匹配注重實操經(jīng)驗，而非管理才能和綜合素質(zhì)，在實際管理中也不重視本部門內(nèi)部的兼崗鍛煉和交流，使得會務(wù)人員無法承擔(dān)綜合文秘的部分職責(zé)，綜合文秘又不能有效承擔(dān)和完全了解后勤管理的精髓，造成行政人員的可輪崗程度較低，在部門設(shè)置上大而全之，使行政管理部門在成為第一大部的同時，也為企業(yè)帶來更多的人員成本。所以，行政管理者要建立“精簡全面”的人才意識，創(chuàng)造機會讓內(nèi)部人員充分流動、成為全面手，在外部招聘中重視人員的綜合素質(zhì)，在行政事務(wù)處理中滲透科學(xué)管理意識，有意識地將自己的部門打造成本企業(yè)各方面人才（如市場營銷、企宣等）的輸送和培養(yǎng)部門，也為自己突破瓶頸、職位晉升提供更多的空間和可能。

（作者分別為中共新蔡縣委常委、統(tǒng)戰(zhàn)部長；中教未來國際教育集團（北京）有限公司副總）

【注：本研究受國家自然科學(xué)基金支持，項目號（NSFC 71421061，71121001）】

【參考文獻】

①張國慶：《行政管理學(xué)概論》，北京：北京大學(xué)出版社，2000年。

責(zé)編/賈娜 美編/于珊