Excel 在圖書館信息系統(tǒng)中的應用

王殿升

（河北體育學院圖書館）

【摘要】在本文中，筆者探討了利用Excel 軟件的lookup（）函數(shù)實現(xiàn)信息快速錄入的功能，利用Excel軟件和批處理文件完成圖片文件名批處理替換功能。

【關(guān)鍵詞】Excel 信息替換 批處理文件 匯文文獻信息管理系統(tǒng)

一、問題的提出

現(xiàn)在大部分高校為了提高信息化管理水平，引入了一卡通工程，但是對于來自新生的一卡通信息，普遍與各信息管理系統(tǒng)存在數(shù)據(jù)接口規(guī)范問題，本文針對我院新生錄取后一卡通信息采取手機號作為關(guān)鍵字而實際運行中的圖書文獻信息管理系統(tǒng)中普遍采用學生號作為條碼號的信息同步問題，其它信息管理系統(tǒng)也存在類似的問題。同時在類似照片等圖片文件命名問題也需要一定的規(guī)范。

二、問題解決

（一）從教務處獲取有學號、班級、專業(yè)、學制、姓名、身份證號等信息的的excel文件1，從一卡通獲取有手機號、身份證號、姓名等信息的excel 文件2（規(guī)范后，去掉多余信息）。新建一個名為新生信息的excel文件，將三張工作表，依次命名為本科、專科、一卡通。將教務處獲取的excel 文件1中的本科信息作為本科工作表的內(nèi)容，將教務處獲取的excel 文件1中的專科信息作為?？乒ぷ鞅淼膬?nèi)容，一卡通獲取的excel文件2作為一卡通工作表內(nèi)容。將本科工作表、?？乒ぷ鞅硖砑?新列“條碼號”，根據(jù)本、?？乒ぷ鞅砗鸵豢ㄍüぷ鞅碇械墓餐矸葑C號信息，將條碼號信息用一卡通工作表中的手機號代替。

注意：一卡通務必按身份證號升序排列。

在本科、?？乒ぷ鞅淼臈l碼號列中輸入=lookup（“身份證號”，一卡通！$d$2：$D$1734，$a$2：$a$1734）

說明：“身份證號”為本?？乒ぷ鞅碇械纳矸葑C號對應單元格地址

$d$2：$D$1734為一卡通身份證號所在的列，$a$2：$a$1734為手機號所在的列。

之所以分為本?？品謩e倒入，是因為兩者學制不同，失效年限不一樣，方便管理。

（二）照片的規(guī)范

由于我院考生較多，錄取方式多樣，所以錄取后考生照片文件命名方式也差別較大，本方法實現(xiàn)了用身份證號成批替換考生號為文件名快速處理。

從學生處獲取照片信息，有大部分以報考號為名的.jpg文件，不符規(guī)范，從學生處獲取有ksh（A）、sfzh（B）、xm（C）、xbdm（d）的excel 文件，在e列中添加namebh（改名）。

在namebh列中用公式填充。如本例中在E2單元格內(nèi)填充：=”ren “&A2&”.jpg “&B2&”.jpg”。如圖一：

圖一

將e列得到的數(shù)據(jù)復制到一個批處理文件中去，將該文件置入圖片所在文件夾，并執(zhí)行。可完成改名。

三、小結(jié)

經(jīng)過多年匯文信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入實踐，通過分析各高校圖書館信息統(tǒng)計數(shù)據(jù)處理手段的現(xiàn)狀，總結(jié)當前數(shù)據(jù)處理中的格式轉(zhuǎn)換、規(guī)范性等方面的問題，化繁為簡，提出了基于Excel的數(shù)據(jù)處理方法。利用上述方法成功的完成了我院2015年度新生入學后將新生數(shù)據(jù)導入?yún)R文信息系統(tǒng)，該方法通用性強、操作簡便，能明顯提高圖書館信息中數(shù)據(jù)錄入的工作的效率。

參考文獻：[1]計培良，林燕芬. 基于 Excel 的高校實驗室信息統(tǒng)計數(shù)據(jù)處理方法研究與實踐.中國教育信息化.2016.16