讓檔案更好地服務(wù)于企業(yè)

施秀敏

（中國石化宜昌分公司）

【摘要】隨著辦公自動化、社會信息化、工廠智能化的發(fā)展，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理方式已經(jīng)不能企業(yè)發(fā)展的需要。本文通過分析企業(yè)檔案信息化管理的特點、存在的問題，從檔案資源、應(yīng)用系統(tǒng)、標準規(guī)范、人才隊伍等方面提出了五項檔案信息化建設(shè)措施。

【關(guān)鍵詞】檔案管理 信息化

企業(yè)檔案信息化是指在企業(yè)檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，以網(wǎng)絡(luò)作為基本平臺，對檔案信息資源進行處置、管理和開發(fā)，以實現(xiàn)檔案工作為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和管理提供優(yōu)質(zhì)高效服務(wù)的過程。傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔在管理過程中具有不易保存、易損壞、易遺失等缺陷，這就給高效利用檔案帶來諸多不便。當今，企業(yè)對檔案資源的需求已由過去的單一需求轉(zhuǎn)變?yōu)閷n案，現(xiàn)行文件、圖紙、實物等檢索的綜合需求。這就給傳統(tǒng)的檔案管理提出了挑戰(zhàn)，實現(xiàn)由傳統(tǒng)的檔案管理方式向現(xiàn)代信息化管理方式轉(zhuǎn)變已經(jīng)刻不容緩。探索檔案管理的新思路、新方法，推進檔案信息化建設(shè)，實現(xiàn)檔案信息資源采集自動化、存儲數(shù)字化、管理網(wǎng)絡(luò)化、服務(wù)人性化，是遵循檔案自身發(fā)展規(guī)律，提高服務(wù)效率和質(zhì)量的必然選擇。

一、企業(yè)檔案信息化管理的優(yōu)點

1.檔案管理的自動化和檔案實體管理的簡化。一方面通過檔案管理系統(tǒng)可以實現(xiàn)許多管理過程的自動化，包括歸檔、存儲、鑒定、統(tǒng)計分析，另一方面可以簡化檔案實體的管理，如立卷、實體分類等。

2.檔案實體得到保護。首先是代替原件提供利用防止了對實體檔案的損害。其次以電子的方式傳承歷史。因為不管保護措施如何完善，實體檔案的載體的壽命總是有限的，如果將珍貴的歷史檔案數(shù)字化，且格式選擇得當，檔案信息就會永久存在。

3.促進服務(wù)水平的提高。檔案管理系統(tǒng)具有很強的數(shù)據(jù)處理能力，可實現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)的一次輸入、多次輸出，可以從多個角度查檢檔案，有助于滿足用戶多元化的檢索需求。信息化條件下查詢效率的提高不僅表現(xiàn)在檢索時間的縮短，更表現(xiàn)在查全率和查準率的提高上，越是跨時空、大規(guī)模、綜合性的查找，這種優(yōu)越性表現(xiàn)越明顯。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，檔案信息服務(wù)的主動性能夠更好地得以發(fā)揮，不但可以將開放檔案全部發(fā)布，可以將檔案信息以文字、圖像、音頻、視頻等多種形式予以展現(xiàn)，利用者可用的信息內(nèi)容更為全面、立體，獲取服務(wù)的手段、途徑更為多樣化。

二、企業(yè)檔案信息化存在的問題

部分企業(yè)對檔案信息化建設(shè)重要性認識不足，重視不夠；檔案信息化建設(shè)的資金投入不足，存量檔案數(shù)字化水平較低，增量電子檔案管理不規(guī)范，系統(tǒng)建設(shè)分散，檔案信息資源孤島現(xiàn)象比較突出，難以適應(yīng)系統(tǒng)集成、信息共享和業(yè)務(wù)協(xié)同的需要；檔案信息化建設(shè)人才隊伍匱乏。

三、企業(yè)檔案信息化建設(shè)的措施

（一）企業(yè)檔案信息化建設(shè)與企業(yè)信息化協(xié)調(diào)同步。企業(yè)檔案工作規(guī)定（DA/42-2009）指出 “企業(yè)檔案信息化應(yīng)以促進、完善企業(yè)信息化和提升檔案管理現(xiàn)代化水平為總目標。企業(yè)檔案信息化應(yīng)堅持技術(shù)與管理并重、與企業(yè)信息化協(xié)調(diào)和同步的原則。企業(yè)各信息系統(tǒng)的開發(fā)與實施應(yīng)充分考慮檔案管理的要求?！庇捎陔娮游募母袷揭蠛驮獢?shù)據(jù)采集等有賴于系統(tǒng)的設(shè)計，而系統(tǒng)的設(shè)計是在文件生成前進行的。這就要求在文件生成前的系統(tǒng)設(shè)計中，把檔案管理的各項需求嵌入系統(tǒng)中，使電子文件轉(zhuǎn)換成電子檔案后滿足檔案管理的需要。因此要求企業(yè)檔案管理部門應(yīng)加強與企業(yè)信息化建設(shè)主管部門的聯(lián)系，提出檔案信息化工作的基本要求，并將檔案管理系統(tǒng)納入企業(yè)信息化系統(tǒng)之中，實現(xiàn)檔案信息化系統(tǒng)與企業(yè)信息系統(tǒng)的無縫鏈接。

（二）加強檔案信息化標準建設(shè)。檔案信息化過程遭遇到的操作規(guī)程問題需要通過標準規(guī)范來解決，以普及優(yōu)秀的檔案管理實踐經(jīng)驗，統(tǒng)一管理方法，減少低水平重復(fù)，保證檔案信息與實體的安全，促進信息共享和交換。企業(yè)檔案部門應(yīng)積極組織貫徹落實國家檔案信息化相關(guān)標準和規(guī)章，比如《電子文件歸檔與管理規(guī)范》《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》等。企業(yè)也可以結(jié)合自身檔案信息化建設(shè)的實際情況，制定相關(guān)企業(yè)電子文件、電子檔案管理的標準與規(guī)范及其實施細則，確保數(shù)字檔案資源格式統(tǒng)一、數(shù)據(jù)規(guī)范、便于轉(zhuǎn)換、實現(xiàn)共享。

（三）以資源建設(shè)為核心，建設(shè)豐富的檔案信息資源體系。在信息時代，信息已成為社會的核心資源和戰(zhàn)略資源。誰擁有信息，誰就可以在時代發(fā)展中運籌帷幄，占據(jù)主動。檔案承載著豐富的信息資源。數(shù)字檔案信息資源是企業(yè)檔案信息化的立身之本。沒有信息資源，信息化無從談起。數(shù)字檔案信息資源按信息加工程度分為目錄信息和原文信息。計算機系統(tǒng)中的檔案目錄可以由人工輸入形成，也可以通過捕獲電子文件形成過程中的元數(shù)據(jù)而自動生成。檔案原文信息可以通過檔案數(shù)字化加工形成，也可以由企業(yè)各信息系統(tǒng)中生成，比如公文管理系統(tǒng)，合同管理系統(tǒng)，設(shè)備管理系統(tǒng)等。構(gòu)建檔案信息資源體系，可以通過建立完備的檔案目錄和存量檔案數(shù)字化、增量檔案電子化得以實現(xiàn)。為了確保檔案信息資源的真實性、可用性和規(guī)范性，企業(yè)要充分發(fā)揮標準規(guī)范的引領(lǐng)和支撐作用，不斷規(guī)范和優(yōu)化工作流程。

（四）加強檔案人員培訓(xùn)，提高綜合素質(zhì)。企業(yè)檔案管理人員在推進企業(yè)檔案信息化進程中具有舉足輕重的作用，他們的創(chuàng)新精神、管理理念影響著企業(yè)檔案管理效率和水平。檔案信息化建設(shè)涉及數(shù)字化檔案信息資源建設(shè)、計算機網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、辦公自動化和文檔一體化管理。因此企業(yè)對檔案人員培訓(xùn)時，不僅僅局限于檔案管理業(yè)務(wù)專業(yè)，還要強化計算機應(yīng)用知識、數(shù)字化技術(shù)知識、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識、現(xiàn)代管理技術(shù)知識的培訓(xùn)，建立以管理型人才為基礎(chǔ)、復(fù)合型人才為重點、高科技專門人才為骨干的檔案隊伍體系，滿足企業(yè)檔案信息化建設(shè)的需要。

（五）優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)，開創(chuàng)檔案管理新局面。檔案管理系統(tǒng)是用來管理檔案信息資源的計算機系統(tǒng)，包括部分硬件設(shè)施、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、應(yīng)用軟件等。檔案管理系統(tǒng)設(shè)計與管理的任務(wù)包括計算機、服務(wù)器、交換機、路由器、防火墻等網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的部署，軟件平臺的選型，存儲介質(zhì)和存儲方案的明確，備份、災(zāi)難恢復(fù)、認證等安全保護技術(shù)的確定等。其中，最重要的是檔案管理軟件的開發(fā)與維護，其功能好壞直接關(guān)系檔案資源管理的質(zhì)量。企業(yè)檔案信息管理系統(tǒng)的設(shè)計應(yīng)遵循模塊設(shè)計、分層實現(xiàn)、循序漸進的原則，檔案管理系統(tǒng)應(yīng)與企業(yè)其他信息系統(tǒng)相銜接，確保檔案部門對本企業(yè)各類電子文件、電子檔案的收集、整合、控制和傳遞。筆者所在單位是中石化27家檔案管理信息系統(tǒng)推廣單位之一，所采用的檔案管理系統(tǒng)是中國石化推廣實施的檔案管理系統(tǒng)，檔案管理系統(tǒng)在完成流程設(shè)計、系統(tǒng)配置、系統(tǒng)測試，用戶培訓(xùn)和數(shù)據(jù)預(yù)導(dǎo)入及系統(tǒng)模擬運行、數(shù)據(jù)導(dǎo)入工作之后正式上線運行。上線后的檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)了以下功能：

1. 遵照國家有關(guān)檔案信息化建設(shè)的標準、規(guī)范并結(jié)合企業(yè)檔案管理實際，在系統(tǒng)中創(chuàng)建了檔案分類、管理應(yīng)用視圖，相關(guān)報表，檔案館視圖建設(shè)，并完成了規(guī)范數(shù)據(jù)的遷移工作。

2.統(tǒng)一了企業(yè)檔案管理的收集、整理、歸檔等工作流程，規(guī)范了企業(yè)檔案管理系統(tǒng)元數(shù)據(jù)及著錄標準。

3.建立了基于AD域統(tǒng)一身份驗證體系，規(guī)范的建立了檔案管理系統(tǒng)用戶并按照工作職能分類了相關(guān)權(quán)限。

4.提供了檔案資源在線利用服務(wù)。

5.完成了與合同管理系統(tǒng)、公文管理系統(tǒng)的集成工作。

中石化檔案管理系統(tǒng)的上線確保了歸檔電子文件真實、完整、可用和安全，進一步提升了企業(yè)檔案信息資源標準化規(guī)范化管理水平，為建立中國石化統(tǒng)一檔案信息資源管理系統(tǒng)奠定了基礎(chǔ)。

（六）合理安排信息化進程，穩(wěn)步推進信息化建設(shè)。在檔案信息化的建設(shè)過程中，企業(yè)要立足全局與長遠，做好檔案信息化頂層設(shè)計。企業(yè)檔案管理部門要根據(jù)自身的特點和經(jīng)濟條件做出準確的選擇，合理安排檔案信息化進程，從現(xiàn)實需要和自身條件出發(fā)，有重點、分批次進行檔案信息化工作。

檔案信息化建設(shè)是從目錄檢索、全文檢索到社會化開發(fā)、知識化管理、輔助決策支持的信息資源的開發(fā)利用的過程 ，是一個不斷發(fā)展、循序漸進的過程。所以檔案信息化的發(fā)展不是一蹴而就的，數(shù)字檔案館的發(fā)展還需要大量的資金和技術(shù)人才的支持，只有在不斷爭取資金技術(shù)支持的條件下，抓好基礎(chǔ)性建設(shè)，穩(wěn)扎穩(wěn)打，分階段分步驟地展開，才能逐漸形成具有完備數(shù)據(jù)的信息中心，更好的為企業(yè)經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)。

參考文獻：[1]《中央企業(yè)檔案職業(yè)技能競賽培訓(xùn)教材工作理論與實務(wù)讀本》

[2]中央企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作指引（國資廳發(fā)[2014]2號）

[3]呂和順.信息化發(fā)展給檔案工作帶來的挑戰(zhàn)與機遇[J].北京檔案，2015，1.