淺析數(shù)字化檔案信息建設(shè)的發(fā)展和問(wèn)題

孟慧敏

（湖南生物機(jī)電職業(yè)技術(shù)學(xué)院）

【摘要】數(shù)字化檔案信息建設(shè)是現(xiàn)階段主要檔案工作，也是今后檔案工作發(fā)展的潮流和需要，而數(shù)字化檔案信息建設(shè)作為檔案信息化建設(shè)中一個(gè)必經(jīng)過(guò)程，是順應(yīng)時(shí)代科技發(fā)展，適應(yīng)信息時(shí)代發(fā)展的新常態(tài)、新技術(shù)。本文分析了數(shù)字化檔案信息建設(shè)的必要性和基本途徑，并針對(duì)我國(guó)數(shù)字化檔案信息建設(shè)的基本現(xiàn)狀，提出了建設(shè)中的問(wèn)題，并指出了發(fā)展方向。

【關(guān)鍵詞】數(shù)字化 檔案信息

引言

在科學(xué)技術(shù)高速發(fā)展的知識(shí)化經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案作為一種原生的信息資源，是國(guó)家信息資源的重要組成部分，具有不可估量的社會(huì)經(jīng)濟(jì)價(jià)值。隨著科學(xué)技術(shù)的日新月異，現(xiàn)在檔案所包含的信息量也越來(lái)越大，種類(lèi)和形式也越來(lái)越多樣，傳統(tǒng)而單一的檔案管理機(jī)制顯然已經(jīng)不能滿足信息化時(shí)代檔案工作的各種需求。在進(jìn)入信息化時(shí)代的當(dāng)今社會(huì)，如何利用無(wú)處不在的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有效的管理、開(kāi)發(fā)和應(yīng)用檔案信息資源，提高檔案信息綜合服務(wù)水平，已成為檔案工作發(fā)展所面臨的一個(gè)重要課題。近年來(lái)，數(shù)字化檔案信息建設(shè)作為開(kāi)發(fā)和利用檔案信息資源的基礎(chǔ)和發(fā)展手段，已被提上國(guó)家信息資源管理的日程，并取得了長(zhǎng)足的進(jìn)步和發(fā)展。但是，我們也應(yīng)該對(duì)檔案工作有清醒地認(rèn)識(shí)，數(shù)字化檔案信息建設(shè)無(wú)疑是項(xiàng)宏大而艱巨的工程，不斷發(fā)展的計(jì)算機(jī)技術(shù)和多媒體技術(shù)為數(shù)字化檔案信息長(zhǎng)時(shí)間保存、隨時(shí)更新帶來(lái)不小影響的同事，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也對(duì)數(shù)字化檔案信息安全帶來(lái)了巨大的挑戰(zhàn)。檔案工作人員要積極面對(duì)挑戰(zhàn)，充分認(rèn)識(shí)到數(shù)字化檔案信息建設(shè)的重要性、深遠(yuǎn)性和長(zhǎng)效機(jī)制。本文針對(duì)數(shù)字化檔案信息建設(shè)的現(xiàn)狀，提出數(shù)字化檔案信息建設(shè)新的發(fā)展路徑，以提高檔案信息的利用率，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)共享。

一、對(duì)數(shù)字化檔案信息建設(shè)的理解

（一）數(shù)字化檔案信息建設(shè)的內(nèi)涵

所謂數(shù)字化，就是指利用計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)，將聲、光、電、磁等信號(hào)轉(zhuǎn)換成數(shù)字信號(hào)，或把文字、數(shù)字、圖像等信息轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字編碼，用于準(zhǔn)確存儲(chǔ)與快速處理的一種綜合性技術(shù)。 數(shù)字化具有簡(jiǎn)單、直觀、速度快等優(yōu)勢(shì)[1]。數(shù)字化檔案是隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的新型檔案信息形式，“利用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)的文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案數(shù)字信息庫(kù)” [2]，它將各種紙質(zhì)載體的館藏檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)化的形式傳輸，并利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，以實(shí)現(xiàn)檔案信息方便快捷的利用和共享。經(jīng)過(guò)數(shù)字化處理后的檔案能夠整合各種資源和管理軟件，使檔案利用服務(wù)方式更加多種多樣，最大限度的實(shí)現(xiàn)了檔案資源的共享。

（二）數(shù)字化檔案信息建設(shè)的內(nèi)容

從數(shù)字化的內(nèi)容來(lái)看，數(shù)字化檔案的內(nèi)容主要包括以下兩個(gè)方面：一是對(duì)原有館藏紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化，即將原有傳統(tǒng)載體的檔案通過(guò)掃描、加工錄入和處理，進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換；二是對(duì)正在形成的電子文件進(jìn)行及時(shí)的分類(lèi)歸檔與歸檔，做到電子文檔的完整、齊全和真實(shí)有效。

從數(shù)字化的程度來(lái)看，數(shù)字化檔案信息建設(shè)的內(nèi)容分為以下兩個(gè)層次：一是檔案目錄信息的數(shù)字化，即建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，嚴(yán)格規(guī)范檔案信息的著錄標(biāo)引，科學(xué)選定檔案目錄的數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)；二是檔案全文信息的數(shù)字化，即采用掃描錄入的方式將檔案全文按照原貌逐頁(yè)存儲(chǔ)為圖像文件并為其編制目錄索引，或是經(jīng) OCR（光學(xué)字符技術(shù)）識(shí)別后采用文本格式存儲(chǔ)檔案內(nèi)容，輔之以全文檢索數(shù)據(jù)庫(kù)[3]。數(shù)字化檔案信息建設(shè)還應(yīng)該包含數(shù)字化檔案的整理收集、保管存儲(chǔ)和利用查閱等方面。通過(guò)紙質(zhì)文檔和電子檔案一體化的方式，借助計(jì)算機(jī)技術(shù)及多媒體信息技術(shù)完成數(shù)字化檔案的收集整理；采用硬盤(pán)、光盤(pán)等數(shù)字存儲(chǔ)設(shè)備實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案的保管存儲(chǔ)；通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案的查閱利用。

二、數(shù)字化檔案信息安全面臨的主要威脅和存在的問(wèn)題

檔案利用是檔案作用和價(jià)值的最終體現(xiàn)。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案信息化、數(shù)據(jù)化和檔案利用的網(wǎng)絡(luò)化已經(jīng)成為檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。但是互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)又是一把“雙刃劍”，由于其具有的開(kāi)放性和共享性，給數(shù)字化檔案信息的使用安全造成了嚴(yán)重的威脅。隨著數(shù)字化檔案信息進(jìn)程的不斷加快，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，數(shù)字化檔案信息安全保障是一個(gè)已經(jīng)需要正面面對(duì)的問(wèn)題。因此，數(shù)字檔案開(kāi)放利用過(guò)程中信息安全保障問(wèn)題是數(shù)字化檔案信息建設(shè)中需要重點(diǎn)探討的問(wèn)題。數(shù)字化檔案的信息安全保障貫穿整個(gè)數(shù)字化檔案信息建設(shè)過(guò)程，在數(shù)字化檔案信息建設(shè)的處理、存儲(chǔ)、傳輸、維護(hù)和利用各個(gè)階段，很多學(xué)者針對(duì)各個(gè)階段中涉及的管理、技術(shù)、法規(guī)、人才、資金等方面做了大量的探討工作，以期構(gòu)建合理有效的數(shù)字化檔案信息安全保障體系。數(shù)字化檔案信息安全面臨多個(gè)網(wǎng)絡(luò)層次威脅，數(shù)字化檔案信息安全主要包括三個(gè)方面：一是數(shù)字化檔案信息內(nèi)容的原始真實(shí)性；二是數(shù)字化檔案信息內(nèi)容的完整性和保密性；三是數(shù)字化檔案信息的長(zhǎng)期有效性。由于數(shù)字話檔案信息的特點(diǎn)以及它對(duì)技術(shù)的依賴性，使其極容易受到來(lái)自外界的威脅。所以，自從數(shù)字化檔案信息出現(xiàn)以后，其安全問(wèn)題一直是這一領(lǐng)域的焦點(diǎn)問(wèn)題。

三、數(shù)字化檔案信息安全保障主要手段

數(shù)字化檔案信息安全保障主要包括：（1）通過(guò)各種網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)預(yù)防數(shù)字化檔案信息安全危害；（2）通過(guò)軟件安全評(píng)估審計(jì)與網(wǎng)絡(luò)監(jiān)測(cè)預(yù)警機(jī)制應(yīng)對(duì)數(shù)字化檔案信息安全威脅；（3）通過(guò)信息備份與恢復(fù)，補(bǔ)救已成事實(shí)的災(zāi)難。網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)涉及的內(nèi)容非常廣泛，主要包括：主機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)安全技術(shù)、防火墻技術(shù)、安全管理技術(shù)、路由安全技術(shù)、密碼技術(shù)、身份認(rèn)證技術(shù)、訪問(wèn)控制技術(shù)、系統(tǒng)漏洞檢測(cè)技術(shù)、病毒查殺技術(shù)、黑客入侵檢測(cè)技術(shù)等。通過(guò)多種網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)手段的綜合應(yīng)用，開(kāi)發(fā)具有自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)的系統(tǒng)軟件和網(wǎng)絡(luò)關(guān)鍵設(shè)備，就可以大幅度降低網(wǎng)絡(luò)對(duì)數(shù)字化檔案信息安全帶來(lái)的危害。

總之，數(shù)字化檔案信息建設(shè)是長(zhǎng)期而艱巨的戰(zhàn)略任務(wù)，也是復(fù)雜而龐大的系統(tǒng)工程。在數(shù)字化檔案信息建設(shè)在實(shí)踐中出現(xiàn)的問(wèn)題，我們應(yīng)認(rèn)真總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，使之不斷在推廣中走向規(guī)范與完善。

參考文獻(xiàn)：[1]劉艷林.檔案數(shù)字化是開(kāi)發(fā)檔案信息資源的基礎(chǔ)[J].檔案管理，2009（12）：46-48.

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[3]李惠萍.檔案信息化發(fā)展方向——檔案數(shù)字化[J].云南檔案，2009（11）：15-16.