數(shù)字化檔案過程中對檔案實體的保管與維修

何維

（廣東電網(wǎng)茂名信宜供電局 廣東 茂名 525300）

摘 要：在科技高速發(fā)展的二十一世紀(jì)，檔案的信息化建設(shè)方興正艾。在這一發(fā)展進(jìn)程中，存在著一個不容忽視的問題即檔案實體的保管與維修，眾所周知，檔案實體具有相當(dāng)大的價值，所以即使是要進(jìn)行檔案數(shù)字化也不能忽視對檔案實體安全問題的考慮。本文就對在數(shù)字化檔案過程中對檔案實體的保管與維修展開論述，并與業(yè)界同行共勉。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化檔案過程；檔案實體的保管；檔案實體的維修

引言：

數(shù)字化檔案過程是進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，主要采用各類設(shè)備對檔案實體進(jìn)行掃描或用數(shù)碼相機(jī)進(jìn)行拍攝等。在這一過程中，作為歷史的記錄即檔案實體，它的保管與維修問題不容小覷，對數(shù)字化檔案過程的每一步驟進(jìn)行分析，確保檔案實體得到良好的保管與維修。

1.對檔案實體進(jìn)行分類，界定進(jìn)行數(shù)字化的范圍

進(jìn)行數(shù)字化檔案錄入之前要先明確檔案數(shù)字化的界定，即首先篩選出要進(jìn)行數(shù)字化檔案管理的檔案，其次對這些選定的檔案具體確認(rèn)要進(jìn)行掃描的文件。

（1）常識上不進(jìn)行數(shù)字化管理的檔案有以下兩類：一類是無長期參考價值只是進(jìn)行短期保管的檔案，另一類是保密性較高的檔案受密級限制，如果有特殊情況則要對這些保密檔案做好一定的保密措施再進(jìn)行電子化。

（2）不同類別的檔案采用的數(shù)字化處理方式不同。A類文檔：一種是利用價值非常高且具有較高保存價值的文檔，相關(guān)用戶對文檔的拷貝與精確搜索有著一定的需求。另一種是資料保存價值高，且資料的保存良好。此類文檔的處理標(biāo)準(zhǔn)是要對整本進(jìn)行數(shù)字化處理。B類文檔：首先具有長期保存的價值，其次資料的使用頻率也較高。這類文檔通常對精確搜索和拷貝也是有一定的需求，這類文檔處理標(biāo)準(zhǔn)與上一類文檔相同，應(yīng)進(jìn)行整本數(shù)字化錄入管理。C類文檔：雖具有長期保存的價值但使用頻率非常低，這類文檔以滿足圖像搜索為處理標(biāo)準(zhǔn)。

2.檔案數(shù)字化前的對檔案實體的處理工作

檔案數(shù)字化是一項步驟連續(xù)性比較高的過程，前期的準(zhǔn)備工作的質(zhì)量高低關(guān)系著數(shù)字化過程的效率高低。保證檔案實體的完整性，順利完成數(shù)字化過程，是檔案數(shù)字化前的處理工作的主要目標(biāo)。

（1）開展檔案的清對核查。以是否要進(jìn)行數(shù)字化錄入、數(shù)字化成果的可利用性等對紙質(zhì)檔案進(jìn)行清查，把因自然原因或者人為原因造成的紙張出現(xiàn)缺失、破損等的文檔挑選出來，與那些保存良好，圖文識別完整的檔案分開保存，不僅方便數(shù)字化錄入，而且在一定程度上也保護(hù)了那些較為完整的檔案。

（2）對出現(xiàn)問題的檔案進(jìn)行技術(shù)性的修復(fù)。檔案實體出現(xiàn)字跡模糊、圖片發(fā)黃泛舊時，可通過高科技縮微還原、除塵去酸、裱糊裝訂、拷貝復(fù)印、查閱放大等方式進(jìn)行修復(fù)。以復(fù)原紙張、提高紙張質(zhì)量為衡量標(biāo)準(zhǔn)，對篩選出來有問題的案卷進(jìn)行適當(dāng)處理，使之能夠有條不紊的進(jìn)行檔案數(shù)字化錄入，盡量達(dá)到延長檔案保存期限。

（3）開展檔案的著錄和標(biāo)引，對有關(guān)檔案進(jìn)行重編。第一、針對那些組卷過厚、內(nèi)容混雜的案卷相關(guān)工作人員需重新立卷，不僅有利于檔案實體的保管工作，也可以提高檔案數(shù)字化的利用效率。第二、對紙質(zhì)檔案中錯別字及字跡模糊、潦草、不易辨認(rèn)的地方，應(yīng)盡早重新謄寫以免以后在數(shù)字化錄入過程再出現(xiàn)問題。第三、對于文檔頁碼錯誤、出現(xiàn)漏編等問題的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行補(bǔ)編和更正。

3.數(shù)字化加工過程中對檔案實體的保管與維修應(yīng)注意的方面

檔案實體的保護(hù)工作主要是指對檔案實體進(jìn)行日常的保護(hù)性管理以及維修，保護(hù)檔案實體不受損害，盡最大可能延長檔案的壽命。但在檔案數(shù)字化過程中，直接接觸檔案實體，保管不當(dāng)就會對檔案實體造成嚴(yán)重的損害，帶來各方面不可挽回的損失。損毀檔案的原因主要有兩方面：（1）人為原因造成的損毀（2）自然原因造成的損毀

3.1.針對人為原因應(yīng)作出的對檔案實體的保管與維修的措施

（1）增強(qiáng)全體工作人員的檔案安全意識，時時刻刻要明白檔案實體是國家的寶貴財富。為了貫徹這一思想，有關(guān)檔案部門應(yīng)多多組織相關(guān)人員進(jìn)行檔案實體保管與維修方面的技術(shù)以及相關(guān)法規(guī)的學(xué)習(xí)。對員工的審核標(biāo)準(zhǔn)要嚴(yán)格，選用并培養(yǎng)具有較強(qiáng)責(zé)任心的員工，在工作中能做到細(xì)致負(fù)責(zé)將會大大減少因人為因素而造成的檔案實體的損壞。

（2）紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程的相關(guān)工作人員應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：一、對資料的調(diào)出與歸還要嚴(yán)格遵守規(guī)章制度，做好統(tǒng)計記錄。二、要做到愛護(hù)檔案實體，不能在檔案實體上進(jìn)行隨意的勾畫、修改等，不能在未經(jīng)許可的情況下將檔案實體隨意帶出，也不能隨意利用網(wǎng)絡(luò)或者存儲設(shè)備等對檔案實體進(jìn)行掃描外傳。三、對于需要掃描的檔案資料進(jìn)行啟釘、拆分時要謹(jǐn)慎，保證紙張的平整，折皺的邊角也要撫平。盡量采用較為高級、先進(jìn)的設(shè)備進(jìn)行掃描，這樣便能減少掃描過程中對紙張的損壞。四、針對不同類型的紙張采用不同的掃描設(shè)備，視情況而定，最大程度減少對檔案實體的損壞，既保證速度又保證質(zhì)量。五、檔案進(jìn)行數(shù)字化后要及時歸還檔案實體，相關(guān)檔案管理部門要對歸還的檔案進(jìn)行檢查和驗收，確保檔案實體的完整性，對數(shù)字化過程中造成的破損等采用高技術(shù)進(jìn)行修復(fù)，做出最大的努力盡可能保證檔案的原貌后分成批次依次登記歸還入庫。六、檔案實體進(jìn)行檔案數(shù)字化后，檔案整體沒有必要再進(jìn)行裝訂，直接按照順序擺放在案卷盒里，這樣當(dāng)案卷里出現(xiàn)某一份或者某一張有出現(xiàn)老化或者其他問題需要進(jìn)行維修時就可以只取出要維修的那一份即可，避免進(jìn)行多次裝訂造成整體檔案更大的損壞。

3.2針對自然原因應(yīng)作出的對檔案實體的保管與維修

（1）內(nèi)在因素。影響檔案實體壽命的內(nèi)在因素主要是指記錄檔案所用材料本身的質(zhì)量，即檔案所使用的紙張材料、墨水種類等，不同質(zhì)量的紙張與墨水其保存時間不同。要想延長檔案材料的壽命從內(nèi)在因素上考慮就要正確選擇以碳黑為色素成份以及與相對應(yīng)的紙張相結(jié)合形成比較耐用的文檔字跡材料。

（2）外在因素。對檔案實體的保管與維修造成影響的外在因素主要是指保管檔案的條件和周圍環(huán)境中的有害因素帶來的對檔案的損害。首先檔案存放地以及運(yùn)用過程中所處的自然環(huán)境出現(xiàn)地震、水災(zāi)、火災(zāi)等自然災(zāi)害時，這些都將直接影響檔案實體的安全。另外，檔案存放場所的環(huán)境條件沒有達(dá)到檔案保管的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)也會對檔案的安全造成一定的威脅。檔案存放場所的各類設(shè)備與普通建筑也不盡相同，例如如果沒有防潮、防光等設(shè)施，那么勢必會給檔案的存放帶來很大的問題。

針對以上問題，從長遠(yuǎn)考慮，必須要從以下幾個方面給檔案實體提供必要的物質(zhì)與設(shè)備保障。第一點(diǎn)，檔案實體存放處，不管是臨時存放處還是長久存放處，其房屋建設(shè)都應(yīng)遵照《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》，要具有防火、防塵、防潮、防蟲、防盜、防光等一系列措施，還要具有一定的防震功能。第二點(diǎn)，檔案的裝具，這一項的選擇直接關(guān)乎著檔案存放的空間與順序的排放。第三點(diǎn)，檔案包裝材料的選擇，這是保護(hù)檔案實體的又一道重要程序。良好的包裝也能達(dá)到防光、防塵、防潮等，同時也減少了檔案運(yùn)送過程中摩擦帶來的損壞。

結(jié)語：

檔案數(shù)字化是一個循序漸進(jìn)的發(fā)展過程。在此過程中，檔案管理工作者應(yīng)努力做好檔案實體的保管與維修與檔案數(shù)字化的雙發(fā)展，重視每一道工序過程，做好數(shù)字化檔案過程中對檔案實體的保管與維修。

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