事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的有效途徑

孫雷

（深圳市住房公積金管理中心 廣東 深圳 518000）

摘 要：事業(yè)單位的檔案是單位開展工作、進(jìn)行管理的重要工具，加強(qiáng)信息化管理能簡化檔案管理的工作量，使檔案管理更簡單、方便，更能適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展。本文通過論述現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化的重要性，分析事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題，并為此提出一些有效途徑，以期能夠促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展和完善。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；建設(shè)；問題；途徑

引言

隨著信息化時(shí)代的飛速發(fā)展，檔案管理信息化建設(shè)已成為社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。檔案管理信息化的主旨是在保持原始檔案材料完整性的基礎(chǔ)上，通過電子技術(shù)將檔案內(nèi)容從實(shí)體性的儲(chǔ)存方式轉(zhuǎn)向數(shù)字化的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源利用方式的多元化。事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)，對(duì)強(qiáng)化事業(yè)單位檔案服務(wù)工作，提高事業(yè)單位檔案管理水平都具有重要的作用。因此，加快檔案管理的信息化建設(shè)成為目前事業(yè)單位檔案管理工作的重中之重。但事業(yè)單位檔案管理信息化的過程并不順利，本文就事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題進(jìn)行分析，并探討出提高檔案管理信息化水平的有效途徑。

1事業(yè)單位檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化的重要性

事業(yè)單位是我國計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制的產(chǎn)物，在我國改革事業(yè)單位體制后，事業(yè)單位更能夠發(fā)揮促進(jìn)經(jīng)濟(jì)進(jìn)步、社會(huì)和諧的重要作用。事業(yè)單位已經(jīng)成為我國有中國特色社會(huì)主義發(fā)展的重要支撐體系。由此一來，事業(yè)單位的檔案工作就是保障事業(yè)單位有效運(yùn)行的重要環(huán)節(jié)，進(jìn)行事業(yè)單位檔案的信息化建設(shè)，有利于中國特色社會(huì)主義的建設(shè)。事業(yè)單位檔案管理如同歷史王朝中的史官記錄王朝的發(fā)展歷程一樣，事業(yè)單位檔案則是記錄現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展進(jìn)程，并且通過政府的力量帶動(dòng)社會(huì)向好的方向進(jìn)步。建立與現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)發(fā)展相媲美的檔案管理方法有利于我國現(xiàn)代化社會(huì)的發(fā)展。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)與科技的快速發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)也越來越大，新時(shí)期經(jīng)濟(jì)發(fā)展與人民生活方式的轉(zhuǎn)變對(duì)事業(yè)單位的檔案管理工作提出了更高的要求，檔案管理工作信息化勢(shì)在必行。事業(yè)單位檔案管理工作采用數(shù)字化、信息化的管理手段能夠有效保障原始檔案數(shù)據(jù)的完整性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性。利用電子科技管理檔案能夠使檔案的整理、分類工作更加簡單、便捷，有利于檔案的擴(kuò)充和檔案資源利用的多樣化，有助于規(guī)范檔案管理工作。

現(xiàn)代社會(huì)信息的傳遞和發(fā)展相當(dāng)迅速，事業(yè)單位應(yīng)緊跟時(shí)代步伐，引進(jìn)互聯(lián)網(wǎng)、電子技術(shù)等促進(jìn)檔案管理的信息化，從而帶動(dòng)事業(yè)單位整體的信息化，使事業(yè)單位為社會(huì)主義建設(shè)發(fā)揮更大的價(jià)值。檔案信息管理的信息化能夠減輕檔案管理人員處理數(shù)據(jù)的負(fù)擔(dān)，使工作更加便捷，從而提升檔案的處理效率，增強(qiáng)檔案管理工作的效率，并且檔案管理工作的信息化有助于精簡檔案管理工作人員，節(jié)約檔案部門所占用的空間和辦公經(jīng)費(fèi)?？偟膩碚f，事業(yè)單位檔案管理工作應(yīng)盡可能地利用信息技術(shù)改變傳統(tǒng)的工作方式，為社會(huì)主義建設(shè)事業(yè)增添光彩。

2事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

（1）檔案信息資源開發(fā)不合理。據(jù)統(tǒng)計(jì)，我國已經(jīng)建立4000多個(gè)信息化的檔案數(shù)據(jù)庫，并且檔案數(shù)據(jù)庫的管理取得了良好的成效。但是檔案資源的內(nèi)容較少，存在重復(fù)加工問題，檔案信息化資源質(zhì)量水平較低。目前，我國綜合性檔案資料館開放的檔案共計(jì)為6897萬卷，僅為整個(gè)檔案資料總量的20%。所以我國檔案管理信息化還處于較低水平，檔案資源尚未得到有效開發(fā)、利用。

（2）檔案信息內(nèi)容缺少安全措施。事業(yè)單位由于其性質(zhì)的特殊性，其管理的檔案資料很多涉及國家機(jī)密，是不可以外泄與公之于眾的。事業(yè)單位檔案管理工作進(jìn)行信息化建設(shè)時(shí)必須防范必要文件的外泄，以保障檔案資源的安全。目前檔案管理的信息化建設(shè)中，信息的安全問題在某些事業(yè)單位尚未得到重視，例如工作人員使用外網(wǎng)瀏覽網(wǎng)頁，對(duì)公開信息審核的程序不嚴(yán)格等，這些都會(huì)導(dǎo)致檔案信息的泄露。

（3）檔案管理人員素質(zhì)普遍較低。我國社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)的建立，自由、民主成為人民的基本權(quán)利，計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代的統(tǒng)一管理和調(diào)配制度已經(jīng)取消，人們更傾向于高薪酬、富有挑戰(zhàn)性的工作。事業(yè)單位的檔案管理工作往往枯燥、乏味，并且需要從業(yè)經(jīng)驗(yàn)豐富且長期穩(wěn)定的員工，如果員工經(jīng)常更換會(huì)使檔案管理工作出現(xiàn)斷層。此外，沒有高學(xué)歷、高水平員工也會(huì)阻礙管理工作的發(fā)展。

（4）信息技術(shù)利用率低。在檔案信息化建設(shè)中，計(jì)算機(jī)檢索技術(shù)是基本要件。計(jì)算機(jī)檢索技術(shù)能夠提升檢索效率和準(zhǔn)確性。雖然很多事業(yè)單位的檔案管理工作已經(jīng)建立信息化的管理方式，但是職員傳統(tǒng)的手工檢索方式依舊存在，對(duì)新技術(shù)的使用率低，從而阻礙了信息化的推廣。

3事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的有效途徑

（1）制定規(guī)范的檔案管理制度。事業(yè)單位是我國社會(huì)主義建設(shè)中的重要組織，法律對(duì)事業(yè)單位傳統(tǒng)的管理具有明確規(guī)定，檔案管理的日常工作受法律的約束。新時(shí)期事業(yè)單位信息化建設(shè)改變了原有的事業(yè)單位檔案管理模式，在法律上尚未出現(xiàn)對(duì)事業(yè)單位信息化管理的法律規(guī)定。事業(yè)單位的特殊性要求其必須加強(qiáng)管理，建立有章可循、有法可依的規(guī)章制度，以保障信息的安全和杜絕違規(guī)事件的發(fā)生。不同的事業(yè)單位所從事的工作和重要性并不相同，因此建立自身的規(guī)章制度可以依據(jù)自身的實(shí)際情況，制定符合本單位的檔案資料管理制度。

（2）合理規(guī)劃事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)?，F(xiàn)代市場經(jīng)濟(jì)要求事業(yè)單位建立信息化處理機(jī)制，事業(yè)單位在發(fā)展信息化檔案管理的進(jìn)程中要結(jié)合自身的發(fā)展目標(biāo)，深入了解事業(yè)單位內(nèi)部的發(fā)展機(jī)制，結(jié)合檔案管理的長期以及近期的發(fā)展目標(biāo)，有秩序地推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)。

（3）提高檔案管理工作人員的素質(zhì)。事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)需要具備信息技術(shù)的專業(yè)人才。事業(yè)單位工作人員需要提升自身文化素養(yǎng)以應(yīng)對(duì)信息化建設(shè)的要求。檔案管理部門也應(yīng)注意人才的培養(yǎng)和新人才的引入，以增加檔案管理事業(yè)的活力和生機(jī)。

（4）完善事業(yè)單位檔案信息化的監(jiān)督管理機(jī)制。完善的監(jiān)督管理機(jī)制能夠保障事業(yè)單位信息化建設(shè)的順利進(jìn)行，監(jiān)督員工工作的合法性，保障檔案信息的安全性。事業(yè)單位檔案信息化監(jiān)督機(jī)制應(yīng)充分利用事業(yè)單位的內(nèi)部監(jiān)督和外部監(jiān)督，兩者相互補(bǔ)充，全面監(jiān)督信息化建設(shè)的過程，減少信息化過程中的安全隱患，從而建立安全、有效的檔案信息化管理模式。

（5）逐漸實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的數(shù)字化。檔案信息資源的數(shù)字化是檔案文件保存的重要方式，事業(yè)單位應(yīng)充分利用先進(jìn)的科學(xué)手段建立完善的檔案數(shù)據(jù)庫。網(wǎng)頁管理是檔案管理的主要模式，也是員工進(jìn)行檔案管理工作的重要途徑，完善的檔案網(wǎng)站管理是十分重要的。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)處于不斷更新的狀態(tài)，事業(yè)單位檔案管理信息的長遠(yuǎn)發(fā)展離不開技術(shù)的更新和設(shè)備的維護(hù)。事業(yè)單位做好網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用和設(shè)備的維護(hù)，是滿足檔案管理信息化的必要條件，也是充分利用信息資源的必要技術(shù)手段。

4結(jié)語

總之，事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)，不僅是事業(yè)單位改革的需要，也是社會(huì)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的需要。事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)十分繁重且復(fù)雜的工作，所以需要事業(yè)單位給予高度的重視，要充分抓住時(shí)代機(jī)遇，結(jié)合傳統(tǒng)的檔案管理模式，引用新技術(shù)，積極創(chuàng)新，針對(duì)工作中存在的問題采取有效的改進(jìn)措施，提高檔案信息化水平，以實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。隨著我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的趨勢(shì)，深入實(shí)施事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)，從而進(jìn)一步推進(jìn)單位各項(xiàng)工作的全面提升和進(jìn)步。

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