提高辦公室檔案管理工作效率的思考

錢萍

（泰州市姜堰區(qū)梁徐衛(wèi)生院）

摘 要：隨著我國科技的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能滿足社會發(fā)展的需求，將網絡信息化應用于辦公室檔案管理工作中，使得管理工作更加有序化、準確化，同時還可以推動單位各部門的工作。

關鍵詞：辦公室；弊端；管理對策建議；措施

時代的發(fā)展要求原有的辦公室檔案管理工作一定要進行一下改變，傳統(tǒng)的東西要適應時代的發(fā)展才可以長久的生存，這個時代是信息的時代，是網絡的時代，網絡信息化已經逐漸的出現(xiàn)在各個領域，針對原有的辦公室檔案管理模式的一些弊端，信息網絡化的應用已經迫不及待，這樣才能使辦公室檔案工作更加完善。

一、辦公室檔案管理的弊端

進行辦公室檔案管理的目的是使檔案更加完整，更加有秩序，這樣才能使利用者更加方便的工作，而檔案管理也才能達到本身的目的。但現(xiàn)在的檔案管理卻并不那么完善，以下幾個問題在辦公室檔案管理中就很常見：

（一）淡薄的管理意識和落后的管理方式

淡薄的管理意識主要是針對我國從事辦公室檔案管理的工作人員講的，這些工作人員中的很大一部分都是來自兼職人員，專業(yè)素質低，導致工作效率以及工作水平也很低，對檔案管理工作的完善造成影響的同時，也就造成了管理方式越來越落后。時代在發(fā)展，為了辦公室檔案管理工作更好的進行，有必要在這一領域進行改革，既把現(xiàn)代網絡信息技術應用到其中。

（二）專業(yè)水平有待提高的管理人員

首先，管理人員專業(yè)水平的低下以及專業(yè)知識的缺乏使管理人員及辦公室的檔案管理越來越不能適應時代的發(fā)展，提高管理人員的素質成為了當務之急。其次，傳統(tǒng)的辦公室檔案管理模式已經無法適應這個時代的要求，信息化時代要求辦公室的檔案管理這個領域也要實現(xiàn)信息化，這就在無形中對工作人員的素質的要求也上升了一個臺階，而只有信息網絡化與具有專業(yè)素質的工作人員結合起來，才能是檔案管理的效率進一步提高，使我國的檔案管理工作更上一層樓。

（三）亟需強化網絡信息化建設在辦公室檔案管理領域的發(fā)展

首先，作為辦公室檔案管理人員，在基本要求的基礎之上還要能夠把各個時段以及各個種類的檔案進行整理，管理人員如果繼續(xù)應用傳統(tǒng)的檔案管理模式，根本無法適應辦公室檔案管理的發(fā)展。其次，目前在檔案管理工作中應用網絡信息技術只是一個開始，有很多地方還不夠完善，導致目前還存在信息化檔案與紙質的檔案并存的現(xiàn)象，這一點同樣有待于改善。再次，現(xiàn)階段的檔案管理模式不夠系統(tǒng)化，不夠專業(yè)化，許多應用網絡信息化的管理模式只是在初步的階段，并未形成規(guī)模，因此會對檔案管理工作造成諸如保存不善之類的不便。

二、加強辦公室檔案管理工作的對策建議

（一）科學化的檔案管理系統(tǒng)的建立

在現(xiàn)有的管理體系中，分別由兩個部門來進行檔案和文件的管理，這樣的管理模式在操作中存在著許多的不便，不僅難以進行文件的前期管理，而且給檔案文書后期的整理工作也帶來了許多不便。

（二）不斷提升檔案資料的收集能力

相關檔案文書資料的收集是進行檔案科學化管理的首要基礎，所以要提升檔案的管理水平與質量，就必須著眼于提升檔案資料的收集能力，其具體的提升對策表現(xiàn)為以下幾個方面：第一，對檔案按照標準進行分類，其中格式必須保證統(tǒng)一規(guī)范，分類的層次清晰明朗；第二，規(guī)定相關的收發(fā)的具體程序；第三，對已經收集到的資料進行相對應的編號，保證入庫資料的完整性。這種過程中，特別值得注意的是針對那些保存價值較大的公文、會議資料、圖表、音頻和照片應在使用完畢后，進行綜合整理歸檔，進行統(tǒng)一管理，以保證有價值資料的保存效率。

（三）加強相關工作人員的專業(yè)水平

檔案處理工作是辦公室管理的一項基本工作，要建立一個完善的檔案管理體系，只是單純的依靠制度和規(guī)定的約束是不夠的，必須不斷的加強相關工作人員的專業(yè)水平，提高工作團隊的整體素質。在現(xiàn)實工作中，存在著部分工作人員并無相關工作經驗，同時給人也未經過專業(yè)的培訓，對檔案管理的相關知識并不熟知，使得工作人員的素質與崗位的要求存在著較大的差距。所以，必須從以下幾個方面來提升工作人員的素質：第一，要保證工作人員態(tài)度上的重視，使其認識到檔案管理工作的重要性，在必要的情況下可以采取一定程度的激勵措施；第二，要不定期的舉行相關的培訓，不斷的豐富工作人員的專業(yè)知識，可以加強計算機知識的學習，將現(xiàn)代化的技術引入到檔案文書管理工作中，例如防止病毒入侵對檔案的安全性產生隱患。

三、提高辦公室檔案管理工作效率的措施

（一）建立完善的辦公室檔案管理制度

單位的領導要重視檔案管理工作的重要性，建立完善的檔案管理制度，使得檔案管理工作有序性。檔案管理與文件管理是密切相聯(lián)系的，因此在管理過程中應該將二者一起進行管理。建立單獨的管理室，將檔案按照不同的時期和不同類別進行存放，并注明標簽以便日后查找。同時，要確保存放檔案的檔案室的安全性，對一些重要文件要進行加密處理，單獨將它們存放在其他地方，在管理過程中，文件有保密級別，對于不同級別的保密文件要及時跟進保密期限，對于失去保密性的文件要做好記錄并整理。同時，完善單位的檔案管理程序，應該由兩個人進行以便互相監(jiān)督，從而促進檔案管理工作有序進行。

（二）增強檔案管理意識

由于單位對檔案管理意識淡薄，使得檔案管理工作進步較小。因此，為了提高檔案管理工作效率，必須要加強單位對檔案管理工作重要性的認識。單位應該不斷完善檔案管理制度，建立并完善檔案管理意識，強化檔案管理的崗位責任制，完善管理的規(guī)章制度，立足于檔案管理發(fā)展的現(xiàn)狀，并結合管理的目標，樹立正確的管理理念，使檔案管理工作取得較大進步。

（三）提高檔案管理人員的專業(yè)水平

辦公室檔案管理人員并須立足于社會的發(fā)展與時代的需求，不斷增強檔案管理意識，開展培訓工作，提高自身的檔案管理水平。管理人員要認識到檔案管理的重要性、復雜性，提高自身對檔案管理工作的責任意識，通過專業(yè)培訓掌握管理操作技能。

（四）強化檔案收集

檔案收集是辦公室工作中十分重要的一項工作。改進檔案管理工作就需要先強化檔案的收集工作。如對檔案要按照不同的類別進行分類、編排、整理、保管，然后對這些檔案文件進行編碼、提料、提取主題詞等工作，最后進行附件的處理，以便日后使用。運用計算機對這些檔案信息進行管理，并建立檢索體系，從而實現(xiàn)網上管理。

（五）運用網絡信息化技術進行檔案管理

將網絡信息化技術應用于辦公室檔案管理工作中，使得管理工作更加有序、快速。電子信息化技術可以將單位內部的資料進行不同類別分類并管理，同時對各類檔案資料可以進行補漏，提高了檔案管理工作效率，將單位的檔案管理工作進行及時歸類整理，使得檢索更加快捷。信息化技術的管理方式改變了紙質管理的低效率，使得辦公室檔案管理工作的編排、整理、管理更加準確性、快捷化、有序性。

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