淺議如何做好會計檔案管理工作

靳莉娜

（河南洛陽伊布妮翻譯服務(wù)有限公司）

【摘要】會計檔案是國家全部檔案重要組成部分，會計檔案管理工作也是整個檔案管理工作中一項很重要的工作。如何認識會計檔案管理工作的重要性，發(fā)現(xiàn)會計檔案管理工作中存在的問題，理清加強會計檔案管理工作的頭緒，更好地為領(lǐng)導決策提供準確地依據(jù)，有效地服務(wù)各項工作，是擺在我們財務(wù)人員面前的重大課題。

【關(guān)鍵詞】會計檔案 重要性 管理 措施

1會計檔案工作的重要性

會計檔案是指各機關(guān)，企業(yè)、事業(yè)或其他經(jīng)濟組織在經(jīng)濟管理中產(chǎn)生的會計憑證、會計賬簿和會計報表等會計核算專業(yè)材料。它完整、系統(tǒng)地記錄和反映一個單位、一個部門或一個地區(qū)的經(jīng)濟活動狀況，是經(jīng)濟活動的歷史記錄和經(jīng)濟活動的和經(jīng)濟效果的綜合反映，是單位預算和財務(wù)收支計劃的重要依據(jù)，是進行會計監(jiān)督、實現(xiàn)科學管理的重要條件，是經(jīng)濟建設(shè)中寶貴的、不可缺少的重要信息資源。

1.1會計檔案的憑證作用。賬務(wù)的原始記錄即是會計憑證。會計憑證既是記錄經(jīng)濟業(yè)務(wù)、明確經(jīng)濟責任的憑證，又是登記賬簿的憑證，同時也是記載各單位經(jīng)濟活動的最初的書面憑證。這些會計憑證在企業(yè)會計核算中最原始、最基本、使用也最多。通過會計憑證，可以作為事后查考某個會計事項的查找依據(jù)，也可以查明各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)是否符合有關(guān)的政策、制度、計劃和預算的規(guī)定，有無鋪張浪費和損害國有財產(chǎn)的行為，從而嚴肅財經(jīng)紀律，防止違法亂紀行為的發(fā)生。

1.2會計檔案的依據(jù)作用。會計檔案是會計分析和會計檢查的主要依據(jù)。無論會計分析還是會計檢查，都要以報表、帳簿、憑證等為主要依據(jù)，進行具體的分析和檢查。各單位就是要通過會計檔案的依據(jù)作用，對于反映經(jīng)濟活動和財務(wù)收支情況的各項經(jīng)濟指標進行基本的數(shù)量分析和研究，找出差距和發(fā)現(xiàn)問題，弄清責任，吸取經(jīng)驗與教訓，全面地作出結(jié)論，并提出改進工作的建議或措施。

1.3會計檔案的史料作用。了解歷史、總結(jié)工作、積累經(jīng)驗、規(guī)劃未來離不開會計檔案，這就是會計檔案的史料作用。利用會計檔案可以全面了解各項財產(chǎn)、資金增減變動情況；可以計算成本、費用、利潤、資金的保管與合理使用情況；可以分析對比歷年來各項資金的來源和運用情況，以及財務(wù)、成本、計劃的執(zhí)行情況，查明獲得成績和產(chǎn)生不足的原因，為編制計劃提供必要的數(shù)據(jù)；可以為單位編寫大事記、年鑒，開展歷史研究提供經(jīng)濟活動方面的素材和原始資料。

2會計檔案管理存在的問題

2.1對會計檔案管理工作不重視。有的單位領(lǐng)導和財務(wù)人員對財務(wù)檔案工作缺乏足夠和重視。他們認為，只要財務(wù)工作按規(guī)定、按要求做好了，財務(wù)工作就算是完成了，至于會計檔案的收集、整理既費時又費力，往往是可有可無，放任自流。這樣就出現(xiàn)了不少單位重視會計業(yè)務(wù)，輕視會計檔案管理的現(xiàn)象。具體表現(xiàn)在沒有配備專門的檔案人員管理會計檔案；沒有專門的庫房存放會計檔案；沒有按《會計檔案管理辦法》要求科學地管理會計檔案等等。另外，會計檔案管理監(jiān)管力度不夠。在單位接受的各項會計業(yè)務(wù)檢查和審計工作中，很少有將會計檔案規(guī)范化管理作為檢查重要事項的情況。在單位內(nèi)部，也很少有單位將會計檔案管理真正融入到財政財務(wù)管理工作的全過程，作為單位財政財務(wù)管理的固有環(huán)節(jié)來對待，很少建立各環(huán)節(jié)相互制約、相互促進的會計檔案監(jiān)管機制，影響了會計檔案的質(zhì)量和管理的成效，最終影響會計檔案的有效利用。

2.2會計檔案管理制度不完善。在很多單位是誰負責那項工作，誰就負責將那項工作形成的會計檔案資料裝訂、整理，并負責保管。如果出差或請假，檔案的利用就會受到影響和限制。若是調(diào)動，離開工作崗位的人對會計檔案不說明、不移交，一走了之，更有甚者，將檔案帶走或丟棄。沒有完善的會計檔案管理制度對會計檔案的移交進行規(guī)范，結(jié)果就是責任不清，管理混亂。

2.3會計檔案人員素質(zhì)有待提高。會計檔案的整理歸檔一般都由會計人員完成，會計檔案案卷質(zhì)量的高低則取決于會計人員對會計檔案規(guī)范化整理的熟練程度。但是，很多單位都沒有組織相關(guān)人員進行會計檔案管理知識培訓，財政部門和檔案管理機構(gòu)也很少進行相關(guān)業(yè)務(wù)指導，絕大多數(shù)的會計檔案歸檔和整理主要靠本單位老會計人員的言傳身教。這樣的后果：一是造成相關(guān)會計檔案管理人員和責任對象沒有規(guī)范的檔案法制意識；二是沒有規(guī)范的檔案管理辦法可供借鑒和參考，容易和檔案業(yè)務(wù)的標準脫節(jié)；三是對會計檔案管理的重要性缺乏認識，在工作中容易忽視管理細節(jié)，責任心不強。

3加強會計檔案管理的措施

3.1首先要提高人們對會計檔案管理的重視，加強管理，統(tǒng)一領(lǐng)導。《會計檔案管理辦法》規(guī)定：企業(yè)部門要重視檔案管理工作，必須妥善保管會計檔案，要便于查閱、嚴防資料的泄露。從上述規(guī)定可知，加強對檔案的管理是法律的要求，是嚴厲的法制行為。部門領(lǐng)導必須認識依法管理檔案的重要性，以法律為依據(jù)加強檔案的管理工作，使領(lǐng)導真正意識到檔案管理工作的重要性，加強會計檔案管理的監(jiān)管力度，實現(xiàn)依法管理會計檔案的目標。

3.2建立和健全會計檔案管理制度。會計檔案管理制度是保證會計檔案的真實、完整、安全與使用方便，為經(jīng)濟工作提供服務(wù)而制定的。要根據(jù)會計檔案法規(guī)和單位實際情況，建立一套完整的立卷、歸檔、、保管、借閱、銷毀制度，保證會計檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全。要貫徹執(zhí)行檔案管理制度，還安排具有一定能力和水平，且責任心強的同志負責會計檔案管理工作。

3.3加強會計檔案管理隊伍建設(shè)。加強財務(wù)檔案管理制度的執(zhí)行監(jiān)督，一方面針對教育培訓的實施情況，企業(yè)應(yīng)該要求財務(wù)負責人會同相關(guān)管理部門對參與培訓的相關(guān)管理人員進行嚴格的考核，考核通過的人員才能繼續(xù)參與崗位工作，考核不通過的應(yīng)該給予一定的處罰，并要求繼續(xù)參與學習，學習期間待崗，待考核通過以后才能再次上崗工作。另一方面，應(yīng)該在制度中明確監(jiān)督處罰的措施，定期檢查財務(wù)檔案管理有關(guān)人員的檔案管理工作，包括檔案資料收集、分類、歸檔、編目等情況，要求檔案管理人員必須嚴格按照法律的規(guī)定做好財務(wù)檔案的立卷、歸檔、保管工作，所有的查閱、復制、銷毀應(yīng)該嚴格遵守企業(yè)的財務(wù)檔案管理規(guī)定。另外，將財務(wù)檔案管理納入到績效考核當中，企業(yè)在績效考核當中，應(yīng)該將財務(wù)檔案管理作為績效考核的重要內(nèi)容，除了對相關(guān)管理人員的工作作出評價和獎懲之外，將考核的結(jié)果與管理人員的薪資待遇掛鉤，財務(wù)檔案管理工作表現(xiàn)突出的工資待遇按一定幅度上調(diào)，表現(xiàn)較差的薪資待遇按一定幅度下調(diào)，只有這樣才能讓管理人員充分重視財務(wù)檔案管理。

參考文獻：[1]侯春蘭，新形勢下會計檔案管理存在的問題及改善措施；揚州教育學院學報：2013（4）