優(yōu)化盤點程序，提高門診藥房盤點的效率和準確率

陳喜東，陳久艷

（蘇州市立醫(yī)院本部藥學部，江蘇 蘇州 215002）

我院是一所三級甲等綜合性醫(yī)院，每天的門診量約為10000人次左右。藥品種類超過1500種。藥房每月都要進行藥品盤點，傳統(tǒng)盤點模式需要將藥架上所有藥品進行人工計數(shù)，工作量大且容易出現(xiàn)差錯。2013年6月我院門診藥房引進了全自動發(fā)藥設備，通過對該設備軟件的改造，實現(xiàn)了自動盤點設備內(nèi)藥品庫存信息，通過自動發(fā)藥系統(tǒng)的管理軟件將盤點的數(shù)據(jù)傳輸給HIS系統(tǒng)，完成了設備內(nèi)的信息與HIS系統(tǒng)無縫對接，減少了藥房盤點時的工作量，降低了差錯率。 對于機器外無法實現(xiàn)自動盤點的藥品，我們也利用自動發(fā)藥系統(tǒng)的盤點功能、醫(yī)院HIS系統(tǒng)及Excel 軟件，對藥房盤點進行了程序優(yōu)化，經(jīng)過一年的運行證明，新盤點流程降低了藥房盤點工作的復雜度和工作量，提高了庫存盤點的效率和準確率。現(xiàn)報告如下。

1 盤點流程的優(yōu)化

1.1 原有盤點方式

藥房原來盤點是通過人工盤點調(diào)配藥架、二級庫藥品，記錄在盤點表上，按藥品通用名、劑量、規(guī)格將盤點的藥品實際數(shù)量手工錄入到HIS的盤點系統(tǒng)中，完成一次盤點需要34人次，耗時4.0個小時，盤點準確率94.58%，此方式工作量大、效率低、容易出現(xiàn)差錯。流程為：

1.2 使用設備后盤點方式。

全自動快速發(fā)藥設備可以自動盤點設備內(nèi)的藥品庫存信息，通過對設備軟件的改造，實現(xiàn)了將盤點數(shù)據(jù)通過設備的藥品管理軟件直接傳輸?shù)紿IS的中間表中，HIS通過讀取中間表數(shù)據(jù)實現(xiàn)自動盤點功能。設備內(nèi)信息與HIS系統(tǒng)無縫對接，減少了藥房盤點時的工作量，降低了差錯率。機器外的藥品，目前還無法實現(xiàn)自動盤點，未實現(xiàn)與HIS系統(tǒng)的無縫對接，無法避免原先的盤點方式，完成一次盤點需要26人次，耗時3.0 h，盤點準確率96.66%，工作效率及盤點正確率提高不顯著。見盤點流程圖1

1.3 優(yōu)化后的盤點方式。

通過改造，實現(xiàn)了機器內(nèi)、外藥品盤點與HIS盤點系統(tǒng)的無縫對接。大大提高盤點的工作效率和準確率。見盤點流程圖2，完成一次盤點需要20人次，耗時1.5個小時，盤點準確率99.8%，大大提高了盤點的工作效率和準確率，見表1。

表1 見盤點程序優(yōu)化前后效率、準確率對照表

（1）快速發(fā)藥設備通過激光自動盤點獲取到設備的藥品庫存，將盤點的結(jié)果存入全自動發(fā)藥系統(tǒng)庫存數(shù)據(jù)表中。

（2）智能發(fā)藥設備通過人工盤點，直接將盤點結(jié)果存入該設備的庫存數(shù)據(jù)表中，規(guī)格、包裝統(tǒng)一設定，與快速發(fā)藥設備一致。

（3）機器外藥品，人工盤點后，將盤點結(jié)果錄入到EXCEL盤點表模板中。錄入時完全按藥品位置碼順序從上往下將盤點表上實際盤存數(shù)輸入Excel盤點表模板中，盤點表模板中的規(guī)格、包裝也與快速發(fā)藥設備一致。

（4）通過全自動發(fā)藥系統(tǒng)的藥房管理系統(tǒng)，將上述所有的藥品庫存信息整合后，傳輸?shù)紿IS提供的門診藥房庫存信息的中間表中。

（5）藥房通過HIS盤點系統(tǒng)，將整合于中間表中的數(shù)據(jù)導入盤點系統(tǒng)中，通過人工再次確認的方式完成藥房藥品庫存的盤點工作。

2 用Excel軟件制定機器外藥品（二級庫、調(diào)配藥架、冷藏藥品）盤點表模板和盤點表

（1）用Excel軟件制定機器外藥品盤點表模板，盤點表模板包括藥品位置編碼[1]、藥品碼、藥品產(chǎn)地碼、藥品名稱、藥品規(guī)格、單位、藥品整包裝與拆零轉(zhuǎn)換率（應HIS盤點表里拆零口服藥都是以片為單位的），因此，對需要拆零的藥品最終都要按轉(zhuǎn)換率換算成以片為計數(shù)單位，整包裝*轉(zhuǎn)換率+拆零數(shù)。

如鹽酸氟西汀片20 mg*28/盒，即轉(zhuǎn)換率為28?，F(xiàn)有鹽酸氟西汀片整包裝5盒，拆零1 2片，總計為5*28+12=152片。

（2）根據(jù)用Excel盤點表模板提取相關字段制作了手工盤點表包括藥品編碼、藥品通用名、規(guī)格、單位、實際盤存數(shù)量。盤點時按藥架打印盤點表，按藥架上藥品的擺放將所有的藥品記入對應的盤點表中，有效防止藥品漏盤、誤盤、錯誤輸入[2]。

（3）對機器外藥品盤點表進行數(shù)據(jù)處理

盤點結(jié)果按盤點表頁碼從上而下錄入盤點模板中。

（4）盤點表模板的維護

盤點表模板的維護是本方法實行的關健，新藥領入后根據(jù)藥品庫定位后必須在盤點表模板上添加藥品位置編碼、藥品碼、藥品產(chǎn)地碼、藥品名稱、藥品規(guī)格、單位、藥品整包裝與拆零轉(zhuǎn)換率。

（5）盤點表維護

盤點表模板維護的同時，導出新的手工盤點表，在相應位置增加新藥的相關信息。

3 討 論

（1）通過優(yōu)化盤點程序，大大提高盤點的工作效率和準確率。

與以往人工盤點，直接錄入HIS盤點系統(tǒng)相比，盤點需要人員從7-8人同時錄入，減少到目前只需1～2人錄入盤點數(shù)據(jù)，原先錄入時需輸入藥品通用名、劑量、規(guī)格，稍有不慎就可能出現(xiàn)品種、數(shù)量錄入錯誤，使用Excel盤點表模板后，輸入時只要看清位置碼即可，盤點的工作效率和準確率都大幅提高。

（2）利用EXCEL軟件，制作機器外藥品的盤點表模板及盤點表，減少盤點數(shù)據(jù)輸入工作量，減少數(shù)據(jù)錄入差錯。

對于規(guī)模大、品種多、拆零多、比較復雜的機器外藥品的盤點，通過使用制作好的盤點表，藥師分工完成自己部分的盤點工作，盤點結(jié)果只需2名藥師填充到總EXCEL盤點表模板中，再通過設備【藥房管理軟件】讀取EXCEL文件中的信息錄入到設備的數(shù)據(jù)庫中，減少盤點數(shù)據(jù)輸入工作量，減少數(shù)據(jù)錄入差錯。

（3）實現(xiàn)機器內(nèi)外藥品盤點與HIS盤點系統(tǒng)的無縫對接。

使用優(yōu)化的盤點方式后，通過改造，設備內(nèi)的藥品可自動盤點，庫存信息與HIS實現(xiàn)無縫的對接。通過自動化設備的自帶軟件及藥房管理軟件，讀取 EXCEL文件中的盤點信息，錄入到設備的數(shù)據(jù)庫中，并傳輸給HIS的中間表中，HIS通過讀取此表中的數(shù)據(jù)，實現(xiàn)貨架上的藥品與HIS盤點系統(tǒng)的無縫對接。

4 結(jié) 論

優(yōu)化后的盤點流程，降低了工作的復雜度和工作量，提高了藥房庫存盤點的效率和正確性。利用全自動發(fā)藥系統(tǒng)及Excel 軟件，提高門診藥房盤點的效率和準確率值得推廣。

[1]謝群莉,戴淑萍,章靈兮.藥品庫位碼管理在病區(qū)藥房中的應用[J],天津藥,2011,23(11),259.

[2]趙電紅,楊桂琴,牛桂田.我院住院藥房計算機管理賬物不符原因分析及對策[J].中國藥房,2008,19(1):34.