基層水利檔案管理工作的實(shí)踐和思考

覃文

水利檔案是指水利系統(tǒng)各單位，在從事水利工作及相關(guān)活動(dòng)中直接形成的，對(duì)國(guó)家、社會(huì)和本單位具有保存價(jià)值的不同形式的歷史記錄，包括各種文字、圖表、聲像等。做好基層水利檔案的管理和利用，是關(guān)系到發(fā)展水利事業(yè)、搞好農(nóng)業(yè)建設(shè)的重要途徑。鑒于此，結(jié)合筆者在基層水利單位的相關(guān)工作實(shí)踐，淺談基層水利檔案管理工作中存在的一些問(wèn)題和改進(jìn)措施，以供參考。

1基層水利檔案的重要作用

農(nóng)業(yè)是我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)的基礎(chǔ)。水利是農(nóng)業(yè)的命脈，水利事業(yè)的發(fā)展，對(duì)農(nóng)業(yè)發(fā)展和農(nóng)村穩(wěn)定起著舉足輕重的作用。水利檔案工作是水利工作的重要組成部分，是維護(hù)水利工作歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。對(duì)水利檔案進(jìn)行收集、整理和管理，具有特別重要的現(xiàn)實(shí)意義。而作為最原始的第一手水利資料，基層水利檔案的利用價(jià)值則更加顯著，比如：1、歷年水利檔案可為新水利工程的設(shè)計(jì)、建設(shè)工作提供借鑒依據(jù)；在進(jìn)行項(xiàng)目成果評(píng)審、鑒定和水利工程重要階段驗(yàn)收與竣工驗(yàn)收時(shí)，要同時(shí)審查、驗(yàn)收工程檔案的內(nèi)容與質(zhì)量，作出相應(yīng)的鑒定評(píng)語(yǔ)；水利工程竣工后如何正常運(yùn)行、管理、維護(hù)以及進(jìn)行安全鑒定和除險(xiǎn)加固等，同樣需要參閱水利工程建設(shè)檔案。2、基層水利單位可根據(jù)歷年水情、雨情紀(jì)錄及水利工程運(yùn)行情況等原始檔案，完善防汛預(yù)案，以更好地開(kāi)展防汛、抗旱、搶險(xiǎn)等各項(xiàng)工作。3、上級(jí)部門(mén)需要以基層水利檔案作為參考，制定合理的工作方案，對(duì)基層單位進(jìn)行指揮和指導(dǎo)，或者在特別時(shí)期及時(shí)作出科學(xué)合理、行之有效的應(yīng)對(duì)決策。4、歷年水利檔案保管得當(dāng)，減少了再次收集的費(fèi)用開(kāi)支，而且重新收集往年資料，往往難以其保證準(zhǔn)確、詳實(shí)性。5、做好當(dāng)年檔案的資料整理工作，對(duì)于撰寫(xiě)該年度總結(jié)報(bào)告、科學(xué)制定來(lái)年工作計(jì)劃，具有現(xiàn)實(shí)的指導(dǎo)作用，等等。

綜上所述，鑒于基層水利檔案的重要利用價(jià)值，基層水利單位必須加強(qiáng)水利檔案的收集、歸檔、整理等工作，以更好地開(kāi)展防汛抗旱等各項(xiàng)工作、推進(jìn)水利工程建設(shè)和水利事業(yè)發(fā)展。

2基層水利檔案管理工作中存在的一些現(xiàn)實(shí)問(wèn)題

2.1上級(jí)主管部門(mén)的指導(dǎo)力度稍顯不足。比如：對(duì)水利檔案管理法規(guī)的宣傳力度不夠，對(duì)基層領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理人員的思想教育工作不多；開(kāi)展針對(duì)檔案管理工作人員的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)工作較少，對(duì)基層檔案管理工作的實(shí)際業(yè)務(wù)指導(dǎo)也不足，沒(méi)有全面地提高其文化素養(yǎng)和業(yè)務(wù)水平，使得一些基礎(chǔ)比較薄弱的基層單位難以開(kāi)展水利檔案工作。

2.2基層單位領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)督責(zé)任不落實(shí)。一些基層單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)水利檔案資料的重要性認(rèn)識(shí)不足，沒(méi)有將檔案管理工作納入水利工程建設(shè)與管理的過(guò)程當(dāng)中，只重視水利工程的建設(shè)、維護(hù)和單位日常管理工作，忽視了日常檔案的收集、整理和管理；有的單位雖然制定了檔案工作責(zé)任制，但大多只是掛在墻上、停在嘴上，單位領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)督檢查工作也不到位；有的領(lǐng)導(dǎo)以為檔案工作就是交來(lái)就接收、離崗就移交那么簡(jiǎn)單，降低了對(duì)檔案管理人員的工作要求。這樣無(wú)形助長(zhǎng)了檔案管理人員的惰性，也制約了工作人員的積極性，不利于把檔案工作搞好。

2.3檔案管理人員缺乏工作責(zé)任心。有些基層單位因人員不足，未設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理人員，兼職和抽調(diào)的現(xiàn)象較多，人員大多未經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，工作比較被動(dòng)和滯后。加之有的檔案管理人員不嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，不重視學(xué)習(xí)檔案知識(shí)和提高檔案管理業(yè)務(wù)水平， 不主動(dòng)收集檔案，接收資料時(shí)對(duì)資料內(nèi)容是否完整、簽章手續(xù)是否齊全等方面不進(jìn)行核實(shí)，資料移交工作也沒(méi)有按相關(guān)程序執(zhí)行到位，接收過(guò)來(lái)后不進(jìn)行科學(xué)歸類(lèi)整理、隨處堆放，保管工作不上心、管理設(shè)施疏于維護(hù)致使材料遺失、破損等等，這些因素容易造成檔案不齊全、不系統(tǒng)、不完整而難以有效利用。

2.4檔案管理工作經(jīng)費(fèi)投入不足。有的基層水利單位由于收入低缺乏足夠的檔案工作經(jīng)費(fèi)，或者因?yàn)闆](méi)有統(tǒng)籌安排下?lián)艿臋n案工作經(jīng)費(fèi)，使得應(yīng)投入的工作經(jīng)費(fèi)缺乏或者不到位，導(dǎo)致檔案管理工作難以開(kāi)展，比如：無(wú)法提供專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房、建設(shè)資金，使建檔工作困難重重；檔案保管地點(diǎn)由于不符合保管規(guī)范要求而出現(xiàn)資料發(fā)霉、蟲(chóng)蛀等現(xiàn)象，造成了檔案的缺失以致影響了其利用價(jià)值等不良后果。

3抓好基層水利檔案管理的幾點(diǎn)思考

3.1上級(jí)主管部門(mén)加強(qiáng)對(duì)基層單位的檔案工作指導(dǎo)。上級(jí)管理部門(mén)要加大力度，宣傳水利檔案的重要價(jià)值和水利檔案法規(guī)、工作要求，以提高基層單位領(lǐng)導(dǎo)的思想認(rèn)識(shí)，并指定基層水利單位領(lǐng)導(dǎo)為檔案負(fù)責(zé)人，明確其監(jiān)督責(zé)任；同時(shí)督促下屬單位根據(jù)自身實(shí)際建立、健全和不斷完善檔案管理制度，明確基層領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理人員各自的職責(zé)，形成切實(shí)可行的監(jiān)督、管理體制。上級(jí)主管部門(mén)還要加強(qiáng)對(duì)基層檔案實(shí)踐工作的指導(dǎo)力度， 積極組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，為基層檔案管理人員提供交流和溝通平臺(tái)，提高檔案管理人員的知識(shí)文化水平；并定期安排檔案專(zhuān)員深入基層單位，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)指導(dǎo)改正，還應(yīng)采取現(xiàn)場(chǎng)講解的方式實(shí)地指導(dǎo)，切實(shí)提高基層檔案管理人員的檔案管理意識(shí)和實(shí)際操作等業(yè)務(wù)管理水平。

3.2基層領(lǐng)導(dǎo)要提高對(duì)水利檔案重要性的認(rèn)識(shí)?；鶎宇I(lǐng)導(dǎo)應(yīng)深入學(xué)習(xí)宣傳、貫徹執(zhí)行《檔案法》，從思想上和行動(dòng)上提高對(duì)水利檔案的重視。一是加強(qiáng)單位內(nèi)部的檔案法規(guī)宣傳，提高檔案管理人員的思想意識(shí)；二是把檔案管理工作提上日程，切實(shí)肩負(fù)起對(duì)檔案工作的監(jiān)督責(zé)任，定期聽(tīng)取近期檔案工作的開(kāi)展情況和碰到的難題，必要時(shí)提交職工會(huì)議上進(jìn)行討論加以解決，年末還要認(rèn)真進(jìn)行檔案工作總結(jié)，指出不足之處，研究改進(jìn)措施。

3.3 增強(qiáng)基層檔案管理人員的責(zé)任心和業(yè)務(wù)能力。 檔案管理人員應(yīng)深入學(xué)習(xí)有關(guān)的水利檔案法規(guī)，從思想上提高對(duì)水利工作檔案重要性的認(rèn)識(shí)，深入執(zhí)行有關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章制度，做好檔案管理資料的收集整理等工作和管理設(shè)施的日常維護(hù)。基層水利單位可以自己開(kāi)辦培訓(xùn)班，或派員參加上級(jí)部門(mén)組織的檔案工作培訓(xùn)班，深入、系統(tǒng)地學(xué)習(xí)檔案工作常識(shí)和有關(guān)檔案方面的新方針政策、新規(guī)范要求，提高基層檔案人員的文化知識(shí)水平；而且最好能參加實(shí)踐性培訓(xùn)，深入了解什么資料是具有保存價(jià)值的，熟悉檔案歸類(lèi)、分類(lèi)、裝訂、整理等實(shí)際操作，切實(shí)提高實(shí)際操作水平。

3.4 爭(zhēng)取和統(tǒng)籌安排檔案工作所需經(jīng)費(fèi)，為維護(hù)檔案的完整、安全和科學(xué)管理創(chuàng)造條件。首先要按照檔案庫(kù)房“八防”標(biāo)準(zhǔn)的要求，完善獨(dú)立專(zhuān)用檔案庫(kù)房建設(shè)，根據(jù)國(guó)家規(guī)范要求提升檔案保管條件，購(gòu)置完備的裝訂器材、檔案柜等專(zhuān)用設(shè)施，安裝好防盜門(mén)、滅火器，備齊防蟲(chóng)劑、濕度計(jì)等設(shè)備和設(shè)施器材維護(hù)材料，力求實(shí)現(xiàn)檔案保管規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、高效化。其次，要保證培訓(xùn)經(jīng)費(fèi)投入，注意適時(shí)更新檔案管理人員的思想觀念，拓寬其知識(shí)面，不斷提高檔案管理人員的文化素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平，適應(yīng)檔案管理信息化、數(shù)字化、現(xiàn)代化的需要。