科技企業(yè)中的檔案管理問題與創(chuàng)新思考

吳芳

[摘 要]科技企業(yè)檔案管理隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，逐漸由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理向數(shù)字化檔案管理模式轉(zhuǎn)變?？萍夹推髽I(yè)主要是指以科技人員為主體的高新技術(shù)產(chǎn)品科學(xué)研究的企業(yè)，以市場(chǎng)為導(dǎo)向，自籌資金、自主經(jīng)營(yíng)性質(zhì)的企業(yè)?？萍计髽I(yè)以創(chuàng)新為使命，科技企業(yè)檔案的管理，對(duì)促進(jìn)科技企業(yè)的發(fā)展，有著更為重要的作用。

[關(guān)鍵詞]科技企業(yè)；檔案管理；互聯(lián)網(wǎng)；數(shù)字化

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.04.111

[中圖分類號(hào)]G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2017）04-0-02

0 引 言

在我國(guó)新形勢(shì)下，隨著“十三五”的到來，我國(guó)經(jīng)濟(jì)體制改革不斷深化，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也不斷發(fā)展。檔案管理為科技企業(yè)的發(fā)展提供了大量的數(shù)據(jù)，對(duì)企業(yè)的發(fā)展起著重要的推進(jìn)作用，但科技企業(yè)在檔案管理上，仍存在著不足之處急需改進(jìn)。

1 科技企業(yè)檔案管理問題

企業(yè)中的文秘工作與檔案管理有著千絲萬縷的聯(lián)系，甚至檔案管理工作，直接由文秘負(fù)責(zé)，而文秘作為企業(yè)中重要的文字材料管理人員，工作中更是離不開現(xiàn)代化的手段，尤其是科技企業(yè)的檔案管理。文秘工作與檔案管理工作間的銜接，是現(xiàn)代文秘工作中不能回避的重要一環(huán)，所以科技企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化，離不開文秘人員的努力與付出。筆者作為一名有著二十多年教育經(jīng)歷的文秘工作者，對(duì)檔案文字材料的編輯能力與收集整理能力，有著突出的優(yōu)勢(shì)，本文結(jié)合現(xiàn)代化檔案管理手段，利用自身的文字編輯與理解能力，指出科技企業(yè)檔案管理過程中存在的相關(guān)問題，并提出解決措施，以推進(jìn)檔案管理工作穩(wěn)步、高效進(jìn)行。

1.1 科技企業(yè)檔案管理不科學(xué)、不合理

科技企業(yè)傳統(tǒng)檔案管理方式既不合理，也不科學(xué)。傳統(tǒng)檔案管理工作沒有應(yīng)用先進(jìn)科學(xué)的技術(shù)設(shè)備，也就無法應(yīng)用現(xiàn)代化掃描儀和大容量的移動(dòng)硬盤進(jìn)行存儲(chǔ)，沒有應(yīng)用遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)處理技術(shù)和智能檢索技術(shù)，只是依靠人工的方式管理檔案，既不規(guī)范也容易出現(xiàn)差錯(cuò)。

1.2 科技檔案管理重點(diǎn)不明確

以往科技檔案管理的核心內(nèi)容都是技術(shù)資料。但在經(jīng)濟(jì)大潮中，我國(guó)的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)管理體制逐漸與世界接軌，所以我國(guó)目前的首要任務(wù)是提高現(xiàn)代化管理水平。因此，科技企業(yè)檔案管理工作作為文秘工作人員工作的重點(diǎn)部分，其核心內(nèi)容應(yīng)以圍繞經(jīng)濟(jì)發(fā)展為主，以經(jīng)濟(jì)建設(shè)為核心開展檔案的管理工作。所以科技企業(yè)檔案管理與文秘工作的重心，均要與企業(yè)管理體制相一致，以促進(jìn)企業(yè)發(fā)展為中心，以提高企業(yè)效率、促進(jìn)企業(yè)改善工作方法為主要目的，且應(yīng)主動(dòng)參與到企業(yè)的管理活動(dòng)中去。

1.3 傳統(tǒng)管理手段比較落后

我國(guó)傳統(tǒng)管理檔案主要使用人工方式，既浪費(fèi)了大量的人力、物力，又不能提升管理效率。傳統(tǒng)的人工手段管理檔案過程中，需要手工記錄檔案的所有登記、分類、檢索等信息，往往理順一個(gè)檔案就需要花費(fèi)很多時(shí)間，這不但浪費(fèi)了很多人力、物力，還浪費(fèi)了大量寶貴的工作時(shí)間。而現(xiàn)代檔案管理以信息化、數(shù)字化管理手段為主，隨著信息技術(shù)的發(fā)展、云計(jì)算技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用，檔案管理在企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中發(fā)揮的作用越來越大，隨著網(wǎng)絡(luò)貿(mào)易的興起，虛擬檔案的出現(xiàn)也給企業(yè)檔案管理帶來了巨大的挑戰(zhàn)。

1.4 企業(yè)涉外檔案管理形式單一

隨著改革開放與企業(yè)經(jīng)濟(jì)全球化發(fā)展的步伐不斷加快，涉外企業(yè)科技檔案的數(shù)量與結(jié)構(gòu)發(fā)生了巨大的變化，國(guó)內(nèi)企業(yè)走向國(guó)際市場(chǎng)，參與到國(guó)際市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中，我國(guó)企業(yè)傳統(tǒng)涉外檔案管理單一的形式已經(jīng)跟不上國(guó)際檔案管理發(fā)展的步伐，以往對(duì)涉外檔案的管理只是單純的保管、整理和人工記錄，手段及形式非常固定和簡(jiǎn)單。

2 科技企業(yè)檔案管理創(chuàng)新思考

科技管理的變革，首先需要提高認(rèn)識(shí)，大膽創(chuàng)新，使檔案管理工作實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，用科技手段進(jìn)行檔案的管理與使用。在信息技術(shù)不斷發(fā)展的前提下，檔案管理也充滿了現(xiàn)代化的氣息，運(yùn)用現(xiàn)代先進(jìn)技術(shù)設(shè)備，通過掃描儀、大容量移動(dòng)硬盤存儲(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)信息處理、智能檢索等技術(shù)，對(duì)檔案信息進(jìn)行科學(xué)化、規(guī)范化、系統(tǒng)化的管理，是科技檔案管理的現(xiàn)代化形式。而檔案信息的處理包括對(duì)檔案文字、數(shù)據(jù)、表格等各種信息，通過多媒體手段進(jìn)行檔案系統(tǒng)建設(shè)，體現(xiàn)了檔案管理的現(xiàn)代化。

2.1 培養(yǎng)高質(zhì)素人才，提升檔案管理水平

人才是企業(yè)發(fā)展的動(dòng)力，也是企業(yè)第一生產(chǎn)力，人才是科學(xué)的載體，所以企業(yè)間的競(jìng)爭(zhēng)，集中反映在科學(xué)技術(shù)的競(jìng)爭(zhēng)上，而科學(xué)技術(shù)的競(jìng)爭(zhēng)，實(shí)際是以人為依托，因此人才的競(jìng)爭(zhēng)對(duì)企業(yè)文秘人員提出了更高的要求。隨著電子檔案國(guó)際化的發(fā)展，涉外檔案、外文檔案、專業(yè)技術(shù)檔案的數(shù)量與內(nèi)容明顯增多，科技企業(yè)檔案的管理更需要一批綜合素質(zhì)高、綜合能力強(qiáng)、即具備外語能力又懂計(jì)算機(jī)知識(shí)還能熟悉企業(yè)檔案管理的知識(shí)復(fù)雜型人才。

因此，科技企業(yè)要加強(qiáng)教育培訓(xùn)，提高文秘人員的綜合素質(zhì)，轉(zhuǎn)變文秘人員的管理理念，解放思想，面對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)飛速發(fā)展的社會(huì)，令其要不斷學(xué)習(xí)，提高其知識(shí)能力，改變知識(shí)結(jié)構(gòu)，創(chuàng)新科技企業(yè)檔案管理的手段，增強(qiáng)法律意識(shí)，努力提高外語能力，以適應(yīng)瞬息萬變的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。提高文秘人員的檔案管理能力與綜合素質(zhì)，有效促進(jìn)檔案管理工作的進(jìn)一步完善與提高。

2.2 采用現(xiàn)代化管理手段實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)管理

科技企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化創(chuàng)新是科技企業(yè)檔案管理工作的必然趨勢(shì)，開展科技體系現(xiàn)代化管理，針對(duì)檔案管理目前的新情況、新問題，運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備，對(duì)各種類別的檔案進(jìn)行分析，根據(jù)特點(diǎn)及規(guī)律，探索電子環(huán)境下檔案的安全管理技術(shù)及分類管理技術(shù)，完善檔案類別與分級(jí)管理系統(tǒng)。對(duì)科技檔案采用多種手段，對(duì)檔案材料進(jìn)行收集、整理、鑒定、開發(fā)和利用，運(yùn)用電子信息技術(shù)，探討新的檔案管理方法，尤其在涉外檔案的管理上，要保證歸檔電子文件的完整性與安全性。

為了快速適應(yīng)新形勢(shì)的要求，科技企業(yè)要運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)，完善檔案材料的管理與裝備，而科技企業(yè)可以從軟件與硬件兩方面進(jìn)行完善。在硬件方面主要是科技企業(yè)檔案管理部門要加大人力、物力、財(cái)力的投入，完善激勵(lì)機(jī)制，提高文秘人員的工作積極性，同時(shí)加強(qiáng)檔案現(xiàn)代化建設(shè)與管理，為實(shí)現(xiàn)檔案資源共享創(chuàng)造條件。

3 結(jié) 語

科技企業(yè)檔案管理對(duì)企業(yè)的發(fā)展作用不容忽視，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展、國(guó)際經(jīng)濟(jì)的不斷變化，我國(guó)科技企業(yè)的經(jīng)濟(jì)體制也發(fā)生了較大的變化。為了促進(jìn)其適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，促進(jìn)科技企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程，充分發(fā)揮檔案資源的優(yōu)勢(shì)，對(duì)科技企業(yè)檔案管理創(chuàng)新進(jìn)行研究具有重要意義。

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