多館舍環(huán)境下的動(dòng)態(tài)典藏實(shí)現(xiàn)方式：技術(shù)與制度研究

王強(qiáng)

摘 要：自20世紀(jì)90年代以來，我國高校擴(kuò)招、擴(kuò)建以及重組合并形成多校區(qū)的局面。這給圖書館的典藏管理帶來巨大挑戰(zhàn)。介紹了“動(dòng)態(tài)典藏”的概念、意義、可行性及產(chǎn)生背景，并在此基礎(chǔ)出提出了實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)典藏的方式。實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)典藏的方式主要有優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)、做好流通數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、創(chuàng)新管理體制以及電子設(shè)備典藏功能的技術(shù)支持。

關(guān)鍵詞：圖書館；動(dòng)態(tài)典藏；典藏技術(shù)；典藏制度

中圖分類號(hào)：G250 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2017.03.009

1 “動(dòng)態(tài)典藏”概念及產(chǎn)生背景

1.1 “動(dòng)態(tài)典藏”概念

動(dòng)態(tài)典藏就是在文獻(xiàn)資源整合完畢、各校區(qū)分館館藏和讀者群相對(duì)穩(wěn)定的條件下，對(duì)仍然發(fā)生在各校區(qū)分館間跨館流通的異地流圖書實(shí)行在還書地就近上架，而不再回歸原館的典藏機(jī)制。動(dòng)態(tài)典藏制度是一種自動(dòng)平衡和自我完善的機(jī)制，打破了傳統(tǒng)的藏書管理模式，也是多校區(qū)分館合理配置館藏的有效措施。

1.2 多校區(qū)、多館舍的出現(xiàn)

自20世紀(jì)90年代以來，我國高校普遍采取了擴(kuò)招、擴(kuò)建以及合并重組等舉措，以發(fā)揮規(guī)模辦學(xué)的效益。在高校規(guī)模急劇擴(kuò)張的這種背景下，為更好地為教學(xué)科研服務(wù)，很多高校先后修建新館，實(shí)行“一館制”集中辦館，但大多數(shù)高校還是沿用了分散在不同校區(qū)的舊圖書館。以上這些因素共同促成了當(dāng)前我國高校圖書館跨校區(qū)多分館的局面。在這種大背景下，多校區(qū)、多館舍的出現(xiàn)給圖書館的館藏管理帶來巨大挑戰(zhàn)。

1.3 多館舍典藏工作困境

對(duì)于高校中多館舍的出現(xiàn)，傳統(tǒng)典藏制度很難適應(yīng)這種變化。因此，很多高校圖書館采取一些應(yīng)對(duì)措施，歸納起來主要有：①重新調(diào)整館藏布局，根據(jù)學(xué)科設(shè)置和讀者群的變化重新劃定各館藏書特色和范圍，建立專業(yè)分館；②保持原有館藏布局，加強(qiáng)文獻(xiàn)傳遞；③采用“一卡通”“通借通還”等方式跨館借閱。

雖然以上措施在一定程度上緩解了矛盾，但是，仍然存在著一些不足，歸納起來主要有：①多校區(qū)、多館藏點(diǎn)可能導(dǎo)致分書、運(yùn)書等過程工作量增加，使得圖書館的運(yùn)行成本加大；②由于增加了分揀、運(yùn)書等環(huán)節(jié)，延長了圖書的流通周期，造成圖書利用率大大降低；③如果典藏僅按各校區(qū)學(xué)科特色分配入藏，不能滿足用戶多樣性的需求；④傳統(tǒng)的文獻(xiàn)典藏崗位設(shè)置在采編部門，圖書經(jīng)初次分配到某個(gè)館藏地后，不管是否合理，很少二次調(diào)配典藏。

2 動(dòng)態(tài)典藏機(jī)制的可行性分析

2.1 學(xué)科交融性增強(qiáng)

學(xué)科交融性增強(qiáng)是動(dòng)態(tài)典藏機(jī)制的理論基石。學(xué)科交叉性與融合性日益加強(qiáng)，使得文獻(xiàn)的歸類具有多種選擇。在編目時(shí)，一種文獻(xiàn)可以同時(shí)歸屬兩種甚至兩種以上學(xué)科，也就對(duì)應(yīng)著不同學(xué)科領(lǐng)域的讀者群。各個(gè)學(xué)科專業(yè)的交叉和融合，將文獻(xiàn)資源分類的難度大大增加。從理論上講，一個(gè)絕對(duì)合理的典藏分配模式，同時(shí)能滿足所有用戶的文獻(xiàn)需求是不存在的，因而建

立一種具有自我調(diào)節(jié)和完善功能的典藏分配機(jī)制很有必要，動(dòng)態(tài)典藏模式便應(yīng)運(yùn)而生。

2.2 讀者需求變化

讀者需求變化是動(dòng)態(tài)典藏機(jī)制的發(fā)展動(dòng)力。讀者的需求是相對(duì)活動(dòng)的、變化的、主動(dòng)的，始終處于一種動(dòng)態(tài)變化的狀態(tài)，而文獻(xiàn)分配是由人按一定規(guī)章制度來操作的，是相對(duì)固定的、被動(dòng)的。產(chǎn)生跨館借閱現(xiàn)象在某種程度上說是因?yàn)榈洳厥Ш饣虿貢峙洳豢茖W(xué)，是因?yàn)榈洳氐礁鞣逐^的文獻(xiàn)與讀者的實(shí)際需求不吻合而產(chǎn)生的。雖然這種矛盾可以隨著典藏工作水平的提高有所緩和，但永遠(yuǎn)不可能完全消除。

2.3 動(dòng)態(tài)典藏不會(huì)影響讀者對(duì)圖書的借閱

動(dòng)態(tài)典藏機(jī)制是建立在目錄索引數(shù)字化基礎(chǔ)上的一種全新的典藏模式，因?yàn)橛袡C(jī)讀目錄數(shù)字化的引導(dǎo)，圖書典藏位置的變動(dòng)、調(diào)整可以隨時(shí)提供給讀者，因而不會(huì)影響讀者對(duì)更改過館藏地圖書的借閱。

3 動(dòng)態(tài)典藏意義

3.1 提高了圖書資源的利用率

實(shí)行動(dòng)態(tài)典藏后，根據(jù)讀者對(duì)圖書的利用情況來確定其館藏地，以方便讀者為目的，對(duì)跨館歸還的圖書再實(shí)行就地典藏。改善了跨館流通圖書的滯留問題，減少了圖書上架前的滯留時(shí)間，流通周期縮短，提高了圖書的利用效率。

3.2 減少了管理成本

減少了各館之間的運(yùn)書工作量，從而使圖書管理的運(yùn)行成本降低。對(duì)異地歸還的圖書可實(shí)行就地典藏，根據(jù)讀者的借閱、歸還情況重新確定圖書的館藏地。實(shí)行圖書在還書地就地典藏，減少了各館間的運(yùn)書工作量，有效降低了圖書管理的運(yùn)行成本。

3.3 為文獻(xiàn)采訪提供參考

采購是圖書典藏的基礎(chǔ)，典藏是文獻(xiàn)采購的延續(xù)。動(dòng)態(tài)典藏根據(jù)館藏圖書的利用情況進(jìn)行調(diào)整，可將圖書的流通數(shù)據(jù)分析結(jié)果定期反饋至文獻(xiàn)采訪部，為書刊采訪提供翔實(shí)、可靠的參考信息。根據(jù)讀者需求及時(shí)通報(bào)不同文獻(xiàn)的品種和復(fù)本需求，可使圖書館的文獻(xiàn)資源建設(shè)獲得一個(gè)更高的起點(diǎn)。

4 動(dòng)態(tài)典藏的實(shí)現(xiàn)方式

4.1 工作流程及制度

4.1.1 劃分典藏區(qū)域

根據(jù)讀者的需要，可按圖書利用率的高低和新舊程度來劃分不同借閱區(qū)域的布局模式，將整個(gè)館藏劃分為高流通率圖書藏書區(qū)（含新書專架），較高流通率圖書藏書區(qū)（含新書專架），低流通率、陳舊的圖書藏書區(qū)（典藏區(qū)）3個(gè)大的藏書借閱區(qū)域。3個(gè)借閱區(qū)域全部實(shí)行全架開放的借閱方式，使讀者能夠充分利用館藏資源，提高圖書的利用效率。

4.1.2 創(chuàng)新管理體制

現(xiàn)高校圖書館的讀者服務(wù)部門和文獻(xiàn)典藏部門間缺乏足夠的聯(lián)系和溝通，相互較為獨(dú)立。一方面，藏書典藏人員憑借工作經(jīng)驗(yàn)和少量讀者的反饋意見來分配圖書；另一方面，讀者服務(wù)部門在一線直接服務(wù)于讀者，能夠直接地觀察到圖書的借閱、歸還情況，卻沒有典藏權(quán)。因此，可將主要的典藏權(quán)限從采編部門劃到讀者服務(wù)部門，并設(shè)立典藏調(diào)配崗，通過觀察圖書的流通情況來進(jìn)行藏書的二次調(diào)配，使每一本圖書都能被讀者充分利用。

4.1.3 做好流通數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)

圖書的流通數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)通常有以下3種方法：①利用圖書館自動(dòng)化管理系統(tǒng)統(tǒng)計(jì)出館藏文獻(xiàn)的借閱、歸還情況數(shù)據(jù)，跨館流通圖書的流通數(shù)據(jù)等。②采用對(duì)外借圖書加蓋歸還日期章的方法。圖書被借閱的次數(shù)越多，加蓋的日期章就會(huì)越多，圖書典藏人員可以通過日期章的多少來判斷圖書的利用情況，并根據(jù)利用率的高低對(duì)圖書進(jìn)行調(diào)配。③做好整架記錄。記錄統(tǒng)計(jì)出每天整架時(shí)書架的亂架情況，亂架越嚴(yán)重的圖書就是讀者越感興趣的圖書，利用率較高；反之，無人問津書架上的圖書就是藏書利用率低的圖書，適合長期外借調(diào)配到低流通率圖書藏書區(qū)。

4.1.4 運(yùn)作方法

本文的動(dòng)態(tài)典藏包含兩大部分：①某館舍內(nèi)部圖書的動(dòng)態(tài)典藏。在某一特定館舍內(nèi)部，會(huì)劃分高、較高、低流通率藏書區(qū)，根據(jù)讀者的需求及圖書的利用率，圖書在不同利用率藏書區(qū)內(nèi)動(dòng)態(tài)流動(dòng)。②跨館流通圖書的動(dòng)態(tài)典藏。對(duì)于發(fā)生在各分館間跨館流通的圖書實(shí)行在還書地就近上架，而不再回歸原館的典藏制度。

4.1.4.1 某一館舍內(nèi)部的動(dòng)態(tài)典藏

圖1為館內(nèi)不同藏書區(qū)的動(dòng)態(tài)典藏路線。

在原有館藏的基礎(chǔ)上，根據(jù)各校區(qū)分館對(duì)應(yīng)的學(xué)科專業(yè)設(shè)置、讀者需求等因素進(jìn)行初次分配。將新書分配入藏到借閱區(qū)的思路是：先放入新書架供讀者就地閱覽或短期外借，經(jīng)過一個(gè)月的觀察（具體時(shí)間因館而異），經(jīng)讀者借閱過的新書都不再放回新書架，直接二次分配典藏到高流通率藏書區(qū)域供讀者借閱，而未被讀者借閱仍留在新書專架上的圖書，就是利用率相對(duì)較低的圖書，將這部分圖書調(diào)配到流通率較高的藏書區(qū)供讀者借閱。這樣，新書專架就起到了根據(jù)新書利用率來分流圖書的作用。根據(jù)同樣的原則，在較高流通率藏書區(qū)內(nèi)也設(shè)置新書架，除了放置直接典藏來的高復(fù)本的新書之外，還可放置從高流通率藏書區(qū)調(diào)配來的短期外借限制下利用率不高的書籍供讀者借閱。經(jīng)過一定時(shí)期的流通以后，根據(jù)借閱統(tǒng)計(jì)的結(jié)果，將利用率低的圖書調(diào)配至低流通率藏書區(qū)。反之，如果在較高流通率藏書區(qū)及低流通率藏書區(qū)發(fā)現(xiàn)其流通率高于本身所在典藏區(qū)的圖書，可以將它們調(diào)配到圖書利用率更高的藏書區(qū)。這樣，根據(jù)圖書利用率的變化，圖書可以順向流動(dòng)，也可逆向流動(dòng)，形成良性的動(dòng)態(tài)循環(huán)，真正實(shí)現(xiàn)對(duì)藏書的動(dòng)態(tài)調(diào)配管理。在所有藏書區(qū)內(nèi)，只要發(fā)現(xiàn)從未借閱過或很少借閱過的圖書，即認(rèn)定為不符合讀者現(xiàn)在的借閱需要，可將這部分圖書典藏到低流通率藏書區(qū)，供讀者長期借閱。

4.1.4.2 跨館流通圖書的動(dòng)態(tài)典藏

在多分館環(huán)境下，當(dāng)文獻(xiàn)資源到達(dá)典藏部門后，典藏人員需要依據(jù)各校區(qū)學(xué)科專業(yè)設(shè)置進(jìn)行初次典藏。當(dāng)某一圖書在有復(fù)本保障的情況下，可將復(fù)本典藏到其他分館，以便滿足各分館讀者之需。初次分配后，有些文獻(xiàn)資源通過跨館借閱在各分館間跨館流通，典藏人員應(yīng)及時(shí)對(duì)這些異地流動(dòng)圖書的流通數(shù)據(jù)進(jìn)行詳細(xì)、科學(xué)的分析和判斷。如果跨館借閱、歸還只是個(gè)別現(xiàn)象，則將圖書運(yùn)回原館；如果反復(fù)出現(xiàn)群體性借閱，并且多于原館的借閱次數(shù)，則就近上架；如果跨館借閱次數(shù)和原館借閱次數(shù)都很高，則需要考慮增加復(fù)本或縮短借閱周期或提供電子版圖書供網(wǎng)上閱讀，同時(shí)將信息反饋給典藏人員和采編人員，作為今后采購圖書和典藏工作的參考依據(jù)。對(duì)于公共圖書資源的典藏調(diào)整，如果是跨館利用率高的圖書建，議就近上架。這樣做能縮短上架時(shí)間，提高借閱率。一般來講，專業(yè)較強(qiáng)的圖書流通情況則相對(duì)較穩(wěn)定，因?yàn)樗且愿餍^(qū)學(xué)科專業(yè)設(shè)置為主來進(jìn)行館藏布局的。各校區(qū)的學(xué)科專業(yè)是文獻(xiàn)資源規(guī)劃、采購和初次典藏分配首先考慮的因素。如果出現(xiàn)專業(yè)學(xué)科圖書跨館借閱率較高的情況，則說明該類專業(yè)學(xué)科圖書具有交叉性，建議對(duì)復(fù)本在各館進(jìn)行靈活調(diào)配。

圖2為跨館流通圖書的動(dòng)態(tài)典藏。

4.2 技術(shù)支持

4.2.1 總體目標(biāo)要求

要隨之動(dòng)態(tài)地掌握館藏圖書流通的實(shí)際情況，要提供能夠在圖書館內(nèi)任何區(qū)域?qū)D書進(jìn)行可移動(dòng)式的、實(shí)時(shí)操作的典藏管理手段，要實(shí)現(xiàn)典藏地址數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)更新。要使圖書調(diào)撥、清查、剔舊、定位等階段性工作與日常性架位維護(hù)整理工作相融合。為避免重復(fù)性勞動(dòng)，要將盤點(diǎn)、調(diào)撥、定位和典藏功能集成于一體化，實(shí)現(xiàn)盤點(diǎn)、調(diào)撥和定位即完成典藏工作，

在典藏的同時(shí)也可完成定位、盤點(diǎn)和調(diào)撥工作。對(duì)典藏?cái)?shù)據(jù)和流通數(shù)據(jù)可按操作時(shí)間段、調(diào)撥地、典藏狀態(tài)、盤點(diǎn)狀態(tài)、外借狀態(tài)、文獻(xiàn)類型等分類排序、分組匯總等功能，以便全面反映館藏總體情況。同時(shí)要配備可以掃描條碼、二維碼，讀取RFID磁條功能的智能硬件設(shè)備以及相應(yīng)配套的開發(fā)軟件。

4.2.2 PC（電腦）典藏管理功能

電腦的核心功能是實(shí)現(xiàn)初次典藏和典藏?cái)?shù)據(jù)的明細(xì)查詢、匯總查詢以及典藏前的數(shù)據(jù)驗(yàn)收、編目等預(yù)處理。明細(xì)查詢可以看到每冊(cè)書的典藏信息與書目信息，匯總查詢可按館藏地址、書庫類型、外借狀態(tài)、圖書利用率高低和清點(diǎn)狀態(tài)匯總，可按利用率高低排序并統(tǒng)計(jì)不同利用率范圍圖書的冊(cè)數(shù)。明細(xì)數(shù)據(jù)與匯總數(shù)據(jù)均可以導(dǎo)出為XML格式文檔，以便反饋給相關(guān)部門作為信息參考或是作進(jìn)一步的數(shù)據(jù)保存、整理分析。

4.2.3 智能 PDA 典藏管理功能

典藏工作人員需要一種小巧的可手執(zhí)操作的終端。該設(shè)備要具有典藏、調(diào)撥、盤點(diǎn)、定位、剔舊等功能，可以在館內(nèi)隨時(shí)隨地處理典藏管理工作。在沒有網(wǎng)絡(luò)的環(huán)境中也要能完成典藏工作，通過PDA實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)采集，在有網(wǎng)絡(luò)的情況下，可進(jìn)行集中式、批量處理上傳，要及時(shí)上傳更新數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)機(jī)讀目錄網(wǎng)絡(luò)上圖書的典藏地與圖書的實(shí)際典藏地一致。智能PDA要具有掃描RFID電子標(biāo)簽、條形碼和二維碼功能，工作人員可以根據(jù)工作實(shí)際需要選擇使用，并可將變更采集的數(shù)據(jù)導(dǎo)出。

4.2.4 金盤自動(dòng)化系統(tǒng)中典藏功能

金盤自動(dòng)化系統(tǒng)可用于集中典藏圖書，把圖書分配到相應(yīng)的典藏庫。金盤系統(tǒng)可記錄每冊(cè)圖書的典藏及其書目信息，對(duì)圖書的驗(yàn)收、編目、入藏、流通、丟失、剔舊等信息都應(yīng)有相應(yīng)的詳細(xì)記錄。

5 結(jié)束語

動(dòng)態(tài)典藏機(jī)制對(duì)多校區(qū)多分館文獻(xiàn)資源典藏具有很好的參考價(jià)值，但由于其過程的復(fù)雜性、多樣性，在具體實(shí)施中不可照搬照抄，需要根據(jù)具體情況而定。動(dòng)態(tài)典藏管理機(jī)制在圖書館的運(yùn)用和研究，需要我們?cè)趫D書館工作實(shí)踐中不斷地加以總結(jié)和改進(jìn)。館藏資源動(dòng)態(tài)管理經(jīng)歷順暢、動(dòng)蕩、穩(wěn)定、適應(yīng)和平衡等過程。這些都是正常的。需要通過不斷的調(diào)整、完善管理機(jī)制來保證館藏形成動(dòng)態(tài)的良性循環(huán)，最大限度地滿足讀者的需求，提高館藏利用率。

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〔編輯：劉曉芳〕