IT企業(yè)人力外包管理探討

摘 要：文章將IT外包普遍采用的服務(wù)分包和項(xiàng)目分包兩種外包形式進(jìn)行比較，得出服務(wù)分包的優(yōu)勢。并且，進(jìn)一步給出了一個完整的服務(wù)分包管理流程，從計劃、采購、結(jié)算、反饋幾個環(huán)節(jié)體現(xiàn)閉環(huán)管理。

關(guān)鍵詞：IT外包；服務(wù)分包；項(xiàng)目分包

1 概述

近年來，計算機(jī)技術(shù)飛速發(fā)展，IT企業(yè)間的競爭也越來越激烈。為了節(jié)約成本，在IT行業(yè)中普遍采用外包的方式組織生產(chǎn)。IT外包一般分為服務(wù)分包和項(xiàng)目分包兩種形式。

2 服務(wù)分包和項(xiàng)目分包的區(qū)別

服務(wù)分包是指項(xiàng)目承包商（總包人）在實(shí)施項(xiàng)目時吸納具有相應(yīng)資質(zhì)的服務(wù)分包商參與開發(fā)、實(shí)施等，共同完成業(yè)務(wù)系統(tǒng)建設(shè)的活動。

項(xiàng)目分包是指項(xiàng)目承包商（總包人）將其所承包項(xiàng)目中的非主體業(yè)務(wù)通過書面合同形式并經(jīng)業(yè)主同意，發(fā)包給其他具有相應(yīng)資質(zhì)的項(xiàng)目分包商完成的活動。

其中，服務(wù)分包具有及時性、定期性，按人、級、量和價結(jié)算的特點(diǎn)。為保證項(xiàng)目按期高質(zhì)量完成，服務(wù)分包更傾向于對“人”的管控，且不需要業(yè)主方的同意，法律也未禁止服務(wù)分包。服務(wù)分包和項(xiàng)目分包的對比見表1。

3 服務(wù)分包流程

鑒于以上服務(wù)分包與項(xiàng)目分包的區(qū)別，以及服務(wù)分包的優(yōu)勢，通過實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，以及IT審計、IT治理的要求，總結(jié)出了服務(wù)分包工作流程。如圖1所示。

服務(wù)分包工作流程劃分為四個階段十三個環(huán)節(jié)。

3.1 計劃階段

（1）制定服務(wù)分包計劃。a.年度計劃。需求部門根據(jù)年度項(xiàng)目清單，逐一分析用人需求，提出部門年度服務(wù)分包計劃。分季度列出預(yù)計需求人數(shù)、預(yù)計簽訂合同額、預(yù)計利潤等。人力資源部根據(jù)經(jīng)營指標(biāo)和人力資源配比，審核部門年度服務(wù)分包需求。并匯總形成公司年度服務(wù)分包需求計劃（按季度滾動修訂）。b.月度計劃。每月初5日前，需求部門提出部門月度服務(wù)分包計劃。包括項(xiàng)目信息、人員級別、數(shù)量、時間等信息。項(xiàng)目管理部根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)度、預(yù)算等情況審核月度服務(wù)分包計劃。人力資源部匯總形成公司月度服務(wù)分包計劃。

3.2 采購階段

（2）簽訂框架協(xié)議。根據(jù)框架招標(biāo)結(jié)果，物資部與中選供應(yīng)商簽訂服務(wù)分包框架協(xié)議。并且為供應(yīng)商開通信息管理平臺賬號。

（3）人員準(zhǔn)入。a.提出需求。需求部門提出《服務(wù)分包申請》。包括項(xiàng)目信息、預(yù)計收入、預(yù)計用人計劃、已用人員數(shù)量、人員需求數(shù)量、資格要求、需求原因、工作內(nèi)容、配置方式（新增、調(diào)配）等。b.審核需求。人力資源部根據(jù)月度服務(wù)分包計劃審核《服務(wù)分包申請》。計劃外服務(wù)分包申請先由項(xiàng)目管理部審核，再由人力資源部匯總，并將月度服務(wù)分包計劃準(zhǔn)確率納入需求部門績效考核。c.發(fā)布需求。根據(jù)審批通過的《服務(wù)分包申請表》，物資部在信息管理平臺上公開發(fā)布服務(wù)分包需求信息，供應(yīng)商可以憑賬號密碼登錄系統(tǒng)后查看。d.收集簡歷。人力資源部收集供應(yīng)商推薦的簡歷，并進(jìn)行初步篩選。e.組織面試。人力資源部對于篩選通過的簡歷，組織外包人員面試。f.初審評價。人力資源部先對外包人員進(jìn)行初審評價。g.技術(shù)評價。需求部門對外包人員做技術(shù)評價。h.復(fù)審評價。對于高級別的外包人員，人力資源部會同項(xiàng)目管理部組織相關(guān)專家進(jìn)行復(fù)評。

（4）核定級別。人力資源部根據(jù)外包人員初評、技評、復(fù)評結(jié)果，最終確定其級別。

（5）確定價格。對于每個外包人員，根據(jù)其定級結(jié)果，物資部與供應(yīng)商再次進(jìn)行談判，針對此人員實(shí)際的技術(shù)能力、工作經(jīng)驗(yàn)等，在不高于框架招標(biāo)結(jié)果中相應(yīng)級別的人員單價的原則下，通過談判確定此人員的最終單價。在價格談判過程中，對于優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商或者響應(yīng)及時率高的供應(yīng)商予以適當(dāng)照顧。最終確定的單價經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，物資部與供應(yīng)商簽訂《服務(wù)分包確認(rèn)書》，雙方簽字蓋章。

3.3 結(jié)算階段

（6）核定工作量。外包人員每天在VP系統(tǒng)中報工（包括工作內(nèi)容和工作地點(diǎn)），項(xiàng)目經(jīng)理審批。同時，人力資源部統(tǒng)計外包人員考勤，包括請假、加班等信息。每月項(xiàng)目管理部從VP系統(tǒng)中導(dǎo)出外包人員報工工時及所在項(xiàng)目信息，然后根據(jù)人資部提供的請假、加班信息對工時進(jìn)行調(diào)整，確定外包人員工作量。

（7）結(jié)算人工費(fèi)。物資部根據(jù)每個外包人員的工時、單價計算出人工費(fèi)，按供應(yīng)商口徑編制《服務(wù)分包月度人工費(fèi)結(jié)算單》，按項(xiàng)目口徑編制《服務(wù)分包月度人工費(fèi)項(xiàng)目成本分?jǐn)偙怼贰?/p>

（8）結(jié)算差旅費(fèi)。根據(jù)項(xiàng)目需要，外包人員提出出差申請，項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目管理部分別審批。財務(wù)資產(chǎn)部審核外包人員出差的往返交通票據(jù)，并計算出差天數(shù)，按出差地區(qū)標(biāo)準(zhǔn)計算差旅補(bǔ)貼。物資部匯總外包人員交通費(fèi)和差旅補(bǔ)貼信息，按供應(yīng)商口徑編制《服務(wù)分包人員月度差旅費(fèi)結(jié)算單》，按項(xiàng)目口徑編制《服務(wù)分包人員月度差旅費(fèi)項(xiàng)目成本分?jǐn)偙怼贰?/p>

（9）簽訂結(jié)算單?！斗?wù)分包月度人工費(fèi)結(jié)算單》《服務(wù)分包月度差旅費(fèi)結(jié)算單》經(jīng)財務(wù)資產(chǎn)部審核后，由物資部分別與各供應(yīng)商進(jìn)行量、價、人的確認(rèn)，并雙方簽字蓋章。

（10）支付勞務(wù)費(fèi)用。物資部向供應(yīng)商收取發(fā)票。財務(wù)資產(chǎn)部收到發(fā)票后，按資金計劃付款，并將《服務(wù)分包月度人工費(fèi)結(jié)算單》《服務(wù)分包月度差旅費(fèi)結(jié)算單》附在財務(wù)憑證后歸檔。

3.4 反饋階段

（11）預(yù)警項(xiàng)目成本。財務(wù)資產(chǎn)部每月按部門核算每個項(xiàng)目的月度成本，編制《財務(wù)統(tǒng)計月報表》，并通知項(xiàng)目管理部、需求部門。項(xiàng)目管理部根據(jù)月度項(xiàng)目成本，監(jiān)控項(xiàng)目預(yù)算，做預(yù)警提醒。需求部門根據(jù)已發(fā)生的項(xiàng)目成本，及時向人力資源部提請調(diào)增或調(diào)減外包人員，并按季度對部門年度服務(wù)分包計劃提出修訂。人力資源部按季度修訂公司年度服務(wù)分包計劃。

（12）考核外包人員。需求部門反饋外包人員工作情況，向人力資源部提請調(diào)高或調(diào)低外包人員級別。人力資源部對于使用超過一年的外包人員，一般在每年年初，根據(jù)用人部門的反饋意見對其重新發(fā)起定級、定價流程。

（13）考核供應(yīng)商。需求部門反饋供應(yīng)商配合情況，外包人員工作情況。人力資源部反饋供應(yīng)商對服務(wù)分包需求的響應(yīng)及時率、響應(yīng)質(zhì)量。項(xiàng)目管理部反饋工時準(zhǔn)確情況。物資部收集各部門的反饋信息，對供應(yīng)商進(jìn)行考核，編制《供應(yīng)商季度考核報告》。

4 結(jié)束語

通過以上流程開工服務(wù)分包工作可以有效加強(qiáng)IT企業(yè)服務(wù)分包管理，規(guī)范服務(wù)分包流程，強(qiáng)化過程管控，規(guī)避審計風(fēng)險，實(shí)現(xiàn)服務(wù)分包工作的規(guī)范化、流程化、標(biāo)準(zhǔn)化，提高服務(wù)分包工作效率，提高管理精益化水平。

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