隨著全球經(jīng)濟一體化的加速,國際間的國際業(yè)務(wù)關(guān)系不斷深入。商務(wù)英語在跨國企業(yè)和國際經(jīng)濟活動中的作用也越來越突出。在國際貿(mào)易市場中,商務(wù)英語信被作為公司與外部世界之間的主要溝通形式之一。它在公司開展業(yè)務(wù)活動中發(fā)揮著重要作用,并且在國際商務(wù)活動中越來越頻繁地使用。商務(wù)英語信以相對正式的風(fēng)格寫成,貫穿整個外貿(mào)活動。
商務(wù)英語信是商務(wù)信息的載體,以正式風(fēng)格寫成,廣泛應(yīng)用于國際業(yè)務(wù),是進行外貿(mào),國際業(yè)務(wù)的工具。適當(dāng)?shù)纳虅?wù)英語信件不僅可以促進交易,而且還可以改變或加強合作并維持雙方的貿(mào)易關(guān)系。在理解不同國家不同文化和習(xí)俗的前提下,巧妙運用合作原則和禮貌原則,可以避免國際商務(wù)活動中不必要的損失。因此,了解和掌握寫商務(wù)英語信函的方法和技能對交易者非常重要。
一、商務(wù)英語簡介
隨著市場經(jīng)濟的趨勢和全球化的深入,中國的對外貿(mào)易和經(jīng)濟合作越來越頻繁,商務(wù)英語的使用也在不斷增長。商務(wù)英語是一種在商業(yè)環(huán)境中使用的英語,它是用于特定目的的英語。一方面,商務(wù)英語有一個明確的目的,它適用于一些特定領(lǐng)域。另一方面,它具有特殊的內(nèi)容,并且涉及與特定領(lǐng)域相關(guān)的專門內(nèi)容。商務(wù)英語的內(nèi)容具有強烈的針對性,它的目的是具體的事情,細節(jié),節(jié)目和場合,它只涉及一些相關(guān)人員。林天虎認為商務(wù)英語的理論背景至少應(yīng)包括應(yīng)用語言社會語言學(xué),語用學(xué),人力資源管理,跨文化交際和英語教學(xué)方法的理論(林天虎,2004)。商務(wù)英語的內(nèi)容涉及外貿(mào)業(yè)務(wù)的所有方面,如商務(wù)關(guān)系建立,查詢,提供,接受,付款,裝運,保險,投訴,索賠,售后服務(wù),代理等。孫正偉認為,商務(wù)英語不僅取決于基本的英語語法,結(jié)構(gòu)和詞匯,而且在一個獨特的語言現(xiàn)象本身和特征內(nèi)容(孫正偉,2010)。秦莫還指出,商務(wù)英語是一個綜合應(yīng)用研究,它是基于語言學(xué)理論,吸收了其他科學(xué)研究的精華。
二、商務(wù)英語信函簡介
商務(wù)英語信函采用英語作為語言,以寫作為表達手段,并將商業(yè)活動作為書寫內(nèi)容。商務(wù)英語信函的目的是實現(xiàn)商業(yè)活動的目標(biāo),它是國際商務(wù)活動過程的重要組成部分。商務(wù)英語信函是商業(yè)信息的載體,與公司的經(jīng)濟效益有關(guān)。李爽說:“廣義來說,商務(wù)信函的功能可以說是:1.要求或傳達信息;2.作出或接受要約;3.處理談判事項此外,除了提醒接收人發(fā)送人的存在之外沒有其他目的“,體面商務(wù)英語信函可以促進交易和擴大對外貿(mào)易,同時可以改變和加強雙邊貿(mào)易關(guān)系,促進進一步合作和交流。徐南指出:“大多數(shù)商業(yè)信函有七個標(biāo)準(zhǔn)部分,分別是信頭,參考和日期,內(nèi)部地址,稱呼,正文,免費關(guān)閉和簽名;在適當(dāng)?shù)臅r候,可以包括以下任何可選部分:注意線,主題行,文件或帳號,封套,副本符號,郵寄符號后記。
根據(jù)不同學(xué)者的研究,商務(wù)英語信函的分類可以從許多不同的角度進行研究。
在這里,作者將說明一些分類角度如下:
(1)根據(jù)信的內(nèi)容進行分類。以下是最常用的:請求信,回信請求,索賠和調(diào)整信,信用和收款信,銷售信,雇傭信和社會商務(wù)信件等。
(2)也根據(jù)給出的信息的性質(zhì)進行分類。斯圖爾特在對讀者需求的影響方面總結(jié)了四種不同的信息:好消息,中性新聞,壞消息和說服信。因此,通常有三大類商務(wù)信函,即常規(guī)信函(載有好消息和中立新聞,如要求,答復(fù)和獲得好意信件的信件);負面新聞信(帶有壞消息的信件,如拒絕,投訴信)和說服性的信件(帶有說服性意圖的信件,如說服和銷售信件)。
(3)根據(jù)業(yè)務(wù)流程中的各種功能分類。商務(wù)信件通常用于商業(yè)活動的每個方面。有“商業(yè)關(guān)系基礎(chǔ)信件”,商業(yè)查詢信件,報價單,談判信,訂購信,確認訂單,付款信,發(fā)貨和保險信,確認收貨信,索賠信和調(diào)整字母等
(4)根據(jù)業(yè)務(wù)目標(biāo)分類。李傳武將商業(yè)信函分為七類:“建立業(yè)務(wù)關(guān)系的信件,信件和報價信,訂單信,投訴信,求償信和申請函。
在國際貿(mào)易中,公司需要找到多樣化的貨物供應(yīng),并在不同地方開放市場,有必要與其他企業(yè)建立貿(mào)易關(guān)系。他們?nèi)绾谓㈥P(guān)系?關(guān)系可以通過廣告,展覽會,訪問,推薦來實現(xiàn)。此外,企業(yè)可以使用商務(wù)英語信函直接建立貿(mào)易關(guān)系。然而,在現(xiàn)實世界中,不同的企業(yè)在不同的地方,不同的省份,甚至在不同的國家。通過使用商務(wù)英語信函建立貿(mào)易關(guān)系可能是最方便和最具成本效益的。這是企業(yè)開展業(yè)務(wù)的第一步;也是,這是非常重要的一步。
三、商務(wù)英語信函的文體特征
我們經(jīng)常在學(xué)習(xí)商務(wù)英語的過程中對一些模糊的詞語感到困惑,有時因為一些詞語在商務(wù)英語中有其特殊的含義,有時是因為我們?nèi)狈ι虅?wù)英語的背景知識。然而,在日常生活和商務(wù)英語中,有些詞語可能意義不同禮貌是商務(wù)英語信函的重要特征。友好的語氣和文字在促進雙方貿(mào)易之間的情感交流和實現(xiàn)信件達成的目標(biāo)方面發(fā)揮了重要作用。粗魯和鈍的表達對于建立貿(mào)易關(guān)系和保持長期合作極為不利,作家應(yīng)努力在寫作過程中避免它。此外親密和適當(dāng)?shù)恼Z調(diào)可以使讀者感覺溫暖,然后產(chǎn)生興趣閱讀信。即使寫索賠信和信件拖欠,最好使用委婉語調(diào)來表示禮貌。因此,在寫商業(yè)信件時,我們應(yīng)該學(xué)會使用委婉語調(diào)來表示他人的失敗。也為迅速答復(fù)信是一種禮貌,讓客戶等待答復(fù)是粗魯?shù)?。禮貌可以帶來友誼,相互信任和互助。此外,禮貌使讀者在閱讀信件后感覺良好。
當(dāng)你確定你想在信中表達什么時,你應(yīng)該使用最簡單的語句來描述它們,并盡量避免使用一些具有不同意義或不確定意義的術(shù)語。同時,你必須注意句子的結(jié)構(gòu)安排,使用一些必要的連詞或短語使句子連貫,句子模式應(yīng)該簡單直接。商務(wù)信函強調(diào)簡潔清晰。
在正常情況下,一個段落專注于一個主題。在實際工作中,通常會看到模糊的說法會導(dǎo)致經(jīng)濟爭端,示例如下:
1.我們每月補充我們的股票。
2.我們補充我們的股票半月。
例句1和2中的句子似乎彼此非常相似,唯一的區(qū)別是最后一個字。半月的意義是每月兩次,而雙月度有兩個含義,一個是每月兩次,另一個意思是每兩個月一次。形成這兩個詞的定義,如果我們把這個詞“雙月刊”放在這里可能會導(dǎo)致讀者誤解,他們會對作者的真實含義感到困惑。并且示例2的表達式違反了清晰度原則的要求。
總而言之,商務(wù)英語信是一種商務(wù)文本,在我們的日常生活中是常見的。商務(wù)英語寫字的表達方法是語言,商務(wù)英語寫作的反映對象是日常商業(yè)活動,商務(wù)英語寫作的交換向量是字母的形式,商務(wù)英語寫字的目的是社會實踐活動加快業(yè)務(wù)發(fā)展。在日益激烈的商業(yè)競爭中,一切都取決于信息交流。近年來,隨著電子商務(wù)服務(wù)的快速增長和技術(shù)的不斷發(fā)展,越來越多的人注意到商務(wù)英語字母的溝通??傊?,如果商業(yè)人士想要寫好商務(wù)英語信函,除了有良好的英語基礎(chǔ),他們應(yīng)該掌握固定的風(fēng)格和實用寫作的格式。
作者簡介:宋丹(1993.02-),女,漢族,四川省宣漢縣,大學(xué)本科,成都理工大學(xué)外國語學(xué)院。研究方向:英語文化。