經(jīng)濟(jì)管理類實(shí)驗(yàn)室系統(tǒng)維護(hù)與管理

張有宏

經(jīng)濟(jì)與管理實(shí)驗(yàn)室系統(tǒng)是一個多方位多元素多活動的場所，其資源配置和功能定位因?qū)嶒?yàn)室地域和規(guī)劃差異而各有不同，主要以滿足日常教學(xué)訓(xùn)練需求而定?，F(xiàn)階段系統(tǒng)軟件維護(hù)量相對較少，而作為加工處理會計數(shù)據(jù)的核心信息系統(tǒng)，會計應(yīng)用類軟件則顯著不同，對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行定期維護(hù)與安全管理是會計電算化系統(tǒng)維護(hù)的最為關(guān)鍵和重要的任務(wù)之一。本文結(jié)合實(shí)驗(yàn)室系統(tǒng)日常維護(hù)和管理經(jīng)驗(yàn)，重點(diǎn)探討經(jīng)濟(jì)管理類實(shí)驗(yàn)室系統(tǒng)維護(hù)與管理的策略、方法和有益經(jīng)驗(yàn)，以期為相關(guān)實(shí)驗(yàn)室建設(shè)和維護(hù)提供參考。

一、會計電算化系統(tǒng)特點(diǎn)

1.系統(tǒng)數(shù)據(jù)處理方式集中化和自動化。由于時代的發(fā)展和核算工具的進(jìn)步，會計信息處理方式也相應(yīng)產(chǎn)生了變化，會計電算化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理工具由傳統(tǒng)手工計算過渡至大范圍使用電子計算機(jī)開展。在會計電算化系統(tǒng)中大量會計數(shù)據(jù)統(tǒng)一由電子計算機(jī)集中化、自動化地進(jìn)行處理。通常情況下，系統(tǒng)規(guī)模越大，復(fù)雜性越高，數(shù)據(jù)處理就越集中，在數(shù)據(jù)處理過程中除必要的數(shù)據(jù)輸入和操作控制外，數(shù)據(jù)處理在程序統(tǒng)一調(diào)配下由計算機(jī)自動完成。

2.會計數(shù)據(jù)電子化。當(dāng)前會計數(shù)據(jù)主要儲存在硬盤或軟盤等多種形式磁性介質(zhì)中，這些數(shù)據(jù)文件代替了手工系統(tǒng)中的憑證、賬簿、報表及日記賬其他會計數(shù)據(jù)信息資料。會計數(shù)據(jù)查詢必須通過顯示程序，將數(shù)據(jù)顯示在計算機(jī)屏幕或通過打印程序產(chǎn)生紙質(zhì)文件才可以完成。因此，會計信息系統(tǒng)資料的有效存儲、安全保管和維護(hù)具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

3.數(shù)據(jù)處理流程簡潔化。電算化會計系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理流程與手工系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理流程從基本思路構(gòu)架角度看具有相通之處，但具體處理環(huán)節(jié)和內(nèi)容又各有特色。在電算化會計系統(tǒng)中，日常會計數(shù)據(jù)的處理表現(xiàn)為對人工采集進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化處理，根據(jù)使用者需求，自動輸出特定會計專業(yè)信息。除手工輸入憑證過程外，數(shù)據(jù)的計算、處理過程發(fā)生錯誤是不存在的。因此，在電算化會計系統(tǒng)中基本上采用復(fù)式記賬方式，其他模塊采用自動處理，統(tǒng)一記錄于分類賬中集中處理。分類賬也沒有必要區(qū)分總賬和明細(xì)賬。會計電算化過程調(diào)整和取消了由于操作權(quán)限限制而人為增加的數(shù)據(jù)處理重復(fù)環(huán)節(jié)，使得數(shù)據(jù)處理流程更加簡潔合理。

4.原始數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性直接決定電算結(jié)果的真實(shí)性和正確性。電算化系統(tǒng)必須對會計原始數(shù)據(jù)和資料，如會計科目及其編碼等進(jìn)行初始化處理。原始數(shù)據(jù)由人工輸入到計算機(jī)，應(yīng)用會計電算化后，所有數(shù)據(jù)處理過程由計算機(jī)集中進(jìn)行。由于存在人工操作，不可避免的存在一些差誤，導(dǎo)致后續(xù)計算機(jī)處理變?yōu)椤袄斎肜敵觥钡奶幚磉^程。為避免類似問題發(fā)生，在電算化系統(tǒng)中必須加強(qiáng)采集、輸入數(shù)據(jù)的監(jiān)督管理，以保證數(shù)據(jù)的正確性。因此會計軟件初始化與原始數(shù)據(jù)初期錄入速度是會計處理中最為重要的、也是最為重視的環(huán)節(jié)，在輸入數(shù)據(jù)組織上必須考慮一次輸入，重復(fù)使用的需要，盡量避免統(tǒng)一數(shù)據(jù)出現(xiàn)不一樣結(jié)果，導(dǎo)致全功盡棄。

5.系統(tǒng)初始化特色設(shè)定以滿足功能業(yè)務(wù)需求。在電算化會計信息系統(tǒng)中，一般采用通用財務(wù)軟件來建立自己的系統(tǒng)管理，不同的會計主體在核算上存在差異，不同會計對象適用的具體會計方法也不盡相同，由于商品化會計軟件具有通用性特點(diǎn)，使得各單位在開始使用軟件時，先要針對本單位的業(yè)務(wù)性質(zhì)及會計核算與財務(wù)管理的具體要求對其進(jìn)行具體設(shè)置，這種設(shè)置工作就是系統(tǒng)初始化。而初始化設(shè)置是會計電算化中的一項(xiàng)重要工作，它是整個電算化工作的基礎(chǔ)。這個基礎(chǔ)的好壞，直接關(guān)系到會計電算化工作的開展和運(yùn)作。它是將通用的會計軟件轉(zhuǎn)變?yōu)槟軡M足特定企業(yè)需要的系統(tǒng)工程，使手工環(huán)境下的會計核算和數(shù)據(jù)處理工作得以在計算機(jī)環(huán)境下延續(xù)和正常工作。

二、實(shí)驗(yàn)室系統(tǒng)日常維護(hù)和管理

1.系統(tǒng)數(shù)據(jù)日常維護(hù)。計算機(jī)中有硬件系統(tǒng)和軟件系統(tǒng)之分，這兩樣系統(tǒng)都是我們進(jìn)行實(shí)驗(yàn)室維護(hù)工作的重中之重。而軟件系統(tǒng)又分為系統(tǒng)軟件和應(yīng)用軟件兩部分。如通用會計電算化系統(tǒng)軟件，是應(yīng)用軟件中一種，它的數(shù)據(jù)處理都在硬盤中處理賬務(wù)數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)維護(hù)功能主要是對硬盤數(shù)據(jù)的備份、恢復(fù)、刪除以及重建索引。備份功能是將硬盤數(shù)據(jù)復(fù)制輸出到外存儲器當(dāng)中，以便得到長期保存，同時也可防備意外事故造成的硬盤數(shù)據(jù)丟失；如果一旦硬盤數(shù)據(jù)被破壞，恢復(fù)功能能使系統(tǒng)數(shù)據(jù)得到盡快恢復(fù)，以保證業(yè)務(wù)正常進(jìn)行，所以是我們經(jīng)常要完成的任務(wù)。如果某些數(shù)據(jù)不需要長期存放在某個盤符盤上，一定時間會造成硬盤空間不夠使用，這樣可以執(zhí)行數(shù)據(jù)刪除或格式化處理。假如有些數(shù)據(jù)順序發(fā)生顛倒，或做完數(shù)據(jù)恢復(fù)后，為了防止數(shù)據(jù)造成混亂，可通過重建索引功能進(jìn)行重建。

2.關(guān)鍵數(shù)據(jù)日常備份。指將會計電算化系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，備份輸出到硬盤或軟盤中保存起來，防止由于某種原因?qū)е略O(shè)備癱瘓數(shù)據(jù)丟失。數(shù)據(jù)備份工作對保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行起到關(guān)鍵性作用，必須認(rèn)真做好這項(xiàng)工作。數(shù)據(jù)的硬盤備份一般由系統(tǒng)強(qiáng)制完成。在每次記賬前都須完成硬盤備份，才能開始記賬，否則系統(tǒng)出現(xiàn)提示對話框。硬盤備份一般由系統(tǒng)管理員完成。系統(tǒng)軟件經(jīng)過使用一段時間需要對硬盤進(jìn)行清理，或查殺病毒處理，如果出現(xiàn)特殊情況則需要格式化處理，一個月份的數(shù)據(jù)處理結(jié)束后，更新調(diào)整硬件軟件使用情況前，都必須進(jìn)行數(shù)據(jù)備份。備份前準(zhǔn)備好足夠的格式化好的空盤。在通用會計電算化系統(tǒng)中，選擇數(shù)據(jù)備份功能后，系統(tǒng)一般先對硬盤數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查，然后按提示要求先備份到硬盤上，后按提示要復(fù)制到準(zhǔn)備好的存儲介質(zhì)中。為了加強(qiáng)安全保管條例，月份數(shù)據(jù)的備份應(yīng)交叉進(jìn)行，備份好的數(shù)據(jù)應(yīng)至少有兩個不同地方進(jìn)行保管，備份介質(zhì)應(yīng)寫清數(shù)據(jù)備份的時間內(nèi)容妥為保存。

3.關(guān)鍵數(shù)據(jù)恢復(fù)重建。如我們本學(xué)期將要結(jié)束了，開始進(jìn)行考試前準(zhǔn)備工作，這樣我們管理人員就要進(jìn)行調(diào)整系統(tǒng)，恢復(fù)初始化數(shù)據(jù)狀態(tài)，以硬盤上的備份數(shù)據(jù)，恢復(fù)硬盤數(shù)據(jù)文件。當(dāng)硬盤數(shù)據(jù)受到損壞或丟失時，就利用以前制作的軟件或硬盤備份進(jìn)行恢復(fù)。如果沒有發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)損壞，一般不用進(jìn)行數(shù)據(jù)備份恢復(fù)?；謴?fù)數(shù)據(jù)將覆蓋硬盤中現(xiàn)有的數(shù)據(jù)，只有在硬盤數(shù)據(jù)被破壞情況下才能使用該功能，硬盤數(shù)據(jù)正常時禁止使用該功能。在一般通用會計電算化系統(tǒng)中，當(dāng)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的確由于硬件或病毒等原因出現(xiàn)故障時，就可通過本功能，按系統(tǒng)提示將備份數(shù)據(jù)盤置于驅(qū)動器，檢查磁盤是否正確，按提示操作即可完成數(shù)據(jù)恢復(fù)工作。

4.索引重建與恢復(fù)。會計電算化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)量非常大，數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)關(guān)系也比較復(fù)雜，通常是通過建立索引加快查詢速度。當(dāng)硬盤上出現(xiàn)故障或系統(tǒng)異常中斷時，容易引起數(shù)據(jù)排序混亂，進(jìn)行索引重建后可消除這些問題。在會計電算化系統(tǒng)的使用過程中可常執(zhí)行此功能，以保證數(shù)據(jù)排序正確性，為順利完成各項(xiàng)教學(xué)實(shí)驗(yàn)課的任務(wù)，是我們教輔人員必須掌握的技術(shù)之一。

5.誤操作問題的應(yīng)對解決。在實(shí)驗(yàn)課當(dāng)中，如會計電算化實(shí)訓(xùn)課程中，賬務(wù)處理當(dāng)中前期設(shè)置還有未完成的內(nèi)容或當(dāng)月日常業(yè)務(wù)處理不慎而又操作了記賬功能，在這種情況下我們操作人員必須進(jìn)行一次恢復(fù)數(shù)據(jù)至記賬前狀態(tài)工作。造成此類錯誤的原因多為記賬過程中，由于斷電使登賬發(fā)生中斷等，事后發(fā)現(xiàn)記賬有錯誤，但以前記賬的數(shù)據(jù)沒有錯誤，只是本次記賬的數(shù)據(jù)有差錯。為了解決這類問題，許多通用會計核算軟件都有“恢復(fù)數(shù)據(jù)至記賬前狀態(tài)”功能。這時可調(diào)用該功能進(jìn)行恢復(fù)操作，將數(shù)據(jù)恢復(fù)到記賬前的狀態(tài)，等待調(diào)整完后再重新記賬。其實(shí)，“恢復(fù)數(shù)據(jù)至記賬前狀態(tài)”本身是一個數(shù)據(jù)恢復(fù)過程。有些通用會計核算軟件功能菜單中沒有顯示這個功能項(xiàng)目，此時只需進(jìn)行硬盤或軟盤備份數(shù)據(jù)恢復(fù)，也可達(dá)到同樣的結(jié)果。

三、實(shí)驗(yàn)室制度化管理

實(shí)驗(yàn)室的管理是一項(xiàng)復(fù)雜而又需要集思廣益才能順利開展的工作。實(shí)驗(yàn)室管理的復(fù)雜性主要體現(xiàn)在人員復(fù)雜、系統(tǒng)內(nèi)容復(fù)雜、系統(tǒng)結(jié)構(gòu)復(fù)雜等諸多方面，這給管理帶來了一定難度，因此實(shí)驗(yàn)室管理人員需觸類旁通，業(yè)務(wù)熟練、技術(shù)過硬，而且需要具有極強(qiáng)的師德觀念。在此基礎(chǔ)上，為加強(qiáng)實(shí)驗(yàn)室管理，還需制定以下內(nèi)部管理制度。

1.嚴(yán)格執(zhí)行實(shí)驗(yàn)室安全管理規(guī)定，具體制定并落實(shí)安全領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，日常工作落實(shí)制，實(shí)訓(xùn)教師負(fù)責(zé)制等規(guī)章制度。實(shí)驗(yàn)室管理人員隨時隨地進(jìn)行隱患排查制，做到事事有人管，隨時有記錄，建立安全機(jī)制，保證無死角，提高防范意識（如：防火、防盜、防水），經(jīng)常培訓(xùn)到實(shí)驗(yàn)室實(shí)訓(xùn)及教學(xué)的同學(xué)和指導(dǎo)老師，安全措施，防范防護(hù)設(shè)備的使用，尤其是防火意識的安全演練等。

2.制定并落實(shí)實(shí)驗(yàn)室學(xué)生實(shí)驗(yàn)守則，進(jìn)一步加強(qiáng)管理，創(chuàng)建良好的科研和學(xué)習(xí)環(huán)境，提高公共資源的合理利用效率。實(shí)訓(xùn)前應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)實(shí)驗(yàn)室安全管理規(guī)定項(xiàng)目，了解實(shí)驗(yàn)室所需設(shè)備的使用方法，不得違規(guī)操作，不得隨意移動和交換實(shí)訓(xùn)臺上的儀器設(shè)備，不得隨意扳動電源開關(guān)；保持實(shí)驗(yàn)室安靜，不得大聲喧嘩、不得隨地吐痰、亂扔雜物，不得拆卸帶電設(shè)備，不準(zhǔn)安裝非法軟件，不準(zhǔn)隨意修改、刪除、移動系統(tǒng)文件，如有需求應(yīng)征得老師同意否則都視為違規(guī)行為，管理人員有權(quán)限拒絕不遵守安全規(guī)定的人員進(jìn)入實(shí)驗(yàn)室。

3.嚴(yán)格執(zhí)行實(shí)驗(yàn)室操作規(guī)程。按照規(guī)程，啟動UPS總電源，逐步打開機(jī)器電源并按照提示主動啟用程序，進(jìn)入實(shí)訓(xùn)應(yīng)用軟件系統(tǒng)管理窗口。實(shí)驗(yàn)完成后必須先關(guān)閉剛剛打開的程序窗口，退出各程序桌面后，關(guān)閉系統(tǒng)電源。不得違規(guī)操作，避免造成直接經(jīng)濟(jì)損失?？傊?，嚴(yán)格遵守操作規(guī)程，不準(zhǔn)進(jìn)行破壞性操作，不準(zhǔn)亂設(shè)非法口令及程序，希望使用者們積極配合管理人員，共同做好實(shí)驗(yàn)室系統(tǒng)及設(shè)備的安全管理。

（作者單位：張家口學(xué)院經(jīng)濟(jì)與管理學(xué)院）