新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的改進方法

鄧惠欣

湖北省黃石市婦幼保健院 435000

新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的改進方法

鄧惠欣

湖北省黃石市婦幼保健院 435000

醫(yī)院檔案是醫(yī)院各種工作活動的總結文件，為醫(yī)院的發(fā)展提供寶貴的經驗，是醫(yī)院的寶貴財富，傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理方法隨著新技術的發(fā)展以及新醫(yī)改的要求已經表現出了明顯的滯后性，對于醫(yī)院在新時期新形勢下發(fā)展的作用已經越來越小，本文結合新醫(yī)改的要求對醫(yī)院檔案管理的改進方法進行探討分析。

新醫(yī)改；醫(yī)院檔案管理；改進方法；探討分析

醫(yī)院檔案記錄了醫(yī)院的發(fā)展歷程，是醫(yī)院資源與信息的匯總，對醫(yī)院各項活動的開展有重要的意義[1]，新醫(yī)改要求下加強對醫(yī)院的檔案管理已經成為醫(yī)院管理活動中的重要項目，本文從醫(yī)院檔案管理的意義，醫(yī)院檔案管理存在的問題以及改進方法等幾個方面進行綜合分析。

1.醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的意義

醫(yī)院檔案不論在新醫(yī)改前或是新醫(yī)改后都是醫(yī)院各項活動有效開展的重要基礎，它記錄了醫(yī)院各項活動的基本信息，對醫(yī)院各項工作的開展有重要的指導作用[2-3]。隨著現代科學技術的高速發(fā)展，先進的管理方法和手段對各項活動的高效開展有更好的促進作用，新醫(yī)改的推出也是當前社會發(fā)展的基本要求，與當前先進的管理方法和技術相比較，傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理辦法已經不能滿足當前高效工作的需求，只有結合先進的管理方法才能降低管理成本，提高管理的效能。

2 新形勢下醫(yī)院檔案管理存在的問題

新形勢下醫(yī)院檔案管理存在的問題主要有以下幾個方面：（1）醫(yī)院對檔案管理的重視程度低，多數醫(yī)院對于檔案管理的作用沒有足夠的認識，僅關注于其他方面的活動，加大了檔案管理的難度。（2）檔案管理的硬件條件差，有的醫(yī)院沒有專用的管理空間，對于檔案管理比較隨意，易造成檔案的流失和損缺。檔案管理的基本硬件設備配備不到位，各項存檔器材，信息化建設嚴重不足或缺失，存檔場地環(huán)境差等多種問題都給檔案的有效存檔造成極大的影響。一旦需要使用檔案時往往要花費大量的時間，甚至重復無用的工序，增加了工作人員的工作量，大大降低了工作的效率。（3）檔案管理資金不足，部分醫(yī)院對醫(yī)院各項活動資金的分配不夠合理，檔案管理也需要相應的資金進行軟硬件存檔設備的更新與維護，易導致管理能力和管理成果嚴重滯后。（4）檔案管理人才缺失，由于長期對檔案管理的低重視度，導致檔案管理沒有合適的管理人才，管理人員也沒有正確的管理觀念，加上管理能力不足，工作中敷衍了事的情況嚴重，檔案得不到有效的保存。（5）管理機制混亂，缺乏監(jiān)管措施，部分醫(yī)院對檔案管理有一定的認識，但是沒有指定相應的監(jiān)管措施，管理機制不健全，實際工作中職責混亂，相互推卸責任等不良風氣頻現，嚴重影響檔案管理的高效性。（6）先進的信心化技術使用不足，先進的信息技術手段是提高工作效率的重要方法，能夠有效降低各項基本資源的占用率，節(jié)省醫(yī)院管理成本，高效的信息技術手段是檔案管理的重要組成部分。（7）部門協調能力差，對于檔案的收集和歸檔有不利影響，一定程度上降低了檔案歸檔的完整性和時效性。

3 解決方法

新醫(yī)改下醫(yī)院對檔案管理的意義有了清晰的認識，重視程度也越來越高，對于檔案管理存在的問題也在積極探尋解決辦法，以求提高檔案管理的科學性和有效性。結合上述檔案管理存在的問題，本文提出的解決方法主要有以下幾點：（1）提高思想意識，強化對檔案管理重要性的認識，醫(yī)院管理應積極了解檔案管理的意義，對檔案管理在醫(yī)院的發(fā)展和各項活動中的反饋作用要有清晰的認識，檔案管理不僅僅是對過去的總結與回顧，也是醫(yī)院未來發(fā)展的指示燈。（2）改變對檔案管理的資源分配，匹配管理成本，加大檔案管理的軟硬件投入，改善存檔條件，完善存檔設備，清除不利于檔案存檔的因素，提高檔案管理的基本條件是有效開展管理活動的基礎。（3）培養(yǎng)合格的檔案管理人才，工作人員是實施檔案管理的基本單位，是檔案管理各環(huán)節(jié)的重要執(zhí)行者，直接影響檔案管理的質量，合格的管理人才是檔案有效管理的重要保證。對于檔案管理人才的培養(yǎng)應從思想意識和技能水平兩方面進行，提升綜合素質，具備了較高綜合素質的檔案管理人才是提升和改進檔案管理科學性和有效性的主要條件。（4）建立健全檔案管理制度，明確責任管理辦法，結合醫(yī)院自身的實際情況制定出適用的檔案管理制度，保障管理活動的有序性。明確相應的責任管理辦法以加強對管理活動中出現的疏漏，錯失等不負責行為的管控，保障管理的質量。（5）提升信息化的建設和維護，信息化是減少工作量，提高工作效率，保證工作質量的重要手段。在檔案管理中有重要的作用，延長了檔案使用壽命，降低了資源的消耗，其維護和更新有重要的意義，一方面可以保障設備的正常工作，另一方面可以及時引進先進的管理技術，進一步提高管理質量。（6）加強部門間的協調與配合，做好對各相關部門的協調工作，提升檔案的收集，歸檔等基本工作的效率，保障檔案及時完整的進行存檔。（7）強化學習能力，積極吸收先進的管理理念和管理手段，保證管理水平的先進性和科學性，通過學習不斷提升和完善管理水平是提高檔案管理能力的重要途徑。

4 結語

新醫(yī)改的推出是對當前社會發(fā)展要求的響應，加強了對醫(yī)院各項活動的管控，目的是改進我國醫(yī)療衛(wèi)生狀況，保障全民醫(yī)療，同時推動醫(yī)院遵循發(fā)展需求，提高整體醫(yī)療水平[4-5]。檔案管理雖不涉及醫(yī)院的具體治療工作，但檔案對醫(yī)院的發(fā)展有重要的指導作用，也是醫(yī)院綜合管理能力的體現，是判斷一個醫(yī)院發(fā)展能力的重要指標項。傳統(tǒng)的檔案管理辦法與當今飛速發(fā)展的先進管理理念和技術手段有較大的落差，對檔案管理水平有較大的影響，滯后性明顯。新醫(yī)改形勢下的醫(yī)院檔案管理應采用多元化（硬件存檔、信息化存檔等）的管理方式。積極學習和引進先進的管理方法，是完善和改進檔案管理水平的重要途徑，對醫(yī)院檔案管理有重要的借鑒和推動作用。

[1]陳曉茜.新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的改進方法[J].企業(yè)導報,2016(10):50-50

[2]張愛曾.新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的改進方法分析[J].中國農村衛(wèi)生,2015(6):112-113

[3]李維魏.對于新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的改進方法分析[J].醫(yī)學美學美容旬刊,2014(8):649-650

[4]趙麗佳.新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的改進方法探析[J].中國培訓,2016(6):174-174

[5]劉喜珍.新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理改進探析[J].辦公室業(yè)務,2015(13)

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1672-5018（2017）03-249-01