中冶賽迪集團(tuán)化檔案管理的困境與建議

董軍薇

引言

中冶賽迪集團(tuán)有限公司（以下簡稱“中冶賽迪”）是一家多元化經(jīng)營和專業(yè)化發(fā)展相結(jié)合的特大型央企，以鋼鐵工程為主業(yè)。隨著“股份制改造”、“建立現(xiàn)代企業(yè)制度”等改革措施的推進(jìn)，中冶賽迪的規(guī)模也擴(kuò)展到22家子/分公司和19個(gè)職能部門。雖然在組織機(jī)構(gòu)上實(shí)現(xiàn)了集團(tuán)化管理，但集團(tuán)化檔案管理存在檔案管理體制不健全、配套制度不全且效力不足、歸檔范圍不清等問題。實(shí)行有效的集團(tuán)化檔案管理，對(duì)其實(shí)現(xiàn)健全、成熟的檔案工作運(yùn)行體系具有重要意義。

1 集團(tuán)化檔案管理的動(dòng)因

1.1 理論依據(jù)

無論是傳統(tǒng)的實(shí)體管理還是現(xiàn)在的電子文件管理，來源原則、有機(jī)聯(lián)系原則、檔案價(jià)值理論、文件生命周期理論在集團(tuán)化檔案管理中依舊適用。

來源原則始于檔案實(shí)體管理，但在電子文件管理時(shí)代，其“來源”的含義拓展到了文件的形成目的、形成活動(dòng)、過程、處理程序等。集團(tuán)各子/分公司或職能部門都無法脫離集團(tuán)來運(yùn)行，都不是獨(dú)立的實(shí)體，其產(chǎn)生的文件材料也是集團(tuán)的一個(gè)組成部分。彼得·瓦爾納認(rèn)為“如不遵循來源原則，全部檔案工作將只能是任意的、主觀的和缺乏條理的”。

對(duì)于以科技檔案為主的中冶賽迪，不僅要關(guān)注項(xiàng)目的來源單位，還要關(guān)注研究主題和研究過程的完整性，保證其從立項(xiàng)、研究開發(fā)到結(jié)項(xiàng)完成的全過程各類文件的完整齊全。這是有機(jī)聯(lián)系原則的重要體現(xiàn)，而中冶賽迪產(chǎn)生的文檔以圖紙等設(shè)計(jì)交付物為主、注重現(xiàn)行利用和設(shè)計(jì)參考，正是檔案價(jià)值理論應(yīng)用的真實(shí)反映。中冶賽迪產(chǎn)生的設(shè)計(jì)交付物，從系統(tǒng)給出文檔號(hào)、上傳系統(tǒng)、歸檔質(zhì)量檢查、各級(jí)審批、簽發(fā)、文印到最終的發(fā)布，是一個(gè)完整的過程。同時(shí)，部分檔案也有一定的保管期限，定期銷毀符合文件生命周期的規(guī)律。

1.2 實(shí)踐意義

首先，符合全宗原則。對(duì)于集團(tuán)公司，使用全宗原則管理檔案，既能維護(hù)歷史本來面貌，又能讓分類更加簡便易行。

其次，切合集團(tuán)公司協(xié)同運(yùn)作的核心理念。協(xié)同是集團(tuán)公司的價(jià)值訴求和自身組織優(yōu)勢(shì)，而集團(tuán)化檔案管理能提高資源的利用率和利用信息“搭便車”，也有助于發(fā)揮學(xué)習(xí)效應(yīng)和技術(shù)創(chuàng)新。例如，將檔案進(jìn)行集中管理，可以節(jié)省人力并便于利用；同時(shí)資源共享有助于激發(fā)靈感設(shè)計(jì)出讓用戶更滿意甚至眼前一亮的作品。

最重要的是，它是解決當(dāng)前中冶賽迪檔案管理實(shí)踐困境的迫切需要。集團(tuán)化檔案管理在中冶賽迪尚處于雛形階段，檔案管理體制、配套制度、歸檔范圍等方面問題日益突出，檔案部門面臨有心無力、進(jìn)展不佳的尷尬局面。為此，在中冶賽迪中完善集團(tuán)化檔案管理勢(shì)在必行。

2 困境

2.1 檔案管理體制模式不合理

一般并沒有一種通用的最佳檔案管理體制模式，多數(shù)都是結(jié)合本企業(yè)檔案管理的實(shí)踐和檔案工作的運(yùn)行規(guī)律來設(shè)計(jì)的。簡單來講，《企業(yè)檔案工作規(guī)定》中檔案工作組織一章，能基本反映出檔案管理體制模式的基本要點(diǎn)，即檔案工作領(lǐng)導(dǎo)和專兼職檔案人員。

在中冶賽迪，檔案管理體制模式基本由企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)、企業(yè)檔案部門負(fù)責(zé)人、單一子/分公司檔案管理委托管理者構(gòu)成，其中委托的管理者包括股份公司及檔案管理專員、其他子/分公司或職能部門、項(xiàng)目管理部及其兼職檔案管理人員。

經(jīng)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，在該管理體制中，企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)是單人負(fù)責(zé)；不少子公司的檔案管理工作是委托給股份技術(shù)支持部；不少子公司都沒有檔案管理人員，都是分散保存，職責(zé)不明確。

2.2 相關(guān)配套制度不健全

檔案管理制度，從大的方面離不開“三合一”制度，但這些只是業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的一部分，還應(yīng)包括檔案工作管理辦法或規(guī)定、檔案業(yè)務(wù)管理辦法、其他業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、操作細(xì)則。

就中冶賽迪而言，當(dāng)前主要制定了《檔案管理規(guī)定》、《會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定》、《檔案及圖書利用管理辦法》、《員工人事檔案管理規(guī)定》、《合同文件歸檔管理辦法》、《工程設(shè)計(jì)文件資料管理及歸檔規(guī)定》，目前公司也建立了自己的內(nèi)容管理系統(tǒng)。從名稱和具體內(nèi)容上可知，一是缺少了工作考評(píng)、工作數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、內(nèi)容系統(tǒng)等方面的業(yè)務(wù)管理辦法，二是缺少各類文件材料歸檔、文件的登記與積累、保管期限等方面的操作細(xì)則，三是沒有建立分類、歸檔范圍等相關(guān)的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。

2.3 歸檔范圍模糊不清

歸檔范圍不清主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是不清楚各子/分公司實(shí)際產(chǎn)生的哪些文件、哪些需要?dú)w檔，二是沒有制定出與歸檔范圍有關(guān)的、具有法律效力的操作細(xì)則。

2016年股份技術(shù)支持部對(duì)部分子/分的檔案管理工作進(jìn)行了首次檢查，主要是了解其產(chǎn)生了哪些文件，并通過雙方領(lǐng)導(dǎo)的協(xié)商最終確定了需要?dú)w檔的文件。例如，對(duì)首次檢查的施工圖審查公司來說，主要產(chǎn)生的有科技檔案、合同、文書檔案等，根據(jù)檔案的本質(zhì)屬性和實(shí)際工作需要，確定合格書、合同需要移交檔案室進(jìn)行管理。另外，管控權(quán)的限制和缺少諸如文件登記與積累、各類文件材料歸檔方面的細(xì)則，導(dǎo)致企業(yè)形成的文件數(shù)據(jù)類型、數(shù)量、歸檔權(quán)責(zé)模糊，不僅難以確定企業(yè)核心文件數(shù)據(jù)的流動(dòng)情況、最終歸屬，而且歸檔文件的齊全性和完整性也難有保障。

3 建議

3.1 優(yōu)化檔案管理體制模式

由股份公司的檔案部門來負(fù)責(zé)全集團(tuán)的檔案管理工作，并與其中不少子/分公司尚處于委托與被委托的關(guān)系，在合法性和強(qiáng)制性上缺乏說服力，尤其是部門名稱模糊了其實(shí)際的職責(zé)。

一方面，可以考慮成立企業(yè)檔案館，以明確其職責(zé)并增強(qiáng)權(quán)威。按照《中央企業(yè)檔案工作規(guī)定》，中冶賽迪符合可成立公司檔案館的條件，即“資產(chǎn)規(guī)模大、檔案數(shù)量多”，而有檔案專業(yè)背景的人員高達(dá)15人創(chuàng)造了另一有利條件。

另一方面，可考慮將集團(tuán)化檔案管理的最高領(lǐng)導(dǎo)者由個(gè)人拓展成團(tuán)體，并將專兼職檔案工作納入考核范圍。前者可通過成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組實(shí)現(xiàn)，工作開展建議實(shí)行聯(lián)席會(huì)議制以便于風(fēng)險(xiǎn)分擔(dān)和高效執(zhí)行；后者能更好確保文件材料積累的及時(shí)性和完整性，進(jìn)而方便歸檔范圍的確定與細(xì)化。

3.2 健全檔案管理配套制度

檔案管理規(guī)定，為集團(tuán)化檔案管理提供了根本方向；而業(yè)務(wù)管理辦法、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、操作細(xì)則的建立和健全，能讓中冶賽迪的集團(tuán)化檔案管理實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化、精細(xì)化、有序化的目標(biāo)。

首先，可建立檔案統(tǒng)計(jì)、檔案工作考評(píng)方面的管理辦法。其次，可以借助數(shù)據(jù)梳理的相關(guān)流程和方法工具，對(duì)各子/分公司和職能部門部門的數(shù)據(jù)進(jìn)行梳理，明確產(chǎn)生的文件材料類型、數(shù)量，并通過價(jià)值鑒定和實(shí)際工作需要確定出歸檔范圍和保管期限，并使之制度化。此外，對(duì)文件材料的登記、積累要素和要求進(jìn)行細(xì)化，形成相應(yīng)細(xì)則；特殊載體的歸檔要求也要形成條文，以便于有據(jù)可依。

3.3 細(xì)化文件材料歸檔范圍

歸檔范圍的確定與細(xì)化，是以文件材料清理工作為前提，也是做好歸檔文件材料鑒定的重要基礎(chǔ)。中冶賽迪目前的進(jìn)行流程化管理的文檔主要有工程項(xiàng)目文件、合同、會(huì)計(jì)檔案，而大多數(shù)子/分公司和職能部門的管理性文件材料或合同等尚未進(jìn)行清理。文件材料的清理需要建立在有序的文件形成和積累基礎(chǔ)上的，其關(guān)鍵在于確定核心數(shù)據(jù)。

首先，可以通過中冶賽迪官網(wǎng)、實(shí)地調(diào)研、當(dāng)面或電話溝通、問卷調(diào)查等方式，獲取子/分公司和職能部門的職能屬性、文件形成記錄、文件積累情況。其次，以同時(shí)滿足崗位收到或發(fā)出或辦理的文件材料、不可或缺或核心的文件材料兩大條件為標(biāo)準(zhǔn)，形成核心文件材料數(shù)據(jù)表，不符合條件的進(jìn)行剔除。最后將所有核心的文件材料數(shù)據(jù)表進(jìn)行匯總，召集各子/分公司負(fù)責(zé)人、各職能部門負(fù)責(zé)、項(xiàng)目管理部負(fù)責(zé)人進(jìn)行協(xié)商，形成最終的匯總表，并確定細(xì)化的歸檔范圍。

參 考 文 獻(xiàn)

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[3] 陳志軍.集團(tuán)公司管理——基于三種管控模式[M].北京：經(jīng)濟(jì)科學(xué)出版社，2010.

[4] 王鳳彬，江鴻，王璁.央企集團(tuán)管控架構(gòu)的演進(jìn)：戰(zhàn)略決定、制度引制還是路徑依賴？[J].管理科學(xué)，2012（12）：92.