企業(yè)運用ERP系統(tǒng)加強合同的管控

◇王 璐 王 丹

企業(yè)運用ERP系統(tǒng)加強合同的管控

◇王 璐 王 丹

經(jīng)濟新常態(tài)，實質上就是經(jīng)濟發(fā)展告別過去傳統(tǒng)粗放的高速增長階段，進入高效率、低成本、可持續(xù)的中高速增長階段，在“新常態(tài)”下，企業(yè)也將由“粗放式”管理變?yōu)椤熬毣惫芾怼Ｄ壳?，國家在大力推動信息化和工業(yè)化深度融合，ERP系統(tǒng)因能集中信息技術與先進的管理思想于一身，有利于企業(yè)更合理的調配資源，而成為大型企業(yè)信息化建設的首選。

合同是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營運行的樞紐，合同管控是公司管理運作極其重要的一部分，管控的優(yōu)劣直接影響商務流程的順暢。合同的管控是指對合同的管理和風險防控，它已成為企業(yè)現(xiàn)代化建設的當務之急，越來越多的企業(yè)意識到不僅要重視合同簽訂前的管理，更要重視合同簽訂后的執(zhí)行跟蹤、風險防控管理；意識到合同管理必須是全過程的、系統(tǒng)性的、動態(tài)性的。

作者將以自身參與的ERP合同模塊建設經(jīng)驗，論述企業(yè)合同管理中常見問題，以及運用ERP加強對合同管理和控制的對策。

一、企業(yè)合同管控中常見的問題

1.合同基礎管理工作不健全。主要表現(xiàn)在，企業(yè)的合同歸口及承辦管理體系不完善；集團型企業(yè)缺乏全面性和規(guī)范性的合同范本和合同條款庫；合同管理制度執(zhí)行力不夠；紙制形式審批合同流轉慢、運轉低效，現(xiàn)有信息平臺審批流程不統(tǒng)一。

2.合同流程管理控制不力。企業(yè)的合同管理往往出現(xiàn)模糊、籠統(tǒng)的管理規(guī)則，按照習慣進行管理，各職能部門及單位協(xié)作混亂、各層級管理者無法準確及時的了解執(zhí)行期間出現(xiàn)的問題；紙制審批過程，審批節(jié)點隨意性大，審核不嚴謹；有些企業(yè)未嚴格把控合同簽訂中的審查授權與簽訂后履行監(jiān)控流程，沒能形成合同全過程管理。

3.合同管理的風險防控能力不強。企業(yè)合同管理專兼職人員較多，往往缺乏專業(yè)知識和契約意識；合同訂立流于形式，常會出現(xiàn)合同主體不當、文字不嚴謹、條款填一漏萬，違反法律法規(guī)簽訂無效合同等情況；部分企業(yè)沒有在法律訴訟時效內進行維權，或沒有行使應當行使的權利導致履約不理想，造成了不必要的經(jīng)濟損失。

二、合同管控信息化的必要性

1.有利于強化合同基礎管理，推動管理制度和流程的建全。合同管理的信息化建設，首先需要確定管理目標、管理制度和流程，建立合同條款、分類等標準庫。

2.有利于提高工作效率，實現(xiàn)信息共享。合同的網(wǎng)上錄入與會簽，縮短了信息的傳遞時間，提高工作效率；節(jié)約了合同的管理成本；同時合同信息在網(wǎng)上的共享，也方便業(yè)務部門查詢和使用數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)的一致性，也避免了因信息不對稱造成的損失。

3.有利于實現(xiàn)合同全生命周期管理。通過信息化，可對合同不同階段的信息進行跟蹤與管理，對于生命周期長的合同，更可避免因人員更換而缺失過往信息。

4.有利于合同風險管控。合同管理要求風險可控、成本受控。通過信息化方式，各級管理人員和部門，可掌控業(yè)務的風險控制點，預防風險發(fā)生和擴大；合同會簽過程的公開，也增強了審核透明度，有利于監(jiān)察部門的監(jiān)管。

三、運用ERP系統(tǒng)建設合同管理模塊的要點分析

1.明確建設思路。作者認為企業(yè)建立ERP系統(tǒng)合同模塊的主要建設思路為：以提高效率、降低風險、提高分析能力為目的，以統(tǒng)一標準、管控一體、流程貫通、分級控制為原則，以著眼于企業(yè)全局，著眼于風險防控，著眼于管理提升，著眼于權力清單為目標。

2.制定與ERP相匹配的合同管理制度。通過規(guī)章制度的固化，形成界面清晰、權責對等、運轉高效的合同管理運行體系；完善和細化合同管理階段，制定錄入、會簽、簽訂、執(zhí)行、跟蹤、反饋、違約、變更、歸檔等各階段的相關制度；制定合同保密、監(jiān)督、以及ERP系統(tǒng)維護運行等配套制度。

3.建立ERP合同管理流程。合理的合同管理模式不應是靜態(tài)的、不應是針對某個時點、也不僅僅是某個部門的事務，而應該是動態(tài)、連續(xù)、相關責任部門共同的管理過程，將盡可能多的人工經(jīng)驗判斷轉換成模式化的固定邏輯，減少業(yè)務對“經(jīng)驗”的依賴性，同時提高業(yè)務處理的速度。在ERP系統(tǒng)中對合同進行分類，根本不同類別的合同形成不同流程，包括合同建立、審批、簽訂生效、進展確認、變更、終止、歸檔、以及對供應商和客商進行評價、形成符合需求的數(shù)據(jù)報表等，這些流程形成了完整的合同閉環(huán)管理。

4.統(tǒng)一合同管理標準。標準化、規(guī)范化是合同信息化建設的基礎。企業(yè)可成立合同歸口管理部門，建立和執(zhí)行統(tǒng)一的管理標準，包括信息錄入、合同范本和條款庫的選擇、文本的掃描和上傳、簽證和變更的記錄等，以此確保ERP系統(tǒng)的暢通和資源共享的實現(xiàn)。

5.明晰ERP中合同分級管理權責。通過建立權力清單，落實合同管理的機構、人員配備和人員培訓，明確合同承辦部門和承辦人、合同審查部門和審查人、合同歸口管理部門和管理人及合同批準人的職責。

6.注重風險防控。在簽訂前期，通過ERP流程關鍵點的設置，對合同合法合規(guī)性進行審核；在合同執(zhí)行期，通過建立ERP合同違約事項管理模塊，對出現(xiàn)的風險進行預警；產(chǎn)生糾紛訴訟時，可通過ERP獲取相關證據(jù)，避免人為保管證據(jù)丟失現(xiàn)象發(fā)生。

四、通過ERP加強對合同的管控

1.實現(xiàn)在線高效審批和部門的無縫協(xié)作。ERP系統(tǒng)打破了紙質合同審批的時間和空間的限制，消除企業(yè)內耗；合同按照線上固定審批流程自動流轉審批節(jié)點，相對減少人為因素干擾；設計審批轉交功能，滿足由于特殊情況，需要邀請其他審批人加入到合同審批環(huán)節(jié)的需求；此外支持線上電子版單據(jù)的流轉，有效提高審批工作效率，促進合同審批流程規(guī)范化管理。

2.強化重大合同的風險防控。對于一般合同及重大合同進行差異化管理，通過上報上級公司節(jié)點審批流程，實時監(jiān)控合同存在的風險及整改措施，強化內控內審力度。

3.實時監(jiān)控合同的履行和資金劃付情況。通過ERP系統(tǒng)的實時監(jiān)督可以知道各類合同的履約情況，及時發(fā)現(xiàn)影響履約的原因，以便及時向相關部門和上級公司反饋，防止或降低延誤生產(chǎn)和違約行為的發(fā)生；利用合同約定方式約束財務的付款金額，由承辦部門、財務部門、法律事務部門及合同歸口管理部門密切配合把控付款環(huán)節(jié)，可減少合同管理中期和后期爭議的發(fā)生及避免措施建立的滯后性。

4合同履約后的評估分析及智能報表分析。通過ERP可對合同相對方進行評價管理，通過實行“一單一評”，可及時客觀地對合同相對方能力作出量化評價；ERP強大的報表功能，通過智能數(shù)據(jù)分析，實時了解企業(yè)運行狀態(tài)，從而做出有利于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的判斷和決策。

5.合同管理模塊的建立更加完善了ERP系統(tǒng)。合同模塊覆蓋ERP系統(tǒng)的全生命周期管理，ERP系統(tǒng)可基于合同作為主線模塊，貫穿到財務管理、物資管理、設備管理、項目管理，使各模塊加強聯(lián)系與協(xié)作。

【作者單位：國家電投集團東北電力有限公司】