信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下我國檔案在線服務(wù)工作研究

毛業(yè)博

（黑龍江大學(xué)信息管理學(xué)院 哈爾濱 150080）

信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下我國檔案在線服務(wù)工作研究

毛業(yè)博

（黑龍江大學(xué)信息管理學(xué)院 哈爾濱 150080）

隨著人類社會步入互聯(lián)網(wǎng)時代，檔案館的服務(wù)與信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)產(chǎn)生了千絲萬縷的聯(lián)系，利用檔案網(wǎng)站開展檔案在線服務(wù)已成為檔案利用服務(wù)工作的新趨勢。文章從我國檔案在線服務(wù)這一視角出發(fā)，分析了網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下我國檔案在線服務(wù)工作存在的問題與不足，并提出有針對性的建議，旨在促進我國檔案在線服務(wù)工作的良性發(fā)展。

檔案 互聯(lián)網(wǎng) 在線服務(wù)

檔案館通過檔案網(wǎng)站開展在線服務(wù)，是當(dāng)前信息化社會下檔案利用服務(wù)的發(fā)展趨向和重要方式。目前，我國各大綜合檔案館普遍建立起了檔案網(wǎng)站，檔案的在線服務(wù)工作也已隨著檔案網(wǎng)站的建立和完善普遍開展起來。然而，我國檔案在線服務(wù)工作存在的漏洞和不足有哪些？檔案的在線服務(wù)工作今后如何改進？提高檔案在線服務(wù)功能的措施和方法又有哪些？這些問題值得我們認真分析和探究。

一、檔案的在線服務(wù)工作及其實現(xiàn)過程

檔案在線服務(wù)工作，是指檔案館在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下利用計算機、移動終端等現(xiàn)代設(shè)備，對檔案資料（包括文本、音頻、視頻等資料）進行數(shù)字化處理（包括采集、整理、存儲），并通過現(xiàn)代通訊網(wǎng)絡(luò)進行傳輸，提供給檔案用戶，從而滿足檔案用戶信息需求的一項工作。

檔案的在線服務(wù)，是檔案館利用現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體技術(shù)、虛擬現(xiàn)實技術(shù)，并通過互聯(lián)網(wǎng)構(gòu)建在線服務(wù)平臺而實現(xiàn)的。檔案館將大量的以傳統(tǒng)紙質(zhì)材料為載體的檔案資料進行數(shù)字化以及將現(xiàn)實中的檔案實體服務(wù)進行虛擬化，而后通過建立檔案網(wǎng)站，將虛擬化的各類服務(wù)項目通過網(wǎng)站向社會展示，有需要檔案服務(wù)的用戶通過計算機終端訪問檔案網(wǎng)站，就可以查詢到所需要的信息或在線享受檔案網(wǎng)站提供的相應(yīng)服務(wù)，從而實現(xiàn)了檔案在線服務(wù)的全過程[1]42。

作為信息時代科學(xué)技術(shù)與人類智慧的結(jié)晶，檔案的在線服務(wù)改變著檔案館以及檔案工作的方式，為檔案的利用服務(wù)工作帶來了一次全新的變革。

二、當(dāng)前我國檔案在線服務(wù)工作中存在的不足

1.檔案網(wǎng)站數(shù)據(jù)庫建設(shè)尚不完善。檔案網(wǎng)站數(shù)據(jù)庫作為存放檔案網(wǎng)站數(shù)據(jù)信息的“倉庫”，是檔案在線服務(wù)工作的基礎(chǔ)，更是檔案網(wǎng)站有效運轉(zhuǎn)的“后盾”。但就當(dāng)前的情況來看，我國檔案網(wǎng)站的數(shù)據(jù)庫建設(shè)仍然停留在較為低級的階段，主要不足之處有以下兩個方面。一方面，目前我國檔案網(wǎng)站數(shù)據(jù)庫信息資源的載體類型較為單一，以文本文件為載體形式的檔案資料所占比重較大，新型載體形式的檔案信息資源不充分，質(zhì)量不高，照片檔案、音頻檔案和視頻檔案資源體系的建設(shè)依然很不成熟，可供查看的音頻、視頻等檔案資料數(shù)量過少，尚未形成系統(tǒng)化的音頻、視頻檔案資源體系，館藏特色檔案的數(shù)字化程度較低。并且數(shù)據(jù)庫所收錄的材料內(nèi)容大都以政府機關(guān)、企事業(yè)單位以及團體組織的對外宣傳為主，而對于人們關(guān)心的有關(guān)住房、教育等民生檔案收錄比例較低，數(shù)據(jù)庫資源類型不豐富，這就制約了檔案用戶在線查詢以及閱覽檔案的積極性，從而影響了檔案網(wǎng)站功能的充分發(fā)揮[2]36。另一方面，目前我國相當(dāng)多的檔案網(wǎng)站沒有能夠與其他檔案館的檔案網(wǎng)站或其他社會機構(gòu)的網(wǎng)站建立有效的鏈接，這就使得檔案網(wǎng)站在全社會的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中較為孤立，無法形成較大的數(shù)據(jù)規(guī)模和較為廣闊的覆蓋面，導(dǎo)致了檔案館之間，檔案館與其他社會機構(gòu)之間的很多信息未能得到有效的融合，以至于限制了檔案用戶獲取信息的范圍，也不利于檔案在線服務(wù)水平的提升。

2.檔案網(wǎng)站的服務(wù)類型較少，服務(wù)成熟度不高。檔案網(wǎng)站的服務(wù)類型以及服務(wù)的成熟度對于檔案在線服務(wù)的社會評價起著重要的作用。目前，我國的檔案網(wǎng)站在這一方面存在的問題主要是檔案網(wǎng)站的服務(wù)種類偏少，服務(wù)類型過于單調(diào)，缺少拓展性的服務(wù)理念，缺乏與檔案相關(guān)的衍生服務(wù)，服務(wù)成熟度不高。我們以檔案的在線教育服務(wù)為例，在我國，一些檔案網(wǎng)站僅僅為了達到充實網(wǎng)站頁面的目的，象征性地設(shè)置了一些圖片以及文字資料，未能像發(fā)達國家的檔案網(wǎng)站那樣，開設(shè)網(wǎng)絡(luò)課堂、推送大量有深度的學(xué)習(xí)資料，更未能將檔案教育和檔案文化融入學(xué)生的日常學(xué)習(xí)之中。再如網(wǎng)上銷售商品和紀念品，我國的檔案網(wǎng)站至今沒有提供該項服務(wù)，這體現(xiàn)出我國的檔案館未能重視檔案的文化型服務(wù)以及檔案的衍生服務(wù)。此外，對于檔案網(wǎng)站的在線互動功能來說，一些檔案網(wǎng)站的在線互動功能流于形式，對于網(wǎng)上留言、詢問不能及時回復(fù)或回復(fù)效率低下，降低了社會公眾與檔案館互動的積極性[3]72。并且目前很多檔案館沒有能夠提供面向社會公眾的在線交流平臺，不能及時收集社會公眾的意見或建議，這些都是我國檔案網(wǎng)站在線服務(wù)尚不成熟的反映。

3.檔案網(wǎng)站的網(wǎng)頁設(shè)計和布局效果有待提高。檔案網(wǎng)站是檔案館形象的外在代表，一個界面結(jié)構(gòu)清晰、層次分明、內(nèi)涵豐富、色彩搭配得當(dāng)、欄目設(shè)置合理的檔案網(wǎng)站能夠給人耳目一新之感。然而目前，我國的檔案網(wǎng)站在網(wǎng)頁設(shè)計和內(nèi)容布局上還存在著很多需要完善的地方。就檔案網(wǎng)站網(wǎng)頁的設(shè)計方面來說，我國的檔案網(wǎng)站未能從用戶的角度去思考和設(shè)計，有些檔案網(wǎng)站的頁面布局單調(diào)、死板，不能給用戶留下深刻的印象，有些則過于雜亂、花哨，給人以華而不實之感。并且，很多檔案網(wǎng)站的網(wǎng)頁的設(shè)計未能突出檔案館所在地區(qū)的地域特色和該地區(qū)的歷史底蘊，只是為了設(shè)計而設(shè)計，沒有能夠發(fā)揮出網(wǎng)頁設(shè)計和布局應(yīng)有的效果。就網(wǎng)站包含的內(nèi)容這一方面來說，我國檔案網(wǎng)站所包含的內(nèi)容過于注重政府政務(wù)以及政策宣傳，而忽視了有關(guān)民生和教育等一些社會公眾關(guān)心的問題，不能給社會公眾以親和力。就網(wǎng)頁的人性化設(shè)計方面來講，我國檔案網(wǎng)站目前較為普及的人性化設(shè)計僅有“網(wǎng)頁中英雙語顯示”的功能，部分檔案館的網(wǎng)站設(shè)置了諸如日歷、天氣、地圖等信息，但對于一些創(chuàng)新性的人性化服務(wù)則少有涉及，比如，設(shè)置滾動鼠標滑輪來調(diào)節(jié)網(wǎng)頁頁面字體大小、調(diào)節(jié)網(wǎng)頁頁面的色彩以及網(wǎng)頁頁面的即時分享等等。因此，我國的檔案網(wǎng)站在布局設(shè)計以及人性化服務(wù)等方面還亟須提升和完善。

三、提升我國檔案在線服務(wù)工作水平的方法和建議

1.完善“頂層設(shè)計”，健全檔案法制體系。完備的檔案法制體系是檔案在線服務(wù)得以有序開展的重要保證，是檔案在線服務(wù)工作的“頂層設(shè)計”。當(dāng)前我們應(yīng)當(dāng)重新思考和審視與檔案在線服務(wù)工作有關(guān)的法律法規(guī)，在完善相關(guān)法律法規(guī)時，不能只關(guān)注于政策性、綱領(lǐng)性規(guī)范的制定，而應(yīng)從實際情況出發(fā)，就目前檔案在線服務(wù)工作的現(xiàn)狀和存在的問題，有針對性地提出解決問題的具體思路，制定出能夠適應(yīng)當(dāng)前社會發(fā)展，符合檔案在線服務(wù)工作狀況的法律法規(guī)，使得檔案的在線服務(wù)工作有相應(yīng)的規(guī)章和制度來遵循，從而有效控制檔案在線服務(wù)工作中出現(xiàn)的問題和矛盾，促進檔案在線服務(wù)工作的良性發(fā)展。

2.加強檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)，擴展網(wǎng)站服務(wù)功能。任何事物的發(fā)展和進步都不能只是“空中樓閣”，都必須要有強大的根基作為基礎(chǔ)，檔案的在線服務(wù)工作也不例外，也需要從源頭出發(fā)，扎扎實實地做好基礎(chǔ)性工作。對此，檔案館只有通過豐富檔案信息資源，加強檔案網(wǎng)站數(shù)據(jù)庫建設(shè)，才能為擴展檔案網(wǎng)站在線服務(wù)功能提供源泉和動力，從而更好地滿足用戶需求。就我國檔案在線服務(wù)工作的現(xiàn)狀來講，當(dāng)務(wù)之急是要豐富那些與人們生活息息相關(guān)的民生檔案資源，以及有關(guān)歷史、文化研究的檔案資料，使檔案網(wǎng)站上承載的信息更加多樣化。要充分利用檔案網(wǎng)站這個平臺的優(yōu)勢，擴充網(wǎng)站的服務(wù)內(nèi)容，延伸檔案網(wǎng)站的服務(wù)面，增加檔案網(wǎng)站的服務(wù)項目，例如，增加在線預(yù)約查檔、在線銷售檔案紀念品、開發(fā)一些與檔案文化相關(guān)的個性化服務(wù)等等[4]57。這樣，檔案網(wǎng)站的社會覆蓋面才會更加廣泛，才能使越來越多的人在網(wǎng)上享受便捷的檔案服務(wù)。

3.吸取發(fā)達國家的經(jīng)驗，實現(xiàn)檔案在線服務(wù)的“精細化”。從世界范圍來看，作為檔案在線服務(wù)工作的“典型代表”，歐美發(fā)達國家的檔案館長期以來是各國檔案館學(xué)習(xí)的榜樣。在創(chuàng)建信息化社會、打造開放型政府的今天，歐美發(fā)達國家檔案館的一些實踐經(jīng)驗對于進一步完善我國檔案在線服務(wù)工作具有很好的啟發(fā)作用。當(dāng)前，我們應(yīng)從以下兩個方面著手加以改進：在服務(wù)意識方面，我國的檔案館要改變以往工作中“偏重機關(guān)團體，輕視社會民生”的這種不合時宜的思維，拋棄落后保守的工作作風(fēng)，樹立長遠眼光和開放思維，認識到檔案信息資源對于社會的價值，認識到檔案利用服務(wù)的意義所在，從思想觀念上重視檔案的在線服務(wù)工作。在檔案在線服務(wù)的“精細化”方面，檔案館可以構(gòu)建檔案網(wǎng)站知識平臺，深度開發(fā)檔案在線展覽、檔案在線教育等服務(wù)，開設(shè)網(wǎng)絡(luò)課堂，傳播檔案文化知識，還可以通過設(shè)置公眾在線交流平臺，收集來自社會公眾的建議，了解一些特殊群體的需求，從而為檔案用戶提供有針對性的檔案在線服務(wù)，使檔案在線服務(wù)工作更加細致周到[5]41。

四、結(jié)束語

在當(dāng)今社會，檔案的在線服務(wù)水平已經(jīng)成為衡量一個檔案館社會服務(wù)能力的重要方面。作為檔案信息樞紐的檔案館，要努力使檔案的在線服務(wù)工作緊跟現(xiàn)代社會的發(fā)展節(jié)奏，融入社會發(fā)展的大環(huán)境中去，推動信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與檔案服務(wù)工作的深度融合，使檔案在線服務(wù)工作獲得更為廣闊的發(fā)展空間。

[1]林杰.面向互聯(lián)網(wǎng)+時代的檔案信息公共服務(wù)[J].山西檔案，2016（1）.

[2]雷曉慶，崔雪.公共檔案館檔案信息服務(wù)現(xiàn)狀及對策：基于公共檔案館網(wǎng)站調(diào)查的視角[J].檔案學(xué)研究，2013（5）.

[3]鍋艷玲.國內(nèi)外檔案網(wǎng)站信息服務(wù)比較及啟示[J].檔案管理，2011（4）.

[4]呂榜珍.檔案網(wǎng)站服務(wù)中存在的問題及對策探析[J].云南檔案，2016（11）.

[5]黃霄羽.國外檔案利用服務(wù)社會化的理論認識和實踐特點[J].檔案學(xué)通訊，2010（6）.

★作者毛業(yè)博為黑龍江大學(xué)信息管理學(xué)院檔案學(xué)專業(yè)研究生，主要研究方向為檔案學(xué)理論與實踐。

Study on Archives Online Service Work In China Under the Information Network Environment

Mao Yebo

(Information Management School of Heilongjiang University, Harbin 150080, China)

As human society enters the Internet era, archives service has been closely related to information network technology, and archives online service has become the inevitable trend of archives utilization. From the perspective of archives online service in our country, this paper analyses the problems and shortcomings of the current archives online service in our country, and puts forward some corresponding suggestions, in order to promote progress in archives online service in our country.

archives; internet; online service

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.06.10

國家社科基金項目“文化哲學(xué)視閾下當(dāng)代中國檔案文化研究”（項目編號：16CTQ035）；教育部人文社會科學(xué)規(guī)劃基金項目“信息文明視閾下檔案文化范式轉(zhuǎn)型研究”（項目編號12YJA870015）。

G270.7

A

2016-09-08