藥企檔案管理存在的問(wèn)題與對(duì)策探討

文/戴蘭珍

藥企檔案管理存在的問(wèn)題與對(duì)策探討

文/戴蘭珍

一、藥企檔案管理存在的問(wèn)題

1.不重視檔案管理工作。

很多藥企對(duì)檔案管理工作缺乏正確認(rèn)識(shí)，認(rèn)為檔案管理工作僅僅是保存資料、整理資料。不重視檔案對(duì)企業(yè)發(fā)展的作用。一部分藥企與相關(guān)主管部門缺乏深度的配合，認(rèn)識(shí)不到位，檔案管理模式不健全，在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，沒(méi)有相關(guān)的檔案管理制度，沒(méi)有嚴(yán)格的績(jī)效考核制度，在監(jiān)管、執(zhí)行力上都“力不從心”。

2.藥企缺乏專業(yè)的檔案管理人員，檔案隊(duì)伍不穩(wěn)定。

在檔案人才引進(jìn)方面不重視，招聘檔案管理工作人員人員的標(biāo)準(zhǔn)和要求低于其他員工，最終造成了企業(yè)檔案專業(yè)人才缺乏、藥企檔案管理人員工作水平低。由于企業(yè)對(duì)檔案管理的“不認(rèn)可”，導(dǎo)致檔案管理人員薪資低于其他員工，或沒(méi)有激勵(lì)機(jī)制調(diào)動(dòng)檔案人員的積極性，導(dǎo)致檔案隊(duì)伍人員出入頻繁，隊(duì)伍極不穩(wěn)定。

3.藥企檔案的管理不規(guī)范，阻礙檔案工作的開展。

一些企業(yè)因沒(méi)有一套完善的檔案收集、歸檔、管理等制度，使得檔案管理人員無(wú)所遵循，難以完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地收集歸檔。由于藥企的特殊性，其科研成果、新產(chǎn)品定型或試劑都將決定企業(yè)在市場(chǎng)中的競(jìng)爭(zhēng)力，如果沒(méi)有完善的、科學(xué)的、規(guī)范化的檔案管理體系，企業(yè)檔案工作很難做好。檔案的另一個(gè)價(jià)值，就是為企業(yè)的發(fā)展提供決策參考，如果沒(méi)有進(jìn)行科學(xué)的、規(guī)范化的收集、歸檔必將阻礙了企業(yè)生產(chǎn)營(yíng)銷的健康發(fā)展。

二、對(duì)策

1.加強(qiáng)宣傳教育，和相關(guān)部門深度配合，促進(jìn)企業(yè)檔案工作開展。

藥企的檔案形成于企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)，真實(shí)記錄了企業(yè)的發(fā)展過(guò)程，是企業(yè)發(fā)展的重要資源。因此，藥企應(yīng)該重視檔案的管理，應(yīng)該通過(guò)宣傳教育、培訓(xùn)、講座等方式，讓檔案工作深入到每個(gè)部門，讓他們充分認(rèn)識(shí)檔案管理對(duì)企業(yè)發(fā)展的重要意義；應(yīng)與相關(guān)主管部門深度配合，接受主管部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，做好檔案管理工作，逐步完善企業(yè)檔案管理的各項(xiàng)條件，不斷提升企業(yè)檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化及現(xiàn)代化管理水平。

2.適應(yīng)發(fā)展，追求效率，加強(qiáng)檔案工作。

藥企需要一整套健全的檔案管理機(jī)制與完善的檔案管理體系。要建立檔案室，由專人負(fù)責(zé)，以檔案室為中心，管理各個(gè)部門形成的檔案。要統(tǒng)一制度，“依法治檔”，制定一套符合藥企實(shí)際情況的檔案收集、歸檔、整理、保管、銷毀、保密等檔案管理制度。要明確檔案管理人員及各部門檔案工作人員的責(zé)任。要強(qiáng)化檔案人才隊(duì)伍建設(shè)，注重人員整體素質(zhì)提升。要依靠科學(xué)技術(shù)，建設(shè)過(guò)硬的專業(yè)化檔案管理隊(duì)伍。要用科學(xué)的技術(shù)和先進(jìn)的理念來(lái)武裝檔案工作人員，提高檔案隊(duì)伍政治素質(zhì)、文化素質(zhì)、專業(yè)素質(zhì)。要加大資金投入，購(gòu)置檔案相關(guān)的設(shè)備、擴(kuò)展檔案庫(kù)房的面積，使檔案管理?xiàng)l件不斷改善。

3.加快檔案信息化建設(shè)。

企業(yè)要推動(dòng)檔案管理由傳統(tǒng)單純的“保管”模式，向“再利用”模式轉(zhuǎn)變。面對(duì)日益凸顯的檔案管理問(wèn)題，藥品的研發(fā)，需要利用原始的檔案和已有產(chǎn)品的研究成果。特別是一些百年企業(yè)，他們保存有相當(dāng)豐富的檔案資源，這些藥企檔案歷史悠久，相當(dāng)珍貴，如果因檔案老化而遭受損失，將給企業(yè)帶來(lái)嚴(yán)重的損失。所以，藥企務(wù)必重視檔案信息化建設(shè)，這不僅能實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理模式的轉(zhuǎn)變，而且還可以改進(jìn)企業(yè)檔案利用方式的更新。

4.加強(qiáng)檔案整理，重視檔案安全。

檔案管理的健康發(fā)展，離不開檔案的整理，這是基礎(chǔ)，是前提。對(duì)藥企而言，檔案的利用不可忽視，要保證所有檔案編目明確，管理規(guī)范，利用方便，要杜絕因管理不善而造成的檔案損壞情況的發(fā)生，這是檔案工作健康發(fā)展的基礎(chǔ)。藥企有別于其他行業(yè)，它的科研成果、技術(shù)成果、試驗(yàn)結(jié)果被泄露可能給企業(yè)帶來(lái)的損失是巨大的。因此，企業(yè)要保證檔案的完整和安全，保證檔案的絕對(duì)安全。檔案管理科學(xué)化是適應(yīng)社會(huì)對(duì)企業(yè)發(fā)展的需求，也是提升企業(yè)軟實(shí)力的表現(xiàn)，它是一個(gè)漫長(zhǎng)的過(guò)程，除了人員、技術(shù)要跟上科學(xué)化技術(shù)外，企業(yè)的規(guī)章制度建設(shè)和文化建設(shè)也要與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代技術(shù)科學(xué)化。

（作者單位：信達(dá)生物制藥（蘇州）有限公司）