大數(shù)據(jù)時代高校檔案利用模式探討

文/馬宏正

大數(shù)據(jù)時代高校檔案利用模式探討

文/馬宏正

隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，民眾對高校檔案利用服務(wù)要求越來越高，高校檔案作為重要信息資源，如何發(fā)揮其最大價值，成為檔案利用工作的目標(biāo)與努力方向。

一、大數(shù)據(jù)時代為檔案資源管理與信息利用服務(wù)的創(chuàng)新提供有了力條件

1.檔案數(shù)據(jù)資源整體數(shù)量龐大且增長迅猛。隨著信息化的迅速發(fā)展,檔案資源總和海量增長，特別是OA、MBD、ERP等辦公、設(shè)計、制造管理軟件的廣泛應(yīng)用，檔案部門的工作方式也由傳統(tǒng)手工為主轉(zhuǎn)向電子檔案工作模式。隨著對館（室）藏檔案數(shù)字化、接收各類電子檔案增加，檔案數(shù)據(jù)資源數(shù)量快速增長。

2.檔案數(shù)據(jù)資源利用價值得到提升。提供利用服務(wù)始終是檔案工作的終極方向和目標(biāo)。與圖書、網(wǎng)絡(luò)資源相比，檔案信息資源具有真實性、客觀性，在現(xiàn)代大數(shù)據(jù)條件下檔案占有重要地位。

3.檔案利用服務(wù)方式要跟上時代步伐。社會需求對檔案利用工作提出了很高的要求，在利用過程中，提供知識等高層次服務(wù)要求開始顯現(xiàn)。如何快速找到利用者需要的檔案信息并傳送到相關(guān)人員面前，已成為擺在檔案工作人員面前的重大課題。

二、充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)時代優(yōu)勢，創(chuàng)新檔案管理機(jī)制，改進(jìn)檔案利用服務(wù)手段，加大檔案開發(fā)利用力度

1.創(chuàng)新高校檔案利用服務(wù)模式，彰現(xiàn)檔案價值。一是，創(chuàng)新高校檔案服務(wù)內(nèi)容，加大檔案開發(fā)力度，從檔案量的需求轉(zhuǎn)變?yōu)橘|(zhì)的提升。單純的檔案實體管理模式要逐步向全面的信息管理和信息服務(wù)方向轉(zhuǎn)換。檔案工作要將提供利用服務(wù)作為自己的工作方向，要不斷分析高校工作的變化，加大檔案編研力度，以服務(wù)方式主動、提供信息及時、編研成果新穎等特點(diǎn)，為學(xué)校教學(xué)、科研、管理服務(wù)，充分發(fā)揮檔案信息資源作用，服務(wù)學(xué)校中心工作，從而將檔案價值最大化。二是，創(chuàng)新高校檔案服務(wù)方式，大力促進(jìn)檔案資源共享，由過去被動提供轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃?wù)。高校檔案部門要改變過去等人上門的模式，主動大膽參與學(xué)校工作，將工作重點(diǎn)轉(zhuǎn)向檔案利用，加大檔案資源開發(fā)力度，努力實現(xiàn)檔案利用服務(wù)社會化、高效化、多元化。檔案利用服務(wù)緊跟大局，圍繞學(xué)校中心工作開展，主動爭取參與學(xué)校大型活動，關(guān)注學(xué)校發(fā)展熱點(diǎn)，熟悉教學(xué)、科研、管理工作的流程和具體內(nèi)容，傾聽教職員工和廣大學(xué)生訴求，及時了解利用需求，有針對性地開展利用服務(wù)工作，并在工作中積極宣傳檔案的價值。如為學(xué)校校慶提供學(xué)校辦學(xué)歷程相關(guān)編研材料、為歷年畢業(yè)生提供優(yōu)秀畢業(yè)生及杰出校友編研材料、為科研工作提供歷年課題編研材料等，使檔案價值深入人心。以筆者所在高校學(xué)籍檔案利用情況為例，2014年提供檔案利用224人、561卷，2015年提供檔案利用509人、983卷，2016年截至10月份提供檔案利用724人、1659卷，呈逐年成倍增長趨勢，而且主要是以個人、單位為主，事由則呈現(xiàn)多元化，如補(bǔ)充個人檔案、核查學(xué)歷、升職、就業(yè)、晉升職稱、提升學(xué)歷、積分入學(xué)、入戶、專業(yè)資格核查、私企注冊、工作轉(zhuǎn)正、退休、核查個人信息、晉升工資、核實學(xué)生入學(xué)就讀類別、國外就職公證等。充分體現(xiàn)了檔案利用已經(jīng)深入社會各層面。

2.加強(qiáng)檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高綜合素質(zhì)。要想檔案利用服務(wù)開展得好，首先要有一支精通業(yè)務(wù)并具有現(xiàn)代服務(wù)意識的檔案干部隊伍。在大數(shù)據(jù)時代，檔案工作不能只是停留在收藏管用的舊模式，要求檔案工作人員掌握先進(jìn)的現(xiàn)代信息技術(shù)，才能將處于靜止?fàn)顟B(tài)的檔案實體，轉(zhuǎn)換為富有價值的檔案信息，為社會作出貢獻(xiàn)。作為檔案工作者要不斷學(xué)習(xí)，參與各種培訓(xùn)，優(yōu)化自己知識結(jié)構(gòu)，不斷提升自身的綜合素質(zhì)，使檔案利用不再只是提供簡單的復(fù)印、咨詢，而是成為高校檔案信息的“管家”，提供高層次的數(shù)據(jù)分析、為學(xué)校決策提供依據(jù)，真正使檔案利用服務(wù)由幕后走到臺前。

3.強(qiáng)化安全意識，重視檔案數(shù)據(jù)信息安全管理。大數(shù)據(jù)時代給檔案工作帶來了機(jī)遇，同時也給檔案信息安全管理帶來了風(fēng)險。我們要建立健全人防、物防、技防“三位一體”的檔案安全防范體系，完善檔案安全應(yīng)急管理規(guī)章制度，使大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用有章可循。要切實完善檔案保管條件，重要檔案實行異地、異質(zhì)備份保管，區(qū)分檔案內(nèi)容上網(wǎng)并嚴(yán)格審查，嚴(yán)防將涉密檔案傳輸?shù)椒巧婷芫W(wǎng)絡(luò)上。要建立反黑客、反病毒等信息安全保護(hù)技術(shù)，重視數(shù)據(jù)信息安全，逐步完善數(shù)據(jù)信息安全保障體系，確保數(shù)據(jù)信息資源的共享、利用安全。

（作者單位：廣東開放大學(xué)檔案室）