智慧檔案館建設(shè)原則及路徑

文/劉英

智慧檔案館建設(shè)原則及路徑

文/劉英

現(xiàn)代信息技術(shù)將會促使我們的世界進(jìn)入一個智慧的新時代，檔案館應(yīng)該加入智慧城市建設(shè)的大潮中，努力提升檔案館的功能水平。本文就智慧檔案館建設(shè)現(xiàn)狀、未來發(fā)展趨勢提出一些淺見。

一、智慧檔案館建設(shè)的現(xiàn)狀和問題

當(dāng)前檔案館已經(jīng)從過去的文本建檔方式轉(zhuǎn)向數(shù)字存檔方式，然而這樣的存檔方式并不夠智能，并不能夠滿足檔案事業(yè)發(fā)展的需求，更不能滿足社會發(fā)展對檔案利用的需要。雖然數(shù)字檔案館建設(shè)，現(xiàn)在仍是我們檔案工作的主要工作之一。但是數(shù)字檔案館建設(shè)還有很多不足，檔案管理工作還沒有得到很好的改善。

如何將檔案實體與檔案信息有機結(jié)合，是我們迫切需要解決的問題。目前，數(shù)字檔案館建立在數(shù)字鏡像平臺層面上，并不能輔助我們檔案工作人員工作，也不能理解利用者的思維方式，無法讓檔案信息自我生成。數(shù)字檔案只是數(shù)字化館藏檔案，很難打破以往傳統(tǒng)檔案的陳舊格局。智慧檔案館是建立在數(shù)字檔案的基礎(chǔ)上，綜合運用互聯(lián)網(wǎng)、信息通訊、云計算等先進(jìn)技術(shù)，來達(dá)到檔案信息智能化的目標(biāo)。

我們傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)需要改革，但改革不能是盲目的，要以檔案館業(yè)務(wù)為核心，要規(guī)范我們的工作流程、檢索系統(tǒng)等。智能系統(tǒng)首先要以利用為本，圍繞利用需求進(jìn)行設(shè)計，要提供館藏資源，能夠滿足利用者需求的相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)資源、文獻(xiàn)資源等。檔案館要重視并加強數(shù)字檔案建設(shè)工作力度，引入新興技術(shù)，將檔案館建設(shè)水平提升到一個新的高度。

二、智慧檔案館建設(shè)原則及路徑

智慧檔案館建設(shè)是一個漫長且艱巨的工程，需要我們業(yè)內(nèi)人員不斷的努力，不斷地學(xué)習(xí)新技術(shù)、消化新技術(shù)、積累工作經(jīng)驗后，才能不斷完善和創(chuàng)新檔案智慧系統(tǒng)功能。時代在不斷的發(fā)展，檔案信息資源、開發(fā)也要跟上發(fā)展的步伐，不再沿用單一的建設(shè)模式。所以，我們應(yīng)因時制宜、因地制宜，根據(jù)當(dāng)?shù)貙嶋H情況，探索出一套合適的智慧檔案館系統(tǒng)模式，不斷推進(jìn)智慧檔案館的建設(shè)。

1.社會功能。智慧檔案館社會功能就是“記錄歷史”和“檔案信息社會服務(wù)”，是智慧檔案館的基礎(chǔ)功能。

2.基本功能。檔案館的主要業(yè)務(wù)需要不斷改進(jìn)提升，才能更好地服務(wù)于社會。從檔案的收集到保管都需要智能化管理，即從“檔案智能收集”“檔案智能管理”“檔案智能存儲”“檔案智能利用”這四方面來開展工作。一個檔案館的運行不只是有了檔案就夠了，我們還需要對人力物力進(jìn)行協(xié)調(diào)管理，包括員工的工作安排、檔案庫房的定期維護(hù)、各項設(shè)備的檢修等。這些都需要納入智能系統(tǒng)運行當(dāng)中。

3.業(yè)務(wù)功能。想要實現(xiàn)智能收集、存儲、管理和利用檔案，需要采用既能解決檔案館傳統(tǒng)業(yè)務(wù)，又能融入智能管理的理念和技術(shù)。一是控制檔案歸檔業(yè)務(wù)功能。指采用信息技術(shù)對立檔對象進(jìn)行單位分類，控制歸檔年限分類，主要通過數(shù)據(jù)搜索技術(shù)，建立一個檔案進(jìn)館數(shù)字模型，這就能對檔案進(jìn)行一系列的評估、對比和分析，其中是否存在問題，并設(shè)置預(yù)警提示。二是控制管理檔案實體功能。指針對檔案實體利用智能監(jiān)控技術(shù)進(jìn)行管理、控制，其主要的功能體現(xiàn)在智能盤點、檔案出入庫位置監(jiān)測、檔案維護(hù)搶救、檔案精準(zhǔn)數(shù)字化、分層管控等。三是數(shù)據(jù)化檔案信息資源管理功能。接收專業(yè)數(shù)據(jù)庫并采用一體化管理。四是檢索檔案資源數(shù)據(jù)功能。從檔案數(shù)據(jù)提取出有意義的信息，通過總結(jié)、升華、劃分、關(guān)系分析、預(yù)判和漏洞檢測，控制與利用好現(xiàn)有的檔案信息，創(chuàng)造虛擬工具對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行分析。構(gòu)建檔案業(yè)務(wù)新模式并對檔案業(yè)務(wù)開展進(jìn)行安全評估及風(fēng)險預(yù)警，對進(jìn)館的檔案進(jìn)行分析等。五是管理檔案信息知識功能。指通過語義、語態(tài)分析、知識分析等，能二次組織生成新信息，提取檔案內(nèi)容信息，構(gòu)建歷史檔案庫、管理城市知識檔案，創(chuàng)建良好檔案存儲查詢的環(huán)境，提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。六是利用智能提供檔案查詢服務(wù)功能。向利用者快速提供智能化的一個檔案信息查詢、利用平臺，通過強大的數(shù)據(jù)定向搜索技術(shù)和高效的管理提檔存檔技術(shù)，提高利用者查全率、查準(zhǔn)率。七是移動終端檔案信息查詢功能。指利用信息通訊技術(shù)，在智能手機、平板電腦等移動終端上提供服務(wù)，為遠(yuǎn)程利用者獲取檔案信息提供方便。八是檔案館業(yè)務(wù)工作信息化管理功能。指對檔案業(yè)務(wù)進(jìn)行全程跟蹤管理，這主要是為了方便業(yè)務(wù)工作信息采集、業(yè)務(wù)風(fēng)險預(yù)警、業(yè)務(wù)模型構(gòu)建、業(yè)務(wù)流程控制、工作效能評價等功能的實現(xiàn)。

（作者單位：蘭州城市學(xué)院檔案館）