國(guó)土檔案數(shù)字化建設(shè)現(xiàn)狀及體系構(gòu)架研究

文/高儷瑕

國(guó)土檔案數(shù)字化建設(shè)現(xiàn)狀及體系構(gòu)架研究

文/高儷瑕

檔案數(shù)字化是利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)與專業(yè)的檔案管理技術(shù)相結(jié)合，將傳統(tǒng)的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，并收集整理為數(shù)字形態(tài)的電子檔案，最終形成綜合性的檔案信息資源管理體系。隨著國(guó)土資源開發(fā)工作的快速發(fā)展，國(guó)土檔案越來越多，依靠原有的手工檢索難以滿足現(xiàn)實(shí)需要；必須要土地登記、財(cái)務(wù)檔案等孤本容易在借閱中損壞，因此，做好國(guó)土檔案實(shí)體數(shù)字化。這樣既能方便快捷地進(jìn)行管理和查閱，又能夠保證檔案信息的可靠、準(zhǔn)確。

一、國(guó)土檔案數(shù)字化現(xiàn)狀

1.數(shù)量大、種類多。國(guó)土檔案，從卷宗種類來看，主要有文書類、計(jì)劃財(cái)務(wù)類、地籍管理類、土地利用計(jì)劃類、建設(shè)用地類、土地監(jiān)察類、資產(chǎn)管理類等，每年需要入卷歸檔的國(guó)土檔案數(shù)以萬(wàn)計(jì)。隨著城市發(fā)展進(jìn)程的加快，各種用地規(guī)模的不斷擴(kuò)大，僅僅依靠傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理不僅影響檔案的利用效率，也不利于國(guó)土檔案的安全管理。

2.“軟硬件”有待強(qiáng)化。目前，一些省、市國(guó)土檔案管理部門紛紛建立了屬于自己的國(guó)土檔案管理信息中心，并配置有專門的服務(wù)器，建立了基本農(nóng)田、地災(zāi)點(diǎn)分布、土地利用規(guī)劃等主要檔案類別的數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)了部分功能的網(wǎng)上作業(yè)和信息上下級(jí)之間的共享，但與數(shù)字化管理的現(xiàn)實(shí)要求還有一定差距，尤其是大量紙質(zhì)檔案存放后占用了過多的庫(kù)房面積，計(jì)算機(jī)數(shù)量少，軟件配置不高，容量較小，難以滿足大功率計(jì)算和轉(zhuǎn)存需要。

3.資源共享和利用效率低。目前，雖然一些國(guó)土部門的檔案在上下級(jí)之間實(shí)現(xiàn)了檔案數(shù)據(jù)信息的共享和傳輸，但平級(jí)之間部門檔案的查詢共享則沒有實(shí)現(xiàn)。例如，同在一個(gè)市下的A縣與B縣之間，雖然各自建立了相應(yīng)的數(shù)字化檔案管理，但彼此之間沒有實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)傳輸，查詢?nèi)送枰┧笥贏、B兩縣之間，浪費(fèi)了大量的人力、物力和財(cái)力，不利于國(guó)土檔案服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的價(jià)值發(fā)揮。

二、國(guó)土檔案數(shù)字建設(shè)及管理體系構(gòu)架內(nèi)容

1.建立完備的國(guó)土檔案“數(shù)字化”管理系統(tǒng)。國(guó)土檔案的數(shù)字化建設(shè)要體現(xiàn)國(guó)土行業(yè)特點(diǎn)，開發(fā)滿足國(guó)土檔案管理需要的數(shù)字化管理系統(tǒng)。具體來說，就是要從檔案軟件開發(fā)、國(guó)土檔案甄選、數(shù)字化信息錄入、備份、查詢管理設(shè)計(jì)以及檔案安全措施等，建成一套完備的管理系統(tǒng)。例如，在服務(wù)器的設(shè)備選擇方面，要選擇大容量并配有備份功能的服務(wù)器；在檔案掃描方面，要統(tǒng)一檔案掃描的保存格式（或JPG或PDF）；在管理方面，要在系統(tǒng)中設(shè)立詳細(xì)的人員權(quán)限和保密等級(jí)管理等。此外，要結(jié)合日常國(guó)土檔案的需要，積極做好國(guó)土檔案管理軟件的研發(fā)和推廣，建設(shè)專門的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)。

2.搭建國(guó)土檔案“數(shù)字化”共享平臺(tái)。檔案的價(jià)值在于利用。檔案數(shù)字化加工的目的也主要是實(shí)現(xiàn)檔案信息和數(shù)據(jù)的共享，便于用戶輕點(diǎn)鼠標(biāo)即可完成查詢和利用的目的和效果。要根據(jù)《土地登記資料公開查詢辦法》的相關(guān)規(guī)定，確定檔案數(shù)字化的開放范圍和內(nèi)容，建立國(guó)土檔案管理網(wǎng)站（可以在國(guó)土部門門戶網(wǎng)站設(shè)立相應(yīng)的子欄目），與地方政府的政務(wù)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)互聯(lián)，及時(shí)將土地登記等需求量大的檔案實(shí)時(shí)向公眾開放。加強(qiáng)并完善國(guó)土部門局域網(wǎng)建設(shè)，利用專網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)國(guó)土檔案數(shù)字信息的全覆蓋。

3.完善國(guó)土檔案“數(shù)字化”長(zhǎng)效機(jī)制。檔案數(shù)字化是一項(xiàng)復(fù)雜而龐大的系統(tǒng)性工程，需要一套完善的管理制度予以保障和規(guī)范。例如：國(guó)土檔案文件保密制度、國(guó)土檔案數(shù)字化審核制度、電子文件歸檔和分類保管制度、國(guó)土檔案的日常查閱制度以及檔案數(shù)字的信息安全制度等。尤其是要制定完善的數(shù)字化國(guó)土檔案的著錄標(biāo)引規(guī)則，使檔案數(shù)字化規(guī)則始終有章可循、有法可依。為了保證檔案數(shù)字化的安全，有的國(guó)土部門在檔案信息數(shù)字化錄入過程中采取自動(dòng)異質(zhì)和異地備份，并將數(shù)據(jù)壓縮后刻錄到光盤中予以保存。

4.增強(qiáng)國(guó)土檔案“數(shù)字化”服務(wù)職能。隨著城市的發(fā)展、土地出讓、轉(zhuǎn)讓等交易活動(dòng)日益頻繁，土地登記查詢需求量與日俱增。司法部門的執(zhí)法、公民個(gè)人的需求以及企業(yè)的市場(chǎng)交易等都涉及國(guó)土檔案相關(guān)信息的查詢和利用。為此，需要將歷年的國(guó)土檔案卷宗進(jìn)行認(rèn)真梳理和整理，推出一套完善地?cái)?shù)字化編研材料，以滿足檔案咨詢、查詢和檢索需要，積極更新和維護(hù)國(guó)土檔案編研成果，完善國(guó)土專題檔案庫(kù)的開發(fā)和使用，努力在部門之間、人員之間的信息資源共享，消除信息孤島。

（作者單位：白山市國(guó)土資源局渾江分局）