文/高儷瑕
國(guó)土檔案數(shù)字化建設(shè)現(xiàn)狀及體系構(gòu)架研究
文/高儷瑕
檔案數(shù)字化是利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)與專業(yè)的檔案管理技術(shù)相結(jié)合,將傳統(tǒng)的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理,并收集整理為數(shù)字形態(tài)的電子檔案,最終形成綜合性的檔案信息資源管理體系。隨著國(guó)土資源開(kāi)發(fā)工作的快速發(fā)展,國(guó)土檔案越來(lái)越多,依靠原有的手工檢索難以滿足現(xiàn)實(shí)需要;必須要土地登記、財(cái)務(wù)檔案等孤本容易在借閱中損壞,因此,做好國(guó)土檔案實(shí)體數(shù)字化。這樣既能方便快捷地進(jìn)行管理和查閱,又能夠保證檔案信息的可靠、準(zhǔn)確。
1.數(shù)量大、種類多。國(guó)土檔案,從卷宗種類來(lái)看,主要有文書(shū)類、計(jì)劃財(cái)務(wù)類、地籍管理類、土地利用計(jì)劃類、建設(shè)用地類、土地監(jiān)察類、資產(chǎn)管理類等,每年需要入卷歸檔的國(guó)土檔案數(shù)以萬(wàn)計(jì)。隨著城市發(fā)展進(jìn)程的加快,各種用地規(guī)模的不斷擴(kuò)大,僅僅依靠傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理不僅影響檔案的利用效率,也不利于國(guó)土檔案的安全管理。
2.“軟硬件”有待強(qiáng)化。目前,一些省、市國(guó)土檔案管理部門(mén)紛紛建立了屬于自己的國(guó)土檔案管理信息中心,并配置有專門(mén)的服務(wù)器,建立了基本農(nóng)田、地災(zāi)點(diǎn)分布、土地利用規(guī)劃等主要檔案類別的數(shù)據(jù)庫(kù),實(shí)現(xiàn)了部分功能的網(wǎng)上作業(yè)和信息上下級(jí)之間的共享,但與數(shù)字化管理的現(xiàn)實(shí)要求還有一定差距,尤其是大量紙質(zhì)檔案存放后占用了過(guò)多的庫(kù)房面積,計(jì)算機(jī)數(shù)量少,軟件配置不高,容量較小,難以滿足大功率計(jì)算和轉(zhuǎn)存需要。
3.資源共享和利用效率低。目前,雖然一些國(guó)土部門(mén)的檔案在上下級(jí)之間實(shí)現(xiàn)了檔案數(shù)據(jù)信息的共享和傳輸,但平級(jí)之間部門(mén)檔案的查詢共享則沒(méi)有實(shí)現(xiàn)。例如,同在一個(gè)市下的A縣與B縣之間,雖然各自建立了相應(yīng)的數(shù)字化檔案管理,但彼此之間沒(méi)有實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)傳輸,查詢?nèi)送枰┧笥贏、B兩縣之間,浪費(fèi)了大量的人力、物力和財(cái)力,不利于國(guó)土檔案服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的價(jià)值發(fā)揮。
1.建立完備的國(guó)土檔案“數(shù)字化”管理系統(tǒng)。國(guó)土檔案的數(shù)字化建設(shè)要體現(xiàn)國(guó)土行業(yè)特點(diǎn),開(kāi)發(fā)滿足國(guó)土檔案管理需要的數(shù)字化管理系統(tǒng)。具體來(lái)說(shuō),就是要從檔案軟件開(kāi)發(fā)、國(guó)土檔案甄選、數(shù)字化信息錄入、備份、查詢管理設(shè)計(jì)以及檔案安全措施等,建成一套完備的管理系統(tǒng)。例如,在服務(wù)器的設(shè)備選擇方面,要選擇大容量并配有備份功能的服務(wù)器;在檔案掃描方面,要統(tǒng)一檔案掃描的保存格式(或JPG或PDF);在管理方面,要在系統(tǒng)中設(shè)立詳細(xì)的人員權(quán)限和保密等級(jí)管理等。此外,要結(jié)合日常國(guó)土檔案的需要,積極做好國(guó)土檔案管理軟件的研發(fā)和推廣,建設(shè)專門(mén)的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)。
2.搭建國(guó)土檔案“數(shù)字化”共享平臺(tái)。檔案的價(jià)值在于利用。檔案數(shù)字化加工的目的也主要是實(shí)現(xiàn)檔案信息和數(shù)據(jù)的共享,便于用戶輕點(diǎn)鼠標(biāo)即可完成查詢和利用的目的和效果。要根據(jù)《土地登記資料公開(kāi)查詢辦法》的相關(guān)規(guī)定,確定檔案數(shù)字化的開(kāi)放范圍和內(nèi)容,建立國(guó)土檔案管理網(wǎng)站(可以在國(guó)土部門(mén)門(mén)戶網(wǎng)站設(shè)立相應(yīng)的子欄目),與地方政府的政務(wù)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)互聯(lián),及時(shí)將土地登記等需求量大的檔案實(shí)時(shí)向公眾開(kāi)放。加強(qiáng)并完善國(guó)土部門(mén)局域網(wǎng)建設(shè),利用專網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái),實(shí)現(xiàn)國(guó)土檔案數(shù)字信息的全覆蓋。
3.完善國(guó)土檔案“數(shù)字化”長(zhǎng)效機(jī)制。檔案數(shù)字化是一項(xiàng)復(fù)雜而龐大的系統(tǒng)性工程,需要一套完善的管理制度予以保障和規(guī)范。例如:國(guó)土檔案文件保密制度、國(guó)土檔案數(shù)字化審核制度、電子文件歸檔和分類保管制度、國(guó)土檔案的日常查閱制度以及檔案數(shù)字的信息安全制度等。尤其是要制定完善的數(shù)字化國(guó)土檔案的著錄標(biāo)引規(guī)則,使檔案數(shù)字化規(guī)則始終有章可循、有法可依。為了保證檔案數(shù)字化的安全,有的國(guó)土部門(mén)在檔案信息數(shù)字化錄入過(guò)程中采取自動(dòng)異質(zhì)和異地備份,并將數(shù)據(jù)壓縮后刻錄到光盤(pán)中予以保存。
4.增強(qiáng)國(guó)土檔案“數(shù)字化”服務(wù)職能。隨著城市的發(fā)展、土地出讓、轉(zhuǎn)讓等交易活動(dòng)日益頻繁,土地登記查詢需求量與日俱增。司法部門(mén)的執(zhí)法、公民個(gè)人的需求以及企業(yè)的市場(chǎng)交易等都涉及國(guó)土檔案相關(guān)信息的查詢和利用。為此,需要將歷年的國(guó)土檔案卷宗進(jìn)行認(rèn)真梳理和整理,推出一套完善地?cái)?shù)字化編研材料,以滿足檔案咨詢、查詢和檢索需要,積極更新和維護(hù)國(guó)土檔案編研成果,完善國(guó)土專題檔案庫(kù)的開(kāi)發(fā)和使用,努力在部門(mén)之間、人員之間的信息資源共享,消除信息孤島。
(作者單位:白山市國(guó)土資源局渾江分局)