檔案信息資源共享類型、方法、路徑及保障研究

文/任延玲

檔案信息資源共享類型、方法、路徑及保障研究

文/任延玲

隨著信息化發(fā)展的不斷深入，社會(huì)公眾信息知情權(quán)的需求增大。檔案信息資源共享，被學(xué)界所普遍認(rèn)可，已經(jīng)成為時(shí)代發(fā)展的趨勢。檔案信息資源共享，作為信息技術(shù)與現(xiàn)代管理體制的融合，是以開放檔案信息資源為公眾提供實(shí)用的信息服務(wù)為目的的檔案管理新模式。

一、共享類型——局域網(wǎng)共享和互聯(lián)網(wǎng)共享

檔案信息資源共享主要依托現(xiàn)代信息技術(shù)，將所記載的檔案信息數(shù)字化加工整合后，通過信息網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的最大范圍共享。根據(jù)目前檔案信息共享運(yùn)行情況，其類型主要分為基于局域網(wǎng)共享和基于互聯(lián)網(wǎng)共享兩種。

1.基于局域網(wǎng)共享?；诰钟蚓W(wǎng)的檔案信息資源共享是指檔案管理部門通過通信設(shè)備、線路以及相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)軟件，將分布于不同地理位置、不同區(qū)域的、具有一定獨(dú)立性的計(jì)算機(jī)等終端設(shè)備進(jìn)行互聯(lián)互通，實(shí)現(xiàn)一定范圍內(nèi)的檔案信息資源的快速傳輸、共享。這種共享主要是在檔案局（館）或者所屬部門上下級之間，共享的范圍相對較小。

2.基于互聯(lián)網(wǎng)共享。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，檔案信息資源實(shí)現(xiàn)了跨區(qū)域、跨部門共享，這也是一種最為廣泛的共享類型。以互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為基礎(chǔ)，以不同的社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位、社會(huì)公眾等檔案部門網(wǎng)站為一個(gè)個(gè)節(jié)點(diǎn)，借助信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的查詢、傳輸、反饋等，最大限度地發(fā)揮檔案信息資源價(jià)值和服務(wù)社會(huì)優(yōu)勢。

二、共享方法——集中式存儲(chǔ)和分層式管理

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享的主要方法是集中式存儲(chǔ)和分層式管理，這是實(shí)現(xiàn)信息資源共享的前提和基礎(chǔ)。

1.集中式存儲(chǔ)。就是將一定區(qū)域或者行業(yè)內(nèi)的檔案資源進(jìn)行整合，規(guī)范化、集中式存儲(chǔ)?？晒蚕韰^(qū)域性檔案資源的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫建設(shè)，利用現(xiàn)代信息技術(shù)和檔案軟件，將文件轉(zhuǎn)化為電子文件進(jìn)行存儲(chǔ)。通過互聯(lián)網(wǎng)或局域網(wǎng)等方式，將館藏的檔案資源進(jìn)行集中存儲(chǔ)和歸檔，并進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)備份，實(shí)現(xiàn)安全存儲(chǔ)，打破檔案分散存儲(chǔ)所導(dǎo)致的信息壁壘，整合區(qū)域檔案信息資源，消除信息孤島。

2.分層式管理。檔案信息資源來源于各個(gè)不同的單位或部門，檔案資源的歸屬權(quán)和所有權(quán)分屬不同的機(jī)構(gòu)。要實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，就需要有“大檔案”理念，將各部門的具體從事檔案業(yè)務(wù)的機(jī)構(gòu)進(jìn)行必要的整合和開放性審查。由專門的檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行統(tǒng)一的集中管理，歸檔則由具體部門移交或者負(fù)責(zé)本部門的檔案資源，而檔案的管理和使用則統(tǒng)一由專門機(jī)構(gòu)根據(jù)用戶的申請，賦予相應(yīng)的查詢或借閱功能。根據(jù)數(shù)據(jù)庫的關(guān)聯(lián)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)所有檔案的實(shí)時(shí)查詢。

三、共享路徑——網(wǎng)絡(luò)式查閱和實(shí)體性借閱

檔案信息資源共享環(huán)境下，滿足社會(huì)公眾全方位的檔案信息利用需求，需要暢通公眾查詢和利用檔案信息資源渠道。

1.網(wǎng)絡(luò)式傳輸。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與檔案管理的聯(lián)系日益緊密，現(xiàn)階段，我國檔案管理模式實(shí)行的是電子載體與紙質(zhì)并存的“雙軌制”。一方面，利用檔案信息化傳輸提供共享服務(wù)。在檔案館或?qū)ｉT的檔案服務(wù)網(wǎng)頁里有專門的館藏檔案查詢、檔案檢索、檔案論壇以及檔案借閱申請等查閱服務(wù)。利用網(wǎng)絡(luò)聊天軟件等，為用戶提供在線一對一交互咨詢服務(wù)。

2.實(shí)體性借閱。檔案信息所依附的載體包括紙質(zhì)、照片，以及各種實(shí)物資料等。完全依托網(wǎng)絡(luò)媒體實(shí)現(xiàn)資源的共享，一時(shí)難以完全實(shí)現(xiàn)，還需要實(shí)體性借閱共享為補(bǔ)充。通過將檔案信息收集、整理后錄入到計(jì)算機(jī)檔案管理信息系統(tǒng)中。不同的用戶在進(jìn)行檔案研究、編研等需要實(shí)物載體時(shí)，可以通過網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)申請、借閱和歸還等，實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)條件下檔案實(shí)體共享。

四、共享保障——內(nèi)在權(quán)限設(shè)置和外在制度保障

面向用戶的區(qū)域性數(shù)字檔案館的建設(shè)，集成了區(qū)域內(nèi)各種檔案信息資源，能夠滿足不同用戶的需求。但檔案資源的信息共享也要做好知識(shí)產(chǎn)權(quán)的保護(hù)，這方面可以通過內(nèi)在訪問權(quán)限的設(shè)置和外在法律法規(guī)作為保障。

1.內(nèi)在訪問權(quán)限的設(shè)置。檔案信息資源的數(shù)據(jù)庫建成后，尤其是與互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)相連后，實(shí)現(xiàn)了區(qū)域內(nèi)檔案利用主體跨時(shí)空的利用。如何解決好檔案信息資源共享與知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)之間的矛盾？共享的技術(shù)保障可以通過在網(wǎng)絡(luò)設(shè)置方面下功夫，在信息平臺(tái)中設(shè)立用戶身份認(rèn)證、數(shù)據(jù)庫使用權(quán)限、登陸密碼等方式，有效保障檔案信息資源共享的安全性。

2.外在法規(guī)制度的保障。隨著法治化進(jìn)程的加快，包括檔案信息資源共享在內(nèi)的法律法規(guī)陸續(xù)出臺(tái)，目前，我國相繼出臺(tái)有關(guān)法律法規(guī)有：《檔案法》《檔案法實(shí)施辦法》《政府信息公開條例》《計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)安全保護(hù)條例》《計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)國際聯(lián)網(wǎng)保密管理規(guī)定》等。這些法律法規(guī)以及規(guī)章制度的出臺(tái)，有效保障了檔案信息資源共享工作的開展。

（作者單位：吉林省醫(yī)學(xué)期刊社）