談民族高等院校照片檔案的現(xiàn)狀和設(shè)想

文//杜鋒銳

談民族高等院校照片檔案的現(xiàn)狀和設(shè)想

文//杜鋒銳

照片檔案是指國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的以靜止攝影影像為主要反映方式的有保存價(jià)值的歷史記錄。高校檔案中，照片檔案是一個(gè)重要組成部分，它以其特有的載體形式，獨(dú)特地反映了學(xué)校的歷史、重大變革、重要人物和事件的面貌。通過(guò)照片檔案可以進(jìn)行歷史編著、人物志編寫(xiě)、德育教育、對(duì)外宣傳等。照片檔案不僅可以使后人了解學(xué)校的悠久歷史，還能給人們留下直觀生動(dòng)的印象。隨著現(xiàn)代社會(huì)信息化的不斷發(fā)展，人們對(duì)其利用度和重視度越來(lái)越高。對(duì)于民族高等院校而言，照片檔案工作和紙質(zhì)檔案工作比較滯后，加之檔案歸檔程序和制度尚不完善，從某種意義上來(lái)說(shuō)，制約了照片檔案的收集和利用發(fā)展步伐。筆者結(jié)合自身實(shí)際工作，提出以下幾點(diǎn)思考。

一、照片檔案的特點(diǎn)及意義

照片檔案大致可以分為兩類：傳統(tǒng)照片檔案、電子照片檔案。傳統(tǒng)照片檔案是指以感光材料為載體，以影像為反映方式的有保存價(jià)值的歷史記錄。它由底片、照片和說(shuō)明三部分組成。電子照片檔案是指運(yùn)用現(xiàn)代數(shù)碼影像技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)形成的照片檔案，其屬于電子檔案。電子照片檔案的形成、傳輸、存儲(chǔ)都離不開(kāi)計(jì)算機(jī)設(shè)備，也是目前最主要的照片檔案形成途徑。相比文書(shū)檔案，兩者又有其共性，都是在實(shí)際活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的歷史記錄，可起到歷史憑證的作用。照片檔案又有其自身特點(diǎn)：直觀性強(qiáng)；包含信息量豐富。由于照片檔案直觀、形象地反映了客觀事物及其存在的周?chē)h(huán)境，使人們從實(shí)體影像中獲得了豐富的信息。它既是文書(shū)檔案的補(bǔ)充，又區(qū)別于文書(shū)檔案。所以，做好民族高校照片檔案的收集、管理和利用工作，對(duì)規(guī)范民族高校檔案管理工作有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

二、照片檔案收集工作現(xiàn)狀及瓶頸

隨著近幾年全球信息化的發(fā)展，特別是新媒體的產(chǎn)生和飛速發(fā)展。高等院校的檔案管理工作已進(jìn)入了一個(gè)新的歷史時(shí)期。但是，作為民族高等院校的檔案工作卻顯現(xiàn)了“收集困難、來(lái)源零散”的滯后狀態(tài)。具體體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

1.照片檔案整體意識(shí)薄弱。檔案意識(shí)反映了人們對(duì)檔案的重視認(rèn)知程度。由于照片檔案起步相對(duì)滯后，加之民族高校照片檔案起步較晚，校園活動(dòng)更是呈多樣化趨勢(shì)，人們對(duì)照片檔案的了解不及紙質(zhì)檔案，對(duì)電子照片拍攝、收集和保存意識(shí)觀念陳舊，歸檔意識(shí)模糊，認(rèn)為照片檔案無(wú)關(guān)緊要；有些機(jī)關(guān)單位或個(gè)人更是不重視照片檔案的積累，無(wú)專人保管或長(zhǎng)期零散存放，甚至管理人員崗位變動(dòng)時(shí)造成照片無(wú)交接，成堆存放或丟棄；民族高校照片檔案收集工作由于范圍廣、人員變化大，部分單位或個(gè)人敷衍了事；為方便單位和個(gè)人使用，找各種借口不歸檔，檔案意識(shí)嚴(yán)重缺乏等等。這些因素嚴(yán)重影響了照片檔案收集工作的開(kāi)展。

2.照片檔案管理制度不完善。依據(jù)國(guó)家《照片檔案管理規(guī)范》和《高校電子文件歸檔管理辦法》，很多高校制定了照片檔案管理制度，但還不夠健全、不完善，導(dǎo)致對(duì)照片檔案的收集、保管和利用不夠具體、不夠規(guī)范，不能夠形成一個(gè)有機(jī)整體，無(wú)章可循。上級(jí)檔案管理部門(mén)，對(duì)照片檔案的監(jiān)督指導(dǎo)也缺乏直接性和具體性。這些直接影響了照片檔案的管理。

3.照片檔案來(lái)源零散。由于民族高校人員編制的限制，很多檔案館（室）無(wú)專門(mén)人員有計(jì)劃、有目的地跟蹤拍攝學(xué)校重大活動(dòng)、重要會(huì)議及其他重要事件，包括具有重要保存價(jià)值的各項(xiàng)學(xué)生活動(dòng)。絕大部分還是由高校宣傳部門(mén)或各個(gè)院、系、科研院所等單位直接參與拍攝。隨著先進(jìn)攝錄設(shè)備的普及，照片分散化拍攝的現(xiàn)象愈加明顯，這就使得照片的數(shù)量增多、來(lái)源渠道增多、涉及歸檔的單位和個(gè)人分散，加之民族高校歸檔意識(shí)本身就不強(qiáng)，勢(shì)必造成了照片檔案收集困難、來(lái)源分散的現(xiàn)象。

4.照片整理不及時(shí)，存在缺失遺漏現(xiàn)象。數(shù)碼照片一般零散存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)上，一個(gè)簡(jiǎn)單的文件夾保存，歸檔時(shí)才稍加整理，不經(jīng)篩選整個(gè)拷貝到檔案館（室），對(duì)每張照片的形成背景也沒(méi)有具體批注，整理不及時(shí)情況嚴(yán)重。數(shù)碼照片的形成和存儲(chǔ)主要依賴現(xiàn)代計(jì)算機(jī)設(shè)備、攝錄設(shè)備和各種存儲(chǔ)設(shè)備，這些硬件設(shè)備條件的好壞直接影響著數(shù)碼照片的安全，加之各種計(jì)算機(jī)病毒的侵入，非常容易導(dǎo)致數(shù)碼照片的損壞和丟失。

5.照片檔案保存基礎(chǔ)設(shè)施簡(jiǎn)陋。當(dāng)前，由于民族高校檔案工作發(fā)展比較滯后，學(xué)校對(duì)檔案工作的重視度不夠，普遍存在檔案經(jīng)費(fèi)嚴(yán)重不足現(xiàn)象，檔案庫(kù)房條件差，基礎(chǔ)設(shè)施簡(jiǎn)陋，辦公區(qū)域和庫(kù)房沒(méi)有做到“三分開(kāi)”，庫(kù)房達(dá)不到“八防”要求，庫(kù)房?jī)?nèi)部溫濕度達(dá)不到規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，照片檔案保管更是沒(méi)有專業(yè)保管設(shè)備，導(dǎo)致照片檔案容易變質(zhì)、損壞。

三、做好民族高校照片檔案工作的幾點(diǎn)設(shè)想

1.加強(qiáng)檔案知識(shí)宣傳，強(qiáng)化民族高校照片檔案收集意識(shí)。沒(méi)有收集，檔案的管理和利用就無(wú)從談起。針對(duì)民族高校師生對(duì)照片檔案收集、管理意識(shí)薄弱的現(xiàn)狀，檔案館（室）應(yīng)加大照片檔案重要價(jià)值的宣傳，通過(guò)網(wǎng)站、微博和微信等新媒體方式提高照片檔案認(rèn)知度。通過(guò)舉辦展覽，編研畫(huà)冊(cè)和利用效果展示等方法，結(jié)合《檔案法》《照片檔案管理規(guī)范》等法律法規(guī)，向師生宣傳照片檔案價(jià)值，逐步促使他們充分了解照片檔案在高校教育、科學(xué)研究及社會(huì)宣傳中的重要地位和作用，擴(kuò)大照片檔案在民族高校中的影響力，爭(zhēng)取得到全校師生乃至校外各界的支持。

2.完善照片檔案規(guī)章制度，制定民族高校照片檔案歸檔實(shí)施細(xì)則。民族高校要結(jié)合學(xué)校民族多、工作環(huán)境復(fù)雜等特點(diǎn)，制定照片檔案規(guī)章制度，特別是照片檔案歸檔實(shí)施細(xì)則。目前，大多數(shù)高校制定了多類檔案規(guī)章制度，但相比較而言，照片檔案制度還不完善，可操作性不強(qiáng)，對(duì)實(shí)際工作指導(dǎo)性不強(qiáng)，遠(yuǎn)不如黨群、行政等文書(shū)檔案詳細(xì)可行。照片檔案歸檔實(shí)施細(xì)則應(yīng)對(duì)照片檔案的歸檔時(shí)間、歸檔范圍、照片背景信息備注、保管條件等都做出詳細(xì)規(guī)定，重點(diǎn)是對(duì)照片檔案歸檔時(shí)的歸檔規(guī)范作出詳細(xì)說(shuō)明。

3.開(kāi)展多形式照片檔案收集工作，加強(qiáng)民族高校照片檔案規(guī)范化管理。照片檔案的收集是整個(gè)照片檔案工作的重中之重，根據(jù)照片檔案特有的性質(zhì)，應(yīng)采取多種措施和多種方式開(kāi)展收集工作。

把握重點(diǎn)，分別管理。首先，對(duì)日常產(chǎn)生照片較多和利用價(jià)值較高的機(jī)關(guān)單位，如宣傳部、學(xué)生處等單位重點(diǎn)幫扶。除采取每個(gè)單位設(shè)置一名專任兼職檔案管理員以外，還應(yīng)對(duì)重點(diǎn)單位分發(fā)檔案相冊(cè)，保證可以隨時(shí)對(duì)歸檔的照片標(biāo)注時(shí)間、地點(diǎn)、人物事件及其背景，并及時(shí)放入檔案冊(cè)。及時(shí)送交檔案館（室）。對(duì)于其他照片產(chǎn)生數(shù)量較少的單位，檔案館（室）應(yīng)根據(jù)歸檔通知，加強(qiáng)和兼職檔案員的聯(lián)系，必要時(shí)可以上門(mén)協(xié)助照片檔案收集工作。

開(kāi)展民族特色照片檔案的收集。民族特色照片檔案是指反映民族高校某一專題內(nèi)容的一系列照片，包括校容、校貌、重大歷史事件、畢業(yè)生畢業(yè)風(fēng)采等。為更好地做好特色照片檔案的收集工作，可以采取本單位收集和社會(huì)征集相結(jié)合的方式，特別是一些老舊且具有重要?dú)v史價(jià)值的照片，以本單位收集為主，社會(huì)征集為輔，既可以豐富館藏，又可以為民族高校建設(shè)添磚加瓦。

加強(qiáng)高校重大事件照片的跟蹤收集。針對(duì)高校一些重大事件形成的照片，檔案館（室）還應(yīng)該主動(dòng)跟蹤收集，必要時(shí)應(yīng)該參與到重大事件過(guò)程當(dāng)中去，以便更加清楚照片形成的背景，保證照片檔案的完整。

4.建立檔案收集工作監(jiān)督機(jī)制，保證檔案工作合理、規(guī)范化和科學(xué)化發(fā)展。檔案工作應(yīng)形成統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理，責(zé)任到位、專人負(fù)責(zé)，依法依規(guī)、嚴(yán)格落實(shí)的管理制度。加強(qiáng)檔案收集、管理監(jiān)督機(jī)制的建設(shè)，尤為重要。檔案監(jiān)督體制建設(shè)可以將校屬各單位全部納入其中，建立起一整套自上而下的檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系，實(shí)行檔案工作目標(biāo)管理責(zé)任制，對(duì)校屬各單位檔案工作形成硬性約束，對(duì)學(xué)校依法治檔以及檔案收集、歸檔、整理、開(kāi)發(fā)利用、數(shù)字化、信息化及網(wǎng)絡(luò)交互共享工作的順利有序開(kāi)展起到巨大推動(dòng)作用。

綜上,民族高校檔案館（室）應(yīng)積極主動(dòng)地加強(qiáng)照片檔案工作的宣傳力度，推進(jìn)照片檔案收集、管理和利用制度的建立，加快檔案工作監(jiān)督機(jī)制建立的步伐，積極開(kāi)展并加大照片檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，為民族高校的基礎(chǔ)建設(shè)和跨越式發(fā)展提供助力。

（作者單位：西北民族大學(xué)檔案館）