醫(yī)院管理類電子檔案整理研究

鄧小清

（廣東醫(yī)科大學附屬醫(yī)院 湛江 524001）

醫(yī)院管理類電子檔案整理研究

鄧小清

（廣東醫(yī)科大學附屬醫(yī)院 湛江 524001）

醫(yī)院管理類電子檔案整理是近幾年醫(yī)院電子檔案管理的重點內(nèi)容，也是未來管理類電子檔案管理工作的必然趨勢，不僅有利于改善醫(yī)療服務，還能提高醫(yī)院管理效果和工作效率。當前我國醫(yī)院管理類電子檔案在整理過程中面臨著制度不健全、規(guī)范性不足、管理人員意識匱乏、數(shù)字化建設不力多種問題。對此，應通過完善管理制度、提高整理意識、規(guī)范管理體系、加強數(shù)字化建設等措施，整體提高檔案管理水平，高效實現(xiàn)管理類電子檔案的數(shù)字化、電子化。

醫(yī)院 整理 管理類電子檔案

醫(yī)院管理類電子檔案主要指因醫(yī)院內(nèi)部的設備和藥物專利、政府報告、申請的有關證明以及內(nèi)部管理事務等而建立的電子檔案。隨著網(wǎng)絡信息技術的發(fā)展，管理類電子檔案的整理也必將趨于系統(tǒng)化、科技化、信息化，然而醫(yī)院內(nèi)部的管理類電子檔案種類繁雜、信息量大，加之制度規(guī)章不夠完善，由此導致日常管理工作中存在整理難度大、工作效率低、管理不規(guī)范等多種問題[1]17-19。因此，分析當前管理類電子檔案的整理工作現(xiàn)狀、完善有關制度、健全管理機制至關重要，這對改善醫(yī)院服務和提高管理效率都具有積極意義。

一、管理類電子檔案整理的重要意義

1.信息時代的必然趨勢。隨著電子信息技術的發(fā)展，各行各業(yè)都開始著手數(shù)字化建設。我國醫(yī)療體制的改革正在進行中，醫(yī)院作為一種特殊性服務機構，其信息化程度早已成為衡量綜合實力的重要標志之一。目前，多數(shù)醫(yī)院內(nèi)部都對病歷檔案、財務數(shù)據(jù)、人事數(shù)據(jù)等進行了電子化，電子檔案整理工作趨于完善[2]277。管理類電子檔案雖然不同于這些檔案資料，但仍然是醫(yī)院檔案重要的組成部分，其中涉及的知識產(chǎn)權文件對醫(yī)院的核心競爭力有重大價值，一旦發(fā)生泄漏，損失是慘重的；而政府文件的安全保管對醫(yī)院的正常運營亦有非凡意義。因此，管理類電子檔案整理工作電子化是當前檔案管理的重點完善對象，也是保障醫(yī)院正常有效運營的重要手段，更是未來信息化時代的必然趨勢。

2.規(guī)范檔案管理，提高工作效率。管理類電子檔案數(shù)量多、種類雜，給檔案分類整理工作帶來了較大的困難，同時查找資料時操作也較煩瑣，工作效率低，因此，電子檔案的建立大大解決了這一難題。電子檔案相對于紙質(zhì)檔案而言，具有多種優(yōu)勢[3]26-27[4]99-100：可復制性；操作方便；傳輸便捷；節(jié)約存儲空間；利于共享。綜合多種優(yōu)勢，只要對電子檔案建立合理的分類方法和制度，便可充分發(fā)揮其優(yōu)勢，使管理類電子檔案整理工作更加高效規(guī)范。

二、醫(yī)院管理類電子檔案整理工作中存在的問題

1.醫(yī)院電子檔案管理制度不健全。由于醫(yī)院的重心是醫(yī)療工作，在完善的醫(yī)療規(guī)章制度的背后電子檔案的管理機制就顯得相對很薄弱，而沒有健全的規(guī)章制度就很難實現(xiàn)真正的規(guī)范管理。目前，醫(yī)院管理類檔案管理工作中規(guī)范性不足之處主要體現(xiàn)在缺乏規(guī)范性的指導文件和有效的監(jiān)管制度。管理類檔案包括很多醫(yī)院與政府組織的有關的活動等。我國醫(yī)院舉辦一次活動后，最終記載的資料往往只限于活動結束后上交的文案總結，活動流程及活動中的視頻、照片等細節(jié)資料多處于空白狀態(tài)。這可能使部分工作人員形成敷衍工作的態(tài)度，影響舉辦活動的質(zhì)量，因此監(jiān)管制度也是必不可少，從管理制度上開始規(guī)范化才能解決根本問題。

2.缺乏合理完善的整理體系和機制。目前，我國醫(yī)院管理類電子檔案涉及醫(yī)院內(nèi)部各個部分的工作內(nèi)容，按照國家規(guī)定分為32類，種類繁雜，整理難度大。但由于目前大部分醫(yī)院并未針對管理類電子檔案建立完善的分類方法和管理制度，諸如缺少專業(yè)、完整的分類體系。醫(yī)院管理類文檔主要包括內(nèi)部藥物和設備的開發(fā)及專利、政府頒發(fā)的各種證明、舉辦的各類公益活動等。目前主要整理形式是通過傳統(tǒng)文字進行記錄、分類、管理。若能充分利用當前的技術手段，對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理體系去粗取精，建立完善的電子檔案整理體系和機制，對管理類檔案進行合理分類和整理，則可大大減少管理人員的工作量，節(jié)約工作時間，提高工作效率。

3.缺乏醫(yī)院檔案整理意識。醫(yī)院管理人員缺乏檔案整理意識是實施過程中的又一障礙。由于醫(yī)院的電子檔案主要是患者相關的資料，加之受到整個醫(yī)院的服務觀念影響，很多檔案管理人員在工作過程中更注重與就診相關的檔案管理，而對管理類檔案資料整理意識較薄弱，重視程度不足。因此，必須從管理人員的認知上轉變，才能改善目前的狀況。

4.配套的軟件和硬件設備不足。建立管理類電子檔案對硬件和軟件設備都有一定要求。首先，需要選擇一個管理系統(tǒng)平臺，由于管理類檔案的文件類型眾多，包括視頻、圖片、文字等，需要有一個包容多種格式的開發(fā)平臺，以便于管理所有文件。同時，電腦配置需滿足多臺電腦能夠同時連接一個數(shù)據(jù)資源[5]102-103，所涉及的應用程序也應滿足整理此類檔案所需的功能。另外，電子檔案的安全性是最重要的，因此，密碼、口令、指紋的設備需達到一定的安全級別。然而，目前多數(shù)醫(yī)院并未達到此配置，或難以完全滿足這些需求，這將要求醫(yī)院根據(jù)需要積極完善硬件設施，并及時開發(fā)軟件配置。

三、醫(yī)療檔案信息共享背景下醫(yī)院科研檔案管理策略

1.完善管理制度和增強意識。完善管理制度建設是做好電子檔案管理工作的前提。首先，需將管理類電子檔案的整理工作滲透到醫(yī)院各項日常活動中，從身邊各項細節(jié)工作中開始搜集整理，避免電子資料整理時因資料不全而影響效率。其次，根據(jù)醫(yī)院實際情況，結合有關電子檔案管理規(guī)范，建立明確的管理制度和指導章程，使電子文件錄入、分類、總結、歸檔等環(huán)節(jié)均做到有章可循。另外，應明確各級管理人員的責任，同時使上下級之間行監(jiān)管之責，同級之間擔相互監(jiān)督之任，并把該制度的實行納入個人考核。最后，還應不定期舉辦管理類電子檔案的講座和培訓，提高管理人員業(yè)務能力的同時，也增強了其整理意識，最終使管理類電子檔案制度從個人到整個醫(yī)院均按制度規(guī)范管理。

2.建立規(guī)范的電子檔案管理體系。檔案管理工作規(guī)范化是電子檔案管理的目標。對于管理類電子檔案，規(guī)范化主要體現(xiàn)在幾方面。首先是檔案錄入過程，這是保證電子檔案的真實性和準確性的重要步驟，也是最容易出錯的步驟，因此錄入和檢查都必須責任到不同的個體。其次是分類系統(tǒng)的規(guī)范，這是整理工作中最重要的一個環(huán)節(jié)，由于管理類電子檔案格式多樣化，且內(nèi)容較其他檔案有所側重，因此可根據(jù)具體情況建立適合醫(yī)院自身的分類標準，使所有電子檔案都合理歸檔。再次，存儲空間的規(guī)范分配也是重點內(nèi)容之一，醫(yī)院應該在現(xiàn)有的電子檔案管理系統(tǒng)中專門設置管理類電子檔案云存儲空間，集中存儲，集中管理，既便于檢索，又能提高管理效率。最后，只有優(yōu)秀的領導者才能使管理工作更規(guī)范有序，因此有必要內(nèi)部培養(yǎng)一些具備數(shù)字化檔案管理技術和意識的人才，了解本院的實情，也能發(fā)揮出更大的管理價值。

3.依托計算機技術加強數(shù)字化資源建設。在計算機技術高速發(fā)展的時代，管理類電子檔案的管理應充分利用網(wǎng)絡信息技術和數(shù)字化軟件的優(yōu)勢，加強數(shù)字化建設管理。首先，由于管理類電子檔案具有數(shù)量龐大、種類復雜等特點，可利用高科技技術創(chuàng)造無紙化的電子數(shù)據(jù)庫。其次，應建立以法律為基礎的電子檔案安全機制，以遵守法律法規(guī)，杜絕檔案破壞為前提，利用計算機技術，設置高級別的安全防護措施，實現(xiàn)電子檔案的安全。最后，資金投入是數(shù)字化資源建設和管理的基礎，增投資金以滿足相應的計算機硬件和軟件需求才能達到相應的效果。

管理類電子檔案的整理工作貫穿于醫(yī)院所有環(huán)節(jié)，雖然不是醫(yī)院檔案管理工作的重心，但是不僅是提升醫(yī)院服務水平的客觀要求，也是促進醫(yī)院高效率運行的重要舉措。現(xiàn)已進入信息化時代，管理類電子檔案的整理工作也應充分利用計算機技術的優(yōu)勢，對有關資料進行數(shù)字化分類整理，是新時期檔案管理工作的必然趨勢。當前我國醫(yī)院在管理類電子檔案整理工作中尚存在些許不足，未來還需逐漸建立更健全的制度，加以完善，完全實現(xiàn)管理類電子檔案的數(shù)字化、電子化。

[1]許建偉.醫(yī)院電子檔案管理存在的問題與思考[J].社區(qū)醫(yī)學雜志，2013（15）.

[2]董魯玲，司麗萍.淺談如何加強電子檔案在醫(yī)院管理中的應用[J].經(jīng)濟師，2012（4）.

[3]張興文，李林波，王曉麗.加強醫(yī)院電子檔案管理的對策探討[J].中國醫(yī)學裝備，2009（12）.

[4]方立群.醫(yī)院電子檔案的分類、整理與保護[J].醫(yī)藥前沿，2011，1（16）.

[5]劉斌.信息時代的電子檔案安全管理研究[J].河南社會科學，2013，21（6）.

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2017-01-19