基于信息共享的高校數(shù)字檔案管理模式研究

王可

（遼寧對(duì)外經(jīng)貿(mào)學(xué)院 大連 116052）

基于信息共享的高校數(shù)字檔案管理模式研究

王可

（遼寧對(duì)外經(jīng)貿(mào)學(xué)院 大連 116052）

高校檔案館作為信息存儲(chǔ)量極為豐富的信息資源管理機(jī)構(gòu)之一，其信息資源的廣度與深度是許多信息資源管理機(jī)構(gòu)都無法比擬的。在當(dāng)前社會(huì)信息資源需求日益增加的形勢(shì)下，部分高校逐漸轉(zhuǎn)變以往主要服務(wù)校內(nèi)師生的觀念，開展檔案資源的信息共享，服務(wù)社會(huì)。以下主要就高校數(shù)字檔案信息共享的必要性進(jìn)行分析，并提出構(gòu)建基于信息共享的高校數(shù)字檔案管理模式的幾點(diǎn)建議與措施。

信息共享 高校數(shù)字檔案 管理模式 構(gòu)建

高校內(nèi)聚集著豐富的科技、文化信息資源，這些價(jià)值含量較高的教學(xué)、科研資源，與高校運(yùn)轉(zhuǎn)過程中產(chǎn)生的各類史料文件，共同組成了高校的檔案資源。高校數(shù)字檔案管理是將以往傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案管理方式，由傳統(tǒng)的手工操作管理轉(zhuǎn)變?yōu)槔糜?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、信息系統(tǒng)管理的方式。

近年來，隨著人們對(duì)信息資源的需求不斷提高，信息資源共享已經(jīng)成為信息化社會(huì)發(fā)展的主要趨勢(shì)，在此形勢(shì)下，基于信息共享的高校數(shù)字檔案管理模式應(yīng)運(yùn)而生。高校數(shù)字檔案如果實(shí)現(xiàn)了信息資源共享，企業(yè)可以通過檔案信息資源共享了解高校的科研優(yōu)勢(shì)，與高校展開科研合作，實(shí)現(xiàn)企業(yè)與高校的互惠共贏。高校也可以通過檔案信息資源共享展示本校的光輝歷史、優(yōu)美環(huán)境、特色文化、教學(xué)科研實(shí)力和成果，提升自身的社會(huì)地位與影響力，吸引更多的優(yōu)秀學(xué)子，獲得更多的社會(huì)支持。

高校數(shù)字檔案既在學(xué)校發(fā)展中發(fā)揮著重要的作用，也作為社會(huì)信息資源的重要組成部分發(fā)揮著促進(jìn)社會(huì)發(fā)展的作用。如何對(duì)高校數(shù)字檔案進(jìn)行有效的整合管理，使信息資源提供最大的利用價(jià)值，是當(dāng)前高校檔案管理部門不斷研究與實(shí)踐的重要課題。

一、高校數(shù)字檔案開展信息共享的必要性分析

在當(dāng)前信息資源呈爆炸性增長形式的時(shí)代，以往的紙質(zhì)檔案已經(jīng)不能滿足信息化社會(huì)的需要，數(shù)字化檔案的出現(xiàn)不僅能夠極大地滿足對(duì)大量信息資源的記錄存儲(chǔ)，還為信息資源的共享提供了有利的條件。基于信息共享的高校數(shù)字檔案管理不僅能夠?qū)崿F(xiàn)資源信息的最大化利用，還能有效形成資源互補(bǔ)，極大地促進(jìn)了社會(huì)的信息化建設(shè)與高校的進(jìn)一步發(fā)展。

1.推進(jìn)我國信息化建設(shè)的客觀要求。近年來，我國大力推進(jìn)信息化建設(shè)的步伐，信息資源作為社會(huì)資源的重要組成部分，其本身具有的價(jià)值在一定程度上能夠帶動(dòng)社會(huì)物質(zhì)資源、能量資源的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)以信息化帶動(dòng)工業(yè)化的戰(zhàn)略目標(biāo)。高校作為大量教學(xué)、科研成果的集聚地，蘊(yùn)含著極大的學(xué)術(shù)價(jià)值，對(duì)高校數(shù)字檔案的開放共享，能夠拓展高校信息資源的開發(fā)使用范圍，為社會(huì)發(fā)展提供更豐富、更有價(jià)值的資源，大力推進(jìn)社會(huì)信息化建設(shè)的發(fā)展進(jìn)程。

2.高校自身發(fā)展的實(shí)際需要。高校檔案信息資源共享的實(shí)現(xiàn)，推動(dòng)了高校之間資源互通、信息共享結(jié)盟局面的形成，對(duì)于全面提升我國高等教育水平、提升公共信息服務(wù)建設(shè)水平都有重要的意義。高校數(shù)字檔案的資源共享是我國社會(huì)公共信息服務(wù)建設(shè)的重要環(huán)節(jié)，信息共享可使各校的檔案信息資源充分發(fā)揮自身的價(jià)值，資源共享、優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，可以使高校在低成本支出下極大地提高科研能力與教學(xué)水平，有利于高校的共同發(fā)展和進(jìn)步，這也是我國高等教育發(fā)展與改革的內(nèi)在要求，預(yù)示著高校之間將走向“突破院校圍墻，教育信息資源共享、優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)、合作發(fā)展”的道路。

另外，以往高校數(shù)字檔案更多地用于高校自身的發(fā)展，檔案信息資源仍有許多的潛在價(jià)值并未開發(fā)利用，而基于信息共享的高校數(shù)字檔案管理，則可以將大量的潛在價(jià)值轉(zhuǎn)化為實(shí)際價(jià)值，不僅能為高校教學(xué)、科研以及管理提供更加快捷、方便的幫助，還能為高校的決策、社會(huì)各界的發(fā)展提供有力的信息支撐。

3.保障社會(huì)公眾的知情權(quán)。如今，人們工作、生活等都離不開各種信息數(shù)據(jù)，人們逐漸認(rèn)識(shí)到信息數(shù)據(jù)的重要性，對(duì)信息資源的需求量也日益加大。由于高校數(shù)字檔案中記錄的資料文件范圍廣、真實(shí)性與原始性強(qiáng)，可以在很大程度上滿足人們對(duì)信息知情權(quán)的要求。

以往的高校數(shù)字檔案信息多是服務(wù)于高校教師與往、應(yīng)屆畢業(yè)生，而當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)環(huán)境下，檔案信息的互相聯(lián)通與共享使用，高校的檔案信息資源在有力的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，可以滿足更多公眾對(duì)信息資源的需求，不僅有利于高校檔案公共服務(wù)的質(zhì)量與水平，還在很大程度上保障了檔案用戶的知情權(quán)。

二、構(gòu)建基于信息共享的高校數(shù)字檔案管理模式的建議與措施

就目前來說，雖然部分高校已經(jīng)意識(shí)到數(shù)字化檔案的信息共享對(duì)社會(huì)與自身發(fā)展的重要性，但由于經(jīng)驗(yàn)缺乏、管理模式不規(guī)范等因素的影響，導(dǎo)致基于信息共享的數(shù)字化檔案不能較好地進(jìn)行資源整合，也難以發(fā)揮高校數(shù)字檔案的最大利用價(jià)值。為了打破這一限制局面，實(shí)現(xiàn)高校數(shù)字檔案信息資源的有效開放共享，以下總結(jié)了幾點(diǎn)構(gòu)建高校數(shù)字檔案信息共享管理模式的建議與措施。

1.以用戶需求為主導(dǎo)完善檔案管理服務(wù)。構(gòu)建基于信息共享的高校數(shù)字檔案管理模式，首先要分析信息共享的目的，根據(jù)用戶的實(shí)際需要針對(duì)性地共享檔案信息。檔案信息的共享主要由信息資源、信息傳播共享渠道以及用戶三大部分組成，信息共享的最終目的是為用戶提供更豐富、更有價(jià)值的服務(wù)。因此，高校數(shù)字檔案信息的共享并不是無限制、無規(guī)律的共享，而是要根據(jù)最終用戶的實(shí)際需要共享檔案資源，既滿足了社會(huì)、用戶的需求，也能使檔案共享管理工作規(guī)范、有效地展開。

2.夯實(shí)高校檔案信息共享的物質(zhì)基礎(chǔ)。高校數(shù)字檔案信息共享管理的主要內(nèi)容是豐富多樣的檔案數(shù)據(jù)資源。高校要想充分發(fā)揮數(shù)字檔案信息共享的最大利用價(jià)值，服務(wù)于更多的社會(huì)機(jī)構(gòu)、公眾，首先需根據(jù)學(xué)校的實(shí)際情況與社會(huì)對(duì)信息的需求，制定合理的檔案信息資源建設(shè)總體規(guī)劃，協(xié)調(diào)校內(nèi)外檔案信息的采集工作，保證信息資源配置的最優(yōu)化和信息管理的最佳化。其次，高校應(yīng)擴(kuò)大檔案信息資源采集的范圍與類別，保證信息數(shù)據(jù)的完整性、全面性與真實(shí)性、客觀性，才能在后期使用時(shí)充分發(fā)揮信息數(shù)據(jù)的價(jià)值。最后，高校要通過不同渠道定期開展調(diào)研活動(dòng)，調(diào)研的主要目的就是調(diào)查、分析、整合社會(huì)對(duì)高校檔案資源的主要需求，之后高?？筛鶕?jù)調(diào)研結(jié)果有針對(duì)、有重點(diǎn)地征集、開發(fā)專題特色檔案。如以高校科研項(xiàng)目應(yīng)用者為服務(wù)對(duì)象，可相應(yīng)地建立高校科研成果專題檔案信息卷宗，架設(shè)高?？蒲谐晒D(zhuǎn)化和科研項(xiàng)目合作的直通橋。

3.完成各校檔案資源的共享集成。各校的檔案資源都有各自不同的優(yōu)勢(shì)，利用信息共享使各校的檔案資源實(shí)現(xiàn)優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)、資源整合，是完善高校數(shù)字檔案信息共享管理模式的一個(gè)重要舉措。高校數(shù)字檔案信息共享，不僅要為高校的教學(xué)、科研和管理等提供可靠的數(shù)據(jù)資源服務(wù)，還要向社會(huì)公眾提供信息服務(wù)。因此，應(yīng)建立一個(gè)具有全局觀念的、開放型的信息服務(wù)中心，包括對(duì)檔案的保存、整理以及查詢?nèi)蠡竟δ堋?/p>

就目前的形勢(shì)而言，各大高校正在逐步地開展與完善高校自身的檔案信息共享建設(shè)，但由于各大高校使用資源信息的系統(tǒng)與軟件存在差異，各高校數(shù)字檔案信息資源不能打破“信息孤島”的局面，使得信息共享下高校數(shù)字檔案信息集成體系完整性不高。對(duì)此，各大高校之間要加強(qiáng)相互的聯(lián)系、合作，盡量統(tǒng)一各校的信息系統(tǒng)與檔案管理模式，通過各種關(guān)聯(lián)和鏈接的建立，打破原各高校之間的分離，構(gòu)成優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)的檔案信息資源庫，為高校數(shù)字檔案信息共享提供物質(zhì)基礎(chǔ)以及更大的可操作性。另外，還可與社會(huì)上的其他檔案館進(jìn)行資源共享，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源與社會(huì)信息資源的整合與集成，為社會(huì)提供一體化的、綜合性的、多層次的信息服務(wù)。

4.加快信息化建設(shè)的力度。高校數(shù)字檔案資源共享的基礎(chǔ)工作是信息化建設(shè)，是指利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)，把文字、表格、圖像、聲像等檔案資源進(jìn)行處理、開發(fā)，為信息資源共享做準(zhǔn)備。建立信息共享下高校檔案的數(shù)字管理系統(tǒng)，應(yīng)當(dāng)通過加快檔案信息化建設(shè)步伐、提高處理技術(shù)、完善數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，來減少高校檔案信息資源的盲目性，保障高校檔案信息數(shù)字化的質(zhì)量。同時(shí)還要加強(qiáng)對(duì)硬件與軟件設(shè)施的引進(jìn)與維護(hù)，以此來增強(qiáng)高校檔案信息資源的有效管理。

另外，高校數(shù)字檔案管理人員是構(gòu)建信息基于共享的高校數(shù)字檔案管理模式的直接實(shí)施人員，檔案管理人員的專業(yè)能力與專業(yè)素質(zhì)將會(huì)直接影響到檔案管理的質(zhì)量水平與檔案資源開發(fā)的有效性。高素質(zhì)、高能力的檔案管理人才具備較強(qiáng)的信息歸類檢索、信息加工以及信息分析整合的能力，能夠極大地提高信息資源利用率，提升數(shù)字化檔案管理的水平。因此，高校應(yīng)重視檔案管理工作人員專業(yè)能力及職業(yè)道德的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，同時(shí)注重引進(jìn)綜合能力較高的人才，提升檔案管理人員的整體業(yè)務(wù)能力與管理素質(zhì)，更好地適應(yīng)現(xiàn)代化檔案信息共享管理工作的要求。

在社會(huì)的信息需求不斷增強(qiáng)的今天，信息資源共享已是信息化社會(huì)發(fā)展的大勢(shì)所趨。高校數(shù)字檔案作為社會(huì)信息資源的主要組成部分，需要主動(dòng)擔(dān)起服務(wù)社會(huì)的責(zé)任，積極構(gòu)建基于信息共享的高校數(shù)字檔案管理模式，使高校檔案信息資源既能很好地服務(wù)學(xué)校教學(xué)、科研、管理，又能向社會(huì)公眾提供有效的檔案信息服務(wù)，使高校檔案信息資源的潛在價(jià)值得到充分的體現(xiàn)。

[1]何秀清.基于信息資源共享的高校檔案管理模式探討[J].皖西學(xué)院學(xué)報(bào)，2013，29（6）.

[2]王曉燕，王新華，王永瑛.基于信息資源共享的高校檔案管理模式重構(gòu)[J].河北企業(yè)，2015（12）.

[3]王霞.信息時(shí)代高校檔案服務(wù)特性探究[J].智富時(shí)代，2015（7）.

[4]王偉華.高校檔案信息資源共享機(jī)制研究[J].南陽師范學(xué)院學(xué)報(bào)，2012（2）.

[5]黃小忠.建設(shè)區(qū)域性高校檔案信息資源共享平臺(tái)的機(jī)制和途徑研究[J].山西檔案，2015（4）.

[6]張佳寧.民辦高校檔案信息資源共享模式與策略研究：以寧波大紅鷹學(xué)院為例[J].經(jīng)營管理者，2015（3）.

Research on Management Mode of University Digital Archives Based on Information Sharing

Wang Ke
(Liaoning University of International Business,Dalian 116052,China)

As one of the information resource management organizations with rich storage,university archives bear information resources whose breadth and depth is unmatched by many information resources management organizations.In the current situation of increasing demand for social information resources,some universities gradually change the concept of only serving teachers and students on campus in the past,and carry out the information sharing of archival resources to serve society.This paper analyzes the necessity of information sharing of university digital archives,and puts forward some suggestions and measures for the construction of university digital archives management model based on information sharing.

information sharing;university digital archives;management mode;construction

遼寧省檔案科技項(xiàng)目（L-2016-R-18）。

王可，遼寧對(duì)外經(jīng)貿(mào)學(xué)院圖書館館員，研究方向?yàn)楦咝?shù)字檔案。

G270.7

A

2017-02-27