淺談如何做好事業(yè)單位檔案管理工作

于 磊

洮南市社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)管理局

淺談如何做好事業(yè)單位檔案管理工作

于 磊

洮南市社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)管理局

對(duì)于事業(yè)單位來(lái)講，檔案管理工作是管理系統(tǒng)當(dāng)中的重要組成部分，也是事業(yè)單位開(kāi)展各項(xiàng)社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的真實(shí)記錄，因此作為管理者來(lái)講必須要重視這一工作。本文就以此為中心，結(jié)合工作實(shí)際，對(duì)當(dāng)前如何做好事業(yè)單位的檔案管理工作進(jìn)行分析論述。

事業(yè)單位；檔案管理工作；檔案管理人員

檔案具有一定的憑證作用和參考作用，且這些作用隨著文明程度的提高不斷加強(qiáng)。事業(yè)單位的檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)性的工程，必須要采取有效的措施加強(qiáng)管理，才能夠更好的發(fā)揮檔案的作用。下面本文就對(duì)當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，并指出具體的解決對(duì)策。

1 領(lǐng)導(dǎo)重視支持是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)

要向讓領(lǐng)導(dǎo)重視和支持，在實(shí)際的工作中首先就是要做到愛(ài)崗敬業(yè)，同時(shí)在工作中要認(rèn)真的做好本職工作的內(nèi)容，檔案人員在工作中還要調(diào)動(dòng)起自己的工作積極性，同時(shí)還要在實(shí)際的工作中不斷的提高自身的業(yè)務(wù)能力和業(yè)務(wù)水平，工作人員要熱愛(ài)自己的職業(yè)，做出非常好的工作業(yè)績(jī)，從而給領(lǐng)導(dǎo)留下深刻的印象。

其次是要增加請(qǐng)示和匯報(bào)的頻率。有些事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)在工作中本身就對(duì)檔案工作不是十分的重視，同時(shí)還容易出現(xiàn)檔案管理工作可有可無(wú)的思想，所以檔案管理人員一定要時(shí)常向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案工作的最新進(jìn)展，從而使得領(lǐng)導(dǎo)更加關(guān)注和支持檔案工作，這也是檔案管理人員應(yīng)該十分重視的一個(gè)部分。

再次就是要樹立完整的全局意識(shí)，同時(shí)還要主動(dòng)提供高質(zhì)量的服務(wù)。檔案管理人員在工作的過(guò)程中要有高度的服務(wù)意識(shí)，將最為核心的工作做好，及時(shí)的向相關(guān)的科室和部門提供他們需要的信息資源，這樣就會(huì)使得檔案工作能夠收到領(lǐng)導(dǎo)部門或者是領(lǐng)導(dǎo)者的高度重視。

2 提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)是做好檔案管理工作的條件

2.1 提高檔案工作人員的政治素質(zhì)

檔案工作人員在實(shí)際的工作中必須要堅(jiān)持熱愛(ài)中國(guó)共產(chǎn)黨，熱愛(ài)社會(huì)主義，熱愛(ài)祖國(guó)和人民，同時(shí)還要在實(shí)際的工作中大力的去推行黨和國(guó)家建設(shè)過(guò)程中提出的各項(xiàng)政策和方針。因?yàn)闄n案工作在實(shí)際的工作中有非常強(qiáng)的機(jī)密性，同時(shí)還有一定的政治傾向，隨意檔案工作人員針對(duì)這樣的工作，相關(guān)的人員一定要守住秘密，同時(shí)還應(yīng)該在實(shí)際的工作中充分的體現(xiàn)出高度的為人民服務(wù)的意識(shí)。

2.2 提高檔案工作人員的專業(yè)素質(zhì)

檔案工作人員在實(shí)際的工作中應(yīng)該按照工作的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求去履行好自己的職責(zé)，同時(shí)在工作中要有高度的責(zé)任感，懂得文書學(xué)和管理學(xué)一級(jí)檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)等多項(xiàng)學(xué)科，同時(shí)還要在工作的過(guò)程中充分的了解國(guó)家關(guān)于檔案管理的相關(guān)政策和措施，對(duì)自己需要完成的業(yè)務(wù)也要進(jìn)行不斷的發(fā)展和完善，在工作中還要靈活的運(yùn)用自己所掌握的知識(shí)和技能，只有這樣才能更好的保證工作人員可以保質(zhì)保量的完成相關(guān)的工作內(nèi)容。

2.3 提高工作人員的知識(shí)素質(zhì)

檔案人員在工作的過(guò)程中必須要具備中等或者是中等以上的文化水平，在能夠熟練掌握和相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)的基礎(chǔ)上還要掌握和工作相關(guān)的各類知識(shí)，檔案管理人員在工作中應(yīng)該具備一些歷史、檔案內(nèi)容有關(guān)的科學(xué)技術(shù)知識(shí)。檔案行政管理人員在工作中應(yīng)該對(duì)管理學(xué)和圖書館學(xué)有更加深入和透徹的了解，只有這樣，才能更好的保證工作的質(zhì)量。

3 掌握事業(yè)單位檔案管理工作的基本內(nèi)容

檔案管理工作各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)都有不同的內(nèi)容，每項(xiàng)工作都不可或缺，十分重要。因此，要全面掌握檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)，根據(jù)每個(gè)環(huán)節(jié)開(kāi)展工作。檔案管理工作基本內(nèi)容包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、利用、編研八項(xiàng)工作，通常稱為檔案工作的八個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)都是在平時(shí)的工作中形成的。

3.1 檔案收集工作

在日常的工作中，單位各部門收發(fā)的文件都是分散的，如果需要?dú)w檔，那么，就要在這些分散的文件中挑選出有價(jià)值的文件進(jìn)行歸檔，這就形成了檔案收集工作，是檔案管理工作的第一步。

3.2 檔案整理工作

收集來(lái)的檔案數(shù)量大、內(nèi)容多、類別復(fù)雜，顯得非常亂。為了便于保管和查找，就需要把收集來(lái)的檔案進(jìn)行分門別類，逐項(xiàng)進(jìn)行歸檔，讓無(wú)序的文件變得有序，檔案整理工作是檔案管理工作中關(guān)鍵性的工作。

3.3 檔案鑒定工作

隨著時(shí)間的推移，每個(gè)單位的檔案越來(lái)越多，但是有些檔案顯現(xiàn)出它的珍貴性，但有些檔案材料卻失去了它的價(jià)值。這時(shí)，檔案的鑒定工作就尤為重要，剔除檔案中失去保存價(jià)值的資料，將檔案進(jìn)行分級(jí)保管，就是檔案的鑒定工作。

3.4 檔案的保管工作

受到環(huán)境和人為因素的影響，檔案會(huì)出現(xiàn)紙張變質(zhì)、字跡褪色等現(xiàn)象，甚至可能由于突發(fā)事件而導(dǎo)致不可逆轉(zhuǎn)的損失。因此，想要更長(zhǎng)遠(yuǎn)的利用檔案，就必須采取各種保護(hù)措施，讓檔案完整、齊全，盡力延長(zhǎng)其使用壽命。

3.5 檔案的統(tǒng)計(jì)工作

檔案的統(tǒng)計(jì)工作就是對(duì)檔案進(jìn)行登記、記錄和統(tǒng)計(jì)，為了全面掌握本單位檔案工作，把握檔案工作狀態(tài)和規(guī)律，并對(duì)檔案和檔案工作進(jìn)行數(shù)量的統(tǒng)計(jì)、質(zhì)量的分析和規(guī)律的研究。

3.6 檔案的檢索工作

面對(duì)數(shù)量龐大的檔案，如何在其中找出有利用價(jià)值的材料，為了滿足特定的查找、利用要求，需要通過(guò)多種途徑和形式揭示檔案的內(nèi)容和成分，提供查找檔案的手段，由此便形成了檔案的檢索工作。

3.7 檔案的利用工作

利用是檔案的直接目的，也是為了達(dá)到這個(gè)目的而進(jìn)行的具體工作，檔案的收集、整理、鑒定等工作，都是為了發(fā)揮檔案的作用，為單位的各項(xiàng)工作更好的服務(wù)。

3.8 檔案的編研工作

為了滿足更多利用者的不同要求，也為了保護(hù)檔案的原件，就需要對(duì)檔案中的史料進(jìn)行研究，能夠在更大的范圍內(nèi)發(fā)揮其作用。

結(jié)束語(yǔ)

檔案對(duì)于事業(yè)單位來(lái)講具有重要的作用，因此檔案管理者必須要根據(jù)事業(yè)單位的需求做好管理工作。本文針對(duì)當(dāng)前管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行了分析，并結(jié)合自身工作經(jīng)驗(yàn)對(duì)如何做好檔案管理工作提出幾點(diǎn)建議，希望能夠?qū)窈蟮墓ぷ髌鸬揭欢ǖ膸椭饔?，以保證事業(yè)單位檔案管理工作高效有序的進(jìn)行。

[1]于玲霞.如何做好事業(yè)單位檔案管理工作.檔案管理，2012年第01期.

[2]王文霞.如何做好事業(yè)單位檔案管理工作.企業(yè)文化(下旬刊)，2014年第5期.

[3]張偉.淺談做好事業(yè)單位檔案管理工作的方法.檔案與建設(shè)，2013年第S1期.