事業(yè)單位人事檔案信息管理的數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化探析

文//劉 倩

事業(yè)單位人事檔案信息管理的數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化探析

文//劉 倩

人事檔案信息主要是每一位職工的個(gè)人經(jīng)歷、德能勤績、工作表現(xiàn)，以及其他多種形式的歷史記錄。事業(yè)單位人事檔案信息全面記錄了所有職工的綜合信息，是各級組織全面進(jìn)行考察，深入了解和正確選拔、使用人才的重要依據(jù)資料。為了更好地滿足數(shù)字化時(shí)代發(fā)展的要求，事業(yè)單位人事檔案信息管理的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)迫在眉睫。

一、人事檔案信息管理數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化的意義

實(shí)行人事檔案信息管理的數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化具有非常重要的意義。一是有利于全面了解事業(yè)單位的人事信息。由于數(shù)字化技術(shù)的儲存能力較強(qiáng)，容量大，所以充分利用它來進(jìn)行事業(yè)單位人事檔案信息管理，能夠更加全面地掌握事業(yè)單位人事檔案的信息。二是有利于提升事業(yè)單位事業(yè)檔案資料的利用效率。隨著事業(yè)單位人事檔案資料的數(shù)量不斷增加，傳統(tǒng)人事檔案管理方法嚴(yán)重影響了人事檔案資料的利用效率。然而，在數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)逐步融入到事業(yè)單位人事檔案管理中時(shí)，能夠全面有效地解決事業(yè)單位人事檔案利用效率低的問題。三是規(guī)范人事檔案管理流程。通過將數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)合理應(yīng)用于事業(yè)單位人事檔案的信息管理過程中，有利于規(guī)范人事檔案管理的流程，從而為提升事業(yè)單位人事檔案信息管理的效率奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

二、事業(yè)單位人事檔案信息管理的數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化實(shí)現(xiàn)的對策

1．強(qiáng)化人事檔案數(shù)字化管理意識，落實(shí)管理人員專業(yè)基礎(chǔ)。為了將數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)靈活地應(yīng)用于事業(yè)單位的人事檔案信息管理過程中，便需要事業(yè)單位人事檔案管理人員全面落實(shí)檔案管理專業(yè)知識，不斷學(xué)習(xí)，深入掌握先進(jìn)的信息數(shù)字技術(shù)，逐步增強(qiáng)人事檔案的數(shù)字化管理意識。靈活地將理論知識應(yīng)用于事業(yè)單位人事檔案信息管理過程中，充分利用先進(jìn)的管理知識來展開人事檔案收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。同時(shí)，還需要根據(jù)人事檔案數(shù)字化建設(shè)的實(shí)際情況，明確設(shè)置人事檔案崗位管理職責(zé)，建立健全事業(yè)單位人事檔案資料的安全管理責(zé)任機(jī)制，從而保證事業(yè)單位人事檔案信息資料儲備的安全性。只有這樣才能夠推動事業(yè)單位人事檔案信息管理工作更加有序地開展。

2．加大人事檔案管理人員的培訓(xùn)力度，提升管理人員綜合素質(zhì)。在事業(yè)單位具備良好的數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化配套設(shè)施的基礎(chǔ)上，需要充分認(rèn)識到人事檔案管理人員的作用，充分發(fā)揮人事檔案管理人員的主觀因素，以便能夠全面提升事業(yè)單位人事檔案管理的效率。其中，在指導(dǎo)人事檔案管理人員參與業(yè)務(wù)培訓(xùn)的過程中，需要向其灌輸信息化操作的技能，促使人事檔案管理工作人員能夠更加深入地理解電子知識，全面掌握人事檔案的現(xiàn)代化管理手段。同時(shí)，還需要強(qiáng)化事業(yè)單位人事檔案信息管理人員對手工和電子管理的協(xié)調(diào)能力，充分做好人事檔案的紙質(zhì)和信息化管理雙重任務(wù)，做好人事檔案資料備份，為最大限度發(fā)揮人事檔案信息資料的作用奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

3．構(gòu)建人事檔案科學(xué)管理業(yè)務(wù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息管理自動化。一是建立完善的工資管理系統(tǒng)。在事業(yè)單位人事檔案信息管理的過程中，在調(diào)整工資的時(shí)候所依據(jù)的條件較多，如任職文件、立功受獎(jiǎng)、享受待遇文件、資格證等。要?jiǎng)?chuàng)建工資管理系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)員工工資管理的自動化，最大限度提升事業(yè)單位人事檔案信息管理的水平。二是建立組織工作管理系統(tǒng)。在事業(yè)單位人事檔案信息管理的數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化背景下，能夠全面了解事業(yè)單位內(nèi)部所有黨員的整體情況，如黨組織建設(shè)、黨組織機(jī)構(gòu)設(shè)置和黨費(fèi)管理等資料，從而推動事業(yè)單位人事管理更好的發(fā)展。三是設(shè)置計(jì)劃性檔案信息。作為事業(yè)單位人事檔案管理工作人員必須具備超前的意識，盡量站在管理者的角度來全面分析問題，以便能夠最大限度發(fā)揮人才的作用。四是構(gòu)建人事文檔管理系統(tǒng)。在事業(yè)單位人事檔案信息管理過程中，可按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)構(gòu)建完善的文件管理系統(tǒng)，如文稿的產(chǎn)生時(shí)間、主要內(nèi)容和保管期限，以便在需要的時(shí)候能夠快速找出不同時(shí)間的相關(guān)文件資料。

4．完善人事檔案管理流程標(biāo)準(zhǔn)，提升內(nèi)部調(diào)檔查閱的效率。事業(yè)單位人事檔案資料來源范圍較為廣泛，所以在事業(yè)單位人事檔案信息管理的數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化實(shí)行過程中，可通過推行跨系統(tǒng)查詢操作，有效提升人事檔案信息的檢索效率。因此，事業(yè)單位人事檔案信息管理過程中，可根據(jù)單位內(nèi)部的實(shí)際情況建立與之相適應(yīng)的綜合業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫，從而逐步實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的動態(tài)化，實(shí)時(shí)進(jìn)行更新與維護(hù)。例如，可將各種數(shù)據(jù)進(jìn)行綜合歸檔管理，從而確?？缦到y(tǒng)的人事檔案信息資料能夠在查詢的過程中保持暢通。同時(shí)，還需要合理設(shè)置人員權(quán)限，建立健全檔案資料管理制度，從而最大限度提升事業(yè)單位整體的行政服務(wù)效能。

（作者單位：吉林省高速公路管理局德惠管理分局）