基于人力資源開發(fā)視角下的醫(yī)院人事檔案管理研究

文//呂慧萍

基于人力資源開發(fā)視角下的醫(yī)院人事檔案管理研究

文//呂慧萍

醫(yī)院是知識密集型醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)群體，醫(yī)務(wù)人員的醫(yī)德醫(yī)風(fēng)和醫(yī)療業(yè)務(wù)水平成為醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的重要保障。醫(yī)院的人事檔案是人事管理過程中所形成的記載醫(yī)務(wù)人員個人簡歷、思想品德、業(yè)務(wù)水平和工作實際的重要文件材料，是人力資源管理的重要現(xiàn)實依據(jù)?；谌肆Y源開發(fā)視角下做好醫(yī)院人事檔案管理，能夠全面掌握醫(yī)院人力資源現(xiàn)狀，并為人才資源的合理調(diào)配、使用奠定基礎(chǔ)，極大地提升了醫(yī)院的人力資源使用效率，對提升醫(yī)院的整體競爭力具有積極的現(xiàn)實意義。

一、醫(yī)院人事檔案管理在人力資源開發(fā)中的作用

醫(yī)院人事檔案管理與人力資源開發(fā)之間是相輔相成、密不可分的一個整體，人事檔案是人力資源開發(fā)過程中所產(chǎn)生的各種信息資料，也是人力資源開發(fā)中識別人才、選拔人才、使用人才的重要依據(jù)。而人力資源的開發(fā)也進(jìn)一步豐富了人事檔案的內(nèi)容，提高了人事檔案的使用價值。

1．規(guī)范人力資源管理的依據(jù)。醫(yī)院人事檔案記錄了醫(yī)院的各類人才信息，醫(yī)院管理者通過人事檔案能夠全面了解醫(yī)務(wù)人員的過去，也可以掌握現(xiàn)在的人力資源整體狀況，并根據(jù)醫(yī)院的發(fā)展科學(xué)預(yù)測未來的人力資源需求，因此，做好人事檔案管理為醫(yī)院管理者科學(xué)引進(jìn)人才提供了第一手資料。大型醫(yī)院的醫(yī)務(wù)人員眾多，管理難度大，素質(zhì)要求高，醫(yī)院必須建立一套完善的選人、用人體制機(jī)制，最大限度地發(fā)揮人力資源財富，做好人事檔案管理能夠為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者進(jìn)行人事制度改革、崗位競聘、選拔人才和使用人才提供全面的現(xiàn)實參考依據(jù)，為作出相關(guān)決策提供科學(xué)參考。此外，人事檔案也是領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行醫(yī)務(wù)專業(yè)技術(shù)人員職稱評定、工資調(diào)整、職務(wù)晉升的重要參考。1988年實行專業(yè)技術(shù)職稱制度改革以來，醫(yī)療行業(yè)逐步建立起完善的職稱評價體系，是醫(yī)務(wù)專業(yè)技術(shù)人員和行政人員晉升順利進(jìn)行的重要保障。人力資源管理部門根據(jù)醫(yī)務(wù)人員的人事檔案，如學(xué)歷、資歷、職務(wù)等作出工資調(diào)整、人事安排建議等供領(lǐng)導(dǎo)決策參考。

2．優(yōu)化人力資源配置的依據(jù)。人力資源配置是提高人力資源使用效率和價值的重要途徑。人力資源作為醫(yī)院最寶貴的資源是動態(tài)的，即根據(jù)醫(yī)院及其崗位的現(xiàn)實需要不斷調(diào)整變化的，它會隨著時間的推移、醫(yī)院的發(fā)展需要對醫(yī)務(wù)人員進(jìn)行合理流動。一份完整的醫(yī)務(wù)人員的人事檔案能夠全面反映其個人醫(yī)療業(yè)務(wù)水平、專業(yè)特長、醫(yī)德醫(yī)風(fēng)狀況。醫(yī)院的人事部門掌握醫(yī)院醫(yī)務(wù)人員的整體現(xiàn)狀，通過對人事檔案的分析和研究，從中發(fā)現(xiàn)人才成長和培養(yǎng)的規(guī)律和特點，對正確識別人才、合理培養(yǎng)和使用人才，做到人崗相適、人盡其才、才盡其用都發(fā)揮著重要作用。隨著信息化、數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院的人事檔案信息資源實現(xiàn)了共享，為醫(yī)院管理者中預(yù)測人力資源需求類型、數(shù)量，促進(jìn)現(xiàn)有人員中醫(yī)院內(nèi)外的合理流動提供了更為客觀的現(xiàn)實依據(jù)和參考，為人力資源實現(xiàn)最佳配置、避免人才資源浪費發(fā)揮著重要作用。

3．激發(fā)人力資源潛能的依據(jù)。隨著我國醫(yī)療改革的逐步深入，醫(yī)院的醫(yī)務(wù)人員的知識結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)，甚至是工資結(jié)構(gòu)也都發(fā)生了顯著變化，如何進(jìn)一步激發(fā)現(xiàn)有醫(yī)務(wù)人員的工作積極性、主動性和創(chuàng)造性，為患者提供優(yōu)質(zhì)、高效服務(wù)是擺在醫(yī)院管理者尤其是直接從事人力資源管理者面前亟待解決的現(xiàn)實問題。以工資制度為例，傳統(tǒng)醫(yī)務(wù)人員的工資大多是對以往財務(wù)報表所反映的信息進(jìn)行匯總，期間難免出現(xiàn)誤差等，自人事檔案信息化后，醫(yī)院為每一位醫(yī)務(wù)人員建立的獨立的人事檔案，通過對醫(yī)務(wù)人員的學(xué)歷、工齡、崗位變化等信息的實時錄入、修正和核對，經(jīng)醫(yī)院相關(guān)部門匯總、核算后進(jìn)行工資結(jié)算，人事檔案在工資調(diào)整方面起到公平、準(zhǔn)確地核定人員工資發(fā)放數(shù)額，工資待遇的改善會進(jìn)一步提高廣大醫(yī)務(wù)工作人員的積極性和主動性，激發(fā)人才資源潛能和優(yōu)勢，從長遠(yuǎn)來看對醫(yī)院的發(fā)展也起到積極的推動作用。

二、醫(yī)院人事檔案管理進(jìn)行人力資源開發(fā)原則

1．整序開發(fā)原則。整序開發(fā)是指醫(yī)院的檔案管理部門通過不同渠道將分散于各個部門及人員、能反映個人經(jīng)歷、業(yè)績等文件證明材料采集、處理后，變成系統(tǒng)有序的信息。在人事檔案管理“終身制”背景下，檔案信息整序化開發(fā)是醫(yī)院人力資源開發(fā)的重要前提。以《個人資料檔案目錄》順序為例，包括：個人簡歷、學(xué)歷學(xué)位、繼續(xù)教育及專業(yè)技術(shù)進(jìn)行證明、證書；專業(yè)技術(shù)資格任職材料；衛(wèi)生技術(shù)成果材料；以及獎懲材料、任免、升降、調(diào)薪材料等，將這些信息資料集合為整序、有機(jī)聯(lián)系的邏輯聯(lián)系，能夠為人力資源開發(fā)提供全面、翔實的人力資源檔案信息資源整體，便于人力資源的開發(fā)和利用。

2．全面效益原則。醫(yī)院的人事檔案管理不僅對個人進(jìn)步發(fā)揮著重要作用，也為醫(yī)院的整體發(fā)展提供了重要參考依據(jù)，因此，要通過人事檔案管理來全面發(fā)揮人力資源管理效益。例如：社會信譽(yù)和經(jīng)濟(jì)效益。主動做好醫(yī)院人事檔案開發(fā)編研，全面展示醫(yī)院的人才資源優(yōu)勢，為向社會宣傳醫(yī)院的特色門診、優(yōu)勢醫(yī)療資源信息和專家提供了素材支撐，對提升醫(yī)院的社會信譽(yù)和美譽(yù)度具有重要作用，也能提升醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益。注重做好現(xiàn)實效益與長遠(yuǎn)效益、部門效益和整體效益的統(tǒng)一性和協(xié)調(diào)性。站在醫(yī)院整體的發(fā)展視角，做好人事檔案管理工作，推動人力資源開發(fā)，為全院的臨床、教學(xué)、科研提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

3．充分利用原則。充分利用原則要求醫(yī)院的檔案管理部門注重人事檔案信息資源的全面開發(fā)和充分利用，在此過程中不斷優(yōu)化醫(yī)院的人力資源配置，提升醫(yī)院人力資源的利用效率和效益。例如，通過人事檔案信息分析，可以幫助醫(yī)院人力資源管理部門科學(xué)預(yù)測人力資源需求量、需求類型，為人才招聘以及內(nèi)部人員流動提供現(xiàn)實依據(jù)。為此，要不斷充實醫(yī)院人事檔案內(nèi)容和信息量，并做好人事檔案信息資源的合理優(yōu)化和有序開發(fā)，避免因人員信息采集疏漏或遺漏造成人力資源使用浪費。

三、醫(yī)院人力資源開發(fā)視角下人事檔案管理對策

1．創(chuàng)新意識，轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理理念。醫(yī)院人事檔案管理要破除“終身制”管理理念，既要做好人事檔案的收集、整理、保管工作，也要與時俱進(jìn)，適應(yīng)醫(yī)療改革發(fā)展的現(xiàn)實需要，更新觀念，創(chuàng)新意識，為醫(yī)院人事檔案管理打開新局面。（1）大局意識。醫(yī)院人事檔案管理部門及人員要更新觀念，擴(kuò)大視野，站在全院發(fā)展的角度積極主動地為醫(yī)院的人力資源開發(fā)提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案查詢、利用服務(wù)。（2）開放意識。要嚴(yán)格遵守《檔案法》《保密法》的相關(guān)規(guī)定，遵守檔案人員的職業(yè)道德，不得擅自泄露、公布人事檔案的前提下，做好人事檔案的信息研究，尤其是要做好醫(yī)務(wù)人員職業(yè)能力、職業(yè)操守（如各種表彰材料）進(jìn)行綜合分析、量化，做好信息資源編研，為人力資源開發(fā)提供寶貴的編研材料。（3）服務(wù)意識。轉(zhuǎn)變以往人事檔案“被動”服務(wù)狀況，延伸服務(wù)觸角，提升人事檔案服務(wù)的主動性，例如，通過人事檔案的信息分析，做好醫(yī)務(wù)人員的培養(yǎng)規(guī)劃，及時掌握人員知識、技能等需求信息，讓人事檔案管理工作從以往的單純、被動式保管向主動提供人才信息，更好地為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策和人事部門開展工作提供高效、優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

2．規(guī)范管理，整合人事檔案信息資源。（1）改進(jìn)人事檔案管理方式。醫(yī)院人事檔案涉及的內(nèi)容多、載體多樣，要打破傳統(tǒng)的人事檔案管理方式，注重人事檔案信息資源整合。通過構(gòu)建以醫(yī)院的人力資源管理作為基礎(chǔ)，強(qiáng)化醫(yī)院人事檔案管理部門與醫(yī)院綜合行政部門之間的協(xié)作、配合，全面做好醫(yī)院人力資源信息的匯總、收集和管理，為人力資源信息整合奠定扎實基礎(chǔ)。積極做好文書檔案、醫(yī)教檔案、個人考績以及業(yè)務(wù)能力和業(yè)績等反映醫(yī)務(wù)人員思想政治、職業(yè)操守、職業(yè)能力的檔案信息開發(fā)，依據(jù)整序開發(fā)原則，進(jìn)行一次文獻(xiàn)、二次文獻(xiàn)的匯編，更好地為組織部門選拔、培養(yǎng)和使用人才提供依據(jù)和參考。（2）完善人事檔案管理制度。在人事檔案管理過程中，做好各項規(guī)章制度的立、改、廢工作，為人事檔案信息資源的整合提供制度保障。一方面，要根據(jù)人事檔案管理的現(xiàn)實需要，制定新的人事檔案管理制度，使人事檔案管理更加制度化、規(guī)劃化和科學(xué)化；另一方面，要對不適應(yīng)形勢發(fā)展需要的規(guī)章制度及時進(jìn)行修改甚至是廢除，建立適應(yīng)時代發(fā)展需要的、更為科學(xué)合理的人事檔案管理制度，為人事檔案資料的收集、鑒別、查詢、服務(wù)等提供科學(xué)合理的制度保障。（3）提高人事檔案信息水平。隨著醫(yī)院發(fā)展規(guī)模不斷擴(kuò)大，醫(yī)院的人力資源不斷增加，醫(yī)院的人力資源管理面臨著許多新情況和新挑戰(zhàn)，對醫(yī)院人事檔案管理的信息化水平提出更高要求。為此，要積極運用現(xiàn)代信息技術(shù)，不斷提升人事檔案管理的信息化水平，建立人事電子檔案數(shù)據(jù)庫和個人電子檔案系統(tǒng)，通過以人力資源信息為基礎(chǔ)的人事檔案管理系統(tǒng)的建立，利用現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行人力資源信息的匯總、加工和分析，實現(xiàn)人事檔案信息資源的共享。

3．強(qiáng)化素質(zhì)，提升人事檔案管理效率。（1）加強(qiáng)檔案人員培訓(xùn)。醫(yī)院人事檔案管理專業(yè)性較強(qiáng)，對從事檔案管理人員的綜合素能要求很高，既要熟悉檔案專業(yè)知識，也要對人事管理具有一定的理論知識。首先是要注重專業(yè)人才的引進(jìn)，醫(yī)院管理部門要設(shè)立專門的人事檔案管理部門，選派綜合素能強(qiáng)、思想政治素質(zhì)高的人員專門管理和從事檔案管理工作，并根據(jù)崗位需求積極做好人才的引進(jìn)工作。其次是要加強(qiáng)在職人員的崗位培訓(xùn)。重點加強(qiáng)具體從事人事檔案管理人員的專業(yè)知識培訓(xùn)、政治理論知識學(xué)習(xí)，掌握新時期醫(yī)院人事檔案管理的特點、原則和方法，通過培訓(xùn)新知識，提升在職人員的檔案管理技能。此外，還要加強(qiáng)信息化、數(shù)字化等科技知識的培訓(xùn)，全面打造“創(chuàng)造型、復(fù)合型”人事檔案管理隊伍。此外，還要定期組織全院醫(yī)務(wù)人員的培訓(xùn)，提升廣大醫(yī)務(wù)人員的檔案意識，共同協(xié)助做好醫(yī)院的人事檔案管理工作。（2）提升檔案編研能力。人才資源開發(fā)對人事檔案管理提出了更高要求，也加大了人事檔案信息資源的利用。因此，只有做好人事檔案編研工作，為醫(yī)院人力資源開發(fā)服務(wù)提供再次創(chuàng)造性的知識產(chǎn)品，為人才資源開發(fā)決策提供翔實、科學(xué)的現(xiàn)實參考。這就要求廣大人事檔案管理人員具備醫(yī)院人力資源管理方面有關(guān)人事檔案信息的獲取能力，在眾多的檔案中提取本反映本單位醫(yī)務(wù)人員思想政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)水平以及職業(yè)道德等信息，并及時進(jìn)行匯總、分類、歸檔。其次是要提升人事檔案信息的加工、提煉能力。人才資源開發(fā)需要全面掌握人力資源現(xiàn)狀，多角度地獲取人力資源優(yōu)勢和不足，通過現(xiàn)有人事檔案信息資源的加工、提煉，對人力資源信息進(jìn)行再次的分析、組合，產(chǎn)生具有較高價值的人事檔案二、三次深層次的編研成果，為人力資源開發(fā)提供支持和保障。最后是要具有較強(qiáng)檔案信息的互動能力。檔案管理人員除了具備文字表達(dá)、應(yīng)用能力外，還要注重利用醫(yī)院的局域網(wǎng)等，加強(qiáng)與其他部門醫(yī)務(wù)人員的溝通和互動，獲取更多有價值的人事資源信息，要注重醫(yī)院檔案文化建設(shè)，充分調(diào)動廣大醫(yī)務(wù)工作人員參與的積極性、創(chuàng)造性。

（作者單位：佛山市第一人民醫(yī)院）