試析檔案管理中的幾個難點問題

文//韓 瀅

試析檔案管理中的幾個難點問題

文//韓 瀅

在科學(xué)技術(shù)水平不斷提升的大環(huán)境下，尤其是在信息時代背景下，檔案管理信息化將成為檔案工作發(fā)展的必然趨勢。作為油田檔案館，館藏量大、檔案門類多，給檔案管理工作帶來了諸多困難。另外，油田檔案本身具有的商業(yè)性和保密性的特征，導(dǎo)致其對專業(yè)性的要求不斷提高?；诖耍疚臏\析檔案管理中應(yīng)注意的幾個問題。

一、檔案管理工作的重要意義與作用

1．重要意義。檔案記錄了企業(yè)與單位發(fā)展過程中取得的成果，為其今后的發(fā)展提供了所需的準(zhǔn)備資料內(nèi)容，保證了檔案工作開展得更為深入，具有積極意義。檔案的科學(xué)管理，能夠有效地衡量企業(yè)與單位的經(jīng)營業(yè)績。因此，檔案管理工作應(yīng)當(dāng)與時俱進(jìn)，轉(zhuǎn)變思想觀念，轉(zhuǎn)變管理方式，通過對全新理念與方式的合理利用，將企業(yè)與單位發(fā)展現(xiàn)狀與成果真實地反映出來。由于企業(yè)與單位資源取向以及模式等都會受到檔案管理工作的影響，因而科學(xué)合理的檔案管理工作能夠增強其自身的競爭能力，為其全面發(fā)展提供有力保障。由此可見，做好檔案管理工作具有重要意義。

2．作用。首先，檔案管理是考察企業(yè)的重要依據(jù)。因檔案本身具有佐證歷史的作用，所以不同于其他文獻(xiàn)，同樣也具有一定的法律效應(yīng)。因為檔案自身具有的特點，所以檔案記錄也更為客觀，使人更容易信服。其次，檔案管理為企業(yè)發(fā)展提供參考。因檔案屬于較為可靠的參考材料，而且沒有被篡改，所以，能夠?qū)ζ髽I(yè)與單位發(fā)展歷史進(jìn)行客觀地反映。由于檔案參考性較為豐富且內(nèi)容十分廣泛，所以，只要通過查閱檔案的方式就能夠更深入地了解企業(yè)與單位發(fā)展情況。

二、檔案管理工作難點問題分析與解決

1．檔案鑒定方面的問題。在檔案管理工作長期開展的過程中，管理對象的數(shù)量不斷增加且種類也更加多樣化。因此，檔案價值也呈現(xiàn)出較大的差異。而在同一單位中，應(yīng)當(dāng)明確制定出統(tǒng)一性的檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，但是要將多種類型檔案融入其中，包含保存價值不同的檔案鑒定。這就是檔案管理工作首先遇到的難點。具體表現(xiàn)在：檔案的價值處于動態(tài)變化中。在將檔案存入到檔案室的情況下，檔案本身在時間的作用下，其價值也會隨之改變。其中，檔案第一價值是逐漸減弱的，但是其第二價值卻在不斷增強。

對于以上檔案管理工作的難點，應(yīng)當(dāng)優(yōu)先確定檔案保管期限。其中，最重要的就是要確定“立場”，也就是檔案所針對的對象。第一，基準(zhǔn)的確定。檔案本身的價值以及價值大小都與檔案所有者和利用者存在緊密的聯(lián)系。為此，檔案所有者與利用者就是檔案針對的對象，也就是基準(zhǔn)，具備一定的話語權(quán)。第二，開展動態(tài)性評估。因為檔案價值始終處于變化的狀態(tài)，所以，需要重新評估檔案的機制，亦或是構(gòu)建具有可行性的評估機制，確保檔案保管工作可以更好地為價值提供服務(wù)。

2．檔案檢索方面的問題。在檔案管理工作中，檔案檢索的作用也不容忽視，直接關(guān)系到檔案利用的效果。近年來，隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案管理信息化的普及，利用計算機對檔案進(jìn)行管理也趨于常態(tài)化。自2011年中國石油檔案管理系統(tǒng)（E6）推廣應(yīng)用以來，檔案管理方式逐步由手工管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒芾?，檔案檢索方式也由人工查找轉(zhuǎn)變?yōu)橛嬎銠C檢索。然而，在實踐過程中，檔案檢索同樣也面臨一定的挑戰(zhàn)。首先，檔案管理學(xué)研究人員自身計算機能力不強。對檔案檢索展開深入研究的過程中，必須要具備較強的計算機水平，只有這樣才能夠加深對于檔案檢索的認(rèn)識，有效地拓展檔案的檢索范圍。但是，實際情況卻恰恰相反，研究人員自身的計算機能力相對薄弱，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的創(chuàng)新性發(fā)展。其次，歷史數(shù)據(jù)著錄項的錄入不規(guī)范導(dǎo)致檢索無法精確查找到目標(biāo)。以管理類中文件為例，過去一些年代久遠(yuǎn)一點的檔案，沒有將檔案基本信息著錄完整。題名只錄入一部分內(nèi)容，導(dǎo)致在檢索的時候無法精確查找。有的文件，在利用時得將那一年文件都翻查一遍，才能找到。歷史檔案著錄項不完整的情況時有發(fā)生。例如，文件編號、文件日期等為空，給檢索帶了很多困難。

對于上述檔案管理的難點，因檔案數(shù)字化是檔案信息化管理的一種新的管理方式，所以，必須要積極采取相對應(yīng)的手段，不斷強化和提高檔案管理研究領(lǐng)域的信息化技術(shù)水平。第一，要因地制宜地開展培訓(xùn)工作，提高檔案人員整體素質(zhì)。要根據(jù)油田企業(yè)檔案工作發(fā)展的需要，適時舉辦檔案基礎(chǔ)知識和業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，培養(yǎng)適應(yīng)新時期檔案工作發(fā)展要求的人才。第二，要加強新知識新技術(shù)的培訓(xùn)。特別要注重計算機知識、信息文化的學(xué)習(xí)掌握上，培養(yǎng)具備信息知識和網(wǎng)絡(luò)文化的綜合型檔案管理人才。第三，強化檔案管理工作。明確檔案人員各自分工，明細(xì)責(zé)任，從源頭上把好關(guān)，加強收集、整理、歸檔工作的規(guī)范性，確保新的檔案不再出現(xiàn)著錄不規(guī)范這種問題，對于歷史存在的問題也要定期自查整改。

3．檔案借閱與催還方面的問題。在檔案管理工作長期發(fā)展的過程中，保管和借閱的情況始終存在，并且貫穿工作始終。其中，檔案保管工作具體指的就是實現(xiàn)檔案的有序化并將其安放在相對應(yīng)的框架之上，始終處于靜態(tài)。檔案借閱指的則是突破靜態(tài)的束縛，以保證檔案可以在檔案室之外發(fā)揮自身的價值。檔案管理行為始終處于檔案靜態(tài)與借出動態(tài)之間，且具有一定的反復(fù)性。

對于以上檔案管理的難點，首先，應(yīng)保證始終根據(jù)檔案借閱的程序開展工作，借出需要登記并簽字，同時，還應(yīng)當(dāng)及時辦理借閱手續(xù)。其次，應(yīng)定期地進(jìn)行盤點。對檔案室的檔案流向進(jìn)行實時監(jiān)察，如果超出歸還的期限，要及時催還，為檔案管理工作的開展奠定堅實的基礎(chǔ)。再次，貫徹并落實檔案借閱管理系統(tǒng)，通過在線方式及時辦理借閱手續(xù)，提高檔案管理工作效率。

4．檔案利用與保密方面的問題。對于檔案信息的利用所關(guān)注的就是信息的高度共享，確保信息有效利用的最大化。但需要注意的是，檔案利用應(yīng)當(dāng)充分考慮保密的問題，因而，檔案信息利用的挑戰(zhàn)也更大。第一，檔案信息不能全部都通過網(wǎng)絡(luò)檢索或者是全文瀏覽與下載。如果是非密檔案信息，則可以全文放置在網(wǎng)絡(luò)當(dāng)中，便于利用者瀏覽并下載，但是，如果涉及到保密內(nèi)容的信息，不允許放置于網(wǎng)絡(luò)之上，而是要及時設(shè)置權(quán)限，僅為特定人群瀏覽。這種方式對于檔案信息的利用產(chǎn)生了一定的限制，所以，這同樣也成為檔案管理研究工作的難點之一。第二，涉及保密信息的檔案保密期界定?，F(xiàn)階段，在開展檔案管理工作的過程中，涉密檔案保密期的確定以及脫密管理十分重要，必須要全方位地考慮多種因素。其中，檔案的密級越高，就代表其保密成本越大。

針對以上檔案管理的難點，特別是檔案利用和檔案保密問題，要遵循具體問題具體分析的基本原則。首先，將檔案密級進(jìn)行細(xì)化。對于密級不同的檔案，其利用權(quán)限與保密時間都存在一定的差異。其次，定期對檔案密級進(jìn)行重新鑒定。根據(jù)檔案信息實際利用的情況與環(huán)境變化，對于檔案密級進(jìn)行定期評選，并確定最佳保密期限，貫徹并落實動態(tài)管理。

三、推進(jìn)檔案管理工作的有效途徑

1．更新檔案管理工作人員思想理念。積極開展檔案管理工作，提高重視程度，并且將該工作融入到日常管理工作當(dāng)中。其中，應(yīng)積極開展宣傳教育活動，在學(xué)習(xí)宣傳的過程中，強化工作人員對于檔案管理工作重要作用的認(rèn)識，并且積極參與到檔案管理工作當(dāng)中。特別是單位的領(lǐng)導(dǎo)以及檔案管理工作人員，應(yīng)當(dāng)積極帶頭，與實際情況相結(jié)合，不斷強化檔案管理意識，為檔案管理工作的開展奠定堅實的基礎(chǔ)。

2．建立檔案管理組織體系。實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則。成立領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)“檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組”，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)公司管理范圍內(nèi)的檔案工作。設(shè)置負(fù)責(zé)日常檔案工作的管理機構(gòu)。檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度、分級管理、集分結(jié)合的檔案管理體系。建立檔案管理責(zé)任體系。確定檔案工作責(zé)任人，將檔案工作列入考核范圍。檔案工作寫入各級領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)務(wù)人員職責(zé)范圍之中。建立檔案保管體系。加強對檔案庫房的管理，確保庫房達(dá)到保存在檔案的環(huán)境。加強檔案專門技術(shù)處理，確保檔案流動過程中的安全保護(hù)。建立檔案資源的開發(fā)、利用體系。建立文檔一體化信息系統(tǒng)。創(chuàng)新服務(wù)形式，便于檔案資源利用。

3．全面改進(jìn)檔案管理機制。對檔案管理機制進(jìn)行有效的完善，推動檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。為此，應(yīng)綜合考慮現(xiàn)實情況，與檔案管理工作開展有機結(jié)合，改進(jìn)檔案管理機制，以保證管理工作可以根據(jù)規(guī)章制度展開。在此基礎(chǔ)上，領(lǐng)導(dǎo)層也需要重視檔案管理工作的作用，并全面推進(jìn)檔案管理人員隊伍的建設(shè)，對檔案管理規(guī)章制度進(jìn)行適當(dāng)?shù)卣{(diào)整與完善，使得檔案管理工作更加科學(xué)與規(guī)范。

4．深入開發(fā)并利用檔案資料。開展檔案管理工作的目的就是更好地開發(fā)并利用檔案資料。所以，應(yīng)當(dāng)重視檔案管理資料開發(fā)和應(yīng)用的重要性，以保證檔案管理工作效益得以全面發(fā)揮。另外，可以采用多樣化的形式開展檔案管理咨詢服務(wù)，以增強檔案利用的效率。檔案利用工作，可以以檔案原件提供利用。如在檔案館室開辟閱覽室，利用者在室內(nèi)閱覽一般文件原件；在某些情況下，將檔案原件暫時借出館（室）外使用等。以檔案復(fù)制品提供利用。如制作各種形式的檔案原件復(fù)制本，代替原件在館（室）內(nèi)閱覽（如珍本）或提供館外使用，編輯出版文件匯編和在報刊上公布檔案，舉辦檔案展覽等。以綜合檔案內(nèi)容編寫書面資料提供利用。如編寫各種參考資料，制發(fā)檔案證明，函復(fù)查詢外調(diào)。依據(jù)檔案材料撰寫專門文章和著作、向社會提供加工的檔案信息。

綜上所述，檔案管理在信息資源系統(tǒng)中的作用不容小覷，同樣與國家資源管理存在緊密聯(lián)系，在構(gòu)建社會信息資源系統(tǒng)方面發(fā)揮著重要的作用。為此，必須要高度重視檔案管理工作開展過程中的難點，全面提升檔案管理工作的效率。

（作者單位：新疆油田公司檔案中心）