吉林省檢驗(yàn)科電子檔案管理模式之我見

文//李鈺潁

吉林省檢驗(yàn)科電子檔案管理模式之我見

文//李鈺潁

隨著網(wǎng)絡(luò)計算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，傳統(tǒng)的檔案管理模式逐步升級為高端技術(shù)處理模式。檢驗(yàn)科在信息管理系統(tǒng)的前提下借助計算機(jī)技術(shù)建立了一套電子檔案管理模式。相比較傳統(tǒng)的檔案管理模式，電子管理模式更能夠節(jié)省人力資源，并且存檔和管理的效率也比傳統(tǒng)模式更為精準(zhǔn)快捷。對檢驗(yàn)科檔案管理來說，煩瑣復(fù)雜的海量數(shù)據(jù)和多部門多系統(tǒng)的分類給檔案管理增加了很大的難度。而電子管理模式的應(yīng)用拯救了利用紙張數(shù)據(jù)統(tǒng)計和多人員分工的舊模式管理。既節(jié)省了大量的人工和時間，也降低了出錯的概率，提高了檢驗(yàn)科檔案管理工作的效率。

一、檢驗(yàn)科的具體管理工作

吉林省醫(yī)療資源豐富。醫(yī)療機(jī)構(gòu)分布也比較廣泛，有大約三十家三級甲等醫(yī)院，二級甲等醫(yī)院數(shù)量更是龐大。各醫(yī)院檢驗(yàn)科的工作強(qiáng)度很大。對于存儲數(shù)據(jù)和檔案管理方面需要更大的人力資源投入和空間利用。隨著電子信息技術(shù)的介入，檢驗(yàn)科的檔案管理模式也轉(zhuǎn)變成了網(wǎng)絡(luò)技術(shù)控制管理的模式。傳統(tǒng)管理模式，通過手工登記、匯編成文字檔案，然后把書面檔案進(jìn)行統(tǒng)計分類，可想而知這項工作的難度。隨著計算機(jī)的普及和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，檢驗(yàn)科建立了檢驗(yàn)科信息管理系統(tǒng)（LIS），實(shí)施了條碼技術(shù)，并且在此基礎(chǔ)上建立了檢驗(yàn)科電子檔案管理模式。

檢驗(yàn)科檔案管理大致分為數(shù)據(jù)檔案、倉庫檔案、考核檔案、職工檔案、行政管理檔案和內(nèi)部資料檔案等。各系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)分工明確，各盡其責(zé)。為檢驗(yàn)科的分析、備案、處理和統(tǒng)計等打好基礎(chǔ)。檢查科電子檔案管理模式的建立為科主任的科學(xué)管理決策提供了現(xiàn)代化的有利條件，并且促進(jìn)了科室的發(fā)展和進(jìn)步，使人性化的管理和科學(xué)化、系統(tǒng)化的管理有機(jī)結(jié)合，提高我們的工作效率，有利于單位和個人的良好發(fā)展。

二、檢驗(yàn)科電子檔案管理模式

檢驗(yàn)科的電子檔案管理主要分為數(shù)據(jù)檔案、倉庫檔案、系統(tǒng)檔案、職工檔案、行政管理檔案和內(nèi)部資料檔案等。這種電子檔案管理模式的建立促進(jìn)了檢驗(yàn)科實(shí)行現(xiàn)代化管理跟上了時代步伐的速度。檢驗(yàn)科的電子檔案管理模式大致分為以下幾個方面：

1．?dāng)?shù)據(jù)電子檔案管理分為常規(guī)管理和條碼管理。常規(guī)管理主要包括標(biāo)本管理、存放病人信息和檢測結(jié)果等。通過電子計算機(jī)存儲系統(tǒng)可以減少各類信息的實(shí)際存放空間，在調(diào)用信息時可以快速地查詢出所用數(shù)據(jù)，做到了方便快捷。而條碼管理主要是登記各類條碼，把各類條碼按不同顏色登記組分。經(jīng)過匯總后存入電腦系統(tǒng)。把各類標(biāo)本的時間都進(jìn)行登記，確保不漏收、不漏檢、不延誤。提高信息把關(guān)能力，以提升到監(jiān)督管理工作。

2．倉庫電子檔案管理是在（LIS）前提下開發(fā)的一種新型網(wǎng)上訂購模式。根據(jù)條碼標(biāo)本的數(shù)量統(tǒng)計各小組試劑的使用情況和耗材多少，進(jìn)行統(tǒng)計匯總。在各部門需要預(yù)定時，在電腦端進(jìn)行查詢調(diào)配。這樣經(jīng)過系統(tǒng)的統(tǒng)計和預(yù)定模式可以避免訂購試劑盒耗材的混亂局面，并且提高其耗材和試劑的配備能力，提升工作效率。

3．職工電子檔案管理是通過電子系統(tǒng)把職工的個人信息進(jìn)行存儲。科主任可以通過每個人的能力和背景資料進(jìn)行合理分配，做到人性化處理，避免出現(xiàn)個人能力不達(dá)標(biāo)、不能勝任的情況，做到各盡其責(zé)、合理分配，以提升個人工作能力達(dá)到團(tuán)隊和諧的目的。

4．考核電子檔案管理是科主任通過電腦端對員工的能力進(jìn)行考核，對職工的考勤情況、工作能力和工作態(tài)度進(jìn)行不定時考核。記錄表揚(yáng)表現(xiàn)好的職工，激勵員工們的工作熱情，從而加強(qiáng)團(tuán)隊協(xié)作精神。

5．行政電子檔案管理是科主任和系統(tǒng)管理員這些行政部門通過電腦管理日常工作情況。比如，科主任可以在電腦上進(jìn)行信息匯總和考核。系統(tǒng)管理員可以通過電腦為員工分配各項任務(wù)和統(tǒng)計工作時間，并對檢驗(yàn)科內(nèi)的所有設(shè)備和項目費(fèi)用進(jìn)行核算分配，以便于合理分配員工的每日工作量。

6．內(nèi)部資料檔案管理是通過電腦端管理檢驗(yàn)科內(nèi)部所有的規(guī)章制度和文獻(xiàn)著作等?？浦魅味酱俑鹘M室每年對崗位責(zé)任制和相關(guān)資料進(jìn)行更新并且上報，促進(jìn)科室管理系統(tǒng)的進(jìn)一步完善。

綜上所述，吉林省檢驗(yàn)科作為全國檢驗(yàn)科系統(tǒng)中的一員。通過初步探索可以看出，無論是哪類管理模式，都離不開人性化的管理。檢驗(yàn)科的電子檔案管理模式是以人性化管理為基礎(chǔ)，利用現(xiàn)代化處理技術(shù)進(jìn)行管理的一種科學(xué)手段。不僅提高了科室的管理水平和檔次，也促進(jìn)了科室的發(fā)展和進(jìn)步。使人性化的管理和現(xiàn)代化的管理有機(jī)結(jié)合，激勵了員工的工作態(tài)度，促進(jìn)了各項工作的順利完成。

（作者單位：吉林省臨床檢驗(yàn)中心（吉林省醫(yī)療機(jī)構(gòu)質(zhì)量監(jiān)測評價中心））