“互聯網++”檔案管理工作淺析

文//李 楠

“互聯網++”檔案管理工作淺析

文//李 楠

檔案管理工作是單位管理工作的一部分，利用信息化技術科學規(guī)范地管理檔案，是衡量一個單位業(yè)績與管理水平的重要尺度，也是提高檔案管理工作的一個重要途徑。隨著網絡技術的應用，檔案管理工作迎來了新的發(fā)展機遇。網絡化、信息化、數字化給檔案管理工作注入了新的活力。

一、檔案管理的機遇

1．豐富管理手段。傳統檔案管理以紙質檔案為主，通過人工記錄、整理、歸檔等形式完成檔案管理過程?！盎ヂ摼W+檔案管理”的發(fā)展，實現了檔案管理的升級和轉型。管理人員通過網絡，可以快速檢索、查找檔案，對檔案進行分層管理，提高了檔案之間的關聯性，增加了檔案的存儲形式，包括圖片、音頻、視頻等，提高了檔案管理的準確性。

2．拓展服務領域。通過數字信息形式將檔案存儲在計算機系統中，檔案管理人員可以隨時隨地調閱相關信息，同時可以對檔案進行離線管理?；诨ヂ摼W信息技術建立的檔案管理系統，可以提供遠程服務。檔案部門要著眼于未來，開發(fā)手機以及手持應用終端市場，積極搭建具有拓展性的綜合信息平臺，開發(fā)多樣的手機應用APP。

3．提高檔案時效?；ヂ摼W信息技術具備較強的時效性，可以最大限度地提升檔案管理的敏感度，實現對檔案的動態(tài)跟蹤?；诨ヂ摼W信息技術建立的檔案管理系統可以將現有的大數據、云處理、數據挖掘技術等進行有機整合，為檔案管理開辟新的空間，從而保證了檔案數據的時效性。

二、檔案管理的挑戰(zhàn)

1．管理觀念與內容的轉變?！盎ヂ摼W+”時代最大的特點就是網絡與生活緊密結合在了一起。在數據信息不斷增多的情況下，傳統檔案管理觀念已經不能發(fā)揮出應有的作用。從傳統檔案轉變到新的基于互聯網技術的檔案管理，還需要時間，需要技術積累，需要制度的不斷完善等。

2．人才素質與技術的需求。目前，“云計算”已成為了“互聯網+”時代的重要標志，同時也是優(yōu)化檔案管理的核心技術之一。能夠熟練掌握互聯網技術的檔案數據管理人員少之又少，無法對互聯網中的優(yōu)勢資源進行應用。此外，“互聯網+”檔案管理，要求在優(yōu)化數據管理的同時，增加數據信息的應用價值，要有技術進行支持。

3．檔案保管與存儲的升級。我國傳統檔案保存主要以紙制材料為主。隨著多媒體和互聯網技術的廣泛應用，音頻、視頻成為了一些要保管和存儲的內容，存儲終端成了新的保管存儲載體。在使用此種保存方式時，應充分分析檔案類型，注意備份，尋找最適合的保存形式，注重檔案的歸類工作，為檔案利用提供方便。

三、“互聯網+”檔案管理工作的措施

1．做好檔案歸檔與辦公系統的融合。加強電子公文流轉系統的全程控制，按照公文起草、簽發(fā)、擬辦的過程存儲形成的電子檔案，確保公文類電子檔案內容齊全。對于專業(yè)類電子檔案，應由國家檔案局會同專業(yè)部門，分門別類制定有關專業(yè)類電子檔案數據標準。

2．制定檔案數字化計劃。要著眼未來檔案工作發(fā)展需要，制定符合實際的檔案數字化計劃，并按照有關技術規(guī)范統一數據標準。瞄準“互聯網+”時代電子檔案歸檔工作的需要，研究數據資源采集、管理、發(fā)布、分析、利用的互聯網檔案管理平臺模型，滿足電子檔案歸檔及管理的需要。

3．提升檔案數據安全性?！盎ヂ摼W+”檔案管理雖然能夠有效節(jié)省人力、物力和時間，并且能夠降低成本、提升工作效率，但也同樣存在風險，檔案數據丟失是最為常見的現象，其所帶來的損失更為巨大。由于互聯網技術存在相關的安全隱患漏洞，如存儲設備損壞，存儲計算機遭受病毒攻擊等。因此，檔案管理人員應更加注重檢測計算機設備狀態(tài)，加裝安全防護軟件，并對重要數據進行備份。

4．優(yōu)化檔案管理人才隊伍。人才發(fā)揮的作用是任何高新科技都無法超越的。因此，在今后的工作中，應加強對檔案管理人員的培訓，既注重培養(yǎng)其工作技能，也要對其開展思想工作，使其對工作更具責任心與熱情。除此之外，還可以積極引進該行業(yè)的專業(yè)人才，注入新鮮血液，有效促進單位內部的良性競爭。

5．推進“智慧檔案”服務平臺建設。隨著“智慧城市”的建設和發(fā)展，檔案部門可以抓住建設“智慧城市”的機會，利用“互聯網+”檔案管理的戰(zhàn)略發(fā)展思路，結合檔案工作實際，提出一套“智慧檔案”服務平臺的完整指標體系，運用信息和通信技術手段，向社會民眾提供跨平臺、跨設備和跨服務機制的檔案數字服務，整合檔案信息化建設形成的“信息孤島”，解決檔案信息化建設的瓶頸問題，真正實現檔案信息化管理、專業(yè)化挖掘、智能化應用，從而為社會創(chuàng)新和社會發(fā)展服務。

（作者單位：吉林省地質技術裝備研究所）