談職業(yè)學(xué)院教學(xué)檔案的收集整理

文//褚繼蘭

談職業(yè)學(xué)院教學(xué)檔案的收集整理

文//褚繼蘭

職業(yè)學(xué)院教學(xué)工作中形成的各種檔案材料，記錄了教學(xué)工作的全過程，是衡量教學(xué)工作水平和質(zhì)量的重要標(biāo)志，是教學(xué)檢查和教學(xué)評估的重要依據(jù)。加強學(xué)院教學(xué)檔案的收集整理工作，是適應(yīng)學(xué)院教育改革和發(fā)展的需要，也是學(xué)院常規(guī)管理的重要內(nèi)容。

一、建立健全學(xué)院教學(xué)檔案的管理體系

學(xué)院應(yīng)明確主管教學(xué)的副院長主管教學(xué)檔案工作，負(fù)責(zé)學(xué)院教學(xué)檔案工作的組織、監(jiān)督和檢查，將教學(xué)檔案工作落實到日常教學(xué)管理工作中。理順學(xué)院檔案部門與學(xué)院各專業(yè)、處室等教學(xué)文件材料形成和處理部門的關(guān)系，明確各自責(zé)任。準(zhǔn)確劃分教學(xué)材料的歸檔范圍、歸檔時間、歸檔份數(shù)、歸檔要求和手續(xù)。把教學(xué)文件材料的收集、整理、歸檔工作列入有關(guān)部門和教職員工的考核獎懲中，保證收集、歸檔渠道的暢通。各專業(yè)教學(xué)秘書人員負(fù)責(zé)本專業(yè)形成的教學(xué)檔案的分類、整理、立卷、歸檔，保管好本單位的二級檔案，并提供利用。各教研室(實驗室)主任負(fù)責(zé)本單位教學(xué)檔案的積累和歸檔工作，督促教師及時向本單位移交檔案，同時要保管好本單位的三級檔案，并提供利用。各任課教師及有關(guān)人員有義務(wù)及時將教學(xué)檔案交給部本科教學(xué)秘書進行歸檔管理。

二、準(zhǔn)確制定學(xué)院教學(xué)檔案的收集范圍

學(xué)院教學(xué)檔案是學(xué)院在教學(xué)實踐中形成的反映學(xué)院主要職能活動和基本歷史面貌的,在日后學(xué)院教學(xué)工作中有一定查考利用價值的文件材料。

1．專業(yè)設(shè)置和專業(yè)培養(yǎng)目標(biāo)方面的資料：專業(yè)概況；專業(yè)目錄；新增專業(yè)；人才需求目前狀況分析及未來需求調(diào)研報告；專業(yè)培養(yǎng)目標(biāo)；專業(yè)教學(xué)計劃；專業(yè)建設(shè)年度計劃、中長期建設(shè)規(guī)劃、年度總結(jié)；用人單位對專業(yè)畢業(yè)生的反饋信息。

2．課程體系和結(jié)構(gòu)方面的資料：專業(yè)教學(xué)計劃；教學(xué)計劃修訂的有關(guān)規(guī)定；專業(yè)培養(yǎng)方案和教學(xué)計劃；專業(yè)建設(shè)和各項教學(xué)改革的思路和辦法；專業(yè)教學(xué)計劃執(zhí)行情況；課程體系和結(jié)構(gòu)改革情況。

3．科目課程方面資料：學(xué)院有關(guān)教學(xué)大綱制定和實施規(guī)定；教學(xué)大綱、實訓(xùn)大綱和考試大綱；專業(yè)基礎(chǔ)課、專業(yè)課教材；實驗實訓(xùn)指導(dǎo)書；CAI課件；專業(yè)課程建設(shè)情況；精品課件建設(shè)情況；專業(yè)課程成果及原始資料；課程實踐教學(xué)情況。

4．教學(xué)環(huán)節(jié)方面資料：學(xué)院有關(guān)授課計劃制定和實施的有關(guān)規(guī)定；每學(xué)期授課計劃、教學(xué)進程表、教學(xué)日志；每門課程教案及備課筆記；每學(xué)期學(xué)生考勤表；每學(xué)期每門課程教學(xué)總結(jié)；每學(xué)期每門課程期末試卷及試卷分析報告；實驗、實訓(xùn)、實習(xí)報告及總結(jié)；教研室教學(xué)探究計劃、教研活動記錄和工作總結(jié)；教學(xué)檢查記錄、學(xué)生座談會記錄、聽課評課記錄、專業(yè)教師學(xué)生測評表等。

5．教學(xué)環(huán)境方面資料：專業(yè)實踐教學(xué)管理規(guī)章制度專業(yè)可利用教學(xué)資料情況；專業(yè)實驗室、實訓(xùn)基地建設(shè)規(guī)劃；專業(yè)實訓(xùn)基地利用率、實驗開出率情況；校外實習(xí)基地協(xié)議書或校企合作協(xié)議；教學(xué)經(jīng)費預(yù)算及教學(xué)經(jīng)費投入。

6．專業(yè)素質(zhì)教育資料：學(xué)院全面實施素質(zhì)教育工作的整體方案；科技文化活動的原始資料；社會實踐活動的原始資料；學(xué)生參加各類知識競賽活動，文化活動的通知、獲獎情況及證書復(fù)印件。

三、嚴(yán)格執(zhí)行學(xué)院教學(xué)檔案的收集制度

1．實行平時收集與定期收集相結(jié)合的方法。學(xué)院各有關(guān)部門堅持“平時歸卷制度”，將辦理完畢的應(yīng)歸檔的教學(xué)文件材料、隨時歸入事先準(zhǔn)備好的歸檔類目之中。每逢節(jié)假日、學(xué)期末、開學(xué)初，尤其是學(xué)年末，要求各有關(guān)部門催收教師手中的應(yīng)歸檔的教學(xué)文件材料和清理本部門的歸檔教學(xué)文件材料。

2．加強對教學(xué)材料歸檔的指導(dǎo)工作。學(xué)院檔案部門要認(rèn)真做好各部門教學(xué)文件材料收集、整理、歸檔的指導(dǎo)監(jiān)督與協(xié)調(diào)工作。要發(fā)揮前端調(diào)控功能，指導(dǎo)各有關(guān)部門嚴(yán)格按照歸檔范圍將應(yīng)收集歸檔的教學(xué)文件收集齊全、完整、準(zhǔn)確，不能短缺、遺漏或重復(fù)，同時不應(yīng)歸檔的材料不得歸檔，保證檔案收集的質(zhì)量。

四、明確規(guī)定學(xué)院教學(xué)檔案的整理方法

1．歸檔材料要求。學(xué)院教學(xué)文件材料的收集必須齊全完整。文件材料用紙要規(guī)范，制作材料要有耐久性。除試卷、圖紙等特殊用紙外一律用A4紙，破損材料必須裱糊，擬寫材料要采用碳素墨水或藍黑墨水。

2．分類整理方法。歸檔教學(xué)文件材料的整理，應(yīng)貫徹“遵循文件的形成規(guī)律，保護文件之間的有機聯(lián)系、區(qū)分不同價值，便于保管和利用”的整理原則。歸檔的文件材料必須分清教學(xué)年度、類別和保管期限。文件材料的整理應(yīng)按《歸檔文件整理規(guī)則》的方法和要求進行，即將歸檔教學(xué)文件材料以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化。

（作者單位：白城職業(yè)技術(shù)學(xué)院）