從安全觀角度對檔案數(shù)字化外包的思考

文/徐 沖 張 麗

從安全觀角度對檔案數(shù)字化外包的思考

文/徐 沖 張 麗

檔案是國家方方面面事務(wù)的忠實(shí)記錄，檔案工作隨著國家安全觀理念的提出上升到了新的高度。大多數(shù)檔案部門都是依靠外部力量（即外包）實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化。從安全觀角度加強(qiáng)對檔案數(shù)字化外包工作，具有重要意義。

一、對檔案數(shù)字化外包安全觀理念的理解

檔案數(shù)字化外包離不開安全觀理念的指引。2014年4月，習(xí)近平總書記提出了總體國家安全觀重大戰(zhàn)略思想。按照要求，結(jié)合吉林省檔案安全工作會議精神，可知檔案安全與國家安全密切相關(guān)。檔案工作，其中包括檔案數(shù)字化外包工作，要切實(shí)強(qiáng)化“四種思維”，即戰(zhàn)略思維、系統(tǒng)思維、法治思維、底線思維。落實(shí)“五個(gè)堅(jiān)持”，即堅(jiān)持安全第一，堅(jiān)持預(yù)防為主、堅(jiān)持綜合治理、堅(jiān)持規(guī)范運(yùn)行。妥善處理“五個(gè)方面關(guān)系”，即處理好當(dāng)前與長遠(yuǎn)的關(guān)系、安全保密和開放利用的關(guān)系、傳統(tǒng)安全與非傳統(tǒng)安全的關(guān)系、創(chuàng)新發(fā)展與穩(wěn)妥推進(jìn)的關(guān)系、管好檔案與管好隊(duì)伍的關(guān)系。

二、檔案數(shù)字化外包存在的安全問題

1．檔案損壞丟失、數(shù)據(jù)外泄的風(fēng)險(xiǎn)大。檔案數(shù)字化過程中檔案實(shí)體和數(shù)據(jù)信息量巨大。由于檔案信息量大，檔案數(shù)字化時(shí)間會相應(yīng)加長。外包公司及其工作人員難免交接更替，交接過程也存在潛在安全風(fēng)險(xiǎn)。檔案部門一定要加強(qiáng)對檔案數(shù)字化外包工作的重視，一級抓一級，層層抓落實(shí)，嚴(yán)格管理，落實(shí)各項(xiàng)規(guī)定，保證實(shí)體檔案和數(shù)據(jù)信息的安全。

2．外包制度需要完善。檔案外包機(jī)構(gòu)的法律法規(guī)體系尚不健全。各檔案中介機(jī)構(gòu)的行業(yè)內(nèi)部交流較少，各自為政，發(fā)展緩慢。檔案外包公司的發(fā)展缺少國家檔案行政管理部門的直接領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督管理，制約了我國檔案外包業(yè)務(wù)的發(fā)展。只有建立健全規(guī)章制度并嚴(yán)格執(zhí)行，才能保證始終如一、銜接連貫，杜絕潛在風(fēng)險(xiǎn)。

3．外包從業(yè)人員專業(yè)素質(zhì)有待提高。從事檔案外包工作的人員相對而言缺少檔案專業(yè)知識，在從事檔案整理工作時(shí)往往容易出現(xiàn)錯(cuò)誤。從業(yè)人員專業(yè)素質(zhì)無法得到保證，會嚴(yán)重影響檔案外包服務(wù)的質(zhì)量與成效。因此，提高人才隊(duì)伍的整體素質(zhì)是一個(gè)十分重要而又迫切需要解決的問題。

三、確保檔案數(shù)字化外包安全的對策

1．從安全觀高度審視工作程序。一方面，建立健全規(guī)章制度、操作細(xì)則。檔案管理部門和外包公司必須明確監(jiān)督管理人員的職責(zé)，規(guī)范工作程序和操作細(xì)則。明確管理機(jī)構(gòu)，明確管理檔案監(jiān)管人員、公司法人、管理人員、操作人員的職責(zé)。規(guī)范工作規(guī)則和操作程序，無工作細(xì)則要制定，有工作細(xì)則要完善，有缺漏的盡快補(bǔ)充，需調(diào)整的盡快修訂，過時(shí)的盡快清理，同時(shí)加強(qiáng)監(jiān)督檢查，切實(shí)提高制度的執(zhí)行力。另一方面，強(qiáng)化對外包公司的監(jiān)管。簽訂完備的檔案數(shù)字化加工合同和嚴(yán)格的保密協(xié)議，制定嚴(yán)密的保密措施，確保入場操作的人員都熟知相關(guān)職責(zé)、義務(wù)與流程。最后，對違反規(guī)定的人員，檔案部門要責(zé)令外包公司及時(shí)整改教育，并按規(guī)定做出相應(yīng)處罰，情節(jié)嚴(yán)重的依法追究法律責(zé)任。

2．從安全觀高度審視外包公司與場所。外包公司和加工場所安全可靠是檔案數(shù)字化工作的安全前提，為了做好檔案數(shù)字化工作，選擇合格的外包公司配備安全可靠的加工場所是前提。首先，在競標(biāo)階段，檔案部門要甄別參與競標(biāo)的公司，如法人、財(cái)務(wù)狀況、相關(guān)資質(zhì)、公司信譽(yù)等。其次，選擇安全可靠的場所。場所要相對獨(dú)立區(qū)域，具備完善的防盜、消防、監(jiān)控設(shè)施，屏蔽互聯(lián)網(wǎng)接口。

3．從安全觀高度審視人員管理。保證檔案數(shù)字化工作安全進(jìn)行，人員素質(zhì)是決定性因素。必須選擇責(zé)任心強(qiáng)、安全意識強(qiáng)、仔細(xì)認(rèn)真的同志進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)管。外包公司的工作人員也要擇優(yōu)選取。首先，做好員工信息登記。包括住址、學(xué)歷、聯(lián)系電話、政治面貌等，做好政審。其次，檔案數(shù)字化加工安全宣傳教育時(shí)刻不得松懈。經(jīng)常性強(qiáng)調(diào)安全第一，綁緊安全觀的弦。再次，及時(shí)掌握工作人員的思想情緒變化，思想極端、情緒不穩(wěn)定者不宜進(jìn)入。最后，加強(qiáng)進(jìn)場離場監(jiān)管。工作人員必須掛牌上崗，嚴(yán)禁個(gè)人物品帶入加工現(xiàn)場。嚴(yán)禁把加工現(xiàn)場物品私自帶出現(xiàn)場?，F(xiàn)場內(nèi)禁止從事無關(guān)活動，禁止吸煙、飲水、進(jìn)食。到崗時(shí)間、離崗時(shí)間等信息則需要監(jiān)管人員根據(jù)登記信息不定期抽查，確保記錄情況的準(zhǔn)確。

4．從安全觀高度審視技術(shù)監(jiān)控手段。首先，應(yīng)做好加工現(xiàn)場的監(jiān)控設(shè)施與信號屏蔽工作。其次，杜絕攜帶手機(jī)、相機(jī)、可視眼鏡、智能手表、移動存儲設(shè)備等易泄密的私人物品進(jìn)入加工場所。再次，加工設(shè)備的數(shù)據(jù)接口必須封閉，數(shù)據(jù)備份應(yīng)由專人操作。最后，必須監(jiān)控相關(guān)設(shè)備出入、維護(hù)過程，嚴(yán)防設(shè)備內(nèi)數(shù)據(jù)外流，做好撤場收尾管理。相關(guān)設(shè)備出場前要確保清除與檔案相關(guān)數(shù)據(jù)。無法確保清除數(shù)據(jù)的設(shè)備應(yīng)交給檔案部門。

（作者單位：《蘭臺內(nèi)外》雜志社 吉林市船營區(qū)文化市場）