做好基層土地管理所檔案工作的思考

文/徐 冰

做好基層土地管理所檔案工作的思考

文/徐 冰

土地資源檔案管理是維護(hù)國土資源歷史真實面貌的一項重要工作。做好基層國土資源的檔案管理工作，關(guān)系到檔案管理工作的規(guī)范化，關(guān)系到土地資源的科學(xué)合理利用，關(guān)系到國土資源管理效率的提高。

一、基層土地所檔案工作存在的問題

1．檔案基礎(chǔ)設(shè)施不完善。普遍存在檔案設(shè)備簡陋、設(shè)備陳舊的現(xiàn)象。一些單位沒有專門的檔案室，檔案保管設(shè)施設(shè)備不健全，給檔案的安全保管帶來重大安全隱患。

2．歸檔文件資料不完整。在歸檔過程中，往往只重視業(yè)務(wù)材料的檔案收集，忽視了工作總結(jié)、統(tǒng)計報表、會議記錄等材料的整理歸檔，沒有形成檔案管理的完整意識。

3．檔案管理系統(tǒng)不健全。多數(shù)基層土地管理所沒有安裝土地檔案管理信息系統(tǒng)，許多檔案仍實行人工管理、手工查閱，影響了檔案利用的快速查詢。

4．檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。一些土地管理所安排文化層次低，年齡偏大的人員擔(dān)任檔案員，檔案人員對檔案管理工作的知識了解不多，檔案管理水平跟不上社會發(fā)展的要求。

二、做好基層土地所檔案工作的幾點思考

1．完善檔案管理制度。制定《檔案員崗位責(zé)任制度》等制度。充分利用各種機會和場合宣傳檔案管理制度，提高土地管理所全體人員的檔案管理意識。根據(jù)檔案管理的實際情況，制定檔案管理細(xì)則，從歸檔范圍、保管期限、分類方法等方面建立檔案管理規(guī)范，制定出的歸檔制度內(nèi)容要具體、全面而又有明確針對性。在制度上保證檔案歸檔工作的順利進(jìn)行，保障各部門形成的土地資源檔案及時建檔、有效管理、齊全完整，不流失、不散落。

2．建立健全檔案管理體系。成立專門的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，統(tǒng)一協(xié)調(diào)檔案管理工作。從單位實際出發(fā)，將檔案管理工作列入土地管理所重點工作計劃，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)工作，定期對檔案管理工作進(jìn)行檢查，確保土地管理所檔案的安全管理。明確檔案管理人員的職責(zé)和任務(wù)，在做好檔案收集的同時，為利用者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。將檔案工作納入崗位目標(biāo)管理考核，各業(yè)務(wù)部門確定兼職檔案員。實行崗位責(zé)任制，明確其職責(zé)范圍，并建立嚴(yán)格的考核獎懲制度，最大限度地調(diào)動檔案管理人員的工作積極性。

3．強化檔案規(guī)范化管理。加大檔案管理力度，建立專門的檔案室和閱檔室，配備檔案密集架、溫控設(shè)備、計算機、掃描儀、光盤刻錄機等硬件設(shè)備，提高科學(xué)管理水平。檔案管理人員要及時將需要歸檔的材料做好交接記錄，根據(jù)每一類所確定的歸檔范圍，將各類歸檔材料進(jìn)行分類整理，及時完整地裝訂成卷，并錄入檔案信息管理系統(tǒng)。通過數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)手段建立起各類規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、可共享的數(shù)據(jù)庫和內(nèi)容數(shù)據(jù)庫。加大檔案管理現(xiàn)代化軟硬件設(shè)施和檔案信息應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)的投入，尤其是推進(jìn)計算機管理檔案，提高計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，使檔案信息化建設(shè)得到更快的發(fā)展。

4．大力開發(fā)檔案信息資源。不斷滿足檔案利用者的需要，認(rèn)真開展窗口接待、來函查閱、電話咨詢、委托代查等多種形式的利民檔案信息服務(wù)。一是充分利用網(wǎng)絡(luò)平臺，開展電子檔案在線查詢借閱服務(wù)，減少實體檔案的取放，延長紙質(zhì)檔案的壽命。二是改變傳統(tǒng)的檔案利用服務(wù)模式，對檔案信息資源加以分類、提取、分析、加工，實現(xiàn)多途徑、多渠道、全方位主動服務(wù)，以滿足利用者對檔案信息的不同需求。三是依托現(xiàn)代化設(shè)備和手段，實現(xiàn)現(xiàn)行文件與檔案的無縫對接，縮短檔案形成期限，做到及時、準(zhǔn)確、有效地服務(wù)大眾。建立檔案信息資源共享的技術(shù)支撐平臺，實現(xiàn)檔案信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化和檔案信息資源的共享化。隨時為單位各項工作提供重要的憑證和依據(jù)，切實有效地服務(wù)民生。

5．提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。檔案管理人員要自覺樹立愛崗敬業(yè)、無私奉獻(xiàn)的意識，培養(yǎng)高度的責(zé)任感，嚴(yán)肅認(rèn)真的工作態(tài)度，嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)。要有針對性地培養(yǎng)一批既能熟練應(yīng)用計算機技術(shù)、信息技術(shù)，又掌握檔案分類整理的專門人才，使之能熟練運用檔案管理系統(tǒng)整理、歸檔和查詢檔案，以提高辦案效率和質(zhì)量。一是把建設(shè)檔案隊伍、提高檔案管理人員綜合素質(zhì)放在首位，對新上崗檔案人員要進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，使其掌握檔案管理知識。二是加強實踐創(chuàng)新，提高自主創(chuàng)新意識。強化檔案管理人員與信息化知識的有效銜接，掌握一定的計算機知識，能夠熟練操作檔案管理信息系統(tǒng)，從而提高檔案管理水平。三是培養(yǎng)責(zé)任意識，增強工作人員在推進(jìn)土地檔案轉(zhuǎn)化利用上的責(zé)任與擔(dān)當(dāng)。

（作者單位：洮南市國土資源管理局）