高等院?？谑鰴n案工作探析

文/徐 潔

高等院?？谑鰴n案工作探析

文/徐 潔

“口述歷史，回憶點(diǎn)滴”，這個(gè)過(guò)程既是開(kāi)啟口述者回憶之門(mén)的方式，也是旁聽(tīng)者了解過(guò)往歷史的方式，更是記錄者采集歷史信息的方式。作為口述資料的一種形式，口述檔案的口述過(guò)程更有針對(duì)性、更有目的性。高?？谑鰵v史檔案是伴隨著地區(qū)經(jīng)濟(jì)、文化的不斷發(fā)展和高校發(fā)展改革過(guò)程中編史修志的需要而興起的。通過(guò)采訪(fǎng)見(jiàn)證學(xué)校歷史發(fā)展變遷的人物，從而生動(dòng)地還原校史校貌、填補(bǔ)學(xué)校歷史空白，進(jìn)一步豐富高校檔案資源。

一、高等院?？谑鰴n案工作開(kāi)展的必要性

1．豐富館藏資源，完善校史資料。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，我國(guó)高等教育事業(yè)得到了長(zhǎng)足的發(fā)展，無(wú)論是辦學(xué)水平還是辦學(xué)規(guī)模上都遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)了上個(gè)世紀(jì)。但是，中國(guó)的高等院校辦學(xué)歷程歷經(jīng)了艱苦卓絕的歲月，因?yàn)闅v史、人為和其他不可抗拒的因素經(jīng)歷了諸多曲折坎坷，館藏的檔案資料并不能完整記載學(xué)校的辦學(xué)歷程，僅有的也只是學(xué)校發(fā)展的官方資料，所以，這就造成了檔案的空白點(diǎn)和斷層。口述檔案工作的開(kāi)展可以有效彌補(bǔ)學(xué)校發(fā)展歷史資料不全的缺陷，通過(guò)采訪(fǎng)相關(guān)人員，可以獲得第一手的資料，從而豐富或還原歷史的本來(lái)面目，也將從多角度、多渠道更加全面地展現(xiàn)學(xué)校的發(fā)展歷程、辦學(xué)理念和辦學(xué)風(fēng)格。此外，近年來(lái)，許多高校檔案館相繼開(kāi)展口述檔案工作，在原有的館藏檔案以黨群、行政、教學(xué)、科研、財(cái)會(huì)、基建等十一大類(lèi)的基礎(chǔ)上，逐步進(jìn)行館藏結(jié)構(gòu)調(diào)整?？谑鰴n案的主要載體形式是聲像檔案，由于檔案固有的特性和科學(xué)技術(shù)的限制，聲像檔案只占館藏檔案的很少比例，因此口述檔案的出現(xiàn)不僅彌補(bǔ)了高校發(fā)展歷程中可查檔案資料的斷代、斷層問(wèn)題，而且極大地填補(bǔ)了館藏檔案的種類(lèi)，豐富了館藏資源。

2．創(chuàng)新宣傳形式，激發(fā)愛(ài)校之情。檔案是學(xué)生、教師、社會(huì)人士了解學(xué)校的一種工具，由于口述檔案是以聲音、影像的形式記錄保存，因此，對(duì)比單純的文字檔案或者電子檔案，其呈現(xiàn)形式更加豐富、渲染能力更強(qiáng)，學(xué)校如果可以恰當(dāng)?shù)?、巧妙地去發(fā)揮口述檔案的價(jià)值（下文將著重分析），那么口述檔案的資源，對(duì)外可以成為宣傳學(xué)校的一種創(chuàng)新形式，對(duì)內(nèi)則有利于激發(fā)與喚醒師生熱愛(ài)學(xué)校，為學(xué)校感到自豪的感情。

二、高等院?？谑鰴n案工作開(kāi)展的方法步驟

1．確定主題方向——填補(bǔ)校史空白?？谑鰴n案的創(chuàng)建目的是豐富并完善校史資料，因此，開(kāi)展口述檔案工作的第一步就是要確認(rèn)主題方向，而這就必須以填補(bǔ)校史空白為確定標(biāo)準(zhǔn)。比如，當(dāng)檔案管理人員在梳理高校創(chuàng)建之初到目前為止在每一年的發(fā)展大事記時(shí)，突然發(fā)現(xiàn)有某幾年發(fā)生了資料的缺失，不論是紙質(zhì)檔案或者電子檔案都查無(wú)蹤跡，這就是校史的空白所在，這個(gè)時(shí)候，檔案管理人員就可以考慮采取創(chuàng)建口述檔案的方式，而這個(gè)主題，顯然就是圍繞缺失了紙質(zhì)檔案或電子檔案的那幾年里關(guān)于高校的一些發(fā)展大事。確定主題方向?qū)τ趧?chuàng)建口述檔案來(lái)講非常重要，因?yàn)樗鼤?huì)關(guān)系到后續(xù)一些包括確認(rèn)訪(fǎng)談對(duì)象、設(shè)計(jì)訪(fǎng)談問(wèn)題等諸多環(huán)節(jié)，因此，檔案管理人員一定要重視。一般來(lái)講，筆者認(rèn)為，檔案管理人員可以先行對(duì)學(xué)?，F(xiàn)有的檔案進(jìn)行“摸底調(diào)查”，及時(shí)了解清楚目前的校史記錄存在哪些領(lǐng)域的空白，在這些空白中，有哪些是富有意義的、值得被挖掘與記錄下來(lái)的，然后再對(duì)這部分“待記錄”部分進(jìn)行歸類(lèi)。比如是高校教學(xué)改革方面的、高校發(fā)展變遷方面的、對(duì)高校而言具有里程碑意義的、原本應(yīng)有的記錄但是在高校發(fā)展過(guò)程中發(fā)生了資料丟失的等等?？偟膩?lái)講，口述檔案的創(chuàng)建與內(nèi)容選擇應(yīng)當(dāng)是有目的性的。

2．確定訪(fǎng)談對(duì)象——見(jiàn)證校史發(fā)展。確定訪(fǎng)談對(duì)象，是開(kāi)展口述檔案工作的第二步，而這就必須以見(jiàn)證校史發(fā)展為選擇標(biāo)準(zhǔn)。一般來(lái)講，凡是以檔案形式記錄在冊(cè)的內(nèi)容，都是既已發(fā)生、具有記錄意義且發(fā)生時(shí)間較早的，這意味著了解或者參與這件事情的人，他/她必須是對(duì)所記錄的事情有充分認(rèn)知的，唯有符合這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，才能保證我們所記錄的內(nèi)容是真實(shí)有效的。從實(shí)際操作的角度來(lái)講，對(duì)高校的早期比較了解熟悉的人都是一些年紀(jì)比較大的人，他/她或是仍然在工作崗位上，或是已經(jīng)退休在家的，對(duì)于大部分高校檔案工作室的人員來(lái)講，都是老前輩，因此，在初步擬選出受訪(fǎng)對(duì)象后，檔案人員就應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步向受訪(fǎng)對(duì)象發(fā)出邀請(qǐng)。在這個(gè)過(guò)程中，可能會(huì)出現(xiàn)以下幾種情況，比如，受訪(fǎng)者目前不在本地的，這種情況下，檔案工作人員除了考慮去外地直接面談訪(fǎng)問(wèn)外，還可以考慮電話(huà)訪(fǎng)談，網(wǎng)上在線(xiàn)訪(fǎng)談（如視頻通話(huà)）等。比如，受訪(fǎng)者因年事已高，在訪(fǎng)談中可能會(huì)諸多不便的（如吐字不清、無(wú)法站立/坐著等），這種情況下，檔案工作人員除了與受訪(fǎng)者進(jìn)行充分溝通，對(duì)其表示人文關(guān)懷并盡最大可能為受訪(fǎng)者創(chuàng)建適宜的受訪(fǎng)環(huán)境外，最重要的還是應(yīng)當(dāng)給予充分的理解、尊重與耐心。在實(shí)際的操作過(guò)程中，檔案工作人員可能會(huì)在與前期初步擬選的受訪(fǎng)者溝通時(shí)因出現(xiàn)各種情況而更改了受訪(fǎng)名單，但最終仍然一定要堅(jiān)持以“見(jiàn)證校史發(fā)展”作為選擇標(biāo)準(zhǔn)與原則。

3．細(xì)化訪(fǎng)談過(guò)程——圈定所需素材。細(xì)化訪(fǎng)談過(guò)程，指的是檔案工作人員在開(kāi)始正式地進(jìn)入到與受訪(fǎng)者的對(duì)話(huà)之前，應(yīng)當(dāng)要事無(wú)巨細(xì)地考慮下訪(fǎng)談過(guò)程可能需要做的準(zhǔn)備，其指導(dǎo)原則就是圈定所需的素材。比如，上文中的舉例，高校在某幾年的歷史記錄出現(xiàn)空缺，這就是我們要做口述檔案的主題與方向，那么，檔案工作人員應(yīng)當(dāng)要思考，具體想了解哪些問(wèn)題，比如，在教學(xué)研究方面的，在教學(xué)成果方面的，在人物事跡方面的，等等，尤其是要準(zhǔn)備一些與當(dāng)時(shí)記錄有關(guān)的一些輔助資料。因?yàn)槭茉L(fǎng)者大部分是一些年紀(jì)比較大的長(zhǎng)者，時(shí)隔多年之后，要讓長(zhǎng)者回憶起過(guò)去的歷史是存在一定難度的，如果檔案工作人員能夠提供一些與當(dāng)時(shí)有關(guān)的資料，則將更容易喚醒長(zhǎng)者對(duì)過(guò)去的記憶，尤其是對(duì)于既有資料存在模糊疑點(diǎn)，需要與受訪(fǎng)者確認(rèn)的，更是要提前準(zhǔn)備好。筆者認(rèn)為，為了準(zhǔn)備更加充分有序，檔案工作人員可以先行模擬訪(fǎng)談過(guò)程，感受或者預(yù)想下過(guò)程中可能需要的資料，或者可能出現(xiàn)的問(wèn)題，以提前準(zhǔn)備好。

4．引導(dǎo)訪(fǎng)談思路——緊扣口述目的。引導(dǎo)訪(fǎng)談思路，指的是檔案工作人員在與受訪(fǎng)者進(jìn)行對(duì)話(huà)訪(fǎng)談或問(wèn)題提問(wèn)時(shí)，引導(dǎo)始終以緊扣口述檔案創(chuàng)建目的為原則來(lái)有序地引導(dǎo)訪(fǎng)談思路。一方面，由于受眾者年紀(jì)比較大，不論是邏輯思維能力，還是口頭表達(dá)能力，都有所減弱，因此，即使是按照“一問(wèn)一答”這種操作方式來(lái)口述歷史時(shí)，也還是可能會(huì)在口述的過(guò)程中跑偏、跑遠(yuǎn)。另一方面，由于口述檔案的創(chuàng)建方式——口述，本身就是一種基于受訪(fǎng)者自我意思表達(dá)，尤其是當(dāng)陷入到過(guò)往的歷史回憶時(shí)，當(dāng)受訪(fǎng)者的思緒回到過(guò)去，進(jìn)入狀態(tài)時(shí)，他/她可能會(huì)一時(shí)有感而發(fā)而講很多很多，這些都是客觀(guān)存在且可能發(fā)生的一些現(xiàn)象，但是對(duì)于檔案工作人員來(lái)講，不論是對(duì)話(huà)訪(fǎng)談還是問(wèn)題拋設(shè)，其目的都是客觀(guān)、公正地記錄史實(shí)，而不是主觀(guān)地被個(gè)人的感情思想所影響，因此，在整個(gè)過(guò)程中，檔案工作人員自己應(yīng)當(dāng)保持著理性的思維，如果發(fā)現(xiàn)過(guò)程中受訪(fǎng)者跑偏時(shí)，應(yīng)當(dāng)及時(shí)將其思緒與表達(dá)拉回到正軌之中，以保證所交談的內(nèi)容、所講述的內(nèi)容都是符合口述檔案創(chuàng)建之初的目的與初衷。

5．整理口述成果——搜集有效信息。整理口述成果，指的是檔案工作人員訪(fǎng)談結(jié)束后，要將所記錄的信息逐一進(jìn)行篩選與整理，其目的就在于搜集有效信息。在這個(gè)過(guò)程中，有幾個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)是需要著重注意的：其一，記錄的完整性。對(duì)本次口述記錄所發(fā)生的時(shí)間、地點(diǎn)、時(shí)長(zhǎng)、口述者、提問(wèn)者、記錄者、旁觀(guān)者、訪(fǎng)談大綱、具體問(wèn)題等等基礎(chǔ)信息，都要詳細(xì)記錄在冊(cè)，以便后期查閱時(shí)使用。其二，記錄的翔實(shí)性。檔案工作者，無(wú)論是在編制管理紙質(zhì)檔案，還是電子檔案時(shí)，都必須秉承客觀(guān)真實(shí)的原則，這一點(diǎn)在編制口述檔案時(shí)同樣適用而且更值得引起關(guān)注。由于口述檔案的形成過(guò)程是依靠口述者對(duì)過(guò)去歷史的回憶，因此，我們無(wú)法做到，也難以要求口述者所回憶起來(lái)的每一點(diǎn)每一滴都是真實(shí)無(wú)誤的，面對(duì)這種情況，就需要檔案工作者去考究與對(duì)比，比較好的方式就是將口述者所口述的內(nèi)容，與現(xiàn)存的，既有的一些資料進(jìn)行仔細(xì)地對(duì)比與鑒別，盡量做到?jīng)]有矛盾，如果遇到矛盾或者模糊不清的地方，則應(yīng)當(dāng)及時(shí)與受訪(fǎng)者進(jìn)行溝通與確認(rèn)，如果最終仍然無(wú)法確認(rèn)，那么在記錄時(shí)就應(yīng)當(dāng)備注說(shuō)明，以防止“以訛傳訛”。總的來(lái)說(shuō)，檔案工作人員在整理口述資料并最終將其編制成冊(cè)時(shí)，應(yīng)當(dāng)盡量保證檔案內(nèi)容是真實(shí)有效的。

6．利用口述檔案——發(fā)揮檔案價(jià)值。最后要提到的一點(diǎn)就是對(duì)口述檔案的利用，高校應(yīng)當(dāng)最大程度地去挖掘與發(fā)揮口述檔案的價(jià)值。本文在開(kāi)篇時(shí)已經(jīng)提到，檔案不僅是記錄與反映高校發(fā)展過(guò)程的一種載體資料，同時(shí)也是高校以外的人了解高校的一種工具方式。筆者認(rèn)為，在以下兩種情況下，高校可以創(chuàng)新性地去利用好口述檔案：其一，招生時(shí)期。當(dāng)學(xué)生高考之后要選報(bào)大學(xué)時(shí)，一般都會(huì)通過(guò)高校的官方網(wǎng)站或其他渠道來(lái)對(duì)高校進(jìn)行了解，如果高?？梢赃m當(dāng)?shù)爻檫x出口述檔案中的精華部分，將其放置于官方網(wǎng)站上或微信公眾號(hào)等平臺(tái)上，則無(wú)疑豐富了學(xué)生對(duì)高校的了解。尤其是涉及高校發(fā)展歷史、人文背景、科研成果、教學(xué)成果、里程碑事件等。學(xué)生在報(bào)讀時(shí)非常想要了解的資訊，與單純的文字形式對(duì)比起來(lái)，顯然以音頻、視頻等形式出現(xiàn)的資訊會(huì)更吸引學(xué)生，這對(duì)于學(xué)校的招生工作也有一定的幫助與促進(jìn)作用。其二，慶典時(shí)期。比如高校的周年慶等具有重要意義的慶?；顒?dòng)時(shí)，可以精選口述檔案里面的內(nèi)容，將其巧妙地與慶典活動(dòng)進(jìn)行有機(jī)結(jié)合。實(shí)際上，任何一座學(xué)校，無(wú)論建校長(zhǎng)短，在時(shí)間的推進(jìn)過(guò)程中，它都會(huì)積累沉淀下屬于自己的寶貴歷史財(cái)富，如果學(xué)校沒(méi)有通過(guò)某種合理的方式與全校的師生進(jìn)行分享，那么全校的師生也無(wú)法增加自己對(duì)本校的了解。如果能夠在周年慶這種特殊慶祝時(shí)期，將可以開(kāi)放的口述檔案拿出來(lái)與全校師生分享，則不僅豐富了慶典的內(nèi)容素材，而且也會(huì)在這種特殊時(shí)期里對(duì)全校師生的愛(ài)校之情起到很好的激發(fā)、催化作用。總的來(lái)說(shuō)，檔案工作人員對(duì)于口述檔案的利用應(yīng)當(dāng)更富有創(chuàng)新性，從而最大程度地發(fā)揮口述檔案的價(jià)值。

口述檔案作為檔案的其中一種形式，它能夠通過(guò)豐富館藏資源，完善校史資料，創(chuàng)新宣傳形式，激發(fā)愛(ài)校之情的價(jià)值來(lái)與紙質(zhì)檔案、電子檔案相互補(bǔ)充，從而構(gòu)建起一個(gè)高校從過(guò)去到現(xiàn)在，一路歷程的數(shù)據(jù)庫(kù)，以見(jiàn)證高校的發(fā)展之路。為了更加科學(xué)有效、有的放矢地創(chuàng)建口述檔案，高?？梢愿鶕?jù)“確定主題方向→確定訪(fǎng)談對(duì)象→細(xì)化訪(fǎng)談過(guò)程→引導(dǎo)訪(fǎng)談思路→整理口述成果→利用口述檔案”這個(gè)思路去一步步地實(shí)施，以提高檔案記錄的真實(shí)性、可讀性，從而為高校的歷史資料添加更為豐富的素材！

（作者單位：西北民族大學(xué)）