電子檔案歸檔及管理創(chuàng)新探討

文/郭紅霞

電子檔案歸檔及管理創(chuàng)新探討

文/郭紅霞

伴隨著現(xiàn)代化技術的飛速前進，自動化、標準化和網(wǎng)絡化目前已經逐步完善，很多電子文件被行政機關和社會各行各業(yè)廣泛地應用。計算機技術在各個行業(yè)內的應用，必然帶來大量的電子文件，關于電子文件的監(jiān)督和管理，是目前檔案管理人員一直熱議的話題，同時也是檔案工作者需要完成的一項緊迫工作任務。

一、電子文件的特征

無論是電子文件還是紙質文件，都是記錄人們社會活動的記錄，因此兩者存在共性，但是也存在部分差異性。電子文件的產生、形成和歸檔、傳送等方面都要契合傳統(tǒng)的紙質文件。電子文件在通過電腦開展操作、傳輸、處理文件的過程中提升了文件的應用能力。對于檔案人員來說，電子文件在整理方面，更為便捷，不同于紙質文件那般繁雜，故而電子文件相較于紙質文件有如下特性：

1．無固定載體。由于電子文件需要固定的存儲載體，人們在利用需要的時候可以運用不同的輸出方式，電子文件不僅要保存，更要復制和轉換載體，如若電子文件無固定的載體承擔文件，那么這份文件的原始性就不能通過載體查詢到。

2．易更改。電子文件的內容不僅易于修改和刪除，并且后期改動也沒有任何痕跡留下，雖然使用便捷，但是這方面的劣勢讓修改可以不留任何痕跡，所以原貌的把握就略顯困難，為了讓其更具安全性，就要在技術上面做部分改善。

3．計算機硬件和軟件更新。電子檔案需要不斷地適應新的生存和發(fā)展形勢，這類形勢的適應需要結合自身的結構或者格式，并且以此為代價，讓電子文件有可閱讀性，并在閱讀過程中不斷地進行轉換，避免信息受損，不能被閱讀出來。

4．數(shù)字容易消失。由于電子文件是存儲在數(shù)據(jù)光盤這類介質上的，故而是無形的物體，使用操作如若不規(guī)范或者不得當，那么就會被損害和抹掉。另外信息傳送中收發(fā)存儲這些流程中受到病毒等外來客觀狀況的侵害，讓信息丟失或者難以挽回，這必然會影響電子文件的價值。

二、電子文件的歸檔內容

電子文件歸檔主要分為邏輯歸檔和物理歸檔這兩種形式。邏輯歸檔，即計算機網(wǎng)絡上的歸檔行為，原有的儲存方式不發(fā)生變化的情況下，將電子文件轉交給相應的檔案管理部門。文件管理部門在完成歸檔的各項程序以后，把歸檔好的電子文件傳輸給管理機構，邏輯歸檔完成后，電子文件的形成形式依舊處于形成者的存儲管理中。物理歸檔，即將計算機或者電子文件轉移到獨立或者脫離計算機的存儲器上面，必要時要改變存儲方式，方便保存，這樣在原計算機或者原系統(tǒng)出現(xiàn)問題后，能夠保有原始資料。現(xiàn)在部分機關或者企業(yè)要及時地對資料進行邏輯歸檔，這樣能夠便于日后的文件查閱，定期的物理歸檔行為，便于機關檔案的集中管理。

1．電子文件的收集工作。收集工作主要集中于機關內的活動，收集的文件包括與具有利用價值和查考的軟件。第一，使用時需要形成具有機關職能和業(yè)務管理能力的文本文件。比如，一些草稿需要重點保存，修改時將原文件也要保存其中，加版本編號以后做累計，歸檔時草稿和定稿都要一起歸檔，目前比較常見的歸檔是電子文件的定稿。第二，計算機運行中開展輔助設計工作，要求檢測、仿真等試驗技術形成可參考性的數(shù)據(jù)文件，這些文件涉及的內容有數(shù)據(jù)庫、圖形庫和方法庫等方面。第三，保存與本單位相關的文本文件，部門命令文件需要本單位自己編制內容，部分是需要購買獲得的，對于檔案室內存的命令文件就無需歸檔。

2．電子文件的分類和排序。電子文件的分類以及排序需要根據(jù)電子文件的管理標準，將磁性化的載體作為分類標引，這樣可以讓零散或者雜亂的電子文件在電子存儲中處于有序的狀態(tài)。整個整理工作中占比較大的內容是著錄標引，該工作能夠決定檔案管理工作的優(yōu)劣與否，整理過程中需要對文件進行重新排列和組合，但是格式的轉化方式有可能會讓數(shù)據(jù)丟失，并且損害以證據(jù)為基礎的電子文件真實性，由此讓電子文件更為真實、完整，這是完成歸檔和檔案管理的重要方略。

3．組織數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)庫的建立需要分類和編號電子文件，單位的電子文件由于類別種類繁多，因而需要分門別類地進行管理，并且科學的分類能讓管理更趨向于合理性，結合門類劃分要略，并結合本單位的專業(yè)文件內容做詳細的編號處理，要求分類編號根據(jù)編號的方案做劃分。目前為每一個文件制定唯一的號碼，目的是讓全部的電子文件形成統(tǒng)一整體，并根據(jù)號碼登記電子文件，電子文件的整理的主要基礎是管理和利用。相較于紙質文件，電子文件的存在形式偏于虛擬，故而檢索后，就能查找到需要的電子文件，更為便捷。但是工作中需要牢記一點，在任何環(huán)境下，備份工作的完成十分必要，如果在條件不允許的情況下，可以實行電子和紙質雙套管理制度，這樣能夠在環(huán)境特殊的情況下不耽誤查閱。

三、電子文件的歸檔方法

歸檔在電子公文管理中直觀重要，并且要求文檔和文案之間相互連接，電子文件管理時需要通過文件整理，了解文件屬性后做好詳細的規(guī)劃部署，這樣可以從計算機或者網(wǎng)絡存儲設備上面考錄移動的磁盤以及光盤等傳輸媒介，便于今后長期的工作進行。環(huán)境不同，電子文件的歸檔方式也各有不同，如果是網(wǎng)絡環(huán)境下，需要根據(jù)要求轉移到檔案的數(shù)據(jù)庫或者具有歸檔標識的內容上面，但是如果運用載體歸檔，那么就要做好輔助和認證類工作。歸檔工作涉及以下幾方面內容：

1．確定電子文件的歸檔范圍。電子文件的歸檔范圍是確定歸檔的關鍵要素，不僅能保障電子檔案的質量關鍵，并根據(jù)國家檔案管理局的對應標準，要求電子文件歸檔范圍要與紙質文件的歸檔范圍相一致。

2．規(guī)定歸檔時間。電子文件歸檔在一個年度內完成后，要經過一段時間做具體的歸檔，也可以稱為歸檔階段，這就要根據(jù)具體的情況而擬定，當前電子文件需要和紙質文件同時做歸檔。

3．電子文件的歸檔要求。電子文件的總體歸檔要求主要涉及內容真實、完整，達到檔案的預訂功能價值。為了做好上述工作，需要從歸檔的各個不同階段考慮問題，在歸檔中要做好各個階段的規(guī)定、標準，其中包括與收集相關的內容，另外要準確地配套好軟件和硬件環(huán)境，還要在歸檔中運用與電子文件格式相配套的通用標準格式。

4．歸檔的方法。歸檔的方法主要包括，第一，將應該歸檔的電子文件存到介質上面。第二，做好壓縮歸檔等相關工作，并運用數(shù)據(jù)壓縮工具歸檔整理電子文件，通過壓縮將其刻入到磁、光盤介質上面。第三，備份系統(tǒng)歸檔。通常情況下在局域網(wǎng)或者其他網(wǎng)絡環(huán)境內，要將電子文件做網(wǎng)上歸檔和備份。第四，一致性的測試原則。

四、電子檔案管理創(chuàng)新途徑

1．管理設備統(tǒng)一調配。為了讓檔案變得方便查閱且具有流動性，并將紙質檔案信息逐步轉化為數(shù)字化信息，這就要依靠網(wǎng)絡化設施的配備來實現(xiàn)計算機網(wǎng)絡部門的全覆蓋。檔案管理系統(tǒng)要得到充分運用：因為其功能有檔案的自動編目以及檢索、檔案自動全文存儲與檢索等相關的信息化工作流程。因此，檔案管理信息化的硬件保障要求必須使用型號和規(guī)格統(tǒng)一的計算機。計算機內存要滿足數(shù)字信息化所需的大容量載體。在各單位檔案數(shù)量逐步增加的過程中，檔案部門庫房壓力也增大，同時面臨紙質檔案老化以及人員管理不科學造成的損壞，所以大容量的載體運用能夠有效地解決這一問題。工作中計算機的磁盤存儲以及光盤存儲系統(tǒng)，尤其是光盤，能夠解決現(xiàn)有檔案存儲難的問題。采用大容量的存儲載體運用不但減少了人的工作量，也給檔案的檢索分類帶來方便。檔案管理要逐步選用規(guī)范性、通用性及穩(wěn)定性的檔案系統(tǒng)實現(xiàn)檔案的信息、傳輸資源共享。同時，購置獨立的服務器、防火墻和殺毒軟件等軟硬件，防止計算機病毒等侵害。另外，對于已經完成數(shù)字化的檔案，可以進行備份，防止意外的發(fā)生，提升安全系數(shù)。

2．管理機制規(guī)范化。檔案信息化建設中，應明確相關的責任，確保網(wǎng)絡以及數(shù)據(jù)的安全運行，需要從實際情況出發(fā)，制定相關管理制度。檔案管理部門關鍵是要嚴格根據(jù)國家的相關政策進行制度建立，以期建立適應信息化建設的檔案管理制度。一是對檔案管理的流程以及技術進行管理和規(guī)范，建立有關檔案保管、分類、利用、歸檔、保密等一系列工作制度，將工作環(huán)節(jié)和工作流程細化，確保了檔案管理的規(guī)范化和制度化。二是制定相關安全管理措施和檔案管理標準，尤其在電子文件以及電子檔案這部分，確保檔案的安全完整性。三是規(guī)范檔案管理職責，制定相應的檔案人員崗位責任制度，要求檔案管理人員認真做好檔案的日常收集、整理、管理工作，工作人員要有高度責任感和服務意識。貢獻中求支持，效率中求發(fā)展，在平凡的崗位上創(chuàng)造不平凡的工作業(yè)績。制訂檔案整理、統(tǒng)計等標準有效平衡工作情況，對工作情況也能做到質量檢查及監(jiān)督信息數(shù)據(jù)庫的建立。工作過程中，各個單位的檔案部門沒有按照標準統(tǒng)一進行，各部門各自為政，自成體系，就不能形成暢通的檔案網(wǎng)絡建設，資源共享也不會得以實現(xiàn)。

3．建設復合型的管理隊伍。檔案信息化建設的基礎是檔案管理人員隊伍，檔案管理人員應當是復合型人才，具備檔案管理專業(yè)知識和相應的計算機能力。所以，檔案部門一方面要加強對現(xiàn)有人員的職業(yè)技能培訓，通過對外學習交流、檔案專業(yè)知識和信息技術培訓等方式拓寬知識面、掌握新技術。同時，嚴格考察新增人員的業(yè)務素質和信息技術能力，盡量把有專業(yè)理論知識，掌握計算機信息技術、技能和綜合素質的人才充實到檔案隊伍。檔案部門也要舉行相關的業(yè)務培訓交流，讓工作人員說出自己工作中面臨的困惑以及平時的工作感悟，有好的經驗大家可以一起分享，并創(chuàng)造條件聘請專家進行上門業(yè)務指導以及座談交流會，在工作交流和經驗分享中，取長補短，提升自身的工作能力和工作效率。

4．電子檔案管理中的注意事項。第一，管理中需要加大安全意識。由于電子檔案管理中存在很多復雜性，并且檔案存在的目的就是加大服務形式，讓其便于傳輸?shù)?，但是利用時控制率比較低并且要比紙質的困難，由此若管理人員沒有足夠的經驗，就不能及時發(fā)現(xiàn)問題，故而要讓檔案管理人員樹立精深的態(tài)度，可以在任何情況下，避免泄密等狀況的出現(xiàn)，讓信息失真和損失。第二，制定相關的電子檔案適用制度，檔案在利用時確保有專門的制度，其中包括資格審查、權限控制利用等方面內容。第三，伴隨著計算機技術的發(fā)展，電子檔案利用發(fā)展前景廣闊，但要切忌每一利用方式在應用設計時要靠人操作，故而檔案工作者在工作過程中需要努力開發(fā)檔案利用系統(tǒng)，在發(fā)展中創(chuàng)設條件，這樣才能為使用者提供更科學、更全面的服務。

電子檔案使用過程中，相關規(guī)章制度的制定和頒布，讓電子文檔歸檔和管理方面能夠初步實現(xiàn)有法可依的狀況，在發(fā)展中逐步走向規(guī)范化和標準化的進程。伴隨著科學技術的前行，很多新的問題也將涌現(xiàn)出來，這些問題的出現(xiàn)必將為發(fā)展提供更為先進、可靠的管理設備和管理理念，在此每一位檔案工作者和管理者都要做好檔案管理工作的內容建設，這樣才能為企業(yè)以及社會提供更為高效的服務。

（作者單位：廣州番禺職業(yè)技術學院）