大數(shù)據(jù)背景下高校檔案信息化管理探析

文/趙 旭 辛玉明

大數(shù)據(jù)背景下高校檔案信息化管理探析

文/趙 旭 辛玉明

21世紀(jì)，信息技術(shù)發(fā)展日趨成熟，大數(shù)據(jù)時代信息技術(shù)不斷創(chuàng)新與發(fā)展。由于大數(shù)據(jù)能夠?qū)⒂袃r值的信息資源進行有效整合和共享，大幅度降低了人們獲取信息的成本及難度，從而被許多行業(yè)廣泛地應(yīng)用。大數(shù)據(jù)背景下，高校檔案作為重要的信息資源，實現(xiàn)信息化管理至關(guān)重要。

一、實現(xiàn)高校檔案信息管理的重要性

1．適應(yīng)當(dāng)今社會的實際發(fā)展需要。高校檔案信息化管理主要是以信息化為基礎(chǔ)，將其與檔案管理工作相結(jié)合，建立高校檔案信息管理制度，保障信息的有序和安全，提升整體檔案管理工作效率。原始的收集檢索模式被更具高效率的現(xiàn)代管理模式所替代，人們因此不但能更有效地管理信息，同時也能進一步提升信息存儲的規(guī)范化。檔案信息化管理逐漸成為大數(shù)據(jù)背景下高校現(xiàn)代化建設(shè)與變革的必然要求和重要目標(biāo)，同時也順應(yīng)了當(dāng)今社會的要求。

2．可有效實現(xiàn)信息自身的服務(wù)功能，提高工作效率。目前，一些高校順應(yīng)大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展潮流，實際應(yīng)用了各種關(guān)于檔案信息化管理的軟件，并受到了廣大師生和社會各界人士的歡迎和普遍使用。這些軟件不僅能夠?qū)崿F(xiàn)高校檔案工作效率的提升，還可以充分發(fā)揮檔案信息自身的服務(wù)功能，為廣大師生的學(xué)習(xí)生活提供便利，進而推動高校檔案建設(shè)工作的進一步發(fā)展。

二、在實際操作中信息管理結(jié)合計算機存在的問題

1．高校檔案數(shù)據(jù)缺乏統(tǒng)一信息平臺，信息供求不對稱，信息安全得不到保障。現(xiàn)今，高校檔案信息是各轄區(qū)自行保存使用，再加上高校檔案因為沒有統(tǒng)一的計算機數(shù)據(jù)庫進行管理，跨地域及系統(tǒng)來查閱使用資源難度很大，數(shù)據(jù)共享難以實現(xiàn)，從而也阻礙了相關(guān)信息的有效利用。同時，信息沒有專業(yè)的信息管理技術(shù)維護人員進行監(jiān)控，使得檔案信息極易被人惡意篡改或是盜取，給高校的信息建設(shè)發(fā)展帶來不利影響。

2．相關(guān)的計算機基礎(chǔ)設(shè)施老舊，管理人員的數(shù)量及質(zhì)量達不到要求。一方面，相關(guān)的計算機信息管理軟件在一些方面仍然存在著不足。例如，系統(tǒng)的安全保障較弱、更新升級較慢、維護難度較高等。另一方面，檔案管理信息化專業(yè)人員數(shù)量較少，專業(yè)素質(zhì)較差，造成了高校檔案信息化管理的軟實力與硬環(huán)境不匹配。因此，很難有效對高校檔案的繁雜數(shù)據(jù)進行處理，檔案的收集、整理與共享也很難實現(xiàn)。

3．檔案信息管理部門不受重視，與其他單位缺少相應(yīng)溝通合作。由于高校檔案信息管理意識不強，開展的相應(yīng)信息化管理舉措也未能受到重視，使得檔案信息現(xiàn)代化建設(shè)受到了很大程度的制約。再加上高校相關(guān)信息管理部門沒有得到充分認(rèn)可，缺少和其他單位的有效配合，從而難以實現(xiàn)大數(shù)據(jù)時代信息化管理的目標(biāo)。

三、高校檔案信息化管理的有效發(fā)展方略

1．將先進的信息管理手段與計算機技術(shù)結(jié)合。一方面，在更新維護好基本的信息處理硬件的基礎(chǔ)上，檔案信息化管理上還可以采用云計算這一先進技術(shù)。作為現(xiàn)今處理大數(shù)據(jù)所使用的主流技術(shù)，它不僅能夠?qū)Υ髷?shù)據(jù)進行處理分析，還具有成本低、操作簡便、靈活性強及存儲功能強大等優(yōu)勢。另一方面，可以使用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)和電子標(biāo)簽。根據(jù)具體要求對數(shù)據(jù)進行針對性地挖掘，在存儲和使用時工作人員就可根據(jù)個人進行個性化的信息篩選使用，為今后信息作用的最大發(fā)揮奠定基礎(chǔ)。電子標(biāo)簽實質(zhì)就是一枚芯片，可一定程度上實現(xiàn)檔案信息的自動管理，將檔案信息植入到其中，能迅速提升檔案信息的錄入和讀取速度，同時為信息做好標(biāo)記，利于信息的分類和統(tǒng)計，為之后的管理工作提供巨大的便利。

2．建立統(tǒng)一的現(xiàn)代化信息管理體系。首先，高?？梢越⒔y(tǒng)一的檔案信息化管理系統(tǒng)。不是僅僅局限于自己的學(xué)校，而是實現(xiàn)將所有高校的相關(guān)信息進行共享，形成全國性的龐大數(shù)據(jù)庫。每個師生都會有自己的專屬賬號和權(quán)限設(shè)置。其次，有關(guān)部門要加強對專業(yè)信息管理人員的隊伍建設(shè)。確立檔案信息工作的年度規(guī)劃和發(fā)展定位。完善相關(guān)用人機制，有針對性地培養(yǎng)和引進人才，改變傳統(tǒng)單一的檔案信息管理方法，加強對計算機能力的提升并充分發(fā)揮檔案人員的工作積極性及主觀能動性。最后，有關(guān)部門還要強化與其他單位的溝通合作，提高人們對其重要性的正確認(rèn)知，促進檔案信息化管理意識的形成。高校的其他部門機構(gòu)也應(yīng)重視與檔案信息管理部門的實時溝通，運用計算機對信息進行及時有效地更新上傳，輔助高校相關(guān)工作及考評的有序進行。

總之，在大數(shù)據(jù)背景下，采用現(xiàn)代化信息技術(shù)去完善和改造傳統(tǒng)的高校檔案業(yè)務(wù)，使其不斷適應(yīng)數(shù)字環(huán)境下檔案活動的發(fā)展變化、提升檔案管理水平和服務(wù)效率，是高校檔案事信息化建設(shè)的重要目標(biāo)。同時，這一目標(biāo)的實現(xiàn)，相信也將為高校整體的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變提供更強有力的支持。

（作者單位：吉林大學(xué)檔案館）