信息安全視角下檔案信息化建設(shè)問(wèn)題與對(duì)策

文/張芝霞

信息安全視角下檔案信息化建設(shè)問(wèn)題與對(duì)策

文/張芝霞

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展以及互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用的普及，人們傳輸和存儲(chǔ)信息的方式逐漸便利和多樣化，檔案管理的方式也隨之改變，目前，檔案信息化管理是我國(guó)檔案管理的主要方式。在信息化的環(huán)境下，檔案管理方式更加便捷、成本更低廉、相應(yīng)速度更快，然而，對(duì)信息化的過(guò)度依賴也帶來(lái)了一些問(wèn)題，信息安全危機(jī)事件屢見(jiàn)不鮮，信息泄露、黑客入侵等事件對(duì)公民的個(gè)人人身財(cái)產(chǎn)安全帶來(lái)了不可估量的傷害，同時(shí)也對(duì)我國(guó)檔案管理帶來(lái)了巨大的威脅。

一、檔案信息化過(guò)程中存在的安全問(wèn)題

1．信息在傳輸、存儲(chǔ)中存在泄露、損壞隱患。傳統(tǒng)的檔案運(yùn)輸和儲(chǔ)存通常受到時(shí)間和空間的限制，需要耗費(fèi)較多的人力、物力，但信息泄露的渠道較為單一，竊取和損壞信息的成本較高。而在信息化的檔案管理中，檔案數(shù)據(jù)的傳輸和存儲(chǔ)一般通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)或者移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備來(lái)進(jìn)行，流通流程大大減少，成本低、速度快，但這同時(shí)也加大了信息泄露、丟失、篡改的風(fēng)險(xiǎn)，并且與傳統(tǒng)紙質(zhì)存儲(chǔ)方式不同的是，數(shù)據(jù)信息一旦泄露便無(wú)法完全回收，這也導(dǎo)致其泄露的后果更為嚴(yán)重。而在檔案的保管環(huán)節(jié)，也存在著數(shù)據(jù)損毀的風(fēng)險(xiǎn)，如不定期對(duì)電子器件、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行定期的維護(hù)和更新，如一旦發(fā)生硬件損壞，就極有可能導(dǎo)致數(shù)據(jù)的丟失。

2．惡意攻擊和病毒威脅。病毒攻擊對(duì)檔案信息化建設(shè)有著巨大威脅。隨著大數(shù)據(jù)和云計(jì)算技術(shù)的應(yīng)用，檔案存儲(chǔ)方式多樣化，許多機(jī)構(gòu)選擇將檔案數(shù)據(jù)存放在第三方云平臺(tái)來(lái)降低數(shù)據(jù)管理的成本，這也一定程度上增加了檔案數(shù)據(jù)被攻擊的風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，由于對(duì)信息化的過(guò)度依賴，缺乏應(yīng)急機(jī)制，當(dāng)發(fā)生病毒攻擊事件時(shí)，檔案管理工作直接癱瘓，對(duì)公民造成不便。2017年5月，比特幣勒索病毒在全球超過(guò)74個(gè)國(guó)家爆發(fā)流行，我國(guó)多所大學(xué)和政府機(jī)構(gòu)的檔案管理系統(tǒng)被攻擊，公民個(gè)人信息、院校學(xué)術(shù)資料被竊取鎖定，給國(guó)家和人民帶來(lái)了巨大的經(jīng)濟(jì)損失。

3．公民信息安全意識(shí)淡薄。公民個(gè)人信息安全意識(shí)淡薄也對(duì)我國(guó)的檔案信息化管理造成了一定的影響。在公民進(jìn)行電子信息的填報(bào)和存儲(chǔ)時(shí)，對(duì)信息安全起不到足夠的重視，如不注重個(gè)人電腦的病毒查殺和定期維護(hù)，瀏覽釣魚(yú)網(wǎng)站使電腦被木馬軟件入侵等，這些行為都會(huì)導(dǎo)致公民的個(gè)人信息受到威脅。同時(shí)，在日常的信息數(shù)據(jù)處理時(shí)由于粗心大意，導(dǎo)致頁(yè)面忘記關(guān)閉、密碼沒(méi)有遮擋等也都會(huì)泄露信息。2016年轟動(dòng)一時(shí)的“高考志愿篡改”案的一部分原因就是由于部分考生未對(duì)初始密碼進(jìn)行修改，導(dǎo)致犯罪分子通過(guò)身份證信息來(lái)篡改這些考生的志愿，產(chǎn)生了極其惡劣的影響。

二、檔案信息化的安全對(duì)策

1．建立規(guī)章制度，規(guī)范檔案信息處理行為準(zhǔn)則。為減少檔案信息在傳輸和存儲(chǔ)中的泄露風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)建立嚴(yán)格行為準(zhǔn)則來(lái)規(guī)范檔案信息處理行為，可以借鑒《中華人民共和國(guó)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)安全保護(hù)條例》和《中華人民共和國(guó)檔案法》。明確每個(gè)人各個(gè)環(huán)節(jié)的責(zé)任，并采取責(zé)任倒追制度和第三方監(jiān)督的制度來(lái)遏制內(nèi)部數(shù)據(jù)泄露的情況。在進(jìn)行電子檔案歸檔的同時(shí)要進(jìn)行紙質(zhì)檔案的備案，在關(guān)鍵的工作環(huán)節(jié)要進(jìn)行攝像、錄影對(duì)檔案處理情況進(jìn)行記錄。同時(shí)，對(duì)掃描、復(fù)印、打印等行為要嚴(yán)格管理，需要第三方授權(quán)才可以進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的備錄工作。此外，對(duì)進(jìn)行檔案?jìng)鬏敶鎯?chǔ)的硬件設(shè)備要進(jìn)行定期維護(hù)，聘請(qǐng)專業(yè)的維護(hù)機(jī)構(gòu)，保證設(shè)備的有效性，在進(jìn)行設(shè)備的更新?lián)Q代時(shí)，要將其中的數(shù)據(jù)完全清理干凈，防止檔案被再次回收利用。

2．減少信息托管，定期更新系統(tǒng)。在管理檔案時(shí)，重要的信息要盡量減少信息托管，如不得不采用信息托管的方式，要擬定較為嚴(yán)格的托管協(xié)議，明確雙方責(zé)任。在平常的檔案信息維護(hù)時(shí)，要及時(shí)更新防病毒系統(tǒng)，在大規(guī)模流行電腦病毒爆發(fā)的初期，要立即開(kāi)展病毒防范工作，有技術(shù)能力自行處理的，要及時(shí)將防護(hù)系統(tǒng)布置全面，技術(shù)能力較為欠缺的委托專業(yè)機(jī)構(gòu)來(lái)進(jìn)行病毒防范工作。在已發(fā)生病毒入侵事件時(shí)，要及時(shí)做好事件記錄并立即報(bào)警，切斷數(shù)據(jù)傳輸，防止進(jìn)一步的損失，同時(shí)建立完善的應(yīng)急制度，在系統(tǒng)出現(xiàn)故障和入侵后采用傳統(tǒng)的檔案管理方式進(jìn)行工作，保證日常工作可以順利進(jìn)行。

3．做好國(guó)民信息安全教育，提高國(guó)民信息安全意識(shí)。提高國(guó)民信息安全意識(shí)，可以從根本上提升檔案管理的安全系數(shù)。首先，從政府層面，要制定嚴(yán)格的信息保護(hù)法規(guī)，進(jìn)一步完善互聯(lián)網(wǎng)信息管理?xiàng)l例和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)安全保護(hù)條例，加強(qiáng)對(duì)信息安全知識(shí)的普及力度。其次，各檔案管理單位和組織要根據(jù)國(guó)家制定的信息安全制度針對(duì)性地根據(jù)自身的特點(diǎn)制定相應(yīng)的管理?xiàng)l例，在其官網(wǎng)醒目位置，發(fā)布信息安全知識(shí)普及的文章，在公民自行填寫(xiě)檔案的頁(yè)面，要設(shè)置提醒注意信息安全的提示，潛移默化地提升國(guó)民的信息安全意識(shí)。

（作者單位：定西工貿(mào)中等專業(yè)學(xué)校）