通過完善企業(yè)人事管理制度有效防范用工法律風(fēng)險

◇趙德剛

通過完善企業(yè)人事管理制度有效防范用工法律風(fēng)險

◇趙德剛

當(dāng)前，中國社會主義民主的發(fā)展和法制建設(shè)已進(jìn)入了一個嶄新的階段。因此，高屋建瓴，全面規(guī)劃和建立具有中國特色的法律體系，正是適應(yīng)社會主義現(xiàn)代化建設(shè)的新形勢、合乎中國社會主義法制客觀發(fā)展進(jìn)程的必然通途。法制建設(shè)作為社會主義建設(shè)的一項重要內(nèi)容，是我國加強(qiáng)社會管理的重要內(nèi)容，也是經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的重要保障。一個企業(yè)或團(tuán)體內(nèi)部的制度建設(shè)水平和機(jī)制創(chuàng)新水平直接決定著企業(yè)或團(tuán)體的發(fā)展水平。企業(yè)人事管理制度是有效控制企業(yè)用工風(fēng)險的重要舉措，是衡量企業(yè)法制完備的重要標(biāo)志之一，是企業(yè)發(fā)展、企業(yè)員工自身發(fā)展的首要前提。鑒于企業(yè)用工法律風(fēng)險的多樣化，本文就企業(yè)如何通過完善企業(yè)管理制度有效防范用工法律風(fēng)險進(jìn)行簡要分析。

一、招聘制度與企業(yè)用工法律風(fēng)險的防范

招聘是企業(yè)用工過程中與勞動者建立勞動關(guān)系的首要環(huán)節(jié)，招聘制度的完善是防范企業(yè)用工法律風(fēng)險的第一道關(guān)。通過完善招聘的流程、修訂招聘系列表格可以從源頭上規(guī)范企業(yè)管理、使企業(yè)規(guī)避由招聘帶來的法律風(fēng)險。

（一）入職審查

招聘過程中的入職審查是對入職者的身份、履歷進(jìn)行核實的過程。在此過程中要求應(yīng)聘者提供真實的身份證明、學(xué)歷證明、履歷證明，其中履歷證明是證明求職者的學(xué)習(xí)、工作經(jīng)歷，防止未與原單位解除勞動合同關(guān)系的人員或者負(fù)有競業(yè)禁止義務(wù)的人員進(jìn)入本企業(yè)?！秳趧雍贤ā返?1條規(guī)定，用人單位招用與其他用人單位尚未解除或者終止勞動合同的勞動者，給其他用人單位造成損失的，應(yīng)當(dāng)承擔(dān)連帶賠償責(zé)任。因此企業(yè)在新員工入職審查過程中應(yīng)當(dāng)要求有工作履歷的應(yīng)聘者提供與原用人單位解除勞動關(guān)系的書面證明。

在入職審查過程中，身份證明的審查也是非常重要的。公安部有專門的查驗公民身份證真實性的平臺，企業(yè)應(yīng)當(dāng)積極運(yùn)用這一平臺查驗新入職員工的身份情況。實踐中，存在勞動者身份證丟失、正在辦理中的情況，如何彌補(bǔ)這一漏洞？要求新入職的員工提供“無違法犯罪行為證明”不失為一個好辦法。此證明是居民戶籍地派出所在核實其真實身份、家庭住所等情況后，出具的證實此人戶籍、身份、住址及無違法犯罪行為記錄的證明，并加蓋有當(dāng)?shù)嘏沙鏊墓?。此證明能給企業(yè)在用工上加上一道防火墻。

（二）告知義務(wù)

企業(yè)在招聘過程中負(fù)有的告知義務(wù)也是不能小覷的。《勞動合同法》第4條規(guī)定，用人單位應(yīng)當(dāng)將直接涉及勞動者切身利益的規(guī)章制度和重大事項決定公示，或者告知勞動者。第8條規(guī)定用人單位招用勞動者時，應(yīng)當(dāng)如實告知勞動者工作內(nèi)容、工作條件、工作地點、職業(yè)危害、安全生產(chǎn)狀況、勞動報酬，以及勞動者要求了解的其他情況。如何履行告知義務(wù)？這要求在涉員工切身利益的事項上要有合法的公示告知程序。在實踐中，法院審查這一點主要是看是否通過了公示程序。法院認(rèn)可的方式是多種多樣的，如內(nèi)部網(wǎng)站公告、電子郵件傳送、宣傳欄公示公告、員工手冊發(fā)放、規(guī)章制度培訓(xùn)考試等等。鑒于網(wǎng)站公告、電子郵件傳送、宣傳欄公告這三種公示方式都不易于舉證。所以企業(yè)在公示時盡量采取書面形式。

二、績效考核制度與企業(yè)用工法律風(fēng)險的防范

績效考核是企業(yè)管理的重要內(nèi)容，更是企業(yè)實現(xiàn)規(guī)范化管理強(qiáng)有力的手段之一?？冃Э荚u的目的是通過考核提高每個員工的效率。有效的績效考核，還能幫助企業(yè)確定每位員工對企業(yè)的貢獻(xiàn)或不足，更可為員工職位的晉升、降級提供決定性的評估資料，使企業(yè)在管理過程獎懲員工有合法合理的依據(jù)。

企業(yè)的績效考核制度是在不違反法律法規(guī)的情況下，自行結(jié)合企業(yè)特色制定的管理制度。崗位職責(zé)以及完成企業(yè)工作任務(wù)及獎懲辦法都直接體現(xiàn)在績效考核制度中。就在《勞動合同法》頒布后的兩周也就是2008年1月15日《企業(yè)職工獎懲條例》被廢止了。企業(yè)的績效考核制度不能再依據(jù)此條例制定相關(guān)獎懲辦法。企業(yè)無權(quán)對員工進(jìn)行獎懲，因為勞動合同的主體是平等的。企業(yè)如何對員工行使管理權(quán)？企業(yè)可以通過制定相應(yīng)的管理制度規(guī)定諸如降薪、調(diào)崗等，而這方面的制度往往體現(xiàn)在績效考核制度中?！秳趧雍贤ā返?9條是關(guān)于用人單位單方解除勞動合同的規(guī)定，“嚴(yán)重違反公司規(guī)章制度”這一法律規(guī)定正是企業(yè)制定具體考核獎懲辦法掌握主動權(quán)的源泉。正是因為國家法律法規(guī)沒有明確具體的規(guī)定，就給企業(yè)留下了自行制定相應(yīng)獎懲標(biāo)準(zhǔn)的空間。企業(yè)可以結(jié)合自身特點，根據(jù)企業(yè)規(guī)模、盈利狀況和員工數(shù)量自行制定多層次、多檔位的考核獎懲辦法。例如：獎，員工凡符合下列條件之一者當(dāng)月予以1-10分獎勵；員工凡符合下列條件之一者當(dāng)月予以11-20分獎勵等。月匯總某部門員工績效考核不合格率達(dá)30%，該部主任當(dāng)月崗位工資按照85%領(lǐng)??；月匯總某部門員工績效考核不合格低于50%，該部主任當(dāng)月崗位工資不得領(lǐng)取等。

員工獎懲體現(xiàn)在考核制度中，要做到合法又合理，最重要的是要有公示程序。一套完善績效考核制度從制定到實施經(jīng)過與員工面談、審查制定、公示征詢意見、考評、考評意見反饋、考評結(jié)果的應(yīng)用等若干環(huán)節(jié)，每一個員工都參與其中，每一級主管都層層考評，其公告公示的過程是具體的、明確的甚至是書面的?？己酥贫鹊亩鄬哟巍⒍鄼n位能使考核制度更加規(guī)范化、合理化。

三、培訓(xùn)制度與企業(yè)用工法律風(fēng)險的防范

培訓(xùn)，能使員工迅速成長、能使企業(yè)永葆生機(jī)。企業(yè)內(nèi)的培訓(xùn)多種多樣，從一個員工的角度看分為入職培訓(xùn)、專項技能提升培訓(xùn)、管理技巧提升培訓(xùn)等。培訓(xùn)能夠使一個員工在最短的時間內(nèi)了解企業(yè)的企業(yè)文化、規(guī)章制度、掌握本企業(yè)某項專門的技能，從而提升新員工對企業(yè)的認(rèn)同感、歸屬感，提高員工的工作效率。

企業(yè)對勞動者提供培訓(xùn)，是員工的一種福利，所以《勞動合同法》對企業(yè)培訓(xùn)做出了保護(hù)性的規(guī)定，第22條規(guī)定，用人單位為勞動者提供專項培訓(xùn)費(fèi)用，對其進(jìn)行專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)的，可以與該勞動者訂立協(xié)議，約定服務(wù)期。勞動者違反服務(wù)期約定的，應(yīng)當(dāng)按照約定向用人單位支付違約金。但是仍有缺憾。企業(yè)往往在招聘員工后第一時間進(jìn)行上崗培訓(xùn)，為了使員工盡快上崗，往往對其進(jìn)行專業(yè)技能的培訓(xùn)，但是在試用期內(nèi)的培訓(xùn)卻不受上述條款的保護(hù)?！秳趧雍贤ā返?7條規(guī)定，勞動者在試用期內(nèi)提前三日通知用人單位，可以解除勞動合同。也就是說，勞動者在試用期內(nèi)想走就走，不用承擔(dān)任何責(zé)任，即使企業(yè)在此期間對其進(jìn)行了有償?shù)呐嘤?xùn)。這種情形下，企業(yè)是人財兩空。

企業(yè)如何規(guī)避這種風(fēng)險，首先在試用期的約定上，并不是越長越好，《勞動合同法》對試用期期限有嚴(yán)格的限制，所以，約定合理的試用期，是防范風(fēng)險的辦法之一。其次，對在試用期內(nèi)的員工進(jìn)行培訓(xùn)，可以選擇企業(yè)文化、企業(yè)的規(guī)章制度、崗位職責(zé)等基礎(chǔ)培訓(xùn)。盡量避免有償?shù)?、專項技能的培?xùn)。如遇特殊原因必須提供專項培訓(xùn)的，可提前終止試用期。最后培訓(xùn)制度的規(guī)范化、系統(tǒng)化也非常重要。制定合理的年度培訓(xùn)、各種專項培訓(xùn)計劃，在培訓(xùn)計劃中規(guī)避有償?shù)膶ｍ椉寄芘嘤?xùn)，從源頭上杜絕試用期內(nèi)的有償培訓(xùn)。

四、檔案管理制度與企業(yè)用工法律風(fēng)險的防范

企業(yè)檔案是企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營活動中形成的對本企業(yè)具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的資料檔案管理是為了高效、有序地利用檔案材料，提高企業(yè)工作效率。對于現(xiàn)代企業(yè)來講檔案管理制度還有其特殊的價值。就拿人事檔案來講，規(guī)范化的檔案管理可為企業(yè)提供員工個人經(jīng)歷、業(yè)務(wù)水平、工作表現(xiàn)、工作變動等情況，便于企業(yè)知人善任。其法律意義也尤為重要，在發(fā)生勞動爭議的時候，規(guī)范化的檔案管理制度可以幫助企業(yè)規(guī)避因不能舉證導(dǎo)致的敗訴風(fēng)險。《中華人民共和國勞動爭議調(diào)解仲裁法》第6條規(guī)定，與爭議事項有關(guān)的證據(jù)屬于用人單位掌握管理的，用人單位應(yīng)當(dāng)提供；用人單位不提供的，應(yīng)當(dāng)承擔(dān)不利后果《最高人民法院關(guān)于民事訴訟證據(jù)的若干規(guī)定》第6條規(guī)定，在勞動爭議糾紛案件中，因用人單位作出開除、除名、辭退、解除勞動合同、減少勞動報酬、計算勞動者工作年限等決定而發(fā)生勞動爭議的，由用人單位負(fù)舉證責(zé)任。也就是說企業(yè)在做出上述決定時一定要經(jīng)過合法的程序，且保留書面的證據(jù)。沒有合法的程序，企業(yè)管理將會陷于困境檔案管理的價值也就無從談起。所以企業(yè)在做出涉勞動者切身利益的重大決定時，應(yīng)當(dāng)經(jīng)職工代表大會討論（無職工代表大會的由全體職工討論），提出具體方案和意見，然后與工會或者職工代表平等協(xié)商確定，最后將決定公示或者告知勞動者并保留勞動者的簽字回執(zhí)。有了合法的程序基礎(chǔ)，再通過檔案規(guī)范化管理，檔案管理制度就成了企業(yè)維權(quán)的法寶了。

綜上，《勞動合同法》是規(guī)范所有用人單位與勞動者之間勞動關(guān)系的法律而企業(yè)人事管理制度是依據(jù)《勞動合同法》制定的調(diào)整與員工之間勞動關(guān)系的內(nèi)部“法律”，合法合理的制度能夠使企業(yè)管理更加規(guī)范化，更可防范企業(yè)用工的法律風(fēng)險?！秳趧雍贤ā废缕髽I(yè)的用工法律風(fēng)險愈加明顯，企業(yè)應(yīng)對風(fēng)險的觀念應(yīng)當(dāng)與時俱進(jìn)。防患于未然，完善企業(yè)人事制度刻不容緩。

【作者單位：沈陽和佳道橋工程有限公司】