簡析如何做好電子檔案管理的有效措施

姜師華

內(nèi)蒙古興安盟烏蘭浩特市人才開發(fā)交流服務中心

簡析如何做好電子檔案管理的有效措施

姜師華

內(nèi)蒙古興安盟烏蘭浩特市人才開發(fā)交流服務中心

隨著社會步入電子信息時代，信息化在為事業(yè)單位提升工作效率最大化的同時，也給傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理工作帶來巨大挑戰(zhàn)。因此，如何在當下做好電子檔案的管理工作，成為了相關工作者所要探討的問題?；诖?，本文就當下如何做好電子檔案管理進行了探討，相信對有關方面的需要能有一定的幫助。

電子檔案；管理

前言：

電子文件歸檔和電子檔案管理，使一門快速發(fā)展的新興課題，對如何做好這項工作，還需要廣大檔案工作者在今后相當長時期內(nèi)，通過電子檔案管理知識和技能、計算機應用及自然科學基礎知識的逐步加強，共同探討，共同完善。

一、做好電子檔案管理的重要性

1.電子檔案的優(yōu)越性

與傳統(tǒng)紙制檔案相比，使用電子檔案進行記錄，具有以下幾個特點。第一，較強的時效性。作為一個經(jīng)濟大爆炸的時代，對于電子檔案而言，可以根據(jù)信息手段提供較快的歸檔管理，提升歸檔效率，降低查詢檔案的時間消耗，大大的提升了工作人員的工作效率。對文書進行管理，可以有效改變工作性質，增強工作趣味性。第二，查缺補漏效率高。使用傳統(tǒng)的文書立卷辦法，當出現(xiàn)歸檔失敗或文件缺失的情況時，不能夠及時進行增補工作。使用互聯(lián)網(wǎng)絡管理，則能夠有效提升文檔增補工作的效率，對于補充缺漏文檔的效率也極為迅速。第三，質量價值均有所保證。之所以要對檔案進行管理，是因為能夠幫助有需要查詢檔案的人對檔案進行查閱，供其利用。要想對檔案進行利用，需要文檔卷宗具有較高的質量。傳統(tǒng)的文書由于是紙張制作，進行利用時需要依靠立卷人自行判斷，其標準尺度不容易把握，很容易導致案卷質量下降，為今后的工作增加難度。除此之外，對案卷進行手動歸檔，加大檔案人員的工作時間和枯燥性，導致管理檔案的人員沒有時間進行編輯研究方面的研究，不能夠促進管理人員的自我能力的提升。傳統(tǒng)管理也是被動管理。相對的，使用信息化管理模式，釋放檔案管理人員的時間，利用更多的時間進行自我能力的提升，能夠更好的發(fā)揮自我價值。

2.做好電子檔案管理是推動檔案事業(yè)發(fā)展的基礎

提升檔案管理人員的政治素養(yǎng)是推動檔案事業(yè)發(fā)展的基礎，基本素質包括對檔案管理相關工作的常規(guī)知識儲備、技能素養(yǎng)以及其他政治、道德以及基礎知識方面的基本能力等。由于檔案管理工作自身的嚴肅性以及政治色彩濃郁，要求對檔案進行管理的人員具有極高的道德修養(yǎng)和政治覺悟較高，能夠堅持四項基本原則，認真貫徹和落實國家頒發(fā)的各項規(guī)章制度，遵紀守法。其次，檔案管理工作存在一些機密案件，需要工作人員具有較高的專業(yè)素養(yǎng)，對要求保密的內(nèi)容守口如瓶，不隨意向他人公開。傳統(tǒng)的紙制卷宗管理時代已經(jīng)過去，要求管理檔案的人員能夠有效提升自我的科技水平，應對更多的科技方面的挑戰(zhàn)，順應時代潮流，建立有效人際關系，擁有更好的社會溝通能力，促進自我對環(huán)境的適應、通周圍人際的交往以及協(xié)調公關與溝通等方面的能力，從而更好的為檔案工作進行服務。

3.做好電子檔案管理是推動檔案事業(yè)發(fā)展的核心

拓寬檔案學專業(yè)知識的提高能夠更好的運用于電子檔案中，電子檔案涉及的內(nèi)容包括實體化檔案、電子化信息、數(shù)據(jù)庫結構化等多反面內(nèi)容。要想有效管理電子檔案信息，需要有效對所有信息進行歸類，也就是電子檔案的歸檔工作。保存電子文件時，要求不斷更新儲存設備，保證文件使用和保存的及時有效性，適應科技的發(fā)展步伐。管理檔案的人員能夠根據(jù)電子檔案自身的特點，更好的對電子檔案進行存儲，不斷地學習專業(yè)知識和有關科技方面的歸檔操作，更好的充實自我，提供更主動的服務。

二、如何做好電子檔案管理的措施

增強電子檔案的管理能力是推動大難事業(yè)發(fā)展的最關鍵因素，隨著科技的飛速發(fā)展，電子檔案已經(jīng)逐步將紙制檔案進行取代，也就是說電子檔案是目前以及未來對檔案進行管理的主要手段，因此需要從事檔案管理相關方面工作的人員能夠加強對電子檔案的監(jiān)管力度，并保證電子檔案具有較高的安全性以及真實性，要想真正的解決這兩個問題，需要同各個方面領域的內(nèi)容進行有效結合，具體如下。

1.有效的抓住電子檔案的相關歸檔與接收方面的工作

現(xiàn)代化檔案管理的主流是電子檔案，也就是說能夠更加注重對電子檔案進行收集工作，有效的抓住電子檔案的相關歸檔與接收方面的工作，是目前需要關注的重點。越穩(wěn)妥、安全的科學化管理，越能夠促進檔案的有效利用，避免未來查找檔案時的繁雜工作量。自動化網(wǎng)絡辦公系統(tǒng)代表大量電子文件的產(chǎn)生，因此保存有價值的電子文件，是目前歸檔收集工作的重點。

2.做好數(shù)據(jù)庫的建庫工作

目前較為重要的組建信息化檔案的步驟是數(shù)據(jù)庫的建立，這一點也是網(wǎng)絡信息資源的一個重要組成。要想幫助現(xiàn)代化檔案實現(xiàn)更多的信息化，要求對檔案管理的數(shù)據(jù)庫進行有效的更新與加強，促進傳統(tǒng)檔案的更快的數(shù)字化傳遞。根據(jù)目前的條件，要想實施這一要求需要做到以下幾點內(nèi)容。第一，提升目錄數(shù)據(jù)庫的文件建設工作。第二，有效創(chuàng)造條件，為了建設更加高質量與高水平的信息數(shù)據(jù)庫，要求能夠按照計劃有步驟的進行歸檔工作。第三，數(shù)字化藏館檔案，有效進行工作信息化。

3.加強完善信息的安全性

要想做到檔案工作的信息化，需要我們加強對信息在安全方面進行更加深入的保密研究。包括對網(wǎng)上公布信息時進行更加嚴格的審查工作，對于涉及保密信息的學校與個人，不能夠隨意進行發(fā)布，有效保護上網(wǎng)內(nèi)容；合理保護信息安全，通過多渠道進行保密措施的實施。利用各種端口保證信息安全。

三、 結語

伴隨信息技術的飛速發(fā)展，在越來越多的領域里，紙質文件被電子文件所取代，電子文件的歸檔管理已成為檔案管理工作者必須面對的新課題，需要認真研究電子檔案的特點，分析電子檔案管理可能面臨的問題，探索如何在信息時代做好電子檔案的管理。綜上所述，個人認為在當下做好電子檔案管理，我們必須要順應信息化特征，針對管理工作中實際存在的問題，及時運用科學的管理模式與方法進行解決，以實現(xiàn)電子檔案管理工作與時代發(fā)展的同步，為電子檔案的發(fā)展提供幫助。

[1]姜濤.淺論新形勢下電子檔案管理存在的問題及對策[J].才智，2014(12).

[2]張紅.新形勢下電子檔案管理存在的問題及對策[J].科學與財富，2015(02)