國(guó)企離退休人事檔案管理制度的實(shí)踐與思考

彭 玲

河鋼集團(tuán)邯鋼公司離退休職工管理部

國(guó)企離退休人事檔案管理制度的實(shí)踐與思考

彭 玲

河鋼集團(tuán)邯鋼公司離退休職工管理部

近幾年，離退休職工人數(shù)急速增加，離退休職工為企業(yè)乃至國(guó)家付出了自己畢生的心血，提升離退休職工的人事檔案管理，服務(wù)這些“有功之臣”是構(gòu)建和諧社會(huì)的必要舉措。隨著我國(guó)企業(yè)的不斷發(fā)展，各大企業(yè)的管理方式都在不斷的創(chuàng)新，其中人事檔案管理制度也在不斷的創(chuàng)新和發(fā)展，在如今企業(yè)發(fā)展階段中，做好企業(yè)離退休人員人事檔案管理，有助于推進(jìn)企業(yè)離退休人員集中管理服務(wù)工作，完善的管理機(jī)制是做好企業(yè)離退休人員檔案管理工作的制度保障[1]。

離退休；人事檔案；管理制度

離退休人事檔案是企業(yè)勞動(dòng)、組織、人事等部門在招用、調(diào)配、培訓(xùn)、考核、選拔和任用等工作中形成的有關(guān)離退休人員個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、職業(yè)技能、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工資水平、工作表現(xiàn)、工作變動(dòng)以及參加社會(huì)保險(xiǎn)等方面組成的文件材料，是歷史地、全面地、真實(shí)地反映退休人員情況的重要依據(jù)，是企業(yè)開(kāi)展離退休管理工作和為廣大離退休職工提供服務(wù)過(guò)程中形成的原始記錄，關(guān)系著離退休職工的的身體健康與生活和諧幸福，與個(gè)人切身利益息息相關(guān)。

一、企業(yè)離退休人員人事檔案的管理現(xiàn)狀

當(dāng)今社會(huì)，國(guó)家的經(jīng)濟(jì)建設(shè)、國(guó)防科研迅猛發(fā)展，人們生活質(zhì)量提高的同時(shí)對(duì)個(gè)人的權(quán)益保障、社會(huì)保障有了更高的要求，但是作為保障離退休人員正當(dāng)權(quán)益的重要依據(jù)來(lái)源-離退休人事檔案管理，未能跟上時(shí)代的快節(jié)奏，仍然存在著這樣或那樣的問(wèn)題，需要不斷完善和改進(jìn)，以適應(yīng)發(fā)展的需要[2]。

1、管理滯后

企業(yè)離退休人員人事檔案管理制度不健全，亟待完善。離退休管理部門雖然加大了對(duì)離退休人員人事檔案的管理力度，但在檔案管理制度上仍然存在一定的缺陷。人事檔案管理制度不健全，體現(xiàn)在檔案材料收集不完整齊全，對(duì)檔案的利用、保密、交接等方面管理不夠規(guī)范，導(dǎo)致檔案管理混亂，缺乏規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，嚴(yán)重影響了離退休人事檔案管理工作，降低了企業(yè)離退休人員人事檔案的真實(shí)性和利用率[3]。

2、檔案管理員業(yè)務(wù)素質(zhì)較低

由于移交檔案人員屬于各單位兼職檔案員，對(duì)人事檔案的管理業(yè)務(wù)不夠熟悉，沒(méi)有經(jīng)過(guò)正規(guī)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，對(duì)人事檔案的收集和歸檔工作以及檔案整理工作不夠規(guī)范，導(dǎo)致離退休人事檔案的材料不齊全，分類混亂，缺少重要材料，不符合人事檔案的整理規(guī)定等等諸多問(wèn)題，這就會(huì)影響到檔案的正常利用及由此帶來(lái)的不必要的麻煩。

3、企業(yè)重視度不夠

企業(yè)在創(chuàng)造效益的同時(shí)，多把精力投放在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理和銷售、財(cái)務(wù)管理等能夠創(chuàng)造直接經(jīng)濟(jì)效益的方面，認(rèn)為對(duì)于不能直接創(chuàng)效的檔案管理工作無(wú)足輕重，把它看成是簡(jiǎn)單的保管性質(zhì)工作，認(rèn)為檔案不丟失、不泄密就行了，對(duì)人事檔案工作的認(rèn)識(shí)也就出現(xiàn)了偏差。

二、加強(qiáng)制度建設(shè)，完善檔案管理措施

1、完善離退休人事檔案管理制度

人事檔案的性質(zhì)決定了人事檔案工作是一項(xiàng)非常嚴(yán)肅、嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作，健全完善的管理制度是做好企業(yè)離退休人員檔案管理工作的制度保障。形成一套適合企業(yè)人事檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理制度，如：企業(yè)離退休人員人事檔案管理規(guī)定、檔案管理人員職責(zé)、離退休人事檔案保管保密制度、離退休人事檔案和檔案材料收集制度、鑒別歸檔制度、離退休人事檔案查閱借閱制度、轉(zhuǎn)遞制度、檢查核對(duì)制度等，使離退休人事檔案的管理制度更加完善、嚴(yán)謹(jǐn)和行之有效。

2、規(guī)范人事檔案的移交和接收工作

對(duì)離退休人員人事檔案移交的要求，正式辦理離退休手續(xù)完畢后，離退休審批手續(xù)等材料齊全完整歸入本人檔案，由移交單位填報(bào)職工基礎(chǔ)信息(包括職工姓名、性別、工號(hào)、職別、離退休時(shí)間等)明細(xì)表，并要對(duì)移交檔案進(jìn)行登記造冊(cè)。在檔案的立卷和整理上，對(duì)需要移交檔案的各類材料按照《公司人事檔案整理規(guī)定》進(jìn)行收集歸檔裝訂成冊(cè)，每卷檔案中目錄與檔案內(nèi)容(實(shí)體檔案材料)對(duì)應(yīng)一致，確保每卷檔案的內(nèi)在質(zhì)量及外觀整潔。接收檔案時(shí)，檔案管理人員對(duì)需移交檔案要按移交名冊(cè)核對(duì)是否一致，逐卷檢查檔案材料及裝訂歸檔是否符合要求，對(duì)移交單位不符合要求的檔案，要將該檔案退回移交單位，應(yīng)責(zé)成移交單位重新整理后再移交。移交時(shí)提供檔案移交匯總表和移交明細(xì)表各一式兩份，待驗(yàn)收檔案符合要求后，交接雙方簽字，各保存一份。

3、強(qiáng)化學(xué)習(xí)意識(shí)

離退休人事檔案工作既是政治性工作，又是專業(yè)性工作，所以檔案管理人員必須刻苦學(xué)習(xí)、精通業(yè)務(wù)，儲(chǔ)備扎實(shí)的專業(yè)工作能力。隨著社會(huì)的進(jìn)步，科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理工作的科技含量也要提高，檔案管理人員必須牢固樹(shù)立終身學(xué)習(xí)的意識(shí)，通曉檔案基礎(chǔ)知識(shí)，切實(shí)提高服務(wù)技能，平時(shí)注意涉獵與專業(yè)相關(guān)的各種知識(shí)，不斷開(kāi)拓視野，優(yōu)化自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)。通過(guò)不斷更新知識(shí)，達(dá)到自我完善、自我提高。

三、轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，要實(shí)現(xiàn)離退休人員人事檔案管理信息化

在離退休人員人事檔案管理過(guò)程中，現(xiàn)代企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身發(fā)展情況以及離退休人員的管理情況建立較為科學(xué)，完善的離退休人員管理制度，同時(shí)應(yīng)以一定的信息化技術(shù)管理，使離退休人員的檔案管理起到一定的有效性。

四、總結(jié)

離退休人事檔案既是企業(yè)的寶貴財(cái)富，又是社會(huì)的寶貴財(cái)富。保存檔案的目的既是為了保存歷史，又是為了記錄前人的智慧、經(jīng)驗(yàn)和成果，以供后人查閱、借鑒和享用。而離退休工作綜合資料檔案、離退休人事檔案、離退休專業(yè)技術(shù)檔案、離退休專家檔案的建立是企業(yè)綜合檔案建立的延續(xù)，它不僅服務(wù)于老同志，為企業(yè)服務(wù)，所以離退休檔案人員不僅要認(rèn)真抓好收集、保管、利用三個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)，還要努力提高個(gè)人的綜合素質(zhì)，注意研究在檔案工作中出現(xiàn)的新情況，解決新問(wèn)題，只有加強(qiáng)對(duì)檔案的利用與研究，才可以使我們繼承和借鑒前人經(jīng)驗(yàn)，充分認(rèn)識(shí)過(guò)去，開(kāi)創(chuàng)未來(lái)。

[1]劉靜，如何加強(qiáng)企業(yè)離退休職工人事檔案管理工作，《卷宗》2014(6)

[2]張建華，人事管理改革與人事檔案管理改革探尋[J]，《市場(chǎng)觀察》，2015(Z2)

[3]王博珍，新時(shí)期人事檔案管理規(guī)范化的探究[J]，《科技風(fēng)》，2014(5)：238-239

[4]楊群英，新時(shí)代人事檔案管理制度與模式的創(chuàng)新探索，《勞動(dòng)保障世界》，2015(S1)37-38

[5]王玉鈺，人事檔案管理制度與模式的創(chuàng)新與探討，《辦公室業(yè)務(wù)》，2013(3S)124-125