水庫電子檔案管理初探

呂振東

煙臺市牟平區(qū)龍泉水庫管理所

水庫電子檔案管理初探

呂振東

煙臺市牟平區(qū)龍泉水庫管理所

水庫電子檔案管理是在傳統(tǒng)檔案管理工作發(fā)展過程中衍生出來的新生事物，隨著現(xiàn)代社會信息化的不斷發(fā)展，檔案管理也開啟了信息化，電子化的新的管理模式。檔案的內(nèi)容涉及水庫工作內(nèi)容的各個方面，特別是水庫發(fā)展過程中一些大型工程的建設(shè)產(chǎn)生了大量的檔案材料，因此，對于這些檔案材料的管理是非常復(fù)雜的，對于檔案管理工作提出了新的要求。

水庫；電子檔案；管理

1 水庫做好電子檔案管理工作的意義

1.1 是提升水庫檔案管理工作的要求 水庫在管理和發(fā)展中會產(chǎn)生大量的檔案，檔案中的內(nèi)容對于現(xiàn)實的水庫發(fā)展情況是重要的記錄，對于現(xiàn)在和未來水庫的管理工作的發(fā)展都具有重要意義。因此，水庫的檔案管理工作水平如何關(guān)系到水庫的發(fā)展，關(guān)系到水庫各項工程的記錄。如果在水庫的檔案管理工作方面采取電子化的檔案管理，那么檔案的管理和保存都會采用電子化的管理模式在，這種管理模式對于檔案管理水平的提升發(fā)揮著重要的促進(jìn)意義。

1.2 是對水庫檔案的更好的保障 傳統(tǒng)的水庫檔案管理工作延續(xù)著紙質(zhì)化的檔案管理工作方式，無論是人員檔案還是工程項目檔案等，都是通過紙質(zhì)的檔案形式呈現(xiàn)和保存的。從一定程度上來講，這種傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理容易出現(xiàn)檔案丟失，損壞等情況，不利于檔案的長期保存。同時，由于紙質(zhì)檔案一部分需要手寫等形式來展現(xiàn)，因此，檔案的真實性容易受到威脅。所以，在水庫的檔案管理工作中采用電子化的檔案管理方式，這在一定程度上對于檔案的保存也是有益的，減少檔案管理中可能出現(xiàn)的丟失、損壞等情況的出現(xiàn)機(jī)會。

2 水庫電子檔案管理系統(tǒng)的現(xiàn)代化功能

2.1 數(shù)據(jù)錄入功能檔案部門一項重要的工作便對對各種類型的檔案(如科技、文書、基建等)進(jìn)行歸檔，包括錄入完整的工程項目信息、案卷信息及文件信息。一旦檔案信息錄入了歸檔庫，其他用戶即可通過(檢索子系統(tǒng))在網(wǎng)上瀏覽、查詢，以及通過(借閱子系統(tǒng))借閱所錄入的檔案。此外，(數(shù)據(jù)錄入子系統(tǒng))還將完成所錄入的電子圖紙的批量掛接，以及修改后圖紙的重新歸檔等。檔案管理人員可以通過該子系統(tǒng)，在自定義的界面下錄入、編輯各種檔案數(shù)據(jù)原件的掛接，可完成項目錄入、案卷錄入、文件錄入等工作，并能對文件進(jìn)行修改和重新歸檔。

2.2 數(shù)據(jù)檢索功能檢索子系統(tǒng)安裝在終端機(jī)上，提供檢索數(shù)據(jù)和瀏覽圖紙等功能。用戶登錄本系統(tǒng)后，首先選擇需要檢索的檔案類型，再用“數(shù)據(jù)檢索”或“分類檢索”檢索此類案卷或文件信息，若想用本地機(jī)上的系統(tǒng)瀏覽文件，可用“文件瀏覽器進(jìn)行設(shè)置，在不同的終端上可以有不同的設(shè)置互不干擾。在用戶權(quán)限允許的條件下，可以直接瀏覽到所需信息的全文，可以下載到本地機(jī)上供檢索者利用。檢索完畢后，應(yīng)用“退出系統(tǒng)”關(guān)閉檢索子系統(tǒng)，防止他人盜用用戶的身份和權(quán)力。

2.3 統(tǒng)計報表功能統(tǒng)計報表子系統(tǒng)的功能主要是根據(jù)用戶的要求選擇打印數(shù)據(jù)和制定報表樣式。如：案卷目錄、文件目錄、案卷封皮、備考表等。

2.4 數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換功能受網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和存儲容量的限制，幾年前的檔案管理軟件主要是管理檔案的條目信息，為了進(jìn)行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換，首先需要進(jìn)行轉(zhuǎn)換關(guān)系的定義，即指定原來數(shù)據(jù)庫的字段與本系統(tǒng)中某檔案類型數(shù)據(jù)庫字段的對應(yīng)關(guān)系。

3 做好電子檔案管理的措施

3.1 要完善體制，建立統(tǒng)一的電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)

首先，應(yīng)實行文件管理與檔案管理統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和規(guī)劃，使二者同步發(fā)展；其次，要將文件管理的前期指導(dǎo)與控制納入檔案部門的工作職責(zé)，確保從文件的形成歸檔到查閱利用等各環(huán)節(jié)都在檔案部門的統(tǒng)一監(jiān)督指導(dǎo)下進(jìn)行；再次，要制定科學(xué)、合理、統(tǒng)一的電子文件歸檔管理標(biāo)準(zhǔn)；最后，檔案部門在接收電子文件時，要對歸檔電子文件信息內(nèi)容的原始性、真實性進(jìn)行鑒定。

3.2 要嚴(yán)格控制電子檔案的可轉(zhuǎn)換性以保證電子檔案的安全

由于電子文件可以根據(jù)需要在不同的載體上同時存在，也可以互相轉(zhuǎn)換，包括文件的字體、簽名、印章等，通過計算機(jī)基本的復(fù)制、粘貼功能就能達(dá)到完全一致，這使得電子文件只能保證真實性而無法確定原始性。盡管如此，但我們可以利用計算機(jī)的更高功能對電子文件和電子資料加以保護(hù)。如將文檔設(shè)為只讀模式，或?qū)Σ糠蛛娮游募用?，從而做到對電子文件進(jìn)行特定的保護(hù)。由于計算機(jī)系統(tǒng)中信息的相對獨立性以及計算機(jī)環(huán)境本身的特點，使得對系統(tǒng)中信息的增刪、更改變得十分容易，而且修改后可立即形成一份新的文件且看不出任何改動的痕跡。在此情況下，如果未做備份，數(shù)據(jù)一旦被修改，原來的文檔就蕩然無存、毫無痕跡。因此，檔案室必須要將形成的第一手電子文件和電子資料及時備份存檔，確保今后的利用準(zhǔn)確。

3.3 做好電子檔案使用中的控制與管理

首先要進(jìn)行使用權(quán)限的審核。應(yīng)根據(jù)各種人員設(shè)置利用級別，進(jìn)行利用權(quán)限的認(rèn)定，并依此向利用系統(tǒng)注冊登錄。其次，要做好拷貝的提供與回收管理。應(yīng)依據(jù)使用者的需求，對其利用權(quán)限進(jìn)行確認(rèn)后，再進(jìn)行拷貝制作，并應(yīng)盡量避免把載體上存儲的信息全部拷貝，應(yīng)采取技術(shù)手段防止所提供拷貝的資料再復(fù)制。第三，要加強(qiáng)電子檔案使用中的安全措施。對電子檔案的信息內(nèi)容，應(yīng)根據(jù)密級層次進(jìn)行有效管理。系統(tǒng)要對利用的全過程進(jìn)行有效的跟蹤監(jiān)控，并自動生成相關(guān)記錄，以作為日后查證的依據(jù)。

3.4 優(yōu)化專業(yè)結(jié)構(gòu)，建立高素質(zhì)的檔案管理人員隊伍

在電子文件日益發(fā)展的今天，培養(yǎng)和造就一批通電子技術(shù)、懂檔案管理的人員是當(dāng)務(wù)之急，檔案部門應(yīng)重視和加強(qiáng)對檔案管理人員的培養(yǎng)。一方面，要多渠道引進(jìn)專業(yè)的技術(shù)和管理人員，盡量使用素質(zhì)高、思想好、責(zé)任心強(qiáng)的人員做文書、檔案工作。另一方面，要對現(xiàn)有的檔案人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，特別是加大對現(xiàn)代科技知識和電子技術(shù)的培訓(xùn)。當(dāng)今檔案工作的深入發(fā)展，對檔案工作人員的專業(yè)素質(zhì)提出了新的更高的要求，檔案工作的現(xiàn)代化，不僅取決于工作人員原有的知識水平，更大程度上取決于他們的知識補(bǔ)充及更新速度。

4 結(jié)束語

電子檔案管理是水庫檔案管理發(fā)展的大勢所趨，水庫方面需要針對目前存在的問題，做好相應(yīng)的管理對策，提升檔案管理水平，促進(jìn)水庫的全面發(fā)展。

考考文獻(xiàn)：

[1]陳鮮.南江水庫電子檔案管理初探[J].經(jīng)營管理，2014，33(4).

[2]修敏.淺談電子檔案管理理論方法[J].黑龍江科技信息，2011，26(18).