淺談檔案管理工作的保密問(wèn)題

董志恒

吉林省洮南市勞動(dòng)保障事務(wù)所

淺談檔案管理工作的保密問(wèn)題

董志恒

吉林省洮南市勞動(dòng)保障事務(wù)所

隨著社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)、文化交流與合作的日益發(fā)展以及科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，檔案保密工作正面臨著一系列新問(wèn)題和新挑戰(zhàn)。本文就如何迎難而上，增強(qiáng)法制意識(shí)，建立健全各項(xiàng)檔案管理制度，既做好檔案保密工作又能使檔案更好地為經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的發(fā)展提供服務(wù)進(jìn)行探討。

檔案；管理；保密

1 檔案保密工作存在的問(wèn)題

檔案是一種重要而有價(jià)值的社會(huì)信息資源，對(duì)于檔案信息資源，我們既要重視其載體的保管保密，更要重視檔案所包含信息的開(kāi)發(fā)和利用，從而實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，檔案所具有的真憑實(shí)據(jù)的性質(zhì)和它的權(quán)威性在現(xiàn)實(shí)中是客觀存在的，人們?cè)诔浞窒碛脵n案資源的豐富性的同時(shí)，卻忽視了檔案的保密工作，從而引起了一些問(wèn)題，檔案保密工作的相關(guān)人員在進(jìn)行具體的保密工作時(shí)，難免會(huì)存在一些問(wèn)題，這些問(wèn)題主要表現(xiàn)在以下幾方面。

1.1 檔案保密意識(shí)淡薄

隨著社會(huì)的發(fā)展，民主與法制建設(shè)的進(jìn)程得到不斷的推進(jìn)，作為檔案的保密工作，其要保密的事項(xiàng)和范圍也開(kāi)始逐步減少，伴隨著這一發(fā)展現(xiàn)狀，人們的保密意識(shí)也逐漸淡薄，但這卻并不意味著檔案保密工作就無(wú)密可保了，相反，檔案保密的形勢(shì)變得更加嚴(yán)峻，保密任務(wù)和工作也更加艱巨。

1.2 涉密事件及載體管理較混亂

對(duì)于檔案管理的保密工作，在進(jìn)行管理時(shí)，執(zhí)行操作不規(guī)范，隨意復(fù)制涉密文件的相關(guān)資料，涉密文件和資料存放管理不嚴(yán)格，亂放亂存涉密文件和資料；檔案秘密的儲(chǔ)存物如U盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)等沒(méi)有建立嚴(yán)格的管理制度，也是隨意地亂放，或者沒(méi)有進(jìn)行檔案涉密文件和資料的備份工作，一旦丟失，就會(huì)造成嚴(yán)重的后果，得不償失；還有的甚至是會(huì)無(wú)意或有意地將涉密文件和資料賣(mài)給廢品收購(gòu)人員，這些問(wèn)題都給檔案保密工作帶來(lái)嚴(yán)重的安全和泄密隱患。

1.3 檔案管理的要害部門(mén)管理不嚴(yán)格

檔案保密工作的那些要害部門(mén)在進(jìn)行檔案管理時(shí)執(zhí)行力不高，管理不嚴(yán)格，如對(duì)一些涉密人員的管理不嚴(yán)格，沒(méi)有按照保密要求落實(shí)好保密責(zé)任制，由于保密責(zé)任制或者其他相關(guān)的保密制度不明確，導(dǎo)致對(duì)有些要害和重要部門(mén)的管理出現(xiàn)失控的狀況。

1.4 檔案庫(kù)房管理中的保密工作不嚴(yán)

檔案的庫(kù)房管理是檔案保密的重點(diǎn)，做好庫(kù)房管理，檔案保密工作就多了一重保障，而有些不具備條件的企業(yè)或單位，對(duì)于檔案庫(kù)房的管理工作不嚴(yán)格，往往將庫(kù)房附設(shè)在機(jī)關(guān)辦公樓內(nèi)，這對(duì)于檔案保密工作管理來(lái)說(shuō)是一個(gè)禁忌；同時(shí)一些企業(yè)或單位沒(méi)有制定嚴(yán)格的檔案庫(kù)房管理制度，一些無(wú)關(guān)的人員隨意進(jìn)入，造成保密工作的不完善。

1.5 絕密檔案保密和管理人員素質(zhì)不高

絕密檔案是黨和國(guó)家的核心，但有些絕密檔案保密和管理的工作人員素質(zhì)不高，責(zé)任心和事業(yè)心以及保密意識(shí)不強(qiáng)，沒(méi)有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，絕密檔案和非絕密檔案沒(méi)有分別保管，調(diào)閱、銷(xiāo)毀、移出等工作沒(méi)有按照規(guī)定手續(xù)進(jìn)行辦理，這些無(wú)形中會(huì)給絕密檔案的保密工作帶來(lái)嚴(yán)重的泄密隱患。

2 做好檔案利用過(guò)程中的監(jiān)督、保密工作

2.1 制度建設(shè)。檔案利用規(guī)章制度一般有閱覽制度、外借制度、復(fù)制制度等。各項(xiàng)檔案利用規(guī)章制度的條文應(yīng)嚴(yán)密而簡(jiǎn)明，便于執(zhí)行，并在實(shí)踐中認(rèn)真加以總結(jié)，不斷充實(shí)和完善。

2.2 隊(duì)伍建設(shè)。一是政治素質(zhì)，要有高度的政治責(zé)任心和全心全意為人民服務(wù)的精神，熱愛(ài)檔案和檔案事業(yè)；二是業(yè)務(wù)素質(zhì)，要具備專(zhuān)業(yè)知識(shí)，熟悉所保管的檔案內(nèi)容，熟悉檔案法規(guī)；三是文化素質(zhì)，要有較高的文化知識(shí)，能總結(jié)和分析利用工作中的經(jīng)驗(yàn)與問(wèn)題，從中掌握利用工作的規(guī)律。

2.3 監(jiān)督措施。做好利用監(jiān)督，就要做到三勤：一是嘴勤，勤宣傳利用檔案的制度與規(guī)定，勤與利用者交談，掌握其利用目的與動(dòng)機(jī)；二是眼勤，勤觀察動(dòng)態(tài)，置每個(gè)利用者于視覺(jué)之中；三是手勤腦勤，勤分析利用者的情況和利用效果，勤檢查利用的案卷，勤督促利用登記制度的落實(shí)。

2.4 正確處理好檔案保密與利用的關(guān)系。保守國(guó)家機(jī)密是每個(gè)

公民應(yīng)盡的義務(wù)，更是檔案管理工作人員的職責(zé)。日常工作中檔案管理人員十分重視檔案保密，工作盡心盡職，但由于在傳統(tǒng)的保密觀念影響下，檔案工作普遍存在著重保輕用、利用不足的現(xiàn)象。由此產(chǎn)生一些弊端；大批檔案得不到充分的利用，甚至有些很有價(jià)值的檔案長(zhǎng)期被束之高閣，變成一文不值的廢紙，造成檔案浪費(fèi)，檔案管理人員的管理價(jià)值也難以在利用檔案的效果中體現(xiàn)出來(lái)。

3 進(jìn)一步做好檔案開(kāi)放中的保密工作

3.1 做好檔案的審查工作。審查工作是檔案開(kāi)放前的一項(xiàng)重要工作，也是開(kāi)放檔案工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，其主要任務(wù)是科學(xué)而準(zhǔn)確的區(qū)分、判定檔案的開(kāi)放與控制使用范圍。檔案館工作人員根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)開(kāi)放期限內(nèi)的檔案逐件進(jìn)行審查，初步判定開(kāi)放與控制使用范圍，最終由有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，根據(jù)初審和中審的情況，權(quán)衡利弊，進(jìn)行綜合分析、審查，最終決定與批準(zhǔn)檔案的開(kāi)放與否。

3.2 做好檔案的解密工作。保密檔案是有等級(jí)的，其劃分等級(jí)是根據(jù)《保密法》規(guī)定，劃分為“絕密”“機(jī)密”“秘密”三級(jí)。向社會(huì)各界開(kāi)放的檔案，必須是到了一定時(shí)限的檔案，要開(kāi)放，必須先進(jìn)行劃密解密，把未解密的列入控制使用的范圍。過(guò)去許多檔案館，對(duì)其所保管的注有密級(jí)的檔案，沒(méi)有定期解密，影響了檔案的開(kāi)放利用。對(duì)劃密檔案進(jìn)行解密工作，應(yīng)當(dāng)遵循保密法的有關(guān)規(guī)定，即：國(guó)家秘密事項(xiàng)在保密期限內(nèi)不需要繼續(xù)保密的，原確定密級(jí)和保密期限的機(jī)關(guān)、單位或者其上級(jí)機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)及時(shí)解密。

3.3 做好檔案開(kāi)放前的基礎(chǔ)工作。開(kāi)放檔案首先要做好檔案開(kāi)放的基礎(chǔ)工作，即：提高開(kāi)放檔案案卷的內(nèi)在質(zhì)量，建立健全檔號(hào)，編制檢索工具，準(zhǔn)備好副本，對(duì)珍貴、重要的檔案，應(yīng)采取抄錄、復(fù)印、照相等形式進(jìn)行復(fù)制，搞好檔案副本。

保守國(guó)家機(jī)密是每個(gè)檔案人員應(yīng)盡的義務(wù)，更是檔案管理工作人員的神圣職責(zé)，因此，在檔案管理工作為社會(huì)服務(wù)、為社會(huì)利用的同時(shí)，應(yīng)當(dāng)做好檔案的保密工作。

4 結(jié)語(yǔ)

檔案管理的保密工作是維護(hù)國(guó)家、企業(yè)或個(gè)人安全和利益的關(guān)鍵性工作，因此一定要引起高度的重視，在具體進(jìn)行檔案保密工作管理時(shí)會(huì)存在諸多問(wèn)題，需要我們加以預(yù)防，從而減少檔案泄密的隱患。不管是檔案管理工作人員還是每個(gè)公民，都有義務(wù)和職責(zé)做好檔案的保密工作，我相信，通過(guò)我們的努力，一定可以做好檔案管理的保密工作。

[1]吳金桐.談檔案管理工作中的保密問(wèn)題[J].現(xiàn)代農(nóng)業(yè)科技，2009(24).

[2]王焱.檔案保密管理問(wèn)題的若干思考[J].黑龍江科技信息，2011(21).