加強(qiáng)農(nóng)業(yè)檔案的收集與管理

王茂波

洮南市農(nóng)經(jīng)總站

加強(qiáng)農(nóng)業(yè)檔案的收集與管理

王茂波

洮南市農(nóng)經(jīng)總站

農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)檔案管理是項(xiàng)目管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，是項(xiàng)目建設(shè)的依據(jù)和必要條件，也是國(guó)家、省、市對(duì)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收檢查的主要內(nèi)容之一，它對(duì)農(nóng)業(yè)開發(fā)事業(yè)的承前啟后持續(xù)發(fā)展有著重要的推動(dòng)作用，更具有總結(jié)過去、指導(dǎo)現(xiàn)在、規(guī)劃未來的參考價(jià)值。因此，做好農(nóng)業(yè)開發(fā)項(xiàng)目檔案管理工作具有十分重要的意義。

農(nóng)業(yè)科研檔案；收集及管理；措施

1.加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，提高對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)

農(nóng)業(yè)開發(fā)檔案是農(nóng)業(yè)開發(fā)項(xiàng)目實(shí)施管理的真實(shí)載體和歷史記錄，科學(xué)、規(guī)范、齊全的檔案資料對(duì)于指導(dǎo)項(xiàng)目實(shí)施、保證項(xiàng)目順利驗(yàn)收、為領(lǐng)導(dǎo)提供決策依據(jù)具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。因此要加強(qiáng)對(duì)農(nóng)業(yè)開發(fā)檔案的管理工作。一是加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)力度，成立檔案管理小組，確定一名副主任直接負(fù)責(zé)檔案的管理工作，確定一名項(xiàng)目管理人員專門負(fù)責(zé)收集日常項(xiàng)目檔案資料，確定一名專門檔案管理人員對(duì)所收集的所有檔案進(jìn)行分類、歸檔、管理等日常工作。二是加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)，配備檔案管理所需要的鐵皮柜、電腦、復(fù)印機(jī)、滅火器等檔案歸檔設(shè)施。三是建立健全檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，保證檔案管理工作規(guī)范化、制度化和科學(xué)化。

2.各種類別農(nóng)業(yè)科技檔案在各個(gè)形成階段之中歸檔范圍以及收集目標(biāo)

2.1 農(nóng)業(yè)科研類型檔案的收集工作

農(nóng)業(yè)科研檔案是農(nóng)業(yè)科技檔案的一個(gè)重要組成部分，在農(nóng)業(yè)科學(xué)研究與經(jīng)濟(jì)發(fā)展中具有重要的作用。農(nóng)業(yè)科研作為一個(gè)多學(xué)科、多專業(yè)的龐大科學(xué)體系，決定了農(nóng)業(yè)科研檔案除具有科技檔案的一般特點(diǎn)外，還具有內(nèi)容繁雜、形成和作用的廣域性、系統(tǒng)性、周期長(zhǎng)和區(qū)域性的特點(diǎn)。因此，對(duì)農(nóng)業(yè)科研檔案的收集要把握其主要特點(diǎn)，并兼顧農(nóng)業(yè)科研活動(dòng)的特殊性，遵循農(nóng)業(yè)科研檔案形成的自然規(guī)律進(jìn)行收集。

2.2 農(nóng)業(yè)基建檔案收集

農(nóng)業(yè)基建檔案是指一個(gè)建設(shè)項(xiàng)目從醞釀、決策到建成投入使用全過程中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文件材料，其具有按項(xiàng)目成套的特點(diǎn)。由于一個(gè)建設(shè)項(xiàng)目的完成會(huì)涉及若干個(gè)單位(如建設(shè)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位)，因此，圍繞一個(gè)建設(shè)項(xiàng)目的進(jìn)行會(huì)形成規(guī)劃決策、立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理及竣工驗(yàn)收等項(xiàng)目檔案，主要包括：建設(shè)工程可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)任務(wù)書、實(shí)施計(jì)劃、工程預(yù)算、工程選址、地質(zhì)勘察、土地使用文件、各種檢測(cè)報(bào)告與原始記錄。

2.3 農(nóng)業(yè)科研設(shè)備以及儀器方面的檔案收集工作

農(nóng)業(yè)科研設(shè)備在農(nóng)業(yè)科學(xué)研究過程中有著較為突出的作用，所以要全面的記錄好科研設(shè)備的各方面信息，尤其是農(nóng)業(yè)科研設(shè)備相關(guān)的管理性文件以及技術(shù)性文件，才能保證檔案的完整、有效。在實(shí)際的檔案管理過程之中檔案管理人員可以從以下的三個(gè)方面入手。

(1)設(shè)備采購(gòu)階段的記錄

為了保證農(nóng)業(yè)檔案的全面、準(zhǔn)確性，對(duì)于科研設(shè)備而言，需要在設(shè)備的采購(gòu)階段就開始進(jìn)行記錄。另外，由于現(xiàn)代科技的發(fā)展、全球的聯(lián)通，使得我國(guó)一些先進(jìn)的農(nóng)業(yè)科研設(shè)備是從外國(guó)引進(jìn)過來的，所以也要記錄好在選擇科研設(shè)備過程中判斷依據(jù)，以及設(shè)備的進(jìn)口批文。

(2)設(shè)備驗(yàn)收階段

在設(shè)備長(zhǎng)途運(yùn)輸過程中，有可能會(huì)對(duì)設(shè)備部件、外殼等結(jié)構(gòu)產(chǎn)生影響，所需要工作人員能及進(jìn)行全面的檢查并將檢查結(jié)果記錄在檔案之中。

(3)設(shè)備運(yùn)行階段

科研儀器設(shè)備操作規(guī)程、設(shè)備使用管理規(guī)定、設(shè)備故障維修更換部件記錄報(bào)告、設(shè)備定期檢查記錄。

3.確定農(nóng)業(yè)開發(fā)歸檔資料的內(nèi)容，制定合理的分類標(biāo)準(zhǔn)

農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)開發(fā)檔案應(yīng)分文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案等三個(gè)一級(jí)類目，在一級(jí)類目下還應(yīng)設(shè)若干二級(jí)類目及三級(jí)類目。

文書檔案分為指導(dǎo)類和綜合類。指導(dǎo)類應(yīng)包括領(lǐng)導(dǎo)講話，上級(jí)來文，有關(guān)管理規(guī)定、辦法，會(huì)議材料，上機(jī)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)的項(xiàng)目規(guī)劃，實(shí)施計(jì)劃等。綜合類應(yīng)包括本單位工作總結(jié)，典型材料，統(tǒng)計(jì)資料及簡(jiǎn)報(bào)等。

科技檔案應(yīng)分土地治理項(xiàng)目類和產(chǎn)業(yè)化經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目類兩類，并按照形成時(shí)間、項(xiàng)目建設(shè)二條線整理。

土地治理項(xiàng)目類檔案的內(nèi)容應(yīng)包括：項(xiàng)目前期形成的文件，項(xiàng)目請(qǐng)示，包括項(xiàng)目建議書(申報(bào)書)，擴(kuò)初設(shè)計(jì)及其審定意見，項(xiàng)目批復(fù)文件(復(fù)印件)，項(xiàng)目區(qū)的規(guī)劃設(shè)計(jì)等；項(xiàng)目建設(shè)過程中形成的文件，包括工程施工記錄，項(xiàng)目變更請(qǐng)示及其變更設(shè)計(jì)、項(xiàng)目變更批復(fù)，工程招投標(biāo)文件，工程建設(shè)承包合同，機(jī)井卡片、造林密度、成活率調(diào)查卡片，中低產(chǎn)田方田卡片等；項(xiàng)目完成后形成的文件，包括項(xiàng)目完工驗(yàn)收單，工程竣工預(yù)決算表，項(xiàng)目區(qū)建設(shè)工作總結(jié)，項(xiàng)目竣工驗(yàn)收請(qǐng)示，項(xiàng)目竣工報(bào)告，項(xiàng)目資金審計(jì)報(bào)告，有關(guān)工程建設(shè)的圖片資料、錄像、照片，工程建后的管護(hù)制度，工程移交資料等；土地治理項(xiàng)目科技檔案，包括項(xiàng)目申報(bào)材料，項(xiàng)目合同書，相關(guān)的請(qǐng)示、批復(fù)文件等，科技項(xiàng)目培訓(xùn)的要有培訓(xùn)計(jì)劃，培訓(xùn)會(huì)議通知，培訓(xùn)資料，培訓(xùn)人員簽到表，培訓(xùn)記錄(講課內(nèi)容，授課人員，授課人員的資質(zhì)證明，培訓(xùn)對(duì)象)，培訓(xùn)總結(jié)報(bào)告，有關(guān)圖像照片等。

產(chǎn)業(yè)化經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目類檔案的內(nèi)容應(yīng)包括產(chǎn)業(yè)化經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目請(qǐng)示，有償資金財(cái)政承諾，產(chǎn)業(yè)化經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目建議書，項(xiàng)目前期立項(xiàng)的審計(jì)報(bào)告，項(xiàng)目批復(fù)(復(fù)印件)，項(xiàng)目建設(shè)變更請(qǐng)示及變更設(shè)計(jì)，項(xiàng)目變更批復(fù)，項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃，工程招投標(biāo)文件，工程建設(shè)承包合同，項(xiàng)目設(shè)備采購(gòu)合同，項(xiàng)目建設(shè)工作總結(jié)，項(xiàng)目竣工驗(yàn)收請(qǐng)示，項(xiàng)目竣工報(bào)告，項(xiàng)目資金審計(jì)報(bào)告，有關(guān)工程建設(shè)的圖片資料、錄像、照片等。產(chǎn)業(yè)化項(xiàng)目科技培訓(xùn)培訓(xùn)計(jì)劃，培訓(xùn)會(huì)議通知，培訓(xùn)資料，培訓(xùn)人員簽到表，培訓(xùn)記錄(講課內(nèi)容，授課人員，授課人員的資質(zhì)證明，培訓(xùn)對(duì)象)，培訓(xùn)總結(jié)報(bào)告，有關(guān)圖像照片等。

4.提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，狠抓歸檔資料的管理

農(nóng)發(fā)工作的特殊性要求檔案管理人員既要熟悉農(nóng)業(yè)開發(fā)工作的具體業(yè)務(wù)，又要掌握檔案管理的專業(yè)知識(shí)，因此，檔案管理人員要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，掌握農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)項(xiàng)目建設(shè)的各個(gè)流程，自項(xiàng)目立項(xiàng)論證準(zhǔn)備初期就對(duì)項(xiàng)目檔案工作進(jìn)行全盤考慮和統(tǒng)籌安排，做到心中有數(shù)。在學(xué)習(xí)掌握項(xiàng)目知識(shí)外，還要加強(qiáng)檔案管理專業(yè)知識(shí)、計(jì)算機(jī)操作技能的學(xué)習(xí)，以提高他們的專業(yè)素質(zhì)和檔案管理知識(shí)。

5.結(jié)束語(yǔ)

通過對(duì)農(nóng)業(yè)科技檔案收集工作的論述，我們可以在中間獲得的啟示是檔案信息上的收集對(duì)于農(nóng)業(yè)科技的發(fā)展來說是較為重要的一個(gè)環(huán)節(jié)?？萍紮n案歸檔制度的實(shí)行，在檔案管理工作中具有重要的影響作用。

[1]梁海萍，唐翼鋒.對(duì)農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作的一些探索研究[J].農(nóng)業(yè)科技管理，2013(1)：71-72

[2]吳建華.科技檔案管理學(xué)[M].南京：南京大學(xué)出版社，2002