檔案信息化管理存在的問題及對策

沈方方

中國水利水電第一工程局有限公司

檔案信息化管理存在的問題及對策

沈方方

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當(dāng)今社會信息化高速發(fā)展，檔案管理工作面臨著極大的挑戰(zhàn)，新時期下如何有效地利用信息化手段提高檔案管理水平已成為檔案管理工作的重要課題。本文通過分析檔案信息化管理的現(xiàn)狀，旨在提出檔案信息化的緊迫性和必要性，進(jìn)而探索一條檔案信息化的實(shí)現(xiàn)路徑和方法。

信息化；檔案管理；問題；對策

1 檔案信息化管理的意義

1.1 適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會和科技發(fā)展的需要

傳統(tǒng)的檔案材料是以紙張為主，輔以各種書寫材料，形成傳統(tǒng)的檔案。這種傳統(tǒng)型的檔案是建立在手工管理基礎(chǔ)上的，其檔案信息的服務(wù)，也是以手工服務(wù)為主要手段。隨著計(jì)算機(jī)應(yīng)用的日益廣泛，檔案管理工作也加快了計(jì)算機(jī)的應(yīng)用，主要用于檔案目錄的分類、存貯和管理，利用的方式是單機(jī)型的，也有個別檔案部門建立了單位內(nèi)部聯(lián)機(jī)的檔案管理計(jì)算機(jī)系統(tǒng)。這些計(jì)算機(jī)檔案作為信息寶庫中的重要信息源之一，在管理及其系統(tǒng)和功能上是大體相同的，主要為檔案目錄的存儲檢索，是檔案人員管理工作的工具，還未能實(shí)現(xiàn)向檔案信息用戶提供機(jī)上檔案內(nèi)容信息服務(wù)，或由用戶自行上機(jī)檢索檔案情息。因此，這種計(jì)算機(jī)管理模式還不能使檔案信息的管理和服務(wù)適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的需要。隨著社會的進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，在辦公、商務(wù)、管理、信息傳遞等各個方面正在實(shí)現(xiàn)自動化和網(wǎng)絡(luò)化。文件從產(chǎn)生到處理結(jié)案形成的檔案都是用電子文件的形式在網(wǎng)上發(fā)布，并同時形成以紙張為載體的傳統(tǒng)型的同一文本材料。面對這—發(fā)展趨勢，檔案管理工作必須與時俱進(jìn)、與其同步發(fā)展，才能適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會科技發(fā)展的需要。

2 檔案信息化管理存在的問題

2.1 缺乏嚴(yán)格的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

檔案的信息化管理離不開嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)。但我國社會經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)較為復(fù)雜，增加了檔案自身的復(fù)雜性與多樣性。此外，檔案存在較為明顯的地區(qū)差異和行業(yè)差異，分散管理特點(diǎn)突出。在檔案管理系統(tǒng)建設(shè)中，過分強(qiáng)調(diào)本單位特殊，管理方式不可更改的情況時有發(fā)生。在現(xiàn)階段，雖然各行業(yè)、各單位都把檔案信息化管理作為檔案管理建設(shè)的重要環(huán)節(jié)，但受到經(jīng)濟(jì)條件、硬件設(shè)備、軟件技術(shù)等因素的影響，檔案信息化管理水平較低，數(shù)據(jù)不完整現(xiàn)象仍然明顯。這些都致使檔案發(fā)展存在著很大的盲目性。檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程受到標(biāo)準(zhǔn)化程度較低的影響，出現(xiàn)了大量低水平的重復(fù)建設(shè)，計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)也因此只能發(fā)揮輔助管理的職能而無法繼續(xù)向前發(fā)展。

2.2 缺乏專業(yè)人才

檔案管理是一門科學(xué)，尤其在新形勢下，檔案管理擁有更加先進(jìn)的技術(shù)、豐富的內(nèi)容、專業(yè)的分工，從而對檔案管理人員的綜合能力素質(zhì)提出了新的挑戰(zhàn)和要求。檔案管理輔助人員、檔案管理專業(yè)人員和高級檔案管理專業(yè)人員這三個等級層次構(gòu)成了現(xiàn)代檔案管理人員。較高的政治理論和政策水平，較高的文化素質(zhì)和現(xiàn)代管理技術(shù)則是高級檔案管理人員應(yīng)該具備的基本能力與素質(zhì)，他們精通檔案業(yè)務(wù)，能科學(xué)有效地制定政策和檔案事業(yè)的發(fā)展規(guī)劃，能更好的組織協(xié)調(diào)檔案業(yè)務(wù)發(fā)生過程中的各種問題，進(jìn)而能科學(xué)及時地制定決策，在學(xué)術(shù)理論研究上有很高的造詣。而檔案管理人員群體的學(xué)歷層次普遍偏低，掌握現(xiàn)代化技術(shù)的高級管理人才更為缺乏。據(jù)河南省檔案部門調(diào)查，高校檔案管理部門的人員素質(zhì)是各級檔案管理部門中最好的，但其檔案工作人員的學(xué)歷遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于高校教師的學(xué)歷，如：教師中研究生的比例達(dá)24%以上，而檔案員只有2%，教師中大學(xué)本科的比例為74%，而檔案員只有56%，大學(xué)本科以下的老師只有4%，而檔案員中卻有42%。

3 檔案信息化管理的措施

3.1 法規(guī)上的保障

檔案信息化網(wǎng)絡(luò)的建成對檔案的保密工作是個挑戰(zhàn)。檔案信息具有一定的機(jī)密性，在網(wǎng)上實(shí)現(xiàn)檔案資源的開發(fā)利用和共享必須有必要的限制，不是任何人對任何檔案都可隨意利用。一般地說，與國家安全和利益，與社會秩序有關(guān)的檔案，或與集體、個人秘密有關(guān)的檔案因其合法權(quán)益受到法律的保護(hù)，均屬于限制利用的范圍。因此急需制定政策，制訂法律法規(guī)確定檔案的上網(wǎng)等級。如可規(guī)定一級保密的檔案不能上網(wǎng)，二級保密的檔案上內(nèi)部網(wǎng)，三級保密的檔案可上Internet網(wǎng)。對于二級保密的檔案，如技術(shù)、專利等可提供一部分普通的信息。在具體工作上，可以對現(xiàn)存的檔案進(jìn)行經(jīng)常、及時的鑒定，做到該保密的一定要保密，該外放的一定要及時開放?？傊瑱n案信息的開發(fā)利用與保密是對立統(tǒng)一的，在開發(fā)利用工作中必須正確處理二者之間的關(guān)系，既要積極開發(fā)檔案信息資源，為各項(xiàng)工作服務(wù)，又要堅(jiān)持保密原則。因此，制定出相關(guān)的檔案信息化管理的政策法規(guī)是建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全的最基本保障。

3.2 開發(fā)優(yōu)秀檔案軟件

開發(fā)優(yōu)秀的適用于檔案信息化管理的軟件，是實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的前提。這種軟件具備強(qiáng)大的功能，其中包括對不同密級檔案利用的保密功能。目前，檔案信息化管理的軟件開發(fā)中當(dāng)務(wù)之急是盡快制定出全國統(tǒng)一的軟件發(fā)展規(guī)劃和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，使檔案管理軟件及其系統(tǒng)按統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。一個技術(shù)水平高的檔案管理軟件不僅在管理檔案業(yè)務(wù)方面有較強(qiáng)的通用性，適應(yīng)不同類型的檔案管理，而且對不同應(yīng)用人員素質(zhì)和應(yīng)用研究水平有較強(qiáng)的適應(yīng)性。軟件在設(shè)計(jì)階段就要考慮到利用人員素質(zhì)的多層次性，注意增強(qiáng)軟件功能使用的易用性和可擴(kuò)展性，增強(qiáng)軟件的容錯能力和提示引導(dǎo)能力；軟件在開發(fā)編程階段應(yīng)考慮到軟件要適應(yīng)用戶的要求，并可按各自的需要作必要的改進(jìn)，增強(qiáng)軟件的易維護(hù)性、可靠性和安全性。要實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，開發(fā)優(yōu)秀的軟件是當(dāng)前重要的基礎(chǔ)工作之一，必須集合多學(xué)科的相關(guān)人員聯(lián)合攻關(guān)，共同開發(fā)。

4 總結(jié)

檔案信息化是適應(yīng)社會信息化發(fā)展的必然要求，也是檔案管理部門對檔案信息進(jìn)行科學(xué)管理和優(yōu)化配置的必要手段。檔案管理人員應(yīng)該增強(qiáng)檔案信息化利大于弊的思想意識，注重信息化建設(shè)的適用性和有效性，以此進(jìn)一步提高檔案信息化管理水平。

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