微信網(wǎng)頁(yè)版試論電子檔案的保管與利用

周?婧

石家莊信息工程職業(yè)學(xué)院

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周?婧

石家莊信息工程職業(yè)學(xué)院

檔案工作是一項(xiàng)嚴(yán)肅的工作，檔案部門(mén)的權(quán)威性是保證檔案價(jià)值的前提和基礎(chǔ)。電子檔案有利有弊，這要求企事業(yè)單位檔案管理工作者在其工作中應(yīng)該創(chuàng)新檔案管理模式，做好電子檔案的保管與利用，以促進(jìn)工作效率的整體提升?；诖耍疚膶⒅胤治鎏接?，以期能為以后的實(shí)際工作起到一定的借鑒作用。

電子檔案；保管；利用

1、電子檔案概述

在電子檔案管理基本術(shù)語(yǔ)(DA/T58-2014)中對(duì)電子檔案的定義是指具有憑證、查找和保存價(jià)值并歸檔保存的電子文件。電子文件是指國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)過(guò)程中，通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲(chǔ)的數(shù)字格式的各種信息記錄。電子文件由內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景組成。電子檔案由電子文件轉(zhuǎn)化而來(lái)，與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，電子檔案存儲(chǔ)量大、存儲(chǔ)方便，既可以存儲(chǔ)文字資料，又能存儲(chǔ)圖片、音頻、視頻等資料，并且操作方便，可以快速在計(jì)算機(jī)上完成檔案的收集、整理立卷、查找、利用等工作，極大地提高了檔案工作效率和檔案利用率。而電子檔案信息是指來(lái)源于電子檔案的能消除人們不確定性的反映已經(jīng)發(fā)生的各種事物運(yùn)行狀態(tài)、方式及其規(guī)律的征象或知識(shí)，它包含電子檔案的信息、電子檔案內(nèi)容信息及電子檔案目錄、索引等電子檔案再生信息。二、電子檔案信息的特點(diǎn)1.電子檔案信息對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備的依賴性電子檔案信息的生成、傳遞、歸檔、整理立卷、保管、利用等都必須依賴計(jì)算機(jī)進(jìn)行，離開(kāi)計(jì)算機(jī)軟硬件平臺(tái)，電子檔案信息將無(wú)法完成生成、傳遞、歸檔、整理立卷、保管、利用的流程。

2、電子檔案的保管與利用措施

與紙質(zhì)檔案相比，電子檔案在保存、維護(hù)等方面具有一定的復(fù)雜性。如何更好地保管與利用電子檔案，確保其安全可靠，是檔案工作者普遍關(guān)注的問(wèn)題。

2.1 確保檔案載體安全

通常情況下，電子檔案獨(dú)立于計(jì)算機(jī)硬件而存在，多存儲(chǔ)于磁、光介質(zhì)。因此，應(yīng)建立適合此類介質(zhì)保存的物理環(huán)境。例如控制適應(yīng)的溫度、濕度，按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置存放柜架、庫(kù)房，排放時(shí)應(yīng)保持直立，注意避光、防塵及防變形保護(hù)，不可存放于強(qiáng)磁場(chǎng)及有害氣體存在的環(huán)境中。

2.2 確保電子檔案的原始性

許多電子檔案具有一定的特殊性，需要對(duì)原始格式還原顯示。因此，在這類電子檔案的管理中，可采取以下方法：第一，將原始電子檔案的電子圖像完好保存；第二，對(duì)電子檔案的支持軟件及應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行完整保存，恢復(fù)文件時(shí)，直接顯示原始格式，第三，將電子檔案打印輸出件完好保存，或者將其制作為縮微品。

2.3 定期檢測(cè)維護(hù)電子檔案

第一，對(duì)電子檔案載體外觀進(jìn)行檢查，檢查載體表面是否出現(xiàn)物理變形或損壞現(xiàn)象，檢查載體表面是否出現(xiàn)霉斑，保證載體表面的清潔干燥。第二，對(duì)電子檔案進(jìn)行邏輯檢測(cè)，利用專門(mén)的檢測(cè)軟件校驗(yàn)載體信息。一旦發(fā)現(xiàn)載體存在異?，F(xiàn)象，應(yīng)及時(shí)更新、修正。第三，建立健全維護(hù)管理檔案，詳細(xì)記錄電子檔案的檢測(cè)維護(hù)過(guò)程，杜絕人為損害，減少不必要的無(wú)用操作。

2.4 建立完善的管理制度

在管理和利用電子檔案上，應(yīng)該依據(jù)電子檔案的本身特性進(jìn)行管理，建立完善的制度，同時(shí)還要確保電子檔案的準(zhǔn)確性，更要在收集上確保資料的真實(shí)性和邏輯性，這樣在電子資料整理的時(shí)候也比較容易。同時(shí)，在電子檔案?jìng)鬏數(shù)臅r(shí)候，要備份一份，并保證兩份文件都是一樣的，不能出現(xiàn)失誤，還要在計(jì)算機(jī)設(shè)備更新的同時(shí)保持電子檔案也隨時(shí)更新，繼續(xù)用舊設(shè)備記錄電子檔案，這對(duì)信息的傳輸也是有利的，足以見(jiàn)得建立完善管理制度的重要性。

2.5 正當(dāng)?shù)氖褂秒娮訖n案

電子檔案是特別容易修改并且消失的，所以，對(duì)于每個(gè)使用者都要使用正確的處理方式來(lái)使用，應(yīng)該是十分謹(jǐn)慎的，不能因?yàn)閭€(gè)人的原因，而隨意的篡改了電子檔案，這對(duì)以后的使用者是十分不負(fù)責(zé)任的。對(duì)于一些特定的電子檔案可以設(shè)置成只讀模式，不能進(jìn)行傳輸或者拷貝等利用技術(shù)，有時(shí)也可以對(duì)原電子檔案進(jìn)行加密處理，總之，要保證電子檔案的安全性。所以，在設(shè)計(jì)一套相對(duì)完善的制度的基礎(chǔ)上，我們要正確的使用電子檔案。

2.6 電子文件的利用

電子文件成為檔案后，保管好電子檔案的目的，是使電子文件能夠處于可準(zhǔn)確、完整、可靠提供利用的狀態(tài)，起到查考的作用。電子檔案的利用與紙質(zhì)檔案相比，顯著不同是更快捷、更方便。第一，電子檔案提供利用的方法對(duì)檔案部門(mén)來(lái)說(shuō)，電子檔案提供利用，一般有三種方法：即提供拷貝、通信傳輸和直接利用。第二，電子檔案的利用管理由于電子檔案提供利用方式的多樣化和所依賴技術(shù)的多樣化，導(dǎo)致利用工作的復(fù)雜性。因此，加強(qiáng)電子檔案的利用管理就顯得特別重要。利用管理的內(nèi)涵很豐富，從信息安全的角度出發(fā)，主要有對(duì)用戶及提供利用者的管理、對(duì)提供利用載體的管理及利用中安全保密措施等。

2.7 解決電子檔案安全存儲(chǔ)問(wèn)題的基本方法

電子檔案的安全存儲(chǔ)技術(shù)主要解決電子檔案管理過(guò)程中面臨的問(wèn)題：一是存儲(chǔ)載體的壽命短，二是電子檔案所依賴的計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)過(guò)時(shí)、系統(tǒng)不兼容。目前，理論上有三種解決方法。第一，將電子檔案的閱讀設(shè)備和軟件保存到某種技術(shù)博物館，這種方法要求定期鑒定并需要驚人的費(fèi)用支出，但是存儲(chǔ)效果最好。第二，在紙質(zhì)或微縮片做拷貝，這種方法只適用于結(jié)構(gòu)簡(jiǎn)單的文檔，不適用于地理信息系統(tǒng)或其他復(fù)雜信息系統(tǒng)，雖可保證信息的永久保存，但避免危險(xiǎn)的同時(shí)也失去了數(shù)字化的優(yōu)勢(shì)。第三，將電子檔案盡可能地轉(zhuǎn)化成中性格式的文檔。這種方法運(yùn)用最多，但是否適用于復(fù)雜文檔還有待研究。

總而言之，隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，計(jì)算機(jī)電子信息技術(shù)得到人們廣泛的應(yīng)用，承載著大數(shù)據(jù)的電子檔案憑借其特有的的優(yōu)勢(shì)在當(dāng)下人們的工作與生活中起到了重要的作用。電子檔案的誕生是信息儲(chǔ)存技術(shù)中的一次巨大的變革，它在極大的推進(jìn)了檔案管理的工作效率的同時(shí)也改善了紙質(zhì)檔案在存儲(chǔ)空間等方面的問(wèn)題，這就要求我們?cè)谝院蟮膶?shí)際工作中必須對(duì)其實(shí)現(xiàn)進(jìn)一步研究探討。

[1]韓晉莉，張曉鵬.芻議電子檔案的保管與利用[J].機(jī)電兵船檔案，2014，02：60-62.

[2]韓健.淺談電子照片檔案的保管與利用[J].蘭臺(tái)世界，2013，S5：28-29.